3.3 会计信息系统的结构

会计信息系统的结构是指会计信息系统各组成部分的构成框架，前面已介绍了管理信息系统由于抽象的角度不同而构成了不同的结构方式，其中最重要的有概念结构、任务结构和功能结构。会计信息系统与管理信息系统一样也具有以上三种常见的结构，本节将重点讲述其功能结构。会计信息系统的功能结构是指从会计信息使用者的角度看，由相互有信息关联的多个会计核算和管理功能部件组成的。本节以企业全面信息化下财务部门使用的企业级会计信息系统为例，说明其处理流程、功能结构和各子系统间的数据联系。

3.3.1 企业级会计信息系统的处理流程

企业会计信息系统利用计算机技术完成会计核算工作，并在此基础上向企业管理者提供会计和财务信息，进行辅助决策。企业级会计信息系统的一般处理流程如图3-1所示。

虚框内为会计信息系统，虚框外为与会计信息系统有直接数据接口的其他业务管理系统。与部门级会计信息系统相比，企业级会计信息系统在结构、功能、性能、作用等多方面都存在差异，具有不同特点，详见3.3.5节。

3.3.2 企业级会计信息系统的功能结构

企业会计信息系统的目标是为企业内外部的决策者提供需要的会计信息及对会计信息的利用有重要影响的其他非会计信息。具体到企业级会计信息系统的应用，其总目标是完成会计核算，提供企业管理和决策所需的会计信息。这一总目标可以分解成如下子目标。

（1）及时准确并可靠地采集和录入各种核算和管理需要的数据。

（2）正确有效地完成各项业务核算工作。

（3）及时准确并完整地提供组织所需的会计信息，如各种证、账和表的查询和输出。

（4）正确高效地完成有关业务的管理工作。

（5）全面有效地实现会计数据的及时传递和共享。

这些目标决定了企业级会计信息系统的主要功能是完成各项业务核算和管理，提供管理者决策需要的财务信息。在实际应用中，一般对各项业务分别设置相应的功能来完成核算和管理任务，由此，企业级会计信息系统的子系统划分如图3-2所示。

下面对各子系统的功能简单介绍如下，详情可见以后有关的章节。

（1）总账处理子系统

总账处理子系统完成全部经济业务的总分类核算，生成日记账、总账，以及除各子系统生成的明细账外的所有明细账，为编制和产生各类会计报表和财务分析报表等准备数据。

（2）应收应付账款子系统

完成应收账款和应付账款的记录、冲销、核算、报告及分析预测，以及合同、票据的管理等工作。由于应收账款的核算与销售业务有直接的关系，因此在企业级会计信息系统中，将销售核算与应收账款核算合并为一个单独的子系统。相应的，应付账款的核算与采购业务也有直接的关系，因此也将采购核算与应付账款核算合并为一个子系统。

（3）工资核算子系统

工资核算子系统完成工资的计算、工资费用的汇总和分配、计税等核算工作，以及按照部门、项目、个人及时间等条件分析输出工资费用。

（4）固定资产管理子系统

固定资产管理子系统完成固定资产卡片管理、固定资产增减变动核算、折旧的计提和分配，以及固定资产按类别、使用情况、所属部门及价值结构等所做的分析及统计工作。

（5）通用报表子系统

通用报表子系统可以定义常用的会计和财务分析报表，也可按用户的需求定义各种内部报表。该子系统与其他子系统相连，即可根据会计核算数据，如总账及明细账等数据完成各种会计报表的编制与汇总，生成其他各种内部报表、外部报表、汇总报表和分析报表，然后根据报表数据生成各种分析图等。目前，很多会计软件的报表子系统都做成了一个可以进行二次开发的电子表处理平台，成为人们处理报表事务的工具。

（6）存货核算子系统

存货核算子系统完成存货收发结存的核算、货款的支付，并自动编制材料费用分配转账凭证、自动计算和分配材料成本差异等。在实际应用中，也有一些系统根据企业会计管理的需要将仓库管理业务与存货核算合并成一个子系统。

（7）成本核算与管理子系统

成本核算与管理子系统完成各种成本费用的归集和分配，计算产品的单位成本和总成本，并进行成本预测、分析和决策。成本核算与组织的生产过程密切相关，生产过程不同，成本核算方法也各不相同，相应建立的处理流程和功能也各具特色。

