2.1 示文稿的操作
本节教学录像时间：30分钟
本节主要介绍PowerPoint 2016支持的文件格式，以及新建、保存和关闭演示文稿等操作。
2.1.1 PowerPoint 016支持的文件格式
使用PowerPoint 2016，可以将演示文稿保存为下表中所列的任意文件类型。
续表
小提示
高版本的PowerPoint可以打开低版本的PowerPoint文件，但是高版本的新增功能却不能在打开的低版本文件中使用。
2.1.2 新建演示文稿
新建演示文稿的方法有很多，可以从头开始新建一个空白演示文稿，也可以使用已安装的模板新建演示文稿，还可以通过搜索使用联机模板新建演示文稿。
1.通过功能区的【开始】选项卡新建幻灯片
步骤01 启动PowerPoint 2016，单击【文件】选项卡，在弹出的下拉菜单中选择【新建】命令。
步骤02 在弹出的子菜单中选择【空白演示文稿】命令，单击【创建】按钮。系统自动创建空白演示文稿。
2.使用已安装的模板新建幻灯片
步骤01 启动PowerPoint 2016，单击【文件】选项卡，在弹出的下拉菜单中选择【新建】命令。
步骤02 在弹出的子菜单中选择【环保】选项，弹出各种环保模板，如下图所示。
步骤03 选择一种样式，然后，单击【创建】即可新建一张幻灯片，如下图所示。
3.使用联机模板新建幻灯片
步骤01 启动PowerPoint 2016，单击【文件】选项卡，在弹出的下拉菜单中选择【新建】命令。
步骤02 在弹出的子菜单中选择【教育】选项，搜索出与教育相关的模板，如下图所示。
步骤03 选择一种模板，如下图所示。
步骤04 单击【创建】即可创建一个以教育模板为模板的演示文稿，如下图所示。
2.1.3 保存演示文稿
保存PowerPoint时，整个PowerPoint演示文稿保存在一个文件中，任何图片、图表和其他元素都整合到这个文件之中。
首次保存一个演示文稿时，PowerPoint会打开【另存为】对话框，提示输入名称和位置，此后再保存该演示文稿时，PowerPoint使用相同的设置，不会再提示输入名称和位置。
1.保存为PPTX格式
步骤01 单击【文件】选项卡，在弹出的下拉菜单中选择【保存】或【另存为】选项。
步骤02 弹出【另存为】对话框，在【保存位置】下拉列表中选择保存的位置，并在【文件名】文本框中输入PowerPoint演示文稿的名称，然后单击【保存】按钮即可。
小提示
默认情况下，PowerPoint 2016将文件保存为PowerPoint演示文稿（.pptx）文件格式。若要将演示文稿保存为其他格式，可以单击【保存类型】下拉列表，从中选择所需的文件格式即可。
2.将幻灯片保存为图形
如果将演示文稿保存为一种图形格式，文件将不再是演示文稿，而成为一系列彼此独立的图形文件——每张幻灯片一个文件。将幻灯片保存为图形的操作步骤如下。
步骤01 打开随书光盘中的“素材\ch02\电子商务PPT模板.pptx”文件，如下图所示。
步骤02 单击【文件】
【另存为】菜单选项，如下图所示。
步骤03 在弹出的【另存为】对话框中单击【保存类型】，在弹出的下拉列表中选择【PNG可移植网络图形格式】，如下图所示。
步骤04 单击【保存】按钮，弹出导出警示框，如下图所示。
小提示
如果选择【所有幻灯片】，PowerPoint将会在选定的文件夹中新建一个文件夹，名称与原演示稿文件名称相同，并将所有生成的图形文件都放在这个新建文件夹中。
如果选择【仅当前幻灯片】，PowerPoint将会在选定的文件中以图片的形式新建一个文件，名称与原演示稿文件名称相同。
步骤05 单击【所有幻灯片】按钮，在弹出的警示框中单击【确定】按钮。
步骤06 找到图片的保存文字，可以看到演示文稿中的幻灯片以单独的图片形式保存在生成的文件夹中，如下图所示。
3.仅保存幻灯片文本
如果希望将幻灯片的文本导出到其他某些应用程序中，可以考虑采用【大纲/RT F格式】，这样将会创建一份大纲，类似于PowerPoint的“大纲”窗格中所显示的内容。创建之后可以在Word或其他支持RTF文本文件的应用程序中打开。需要注意的是，仅有占位符中的文本会被导出，手动插入的文本框中的文本不包含在内。
将幻灯片保存为文本的操作步骤如下。
