第3章 建账与登账

3.1 账簿的建立

3.1.1 建立账簿的依据

小微企业根据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》和《小企业会计准则》的规定，结合自身会计核算的需要，选择有关账簿，进行会计账簿的设置。建立有关的会计账簿体系，是小微企业会计核算体系的中心环节。

3.1.2 建立账簿的基础工作

1）准备各种账册

一般而言，企业建立哪些种类的账簿，主要根据企业规模和管理要求而定。但对于小微企业而言，它们有着天然的相似性，即规模小、经济业务较为简单。因此，在账册类型方面，小微企业应建立现金日记账、银行存款日记账、总账和明细账及备查账等四套账册。每个独立核算的单位都应建立日记账、总账和明细账，但账册数目由小微企业业务的繁杂程度决定。相对而言，规模大、业务多的小微企业，账册多且细；规模小、业务少的小微企业，账册少且粗。在账簿格式方面，日记账与总账为订本账，其中，日记账为独立账册，总账小微企业一般采用分户式，但也可以采用非分户式；明细账为各种活页账；备查账无固定格式，所以在实际中可根据需要备查的业务内容自行设计。实际中，在建账环节还应准备账夹、凭证及凭证封面、报表及报表封面等。

2）启用账簿

在启用新账簿时，应在账簿封面上写明单位名称和账簿名称；在账簿的扉页上填写“账簿启用及交接表”，如表3-1所示。该表有两个部分，第一部分是启用说明部分，包括单位名称、账簿名称、账簿编号、账簿页数、启用日期、单位负责人、会计机构负责人、记账人员和审核人员等项目，并加盖单位的公章；第二部分是经管人员交接记录部分，即记账人员或会计主管人员在本年度调动工作时，应于办理交接手续时填写，其内容包括交接日期、交出人员和接管人员姓名，并由交接双方签名或盖章，以明确经济责任。账簿启用应注意如下问题：

（1）启用与建账时间。小微企业新建或每年年初更换新账时，按实际需要开设账户。

（2）账簿封面的颜色。同一会计年度账簿封面的颜色应力求统一，每年应更换一色，以便于区别。

（3）账簿封面、封底。除订本式账簿不另设封面外，各种活页式账簿均应设置与账页大小一致的账夹做封面、封底，并在封面正中部分设置封签。在启用账簿时，用蓝（黑）墨水笔在其封面上写明单位名称、账簿名称以及所属会计年度。

3）粘贴印花税票

税法规定，小微企业书立账簿、签订合同（小微企业的借款合同实行免税政策）等行为应缴纳印花税。账簿有两种完税方式：①使用缴款书缴纳印花税的，在账簿启用及交接表右上角（或指定位置）注明印花税已缴及缴款金额，缴款书作为××××年××月××日第×号记账凭证的原始凭证。②粘贴印花税票的账簿，印花税票一律粘贴在账簿启用及交接表的右上角（或指定位置），并在印花税票中间划两条出头的平行线注销，以示完税。记载资金的账簿，按实收资本和资本公积总额的万分之五贴花，其他账簿按件贴花五元。

4）登记各种账簿期初数

账簿启用后，账簿登记实行专人负责制。小微企业应按《小企业会计准则》规定的会计科目，拟定适合本企业的会计科目制度，按照会计科目制度中的会计科目表的顺序、名称，在总账账页上建立总账账户，并根据总账账户明细核算的要求，在各个所属明细账户上设置相应级次的明细账户。对于已设立的小微企业，应根据上年的年末数分别登记本年度的总分类账户和明细分类账户（包括库存现金日记账和银行存款日记账）的期初余额，在“摘要”栏内填写“上年结转”；对于一些可以连续使用的账簿，只需要在每个账户的最后一笔业务下方通栏划双红线，以示结账，并在下面的“日期”栏填写新年度的时间，在“摘要”栏填写“上年结转”字样，在“余额”栏内将上年期末余额照抄即可。对于上下两年中有科目变动的，则应按《小企业会计准则》规定进行调整和归并后，将余额记入年初数。下面以日记账、总账和明细账为例具体说明期初数的登记流程。

（1）日记账期初数的登记流程。

①在日记账的开户页上端填写日记账账户的名称，如库存现金日记账、银行存款日记账；

②在“日期”栏内填写××××年1月1日；

③在“摘要”栏内填写“上年结转”字样；

④在第一行的“余额”栏内，将上年期末余额同方向记入，并注明余额方向“借”或“贷”。

（2）总账期初数的登记流程。

①在总账的开户页上端填写总账账户的名称，如库存现金、银行存款、原材料等。因为总账一般选择分户式结构，所以每个账户间应预留空白页，如第一页设计的账户为库存现金，银行存款账户就不应设在第二页。各账户间预留多少空白页，主要考虑年内业务发生情况，以及企业选择的账务处理程序对该账户登记的要求。

②在“日期”栏内填写××××年1月1日。

③在“摘要”栏内填写“上年结转”字样。

④在第一行的“余额”栏内，将上年期末余额同方向记入，并注明余额方向“借”或“贷”。

（3）明细账期初数的登记流程。

①在各明细账的开户页上端填写明细账账户的名称，如甲材料明细账、A产品明细账、应收账款——××单位明细账等。因明细账为活页账，第一页可开设一个账户；平时可用账夹装订成册，以便于使用和保管。

②在“日期”栏内填写××××年1月1日。

③在“摘要”栏内填写“上年结转”字样。

④在第一行的“余额”栏内，将上年期末余额同方向记入，并注明余额方向“借”或“贷”；如果为数量金额式明细账，应将数量同方向记入明细账“余额”栏的“数量”栏内。

5）填写账户目录表

为了便于检查账目，通常要求在账簿的指定位置填写账户目录，具体格式如表3-2所示。①总分类账簿，应按账簿中开立账户的顺序填写会计科目名称及账户启用页码。②活页式明细账在启用时，按其所属的会计科目填写会计科目名称。如果一本账簿只登记一个会计科目的子目、细目或分户明细账，会计科目名称填写方法比照前款办理，至于活页账中每一账户的页号码，于年度结账后，撤去空白账页，按子目、细目或户名使用页数，填写“第×页至第×页”。

6）粘贴口取纸

为查找方便，提高登记账簿的速度，可以在账簿上方或右面粘贴口取纸（如图3-1所示）（蛇型），口取纸上竖写会计科目。粘贴口取纸的标准为，打开账本封面，可看到口取纸上会计科目名称；合上账本封面，不露口取纸。