树立Excel表格设计的正确意识

Excel是微软公司办公软件的重要组件之一，其操作具有十分简单、灵活的特点。同时，Excel还拥有大量的函数公式可供选择使用，以便于我们进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，在人力资源管理的工作中扮演着非常重要的角色。

认清Excel数据表与报表的区别

在学习制作Excel表格之前，我们应该认清数据表与报表的区别。这样才能让Excel的学习变得更加顺畅。

简单来说，数据表就是我们在日常工作中存储各种数据、信息的表格，通常由自己使用，不对外，或者是给做数据统计分析的人员查看的。因为一份没有经过汇总、分析的Excel表格，对其他人没有太大的意义。

在数据表中，通常存储着我们收集的各种基本、原始的数据，如下图所示。

而报表通常是给其他人查看、审核的表格，因此，表格一般都是美化之后的表格，数据也是经过加工、整理之后的数据，如下页图所示。

但很多初学者分不清楚数据表的功能，或者是让数据表承担了太多的职责而将其变得不伦不类，进而浪费了大量的时间，却没有达到预期效果。

制作Excel数据表的注意事项

制作数据表时要注意，数据表中的数据应当是最原始、最基础的数据。

原始数据就是没有经过计算得出的数据。越是原始的数据，我们越能从中找到一些规律。比如，我们可以把每次员工培训的费用分为教材费用、讲师津贴、交通费用、住宿费用等，这些都是最原始的费用，以便于我们与下一次的培训费用进行分析、对比。

此外，我们还应注意，千万不要在数据表中处理数据或者随意更改，除非是把错误数据改成正确数据。这是制作Excel表格的良好习惯，我们应当学会保持这个习惯，即需要处理数据或者做报表时，再另外新建一张表。

如果直接在数据表中随便改格式做报表，则可能导致丢失数据的严重后果。如果我们将“数据表”想象成“数据源”，则可能更容易理解。

设计表格的原则

设计一份标准、规范的Excel表格，是HR进行高效数据分析的第一步，因为数据分析的源头就是那些基础的表格数据。那么，我们在设计表格时应遵循哪些原则呢？

1．结构科学

保持Excel表格结构科学，就是要按照自身的工作性质、管理内容、数据种类等特点，分别设计与之相对应的基础管理表格，并分别保存不同的数据。因此，基础的数据表格应该越简单越好，千万不要将所有的数据都放在同一个工作表中。

2．数据易读

数据易读包括两个方面：一是利用函数读数（取数）方便，二是眼睛查看数据容易。如果设计的表格既杂又乱，就不能实现这两种高效读数。

3．汇总方便

表格不管有多大的数量，汇总都要简单方便、容易操作。如果操作起来非常吃力，就会降低我们的工作效率。

4．分析灵活

在人力资源管理中，Excel表格更多的是被用来分析数据，并对数据进行深度挖掘。如果表格分析欠缺灵活性，就会失去其应有的功能。这就要求基础数据必须能够精准反映企业的管理流程，制作的分析报告也必须具有灵活性，能够在几分钟内通过转换分析角度而得到另外一份分析报告。

设计表格应具备的正确意识

具体来说，在设计表格时，我们应该具备以下几种意识。

1．大局意识

无论是设计数据表还是报表，我们都要有大局观。所谓的大局观，就是必须考虑到相关人员对数据的实际需要，而且要把设计的表格放在人力资源管理流程中的某个环节中考虑，这样才不会给自己的同事造成工作量的增加。

比如，一个员工人数非常多的企业，其员工出现重名或生日相同的概率就比较高。因此，人事专员在设计员工信息表时，就应当考虑到将员工的编号设置成唯一性，并以员工编号作为查询条件。这样，就能够完全避免出现错误。

2．统一意识

表格的统一分为两个部分：首先是保持表格内统一，包括格式统一、内容统一、名称统一等；其次是表格外的统一意识，也就是把统一的表格设计意识传递给团队中的所有同事，让大家具有相同的表格设计意识，这样，整个团队中的表格衔接工作就会变得非常容易。

3．长远意识

在人力资源管理中，有人力资源规划这个环节，而设计Excel表格同样要进行规划，以满足公司未来发展的需求。这是因为，工作不会一成不变，很多小公司也会逐渐发展成为大公司。公司需要的数据也会变得越来越多，因此，我们在设计表格时应具备长远意识，将一些暂时看起来没有用，但未来可能会有用的数据录入表格中，这样才能为日后的工作带来很多便利。

4．传承意识

尽管我们每一个人的工作思路可能会不同，工作岗位也可能随时调整，但无论未来如何，我们在设计表格时都应当具有传承意识，也就是将该岗位所需要的数据尽量完善。这样，我们在离开这个岗位时，就能更好地将我们的工作转交给继任者。