步骤01 打开随书光盘中的“素材\ch02\电子商务PPT模板.pptx”文件，如下图所示。
步骤02 单击【文件】
【另存为】菜单选项，如下图所示。
步骤03 在弹出的【另存为】对话框中选择单击【保存类型】，在弹出的下拉列表中选择【大纲/RTF文件】，如下图所示。
步骤04 保存完成后打开保存的文件，如下图所示。
4.设置保存选项
【保存选项】可以设置特殊需求保存，例如，可以使用【保存选项】来嵌入字体、更改PowerPoint保存自动恢复信息的时间间隔等。
调用【保存选项】对话框的方法有以下两种。
（1）选择【文件】
【另存为】，在弹出的【另存为】对话框中单击【工具】
【保存选项】。
（2）选择【文件】
【选项】，在弹出的【选项】对话框中选择【保存】选项进行设置。
步骤01 启动PowerPoint 2016，单击【文件】选项卡，在弹出的下拉菜单中选择【文件】
【另存为】菜单选项。
步骤02 在弹出的【另存为】对话框中单击【工具】下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【保存选项】，如下图所示。
步骤03 弹出【PowerPoint选项】对话框，选择【保存】选项，如下图所示。
将文件保存为此格式：设置【另存为】对话框中出现的默认文件格式，可选格式包括普通PowerPoint演示文稿、启用宏的演示文稿以及97-2003格式的演示文稿等。
保存自动恢复信息时间间隔：设置PowerPoint每隔几分钟自动保存，如果计算机非正常终止，那么就不会丢失太多工作。此数值越小，保存频率就越高，数据损失也就越少，反之，保存频率就越低，数据损失也就越大。
默认本地文件位置：制定使用【另存为】对话框的初始保存位置，默认情况下是Documents （或My Document）文件夹。
将签出文件保存到：设置签出Web服务器库（如SharePoint）保存的任意草稿的位置，如果选择了【此计算机的服务器草稿位置】，那么必须在【服务器草稿位置】文本框中指定此位置。如果选择保存到【Office文档缓存】，那么这就没问题了，因为每次保存都立即返回到服务器。
共享此演示文稿时保持保真度：此下拉选项允许从所有打开的演示文稿文件中做出选择，附属的设置将影响选定的文件。
将字体嵌入文件：如果正在保存一份将在其他PC上使用的演示文稿，而其他PC可能未安装演示文稿所需的字体，那么就可以选中此选项。可以选择仅嵌入演示文稿中使用的字符（这会减少文件大小，但如果有人打算编辑演示文稿，那么可能无法找到所需字体的全部字符）；也可以选择嵌入字体集中的所有字符。与其他选项不同，此设置仅适用于演示文稿文件。
小提示
自动恢复不能代替正常保存，它与使用【保存】命令进行保存的意义不同。自动恢复仅在PowerPoint运行的时候保存一个备份文件，如果正常退出PowerPoint，那么备份文件将被删除，仅在PowerPoint非正常终止的情况下，备份文件才可用于恢复。
5.设置文件访问密码
如果一份演示文稿包含敏感机密数据，那么可以对文件进行加密，使用密码保护文件。加密是对文件进行的一种“编码”，目的是任何人都无法查看此文件——无论是从PowerPoint内部还是使用其他任何类型浏览工具。
设置文件密码的操作步骤如下。
步骤01 打开随书光盘中的“素材\ch02\电子商务PPT模板.pptx”文件，如下图所示。
步骤02 单击【文件】
【另存为】菜单选项，如下图所示。
步骤03 在弹出的【另存为】对话框中单击【工具】下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【常规选项】，如下图所示。
步骤04 在弹出的【常规选项】对话框中将【打开权限密码】设置为“123456”，将【修改权限密码】设置为“654321”。
小提示
使用打开权限密码可以防止未经授权的用户查看文件。使用修改权限密码可以防止用户修改文件。可以使用一种密码或两种密码，当然也可以不使用密码。
步骤05 单击【确定】按钮，系统弹出【确认密码】对话框，重新输入打开权限密码。
步骤06 单击【确定】按钮，系统弹出【确认密码】对话框，重新输入修改权限密码。
步骤07 单击【确定】按钮，返回到【另存为】对话框，单击【保存】按钮即可。再次打开另存后的演示文稿时，提示输入密码，如下图所示。
