第2章 不可不知的时间管理(1)
时间是我们生活和生命中不可或缺的元素，它触摸不到，也难以感知，多数时候我们只能从钟表的指针上来感知它的存在与节奏。对于时间，我们觉得它很常见，其实却知之甚少；我们觉得它很容易控制，却常常发现它总是在不经意间流逝。我们认为时间很多也很平凡，却总是在它不够用时才感觉到它的重要。而且很多时候我们都处于时间不够用的状态，都处于工作安排混乱的状态，其实，这就是时间管理不善或者时间管理意识不足造成的。因此，无论是在生活中还是在工作中，我们都需要对时间进行合理的安排和管理。
1.我们的时间为什么总是不够用
在日常的生活和工作中，很多人常常会觉得时间不够用，尽管他们可能已经非常努力了，但还是会渴望获得更多的时间。尤其在工作中，时间不够几乎是一种同感。很多人会产生疑惑：为什么自己总是被事情牵着走？为什么自己明明一刻也没有闲着，但是工作总是越做越多、越做越乱？为什么所有的工作做到最后都那么让人着急？为什么我们做事情的速度总是比别人慢上好几拍？
人类学家认为人对时间的概念比任何一种动物都要更加深刻，但与此同时，人也是最贪婪的，总是渴望时间能够按照自己的意愿出现。当然，除了等待，在多数时候，人们还是希望时间可以更多一些，但越是希望时间可以增加，往往越是感觉到时间的紧迫和短缺。其实我们可以做一个测试，看看自己是否已经出现了“时间危机”。
◆常常觉得不安，因为还有很多事情没做完；
◆常常在工作后如释重负，整个人都从神经紧绷的状态放松下来；
◆担心自己的时间不够用，无法顺利完成任务；
◆突然发现自己的时间不够用，哪怕事前做了规划；
◆经常性地被其他事情打断，工作时断时续；
◆发现自己正被一大堆烦琐的问题困扰；
◆常常一整天都很忙，但是自己也不知道忙了些什么；
◆在一大堆事情面前，常常不知道自己应该先做哪一件事；
◆常常被老板催促“那件事还没做完吗”。
如果我们出现了以上几种症状，那么很可能在时间规划方面出现了问题，或者说我们已经遭遇了时间短缺的危机。在这种状态下，生活和工作中自然会出现一系列的麻烦。另外，从表面上看，我们在工作上往往有足够的时间，但现实情况是可利用的时间少得可怜。我们可以将所有的时间进行分析，比如以40年的工作时间为例，那么就可以计算出具体的工作时间。
每天睡觉8个小时，那么40年将花费13.3年的时间；每天一日三餐花费2.5个小时，那么40年将花费4.2年的时间；每天的交通要消耗1.5个小时，40年的时间将花费2.5年；每天的电话花费1个小时，40年的时间会用掉1.7年；每天看电视和上网花费3个小时，40年的时间将花费5年；同样地，40年来看报和聊天也将会花费5年时间；刷牙、洗脸和洗澡会花费1.7年；休假、身体不适、情绪不佳会花费3.3年。
最终的结果令人吃惊，多数人在40年中，工作时间只剩下3.3年。试想一下，我们大约只有3.3年的时间去创造人生的价值，这对于任何人来说都是一个不小的压力，更何况，当我们在工作中时，有些人的工作时间比这还要短。其实从这个分析中我们能够意识到，时间的紧迫和短缺，但问题在于我们还没有真正明确自己究竟将时间丢到哪儿去了。为此，我们需要从多个方面进行深入分析。
——不了解自己的职责
很多时候，我们会做一些自己职责以外的事情，结果会造成本职工作受到影响，造成自己的时间超出预支。对于一个想要合理控制时间的人来说，首先一定要明确自己的职责，或者制定一个职责承担表，把自己在所有工作、生活和相关的服务中需要承担的职责一一列举出来，做好充分的时间预算，从而保证时间利用的平衡。
——时间的摩擦与混乱
由于个人的行为和组织混乱，常常会造成自身的时间管理出现危机。其中，时间摩擦意味着我们常常会做一些额外的工作，会无端增加更多压力，同时也浪费了大量的时间。就像我们常常要做某件事，但是半路不得不放弃，因为我们忘了另外一些不得不立即去做的事情，这种摩擦与混乱会极大地损耗我们的时间。
——不懂拒绝
每个人的时间基本上都是固定的，如果我们想办法帮助别人解决问题，就意味着自己的时间安排会受到影响。如果我们懂得如何去拒绝别人，懂得如何给予自己更多的私人空间，那么我们将会在时间管理中掌握更多的主动权。
——浪费是最大的失误
一个有趣的现象是，那些平时抱怨时间不够的人，恰好是每天浪费光阴的人。他们做事不够专注，常常开小差，或者有严重的拖延症，或者就做一些无价值无意义的事。原本他们有足够的时间应对工作，但是每一次到最后都把自己的时间弄得紧巴巴的，工作也难以按时完成。
——没有顺序上的安排
有些人在忙完了一天的工作之后，发现最重要的事情没有做；却在无关痛痒的小事上花费了大量的时间。这些人拿出了应有的工作态度，却没有意识到什么对自己来说才是最重要的、什么样的工作才是应该优先解决的。因此，他们的工作总是陷入一种低价值、低产出的状态。