（8）财务分析子系统

财务分析子系统根据上述各子系统提供的财务和会计信息，对企业财务活动进行事后分析，并预测企业未来财务状况和经营成果，从而为企业财务决策提供辅助的依据。

（9）预算管理子系统

预算管理子系统要完成预算的编制与调整、预算的控制和预算的执行分析等涉及预算管理的功能，它通过与总账系统和其他系统的集成实现对业务的实时控制。

3.3.3 会计信息系统的信息处理结构

3.3.2节从每个子系统所完成的不同会计事务处理的角度来描述了系统的功能。对于每个子系统而言，从会计信息处理的角度看，从信息源产生的原始会计数据都需要经过输入、处理和输出阶段，才被转换为会计信息（如图3-3所示）。因此图3-2中会计信息系统的每个子系统在三个阶段中具有类似的功能，这些功能是数据采集、数据处理、数据管理、存取控制、信息生成和输出。

1．数据采集

数据采集是指发生在输入阶段采集交易活动中的会计数据，包括捕获、记录、审核、编辑及传递交易数据等几个步骤。例如，看一下网络时代所做的销售交易。当顾客下了订单，一个零售点的某销售人员捕捉到了赊账销售这样的事实。该销售人员把相关资料记录在销售订单表中，包括顾客的姓名、要购买的产品和数量等，然后用联网的计算机输入上述信息，以查询在企业服务器上该客户的财务信任度和欲购买商品的有关信息，借以确认该笔业务是否可以执行。若可行，计算机系统可接受此笔业务，会计信息系统自动采集到相应的会计信息。

2．数据处理

当计算机采集到了会计数据后，首先应保存到相应的数据文件中。然后按事先规定的会计业务处理逻辑及计算规则等对它们进行处理，以期得到有用的会计信息。

3．数据管理

数据管理包括三个功能，即保存、维护和检索。为了未来的使用，数据必须经常保存。在电子计算机中，数据常保存在数据文件或数据库中；维护指根据最新的情况调整保存的数据，以保持数据的新鲜度和可用性；检索提供了用户的查看和进一步处理数据的机会，处理的数据或做输出处理，或做保存处理。

4．存取控制

存取控制的目的一是保护会计信息的安全性，二是保证会计信息的准确完整性。例如，常在会计信息系统中设置权限控制，以区分不同用户对会计信息使用、修改及管理维护的权限，以确保存放在系统中的会计信息的安全性、准确性、完整性和一致性。

5．信息生成和输出

信息生成和输出是指对信息的解释、报告、传递和展示，它支持从业务交易和信息处理中得到相应的会计和财务信息，以用于辅助决策。

3.3.4 会计信息系统的应用体系结构

会计信息系统的应用体系结构指硬件、网络、软件平台和会计应用系统集成后的系统结构。常见的会计信息系统应用体系结构有主机系统（Mainframe System, MS）、文件/服务器系统（File/Server, F/S）、客户/服务器系统（Client/Server, C/S）、多层C/S结构，以及浏览器/服务器系统（Browser/Server, B/S）等。

1．主机系统

主机系统也称为“宿主机系统”，其硬件平台由一台主机及多台终端机组成。主机系统对所有的软硬件资源，包括系统软件、工具软件、应用程序、共享数据、共享设备（打印机等）及与用户终端相连的通信软件的全部管理和运行都集中在一台主机上，数据处理工作全部交给宿主计算机集中完成，用户通过本地终端或远程终端运行通信软件访问宿主计算机。主机系统是一种集中式处理和管理的系统。

由于主机系统的管理方式是集中方式，其对共享资源的管理较为简单，不易产生对共享资源，特别是软件资源完整性的破坏，因此目前仍是许多大型应用系统采用的主流体系结构之一。

2．文件/服务器体系结构

随着微机和局域网的诞生和广泛应用，一种文件服务器的网络体系结构为计算机应用的扩展提供了一个良好的环境。文件/服务器体系结构的硬件环境实际上是一个局域网或一般网络，其中选择一台或多台处理能力较强的计算机（微机、工作站和小型机等）作为服务器，以存放共享数据，应用系统全部放在工作站上。每一个需要访问共享数据的客户都必须从某个工作站上发出请求命令，并从文件服务器上提取全部文件传送到工作站后提交给工作站的应用系统管理运行。

文件/服务器体系结构的管理特点是在服务器上进行网络操作，系统对共享数据的管理是基于文件系统的管理，主要管理文件的存放地址和文件的容量等，而对共享数据的其他管理均由工作站的相应系统实现。

