3.7 备查账的选择及登记工作流程

3.7.1 备查账的选择

1）备查账簿的概念

备查账簿是针对某些在日记账和分类账等主要账簿中未能记载事项进行补充登记的账簿。设计备查账簿可以对某些经济业务内容提供必要的详细参考资料，可以加强财产物资的管理。

2）备查账簿反映的主要内容

（1）所有权不属于本单位，而本单位暂时使用或代为保管、代加工、代销的资产；

（2）对于进行多方登记的大宗或贵重物资，如保管与使用登记卡；

（3）对于管理上需要而且必须予以反映的重要事项，如空白凭证、经济合同执行情况、还贷记录等的备查记录。

3）备查账的选择要求

（1）企业设置何种备查账，应根据管理的需要来决定。但是对于那些必须设置备查的事项，如应收票据、应付票据等，必须按照统一会计制度的规定设置备查账簿。

（2）备查账没有固定的格式，与其他账簿之间也不存在严密的钩稽关系，其格式可由企业根据内部管理的需要自行确定。

（3）为使用方便，备查账一般采用活页式账簿。与明细账一样，为保证账簿的安全、完整，使用时应顺序编号并装订成册，注意妥善保管，以防账页丢失。

3.7.2 备查账的登记工作流程

1）应收票据备查登记簿的登记

企业设置应收票据备查登记簿，如表3-22所示，应逐笔登记每一张应收票据的种类、号码、出票日期、出票人、票面金额、到期日期、利率、付款人、承兑人、背书人、贴现日期、贴现率、贴现额、收回日期、收回金额等。在“备注”栏内可填写交易合同及合同号码；当应收票据到期结清时，应逐笔注销。

2）租入固定资产登记簿的登记

企业设置租入固定资产登记簿，如表3-23所示，应逐项登记租入固定资产的名称、规格、租赁合同号、租出单位名称、租入日期、租期、租金、使用单位或部门，以及是否承担日常维修等事务。当租入固定资产租期期满后，应逐项注销。

3）委托加工材料登记簿的登记

企业接受其他企业加工材料，应设置委托加工材料登记簿进行备查登记，如表3-24所示。在登记簿内登记委托加工材料的名称、规格、委托加工合同号、委托单位、接收数量、加工后的成品名称、加工过程中的消耗定额、预计成品量、接收日、加工日、完工日、完工量、交付日期、加工费用等。

4）应付票据备查登记簿

同应收票据一样，在业务往来中，以商业汇票结算方式办理款项支付时，会出现未到期商业承兑汇票或银行承兑汇票，为此，企业应设置应付票据登记簿进行备查，如表3-25所示。当业务发生时，应逐笔登记商业汇票的种类、号数、出票日期、到期日、票面金额以及交易合同号等事项，当款项支付后应逐笔注销。