——事事亲力亲为
有的人喜欢把所有事情都扛在自己身上，任何工作都不错过。其实对于任何人来说，时间都是有限的，亲力亲为也不可能解决所有的问题。对于凡事都要亲力亲为的人来说，越是想要做得多，越会导致自己的工作出现混乱。
——不能一次性把工作做完
对于任何一项工作，如果我们有能力去完成，那么就应该一次性将工作做完，而不是拖拖拉拉留到第二天、第三天才做完。一旦我们无法将事情一次性解决掉，也许会让问题变得更加复杂，我们也将耗费更多的时间去处理事情。
——缺乏热情
现在的很多上班族都出现了职业倦怠症，工作的时候缺乏热情，不够专注，工作状态很差，因此常常无法从容地应对工作。
对于多数人来说，他们都容易因为以上几个原因而导致时间利用率下降。事实上，如果能够改变自己的工作方式，保持良好的工作状态，那么在多数时候，时间其实还是很充足的。当然，无论是改进工作方式还是调整工作状态，最重要的还是要善于管理时间，要主动将时间合理地控制在自己手中。只有这样，我们才能够保证时间不会背叛自己。
2.我们真的很忙吗
在很长一段时间内，我的一个朋友一直处于一天到晚都在忙碌的状态中，连去幼儿园接送孩子的时间都没有，更别说会在节假日陪同孩子、妻子去公园了。同事们也不敢再邀请他参加聚餐，因为每一次得到的回复必定是：“我现在很忙，下一次好吗？”
无论什么时候，他都处于一种忙碌的状态中，让人觉得他总有干不完的工作。他自己也经常解释道：“我总有这样或者那样的工作，这些都是需要完成的。”但我根据观察发现，真正的问题不在于他有太多工作要做，而是因为他对时间的利用不当。这位朋友其实只是公司里的一个小角色，他也没有多少必须去做的重要工作，而他却每天都一副很忙碌的样子，很显然，一切可能只是他自己在瞎折腾。首先，最近一个星期他做的事情并不多；其次，他做的很多事情根本就可做可不做，一些甚至不在他的职责范围内。他所谓的忙碌不过是为了让自己看起来更具事业心，让自己看上去不是公司里一个无足轻重的小角色而已。
这听起来足够讽刺，这个世界上有很多大人物，他们有自己的公司、有辉煌的业绩、有蒸蒸日上的事业，但他们看上去也没有我这个朋友这么忙，他们有固定的休假、有各种娱乐活动，还能够抽出时间做点儿其他事情，重要的是，他们根本不会抱怨自己有多忙，不会整天将“我很忙”当成一个借口。那些觉得自己忙得连放松时间也没有的人，那些看起来比最伟大的企业家和科学家更忙碌的人，很有可能是时间管理方面出现了问题。
我们真的很忙吗？我们的忙是停留在要做很多工作的阶段，还是说我们一直都在忙着做事——有可能只是一件事？
我只能说这种状况很悲哀。我们努力让自己看起来像个重要人物一样，不过是为了掩盖自己在工作方面的失误与无能罢了。事实上，我们的工作可能一团糟，我们还没有掌握如何在短时间内解决问题的方法，或者说我们没有找到一种更为简单有效的工作方式，没有掌握合理安排工作时间的能力。
一个不争的事实是，我们正觉得自己越来越忙碌，也越来越累，而实际上所做的工作并没有增加，我们仍旧处于一种困顿的状态，仍旧处于一种给自己不断施加压力和制造麻烦的可怜状态。很多时候，忙碌的假象就是我们一手造成的。
我们每天都有开不完的会，每天都有打不完、接不完的电话，每天都有一大堆麻烦而琐碎的工作要做，我们整天在一大堆的邮件和文件资料里翻来翻去；我们整天紧绷着脸，不停地长吁短叹。对此，我们可以进行分析。
首先，弄清楚自己究竟要做多少工作，看看自己是不是真的是一个超级大忙人，是不是要一个人扛起大多数的工作任务，是不是真的要在短时间内完成大量的工作。
其次，明确这些工作的难易程度，了解这些工作是否在制造麻烦，在消耗我们的精力和脑力，了解这些工作是不是真的让人感到力不从心。
再次，明确自己的责任，看看自己是不是对这份工作负有最大的责任，看看自己是不是真的处于一个重要的位置上，甚至扮演最重要的角色。
复次，要尽快弄清楚这些工作是不是有价值，是不是值得我们花费那么多的时间去做，看一看处理这些工作的时间成本有多少。
最后，看一看我们是否找到了正确的工作方式，看一看我们是否在工作的过程中人为地给自己制造了很多麻烦。
仔细分析一下，我们就会发现自己所做的那些工作有很多是非常简单的，有很多是不必要去做的，有很多只是我们人为搞得更加混乱了而已。如果将这些工作从头捋一遍，就能够发现，一旦我们认真去做，几乎在工作时间内就能够轻易解决所有问题，甚至有盈余的时间，根本用不着加班。因为，真正要应付的一些重要工作其实并不多，真正难以解决的问题也不多，真正属于个人承担的那一部分工作同样不多。