文件/服务器体系结构的主要缺点是当前台客户端对共享数据有使用需求时，系统需把有关的数据文件全部由网上从后台服务器传递到前台客户端，网络负载是系统的处理瓶颈。

3．客户/服务器体系结构

客户/服务器体系结构的硬件环境与文件/服务器体系结构十分相似，但其软件的分布结构及对共享数据管理的结构不同。客户/服务器体系结构的应用系统分为两部分，其一为在服务器端上的应用系统，负责响应客户端对共享数据的使用请求、对共享数据执行操作和管理，包括对数据库的增、删、改、查询、多用户并发管理，以及数据一致性控制等，并向客户端传送对共享数据的操作结果；其二为在客户端上的应用系统负责对共享数据提出使用请求、显示或打印结果数据和进一步处理，即在客户端上只存放应用系统中除对共享数据操作以外的其他操作，包括应用系统的输入/输出界面等。客户/服务器体系结构大大地降低了网络的负载，而且对数据的安全性、完整性和一致性有较好的保障。

4．多层C/S体系结构

当系统功能复杂或处理规模较大时，一般的二层C/S体系结构会产生诸如胖客户端、胖服务器端，并在处理逻辑变化时存在维护困难等缺点。为了解决这些问题，提出了应用系统的多层C/S体系结构。其解决途径可以通过“中间件”技术，将用户交互、应用业务处理和数据管理彼此之间相互彻底分离，各自完成其擅长和应该完成的任务，形成所谓多层C/S体系结构模式。多层C/S体系结构的实质是将应用系统从逻辑上分为用户I/O层、处理逻辑层和共享数据层，而每一层可根据处理量的多少进一步分解。

5．基于浏览器/服务器的多层C/S体系结构

随着因特网/内联网技术的不断发展，尤其是基于Web（HTML和HTTP）的信息发布和检索技术、Java跨网络操作系统计算技术，以及CORBA网络分布式对象技术三者的有机结合，导致整个应用系统的体系结构从C/S的主从结构向灵活的多级分布结构演变，使其在当今以Web技术为核心的信息网络的应用中予以更新的内涵。

当企业在地理位置上比较分散，如某些企业在城市的各个地区都设有分支机构，则整个企业就难以由一个局域网相连（建立局域网成本太大）。一般采用的模式是组建多个局域网，然后将这些局域网相互连接构成一个城域网。这样就要求企业管理软件的运行超出单个局域网的范围，而能在城域范围内或企业内部多个互联的局域网上运行。对于单个局域网而言，它与厂区范围内组建的局域网没有本质的区别。但是由于涉及多个局域网的相互连接，因此在这种情况下，首要的任务是要解决财务数据的复制和共享问题。现在一般采用的模式是各子企业的局域网在大多数时间独立运行，然后在某个固定的时间（通常在深夜）将各自的数据通过通信线路统一送往母企业，由母企业对数据进行集中处理。这种模式的主要问题在于数据的传送和处理缺乏实时性，母企业无法随时随地对子企业的数据进行查询和处理。对于某些24小时连续运行的企业，这个问题就显得更加突出。而且在数据传递时往往会长时间地占用通信线路，增加企业的支出。

随着企业规模的进一步扩展，企业的地理位置会更加分散，从而超出城域的范围，而分布于全国，甚至是全世界，整个企业通过广域网连接在一起。由于广域网的连接速度比较慢，一般不可能将整个企业的数据进行集中处理，使得数据的复制和共享成为一个难以解决的问题。而且在通过广域网连接在一起的企业网上通常运行着各种类型和不同操作系统的计算机，如Macintosh、PC和各种类型的RISC计算机。使用的操作系统也是多种多样的，如Windows XP、Window NT、Unix和OS/2等。由于各个平台的软件互不兼容，因此在一种机器上生成的文档很难在另一种机器上浏览，多平台的互联及兼容性等技术性问题难以解决。由于E-mail具有平台无关的特性，一般通过E-mail在广域网上进行信息交流。但是为了使所有用户都能读到有关消息，E-mail用户必须选用最常见的方式来表示信息（如纯ACSII文本），而很少发送嵌有图片、表格和其他专用字符的文档，这对于共享具有复杂格式的企业管理信息是远远不够的。

为了解决上述问题，可在多层C/S体系结构中引入因特网技术，即将具有多层C/S结构的应用系统和因特网连接，在系统的前端利用因特网的浏览器，在系统的后端增加因特网的服务器，称其为“基于浏览器/服务器的多层C/S体系结构”。

3.3.5 企业级会计信息系统的特点

与部门级会计信息系统相比，企业级会计信息系统最重要的变化是在对业务过程优化的基础上实现了集成，即业务处理和信息处理的集成、财务信息和非财务信息的集成，以及核算与管理的集成。

