3.1 会计信息系统概述
人的一生大部分时间都可能与会计信息系统有关，无论是在孩提时代买糖果，还是在大学时代买一本教科书，都已不由自主地进行了一次会计交易。如果从超市里收到了一张账单或者是从信用卡管理组织那里收到了每月的对账单，则表明已经收到了会计信息。产生这些信息的系统称为“会计信息系统”（Accounting Information System, AIS）。
我们可能仅仅作为接受者与会计信息系统发生联系。但我们也可能在更大程度上以一种更正规的方式使用该系统。例如，我们可以在信息系统中保持详细的交易记录和财务报告，所有的交易都可以记录在一个数据文件中（手工操作中将其称为“会计账簿”）。通过这些交易记录可以算出每月（或每季度或每年）报表，从而比较该期间内的收入和支出情况并反映出期末时的资产和负债，这些报表称为“损益表”和“资产负债表”。如果我们对计划感兴趣，还可以做预算。为保持银行账户的精确性，在银行给我们每月邮寄银行对账单时，还要准备好银行往来对账表。
如果有机会在一家公司实习会计工作，无论是用手工记账，还是用计算机系统自动记账，都会意识到实际上是在和会计信息系统打交道。本书重点讲述适合各种类型的组织，特别是中小企业使用的会计信息系统。
3.1.1 会计数据及会计信息
1．会计数据
会计数据是收集、记录的会计业务中所有事物实体的属性和属性值。例如，会计凭证、会计账簿、会计报表等都是会计业务中的实体，其属性和属性值都是会计数据。
2．会计信息
会计信息是指在会计管理和会计决策分析工作中需要的各项会计数据，包括资产、负债信息、生产费用和成本信息，以及有关利润实现和分配的信息等，它们都是对会计数据进一步加工处理后得到的对会计管理和决策分析有价值的信息。
在此后的章节中，不区分会计数据和会计信息，而统称为“会计信息”。
3．会计信息的特点
会计信息除具有一般信息的特征外，还具有如下特点。
（1）数量大、种类多且来源广
会计工作需要连续、系统且综合地反映和监督生产经营过程，而会计信息正是在上述反映和监督过程中采集、加工并使用的价值数据。它几乎涉及企业的所有业务和管理活动，具有信息量大、种类多且来源广的特点。
（2）综合性
会计信息用货币的形式综合反映了生产和经营工作中的经济活动，反映内容涉及供产销的每个环节、企业的每个部门和每个职工，因此会计信息常反映企业的综合运转状况。
（3）结构和处理逻辑的复杂性
由于会计信息具体地反映了资产、负债、所有者权益、成本和损益等方面的信息，这些信息间互相有十分密切的关系。它们的增减呈网状结构且互相影响，并需要始终保持平衡关系，使会计信息的结构和处理逻辑变得较为复杂。
（4）客观、真实和公允性
会计信息应客观真实地反映经济活动中的价值信息，绝对不允许弄虚作假以蒙骗会计用户和政府部门。
（5）全面、完整和一致性
会计信息应全面、完整并准确地反映经济活动中的价值信息，不允许出现差错和误报，否则将失去其重要作用。
（6）安全和可靠性
会计信息全面地反映企业财务状况和企业与各方面财务关系的重要信息，因此会计信息不能受到破坏、泄露和丢失，有很强的安全及可靠性控制要求。
（7）处理的及时性。
为了实现对经济活动的有效控制和监督，会计信息应及时反映经济活动的状况和存在的问题。例如，应及时将资金运动和成本耗费等会计信息反馈给管理部门。
3.1.2 会计信息系统的基本概念
1．会计信息系统的定义
与管理信息系统一样，会计信息系统尚无明确并统一的定义。本书将继承前面已给出的管理信息系统的定义，认为会计信息系统是一种基于会计的管理活动。它是由人、信息处理设备和运行规程三个元素组成的集成化人机交互系统，并具有如下的特征。
① 以推动企业实现战略目标为立足点。
② 以符合会计管理工作和会计变革的需求为主要目标。
