1.3 在公式中使用函数

本节将介绍Excel函数的基本概念与基本操作，包括Excel中的函数类型、函数的参数，以及在公式中输入函数的方法等内容。

1.3.1 为什么使用函数

假设现在需要计算A1、A2、A3这3个单元格中的数字总和，那么可以编写下面的公式：

        =A1+A2+A3

过了几天，可能需要计算A1、A2、A3、A4、A5、A6这6个单元格中的数字总和，此时需要将公式修改为下面的形式：

        =A1+A2+A3+A4+A5+A6

又过了段时间，可能需要计算从A1到A100这100个单元格中的数字总和。如果继续使用上面的方法在公式中输入100个单元格的地址将是一项非常繁琐的工作。此时如果使用SUM求和函数，则可以轻松完成求和任务，公式如下：

        =SUM(A1:A100)

使用SUM函数后只需要输入这个函数的名称，以及要计算的单元格范围内的起始单元格地址和终止单元格地址，即可完成对100个单元格的求和运算，极大地减少了输入量。以后如果需要改变要进行计算的单元格区域的范围，只要修改范围内的起始单元格地址和终止单元格地址即可。

使用函数的另一个优点是可以完成很多特定的运算，这些运算通常很难或无法通过手动输入公式中包含的计算项和运算符等元素的简单组合来实现。

1.3.2 函数的类型

Excel提供了大量的内置函数，用于执行各种不同类型的计算任务，表1-5列出了Excel 2016包含的函数类型及其功能。从Excel 2010开始对Excel早期版本中的一些函数进行了重命名，以便使函数名可以更准确地描述函数所实现的功能，同时还改进了一些函数的性能和计算精确度。Excel 2016仍然沿用Excel 2010中的函数命名方式。

为了保持与Excel早期版本良好的兼容性，Excel 2010以及Excel更高版本保留了重命名前的函数，它们位于功能区中的【公式】【函数库】【其他函数】【兼容性】类别中。重命名后的函数的名称通常是在原有函数名称中间的某个位置添加了一个英文句点“.”，有的函数会在其修改前的函数版本的名称结尾添加包含英文句点在内的后缀。例如，Excel 2003中的标准正态累积分布函数名为NORMSDIST，在Excel 2010及Excel更高版本中将该函数重命名为NORM.S.DIST。

1.3.3 函数的参数

所有函数的基本结构都是相同的，每个函数都由一个函数名、一对圆括号及位于圆括号内的一个或多个参数组成，各参数之间使用英文逗号分隔，类似于如下形式：

函数名（参数1，参数2，参数3）

在公式中输入的函数名可以是英文大写或英文小写形式，但是建议使用英文小写的形式来输入。这是因为在按下【Enter】键后，如果输入的函数名正确无误，Excel会自动将函数名转换为英文大写形式，可以通过Excel的这种功能来检验所输入的函数名是否正确。

函数中的参数是函数要进行处理的数据，通常需要为函数提供参数才能得到计算结果，但是也有个别函数不需要使用任何参数。不同的函数拥有不同数量的参数，不同的参数所能接收的数据类型也有所不同。参数可以是以常量形式输入的数值或文本，也可以是单元格引用或另一个函数返回的结果。当一个函数作为另一个函数的参数出现时，将这种用法称为嵌套函数。函数的参数可以分为以下几种情况。

■ 不带任何参数的函数：直接输入函数的名称和一对圆括号，不需要输入任何参数，例如NOW函数。

■ 带有一个参数的函数：只包含一个参数的函数，输入函数时必须指定参数的值，例如DAY函数。

■ 带有多个参数的函数：包含一个以上参数的函数，输入函数时必须指定所有参数值，例如MOD函数。

■ 带有可选参数的函数：输入函数时根据实际情况选择是否指定可选参数的值，例如IF函数。

对于包含参数的函数，可以根据是否必须明确指定参数的值来将参数分为以下两种类型。

■ 必选参数：输入函数时必须明确指定必选参数的值。

■ 可选参数：输入函数时可以不指定可选参数的值，而自动使用Excel预先为该参数设置好的默认值。

对于包含可选参数的函数，如果在可选参数后还有参数，当不指定前一个可选参数而直接指定其后的可选参数时，必须保留前一个可选参数的占位符号，即一个英文逗号。例如，OFFSET函数包含5个参数，前3个参数是必选参数，后两个参数是可选参数。当不指定该函数的第4个参数而需要指定第5个参数时，必须保留第4个参数与第5个参数之间的英文逗号。例如，下面这个公式将会返回B2:D2单元格区域，由于省略了第4个参数，因此，Excel返回的新区域具有与第一个参数所表示的引用区域相同的行数。

        =OFFSET(A1,1,1, ,3)

1.3.4 在公式中输入函数

Excel 2016允许用户从函数弹出列表中选择函数名来输入函数，比在Excel 2003或Excel更早版本中输入函数更加简单方便。例如，要在公式中输入SUM函数，可以先在单元格中输入一个等号，然后输入SUM函数的首字母S，此时会弹出以字母S开头的所有函数的列表，而且会显示列表中当前选中的函数的功能简介，如图1-14所示。

继续输入SUM函数的第2个字母U，列表被自动筛选一次，此时只显示以SU开头的函数列表，如图1-15所示。

此时已经在列表中看到SUM函数，使用方向键选中SUM函数，然后按【Tab】键将该函数输入到公式中。Excel会自动在函数名的右侧添加一个左括号，同时会在函数名下方显示当前需要输入的参数信息，参数名会以粗体显示，如图1-16所示。参数信息中以方括号包围的参数是可选参数。

接下来指定SUM函数的参数。例如，这里要计算A1:A10单元格区域中的数字之和，可以直接在左括号的右侧输入“A1:A10”，也可以使用鼠标选择要计算的单元格区域，如图1-17所示。最后输入一个右括号并按【Enter】键，即可得到计算结果。

上面介绍的方法适合于对函数有一定的了解，大概知道要使用哪个函数的情况。如果不了解函数的功能，也不知道完成某个功能需要使用哪个函数，那么可以借助【插入函数】对话框来找到并输入函数。单击编辑栏左侧的按钮，打开图1-18所示的【插入函数】对话框。在【搜索函数】文本框中输入希望函数实现的功能，然后单击【转到】按钮，Excel将会显示与输入的信息大致匹配的所有函数。在下方的【选择函数】列表框中选择一个函数，就会在下方显示函数的语法格式及功能说明。

在【插入函数】对话框中选择某个函数后单击【确定】按钮，打开图1-19所示的【函数参数】对话框，在参数文本框中输入函数的参数值，Excel会根据所输入的参数值在对话框中显示最终的计算结果。由于在该对话框中会显示每个参数的说明，因此，对于那些对函数的使用还不是很熟悉的用户来说很有帮助。

输入好参数后单击【确定】按钮，即可将包含参数的函数输入到公式中，并得到计算结果。