步骤08 输入打开密码后单击【确定】按钮，弹出【密码】对话框，提示输入修改密码或以只读方式打开。
步骤09 如果有修改密码，输入修改密码后可以对文件进行修改，如果没有修改密码则单击【只读】按钮以只读方式打开。
2.1.4 关闭演示文稿
演示文稿编辑完成后，就可以关闭演示文稿了。
如果关闭时演示文稿已经保存，单击【文件】选项卡，在弹出的下拉菜单中选择【关闭】命令即可。
如果编辑后的演示文稿还未保存，直接单击【文件】选项卡，在弹出的下拉菜单中选择【关闭】命令，会弹出提示是否保存演示文稿的对话框。
如果需要保存，单击【保存】按钮，在弹出的【另存为】对话框中选择保存位置及输入演示文稿名称即可。
如果不需要保存，直接单击【不保存】按钮即可关闭演示文稿。单击【取消】按钮，则是放弃关闭演示文稿的操作，可以继续进行其他操作。
2.1.5 打开演示文稿
要打开最近使用过的演示文稿，可以单击【文件】
【打开】菜单，在右侧选择【最近】，如下图所示。
小提示
PowerPoint 2016默认最多可以显示最近打开的25个文件。
如果要将某个文件固定到最近打开文件的列表中，使之不被新文件挤出，单击菜单上文件名右侧的图钉图标即可，如下图所示。
单击【文件】
【选项】菜单命令，在弹出的【PowerPoint选项】对话框的【高级】选项中可以设置显示最近演示文稿的数量，如下图所示。
如果希望打开的演示文稿不在最近打开的列表中，则可以单击【文件】
【打开】
【浏览】菜单命令，在弹出的【打开】对话框中选择要打开的PowerPoint演示文稿即可。
1.一次打开多个演示文稿
要一次打开多个演示文稿，只需按住【Ctrl】键，同时选择希望打开的多个文件，然后单击【打开】按钮即可同时打开多个演示文稿。
一次打开多个演示文稿的操作步骤如下。
步骤01 启动PowerPoint 2016，界面如下图所示。
步骤02 单击【打开其他演示文稿】菜单选项，界面如下图所示。
步骤03 单击【浏览】按钮，在弹出的【打开】对话框中选择需要打开的文件，如下图所示。
步骤04 单击【打开】按钮，结果如下图所示。
小提示
单击【打开】对话框右下角【打开】按钮的下拉按钮，从中可以选择命令以不同的方式打开文件，如下图所示。
打开：默认选项，直接打开文件。
以只读方式打开：允许更改，但不允许以同一文件名保存这些更改。
以副本方式打开：打开该文件的一个副本，不触及原文件。
用浏览器打开：仅适用基于Web的演示文稿，在Web浏览器中打开文件查看。
在受保护的视图中打开：来自网络或其他不安全位置的文件中可能包含计算机病毒、蠕虫和其他种类的恶意软件，使用这种方式打开文件，可以读取文件并检查其内容，同时降低可能发生的风险。
打开并修复：打开文件，识别并修复在文件中发现的任何错误。
2.打开其他程序的文件
正如可以将PowerPoint文件保存为多种程序的格式一样，也可以通过PowerPoint打开来自其他程序的文件。PowerPoint可以检测文件的类型，并在打开时自动转换其类型，因此不必了解准确的文件类型。
当没有PowerPoint能够自动识别的扩展名文件时，则可以将【文件类型】设置更改为【所有文件】，使要打开的文件能够在文件列表中找到，如下图所示。
小提示
PowerPoint仅能打开演示文稿文件以及基于文本的文件（如Word大纲）。如果希望在PowerPoint演示文稿中包含来自其他程序的图形，那么应复制并粘贴到PowerPoint中或者使用【插入】选项卡上的【图片】命令，不要尝试用【打开】对话框打开它们。
3.查找要打开的演示文稿
如果忘记了某个演示文稿的保存位置，则可以通过【打开】对话框的【搜索】框帮助定位。
通过【打开】对话框【搜索】演示文稿的操作步骤如下。
步骤01 启动PowerPoint 2016，界面如下图所示。
步骤02 单击【打开其他演示文稿】菜单选项，界面如下图所示。
步骤03 单击【浏览】按钮，在弹出的【打开】对话框中选择打开的位置为“此电脑”，然后在“搜索”框中输入要搜索的文件的相关关键字，如下图所示。
步骤04 单击【更改你的视图】下拉按钮，选择【详细信息】。
步骤05 在详细信息列表中可以查看搜索到的文件的名称、修改日期、文件类型、大小以及保存位置等。