③ 以解决企业会计核算和管理所面临的问题为主要功能，充分利用现代信息处理技术，维系日常的会计交易活动，自动（或半自动）采集、存储、处理、分析、传递和反馈会计信息；支持会计管理的控制功能；为企业管理（包括会计和财务管理）提供有用的分析和辅助决策信息。
2．计算机环境下的会计信息系统
（1）会计信息系统的运行平台
随着以计算机为代表的信息技术在会计工作中日益广泛和深入的应用，会计信息系统已不再是单纯的手工系统。计算机环境下的会计信息系统是一种基于会计的管理活动，由人、计算机软硬件（含程序和数据文件）和运行规程三个元素组成的人机交互系统，其核心部分是功能完备的会计软件。
（2）会计软件
在上述会计信息系统的定义中指出了会计信息系统运行平台的核心部件是功能完备的会计软件。会计软件指专门用于会计核算、管理和决策工作的计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算、管理和决策工作的计算机程序、设计文档、使用说明书和相关的数据文件等。其中，程序一般存储在电子或光电介质中，但只有将它正确地安装到电子计算机中，使计算机硬件、网络和软件有机地集成，并通过会计软件的运行才能使会计信息系统正常地工作。
（3）会计数据文件
会计信息系统是一种用于财务部门的管理信息系统，为了支持其运行，在系统开通和使用前，需要组织和存储所有会计科目、客户和供应商等数据文件。系统一旦运行，会计信息系统尚需组织和存储记账凭证、明细账、总账、会计报表等数据文件，以便支持各种会计核算、管理和决策的需求。
在此后的章节中，会计信息系统均指在计算机环境下的会计信息系统。
3．会计信息系统的目标
在上述会计信息系统的定义中规定了会计信息系统以推动企业实现战略目标为立足点，以符合会计管理工作和会计变革的需求为主要目标，但尚未说清会计信息系统自身的全部具体目标。由于会计信息系统是为企业服务的，是企业会计管理工作中必不可少的组成部分，因此会计信息系统的目标应服从于企业、信息系统和会计管理三者的目标。企业的目标是通过提供客户满意的服务，获取更多的利润；信息系统的目标是为信息系统的使用者（用户）提供决策有用的信息；会计信息系统的具体目标可以确定为向企业内外部的会计信息的使用者和决策者提供需要的会计信息，使企业为客户提供满意的服务并提高企业经济效益，获取更多的利润。
4．会计信息系统的基本功能
在上述会计信息系统的定义中规定了会计信息系统以解决企业会计核算和管理所面临的问题为主要功能，充分利用现代信息处理技术，并维系日常的会计交易活动，以自动（或半自动）采集、存储、处理、分析、传递和反馈会计信息。因此从信息处理角度看，会计信息系统的基本功能如下。
（1）输入功能
按照事先设定的各种会计规则和方法，记录日常运营交易活动中的会计信息，确认能够进入会计信息系统处理的相关信息。
（2）处理功能
加工来自企业各项业务活动中的会计数据，包括计量、分类、汇总、调整和结账等。
（3）输出和反映功能
输出并反映加工前后的会计信息（含价值信息和非价值信息），包括根据既定的报表格式与时间要求生成相应的财务会计的对外会计报表和管理会计需要的内部会计报告（例如，生成产品成本报告、作业成本报告、营业费用分析报告、客户信用度分析报告、销售变动趋势报告及生产率增长率报告等），然后传送给不同的使用者，以辅助人们利用会计信息决策。
会计规则和方法是由会计人员根据信息用户的需求综合制定的，不是一成不变的，要随着外界情况的变化不断调整。在会计信息系统中，会计规则由会计人员确定；会计方法也由会计人员提出，并与信息管理人员合作将这些规则和方法转换为机器系统中的程序。当企业出现了新的业务活动或拥有了新的资源需要管理时，会计人员应从会计工作的角度确定相应的解决方法和处理规则，并尽可能地将其转换为机器系统可以处理的内容。
5．会计信息系统的特点
