1.2 行政部扮演何种角色
行政部主要负责协助领导开展日常工作、协调各部门之间的工作配合、监督制度决策的执行、提供后勤保障服务、塑造企业文化等工作。归结起来，行政部所扮演的角色有以下5种角色。
1.2.1 企业高级参谋
这是行政部在企业中扮演的基本角色之一。作为上层领导的“参谋”，行政部应协助配合上层领导开展日常工作，如协助领导进行信息汇总、决策监督、调查研究、联系接待、管理文档以及处理其他交办的事项等。
行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋”和“助手”，更应在企业经营理念、管理策略、企业精神、企业文化等重大事项方面有自己的见解，从而真正成为企业领导不可或缺的“高级参谋”。
1.2.2 沟通协调者
行政部在企业中处于枢纽地位，是联系决策层与职能部门的纽带。行政部通过文书、组织会议等工作，除加强行政部与企业领导的沟通外，还要做好各部门之间的充分沟通。
同时，行政部也是企业与外部的沟通者。企业在对外经营过程中，需要与外部一些单位或客户有业务往来，需要安排接待；在企业有重大决策或发生重大事件需要对外公布时，需要行政部开展公关活动。
1.2.3 执行监督者
行政部既是企业制度的监督者，同时也是企业各项决策执行的督办者。这种监督体现在三个方面：一是当企业公文下发后，行政部需要对公文的下发情况进行督促，保障公文的执行力；二是企业的会议决策需要行政部督促执行；三是行政部需要对企业的各类规章制度执行情况进行监督，对违反规章制度的行为予以惩罚。
1.2.4 保障服务者
行政管理工作者既要为公司提供后勤保障服务，又要为员工提供后勤保障服务。一方面，行政部工作人员要从公司的角度考虑，如何在有限的成本内，为公司的各项工作的开展提供有力的后勤保障，使工作能有效开展，如保障会议顺利召开以及督促会议决策的推行，保障接待工作顺利，通过公关活动推进企业宣传等；另一方面，行政部工作人员应站在员工的角度考虑，以员工的需求考虑问题，最大限度地满足员工的需求，使员工在工作中顺利开展工作，在工作之余能放松自我，从而将全身心投入工作中，如为员工出差提供保障服务、为员工的食宿提供保障服务、为员工提供医疗服务等。通过为两者提供保障服务，使企业运作效率得到提高。
1.2.5 灵魂塑造者
企业文化是企业经营管理的核心，是一个企业的灵魂。没有企业组织文化的企业是没有“灵魂”的机器，将无法在不断变革的今天坚守自我，突破极限，超越历史，成就未来。行政部通过规划、建设、改进企业组织文化使企业始终保持活力，从而不断推动企业、员工的成长与发展。
工作笔记
行政部新员工入职：作为主管人员，我该做什么？
（1）落地篇——了解公司，熟悉流程
① 时间：试用期。
② 目的：让新员工在最短时间内融入企业，明确自身定位。
③ 内容。为了让新员工尽快融入企业，行政部主管人员应主动安排工作，为新员工了解公司，熟悉流程创造条件。一般可以从以下几个方面开展工作。
•为新员工安排好工位、办公桌椅以及必要的办公用品，新员工的位置最好安排在老员工附近。
•简单介绍公司环境，介绍公司办公区域分布情况，简短介绍所在工位周围同事与新员工相互认识。
•利用召开欢迎会或聚餐的方式，向新员工介绍行政部里的每一个员工，让其相互认识沟通。
•请人力资源主管与新员工进行沟通，告知新员工所在岗位的工作职责以及新员工可以在该岗位上获得什么发展。
•由直接岗位主管进行单独沟通，并安排入职第一周工作计划和任务。主要让其了解公司文化、发展战略以及行政部的现状和未来发展等，并了解新人专业能力、家庭背景、职业规划与兴趣爱好等。在安排第一周工作任务时，应细致地将每天需要完成的工作任务是什么，如何完成任务和与该项工作任务相关的其他部门负责人一并告知新员工。在完成任务过程中，应及时反馈信息。及时发现新员工存在的问题并给予纠正，对其表现好的方面应及时给予肯定和表扬。下班前检查工作量及工作难点。
•让老员工极可能多地跟新人接触，消除新人陌生感，如可以邀请新员工一起吃午饭，平时多聊一些工作外的事情。