企业级会计信息系统由于实现了集成，在经济业务发生时即可实时采集、加工详细的业务数据和财务数据。由事后反映到实时反映，会计事前计划、事中控制的职能得以有效发挥，会计信息质量发生了质的飞跃。

1．结构方面

（1）平台结构。由于企业级会计信息系统实现了财务业务一体化的集成，因此会计信息系统是企业管理信息系统的有机组成部分。系统平台大多是基于C/S结构的网络系统，不仅在客户端和数据库服务器间合理分配数据和功能，覆盖的范围也不再局限于财会部门和其他业务部门的网络，而是整个企业的网络系统，从而形成了企业的内联网，会计信息系统的网络平台只是企业内网的一部分。部门级会计信息系统的网络平台既可以是企业内网的一部分，也可以是一个独立的网络系统（如局域网）。

（2）数据存储结构。由于企业级会计信息系统实现了财务数据与非财务数据一体化的集成，因此信息将集成存储在数据库中，实现了数据的集中管理，从而大大地提高信息的安全和可靠性管理，同时也提高了信息的共享度。会计和财务人员不仅可以完成常规的信息应用，还可根据业务处理的需求灵活地使用数据库中的数据。部门级会计信息系统是企业财务部门专用的信息系统，它在物理上独立于企业其他部门的信息系统，其数据存储也应该是独立的。

（3）功能结构。由于企业级会计信息系统功能进一步扩展和深化，会计信息系统的各子系统之间、会计信息系统与其他业务系统之间功能联系更多，因此功能结构更为复杂。

2．功能方面

（1）系统功能更加全面，有些功能只有在企业级会计信息系统才能真正发挥效用，如预算管理、存货核算和成本管理等。

（2）实现了会计信息的实时采集、存储和传递，会计数据的采集、存储、加工和报告等发生了较大变化。会计信息系统的大部分数据直接来源于其他业务系统，会计信息系统本身手工录入的数据只有少部分。数据处理方式可以采用批处理或联机处理，无论采用何种记账程序，各种凭证一经输入，计算机系统即可自动并集中地完成记账、对账、转账、结账及输出账表等账务处理工作。证、账、表间的钩稽关系在数据处理过程中自动得到保证，并且系统的输出方式包括打印输出、屏幕浏览、磁盘或光盘存储，以及网络传输等。

3．性能方面

（1）企业级会计信息系统是基于业务活动构建的，以防止在会计系统、业务系统中大量重复存储和处理相同业务活动的数据。财务数据与非财务数据集成存储，数据结构也经过了重新组织，从而减少了数据冗余，避免了数据不一致的发生。

（2）数据的实时采集、存储和传递避免了多个系统中重复采集、存储和处理相同业务活动的数据而产生数据不完整和重复处理之类的问题，数据完整性得到保证。

（3）会计信息可以由来源于各核算子系统的记账凭证数据按照记账、结账、转账的核算程序即时生成，报表的生成和分析也可以实时进行，而不必等到会计期末，从而使得会计信息的准确性和及时性得到极大的提高。

（4）企业级会计信息系统建立在业务处理过程优化基础上，最大限度地实现了企业内各种资源的共享。不仅简化了业务过程、节约了企业资源、大量降低了运营成本，使企业资源得到最为合理的利用，而且大量重复处理、重复数据及重复控制的减少，使系统面临的处理结果不一致和不完整等的风险降低。业务过程的简化也在保证系统安全的前提下减少了控制环节，提高了系统效率。

4．作用方面

（1）会计职能得到更全面的发挥。企业级会计信息系统在信息利用上更关注使用者的需求，除了能够利用业务财务数据集成的优势灵活地生成各种会计信息外，还可以通过提供查询工具允许用户实时访问等，使用户获得更有价值的信息；同时信息的实时传递，也使有效的事中控制、事前计划成为可能。会计信息处理的范围得以扩展和延伸，使会计职能得到更好的发挥。

（2）实现了实时控制。企业级会计信息系统业务过程与包括会计信息在内的信息过程相互集成，会计数据和业务数据集成存储，这样即可有效地进行事中控制。而且企业级会计信息系统的控制不再只局限于某个子系统，而是一个整体。会计信息系统数据的安全不仅靠本系统的控制做保证，还依赖于该数据产生的整个业务过程的控制，以及整个系统网络的安全控制。

（3）由于会计系统提供的信息更及时、全面、准确，并且更具针对性，因此会计业务的效益得到了较大的提高。