由于会计管理工作的特点，会计信息系统不仅具有管理信息系统所共有的四大特性，即开放性、集成性、人机协作性及现代管理方法和技术手段相结合性。同时，会计信息系统与企业其他子系统相比又具有以下显著特点。
（1）系统的庞大复杂性
会计信息系统是企业管理信息系统的一个子系统，但也是一个可以独立存在和运行的系统。它由多个职能子系统组成，如账务处理子系统、工资核算子系统、固定资产核算子系统、材料核算子系统和成本核算子系统等。其内部结构较为复杂，各子系统在运行过程中完成信息的收集、加工、传送及使用，并连接成为一个有机的整体。
（2）与企业其他管理子系统的联系十分复杂
由于会计信息系统全面地反映企业各个环节的价值信息，所以与其他管理子系统和企业外部的联系也十分复杂。会计信息系统从其他管理子系统和系统外界获取信息，然后将处理结果提供给有关系统，因此会计信息系统的外部接口较复杂。
（3）确保会计信息的真实、公允、全面、完整、安全和可靠
会计信息系统应确保存放在系统中的会计信息的真实、公允、全面、完整、安全和可靠，为此系统应对会计信息的采集、存储、处理，以及加工等操作提供有关的控制和保护措施。
（4）内部控制严格
会计信息系统中的数据不仅在处理时要层层复核，保证其正确性，还要保证在任何条件下以各种方式进行核查核对，留有审计线索，防止罪犯破坏，为审计工作的开展提供必要的条件。
（5）会计核算程序的规范性和科学性
由于会计学本身是一门体系完整且方法严谨的学科，对每类经济业务的处理都规定了严格的准则和方法。因此，会计信息系统对企业经营管理活动的会计核算程序一定要符合要求，具有很强的规范性和科学性。
6．会计信息系统的主要应用
（1）生成外部报告
企业使用会计信息系统生成专门报告，满足投资者、债权人、税务人员、监管机构和其他部门和人员的信息需求。这些报告包括财务报表、所得税申报表，以及监管银行和公共部门等机构所需的报告。由于这些报告格式和所需的内容对于许多机构来说相对固定并相似，软件供应商能够根据相应的法规提供会计软件，自动处理这些报告。因此所需的信息一旦被记录下来，将比过去在手工处理的环境下更快并更方便地生成外部报告。
（2）支持日常事务处理
管理者需要会计信息系统处理企业运行中的日常事务，如处理客户订单、提供商品和服务、为客户开发票，以及收现金等。计算机系统善于处理重复性交易事项，目前有许多会计软件支持这些日常事务。其他技术，如扫描产品编码的扫描仪能够提高业务处理的效率。
（3）非日常性的决策
各机构还需要信息系统帮助制定非日常性的决策。例如，哪种产品销路好且获利高；哪一类顾客最常来购物及其信用度等。这个信息对于计划生产新产品、确定产品存货量，以及向顾客推销产品至关重要。非标准化的信息需求需要动态并随机地查询数据库中的数据。
（4）计划与控制
信息系统还要提供计划与控制功能，有关预算和标准成本的信息存储在信息系统中，生成的报告自动将预算指标与实际数进行比较。使用扫描仪记录买进和卖出的项目，可以低廉的成本收集大量的信息，如收入和费用分析能够在个别的产品层面上进行。历史数据能够从数据库调出，在电子数据表或其他程序中使用，以预测增长率和现金流量。计划制订人员能够使用数据挖掘技术（使用软件搜索数据库中海量的历史数据）揭示长期的发展趋势和相互的关系。
（5）实施内部会计控制
内部会计控制包括制定的政策，以及用于保护企业资产不丢失或不被盗用和维护财务数据准确性的会计控制。在计算机会计信息系统内设立控制规则以帮助实现以上目标是可能的。例如，信息系统能够使用口令阻止个人对没有授权的数据表格和报告的访问和非法输入。此外，数据登录表格在设计上能够自动检测错误并阻止可能违反已有规则的数据输入。
7．会计信息系统的使用者
会计信息系统所产生的会计信息有众多的使用者，这是由于企业具有很多的利益人士和集团。他们经常会利用企业产生的会计信息进行分析，以做出各种判断和决策。一般来说，会计信息的使用者可分为内部使用者和外部使用者。