（2）过渡篇——巩固基础，掌握业务
① 时间：试用期。
② 目的：为了使新员工彻底完成角色过渡，真正适应企业整体氛围，逐渐能独立开展日常工作。
③ 内容。为了完成转变，管理者应将各方面工作细节和工作经验传授给新员工，让新员工彻底摆脱未入职前的状态，适应目前的新企业工作环境。具体可以从以下几个方面进行。
•主管人员进一步向新员工讲解行政部相关业务的具体操作规范以及行政部整体工作方法。
•安排新员工附近的老员工观察并指导新员工的日常工作。
•主管人员应通过观察其情绪状态、询问新员工等方式，发现其是否存在压力。若发现问题应及时介入调整。
•管理人员应在新员工工作过程中适时给予经验传授，让新员工在一边实践的过程中一边学习，通过学习与实践相结合，巩固工作效果。
（3）挑战篇——压力前行，提升能力
① 时间：试用期。
② 目的：提升新员工工作能力，激发工作潜力。
③ 内容。在新员工过渡完成后，主管人员应适当加大新员工的工作任务和工作难度，通过适当的施压方式激发新员工的工作潜力。具体方式做法如下面所示。
•通过开展团队活动，观察平时工作情况，了解新员工的长处及掌握的技能。
•向新员工进一步明确工作的具体要求以及考核的指标要求。
•在新员工犯错误时，给予其改善的机会，同时观察新员工在犯错误后的行为，了解其在逆境中的心态，评估新员工是否具有培养潜力。
•多给新员工机会。当新员工无法胜任当前岗位，应先考虑是否可将其调换到其他合适的岗位或部门。
（4）激励篇——鼓励支持，互信开放
① 时间：试用期。
② 目的：进一步提升新员工的工作积极性。
③ 内容。在经过一段时间的过渡、加压以后，新员工会存在一定的压力，此时，不应一味地加压，应在加压的同时，不断激励新员工，让新员工产生成就感。在肯定表扬新员工时应遵循以下原则。
•及时表扬。当新员工完成具有挑战性的任务或取得进步时，应及时给予表扬和奖励。
•采用多种形式进行激励。
•公开激励。在公开场合向行政部其他同事展示其成绩，并邀请新员工分享成功的经验。
（5）融合篇——融入团队，主动工作
① 时间：试用期后期。
② 目的：让新员工学会团队合作，融入团队工作中。
③ 内容。新员工进入行政部后，在其业务模块内的团队合作还需要一段时间的磨合，在这个阶段，作为主管人员要耐心指导其如何进行团队合作。具体可采用以下几种措施。
•鼓励新员工积极踊跃在团队会议上发言，并在其发言后给出相应的鼓励。
•应多召集部门人员探讨关于团队建设、激励机制建设、业务开展优化等方面问题。当新员工在这些探讨中有好的建议时，应给予肯定。
•要及时发现新旧同事之间的罅隙，及时处理新旧同事间的矛盾。
（6）授权篇——使命担当，适度授权
① 时间：转正期初期。
② 目的：重新定位，正式担当起一个公司员工应有的使命。
③ 内容。试用期结束，新员工转正成为正式员工后，作为主管应帮助员工重新定位，应帮助新员工重新定位，让下属以正式员工的视角重新认识当前工作的价值、意义、使命、责任和未来，找到自己的方向。同时，以正式员工的工作标准要求新转正员工进行工作。最终实现从心理和行为上告别试用期。
（7）总结篇——评估规划，继往开来
① 时间：入职半年。
② 目的：评估新员工绩效情况，做好下一步发展规划。
③ 内容。入职半年后，作为主管人员应针对新员工半年的发展情况做一次正式的评估，找出长处和不足，根据情况做好下一步的员工发展规划。具体工作有如下几个方式。
•作为主管，应对新员工的表现作出阶段性评价，评价内容包括新员工的工作成果、能力情况、日常表现情况等内容，肯定在前不足在后，以具体事实说明。
•根据人力资源部的绩效考核情况结合评价，与员工进行面谈，总结半年工作情况。协助下属制定下一步目标和实现目标的措施，并实时监督目标完成进度，协助下属达成目标。
（8）日常篇——新芽初成，持续关怀
① 时间：正式期。
② 目的：新员工持续成长，部门健康运作。
③ 内容。新员工转正后，作为主管人员应持续关怀下属。关注下属生活，多沟通、多关心、多帮助。同时，多给予下属培训提升的机会，鼓励其多学习，协助新员工做好职业生涯规划。