（1）会计信息的内部使用者
会计信息的内部使用者是指企业内部各级管理者，包括总经理、各部门和班组的领导等，会计信息是企业内部各级管理人员正确并有效地制定运营决策和控制的重要依据。
【案例1】某企业已建成企业级的会计信息系统
在企业总经理的办公电脑上可随时查询和监控企业的生产、销售、利润等计划或预算的执行情况，从而及时发现问题，据此对计划或预算做出适当地调整；在采购部经理的办公电脑上可随时查询和监控库存的存货量实时变化的信息，从而制订适时的采购计划；在企业财务总监的办公电脑上可随时查询和监控企业生产、运营成本和现金流量等信息，据此可及时并有效地调动和控制企业的现金收支；企业各班组长也可在他们的办公电脑上随时查询和监控下属员工的生产耗费及其与标准或定额成本间的差异，据此以实施对生产作业的成本控制。
（2）会计信息的外部使用者
会计信息的外部使用者是指与企业有着利益关系的外部人士和团体，主要包括股东、债权人、审计师、客户、供应商、政府机构，以及其他社会公益组织等。其中，股东是企业的投资者和所有者。虽然他们不参与企业日常性的经营和管理，但是十分关心企业的经营成果的会计信息，以分析和评估企业的获利能力，进而做出买卖企业股票的投资决策；债权人从企业的盈利和财务状况等会计信息得出企业的偿债能力，从而做出对企业的贷款政策；外部审计师主要根据会计信息系统提供的财务报告和记录的交易信息，为公众提供各种投资咨询服务；企业有纳税义务，政府税务部门以企业会计信息系统提供的财务报表和其他会计信息作为课税的依据等。
【案例2】 ELERBE公司使用会计信息系统
ELERBE公司的雇员使用会计信息系统用于以下几个方面的工作。
1．准备外部报告
控制员需要会计信息系统编制投资者和债权人所需的财务报告，以及政府相关部门需要的所得税和工资税额。
2．处理日常交易
● 记录客户的订单、送货和货款给付情况，需要系统能够正确并有效地处理这些事务。
● 根据书的销售情况支付作者的版税，管理者需要系统根据产品（书）记录销售数据，并根据作者归集作品的销售情况。
● 对客户的查询做出反应，客户经常会打电话询问产品的完工程度、订单和支付情况等，这类信息应易于获取。
（3）帮助管理者制定非日常性决策
一位作者提议开发一种新的产品，编辑必须决定是否采纳这项提议，信息系统将用于考虑过去销售业绩和相关产品的生产成本以评估这种新产品的盈利能力。
ELERBE公司正在考虑直接在网上销售其部分产品，除商品销售数据库中的信息，该公司将对因特网发展成本和现有成本进行比较。
（4）帮助制订计划和进行控制
每年公司都要制定生产成本的预算，预算将建立在最近一年的销售额和对第二年预计销售量的基础上。信息系统能够保存并构建预算数据，并能够生成比较预算生产成本和实际成本的报告。
（5）保持内部控制
ELERBE公司希望确保正确地记录客户订单中的客户编号、产品编号、价格和数量，公司希望数据登录系统在接收订单后能够方便地查询和确定客户及产品的编号，并自动记录销售价格（来自价格表）。
3.1.3 会计信息系统在管理信息系统中的地位
会计信息系统是企业管理信息系统中的一个重要的子系统。根据会计信息系统的定义，它是一个处理会计业务，并为企业管理者和决策者提供会计、财务、定向和决策信息的实体，它通过收集、存储、传输、加工、分析、反馈和利用会计信息跟踪、反映和控制经济活动。由于会计是以货币的价值形式反映和监督企业整个生产经营活动过程的，因此会计信息系统反映的内容涉及供产销每个环节、企业的每个部门及员工。由此可见，会计信息是企业生产、管理决策中使用最多且最广泛的信息，在现代企业决策中处于十分重要的地位，会计信息系统在企业管理信息系统中的重要地位是由它本身的特点决定的。