第2章 机关 企事业单位应用文写作要素与表达方式

文章由主题、材料、结构、语言四个基本要素构成。机关、企事业单位应用文作为文章中的一类，尽管在篇幅、内容、体式等方面与其他文章有所不同，但也无一例外地包括这四个基本要素。学习、了解、掌握机关、企事业单位应用文要素的有关知识，对写好机关、企事业单位应用文是十分重要的。

机关、企事业单位应用文的主题

1.什么是机关、企事业单位应用文的主题

主题是个翻译过来的音乐术语。它“指乐曲中具有特征的、并处于显著地位的旋律；它表现一个完整或相对完整的音乐思想，为乐曲的核心，亦为其结构与发展的基本要素”。（《辞海》主题条）后来，人们借用这一概念，将其运用于现代文艺理论和文章理论中。

主题，在记叙文中人们常称之为“中心意思”或“中心思想”；在议论文中常称之为“基本观点”或“论点”、“中心论点”、“总论点”；在文艺作品中便称之为“主题”或“主题思想”。

近些年来，随着机关、企事业单位应用文研究的深入，人们也常采用“主题”这一称谓了。主题是机关、企事业单位应用文不可缺少的核心要素。机关、企事业单位应用文不能没有主题，否则，将使其失去针对性、目的性，而不称其为机关、企事业单位应用文。

在机关、企事业单位应用文中，主题是指什么？或者说，主题包括哪些因素？研究者们的看法不尽相同。笔者认为，从大的层面上说，应包括两个方面：一是基本观点，二是基本内容。基本观点包括文章基本的思想、意见、态度、主张、要求等。而有些机关、企事业单位应用文以说明某些事项为主要内容，一般显现不出观点。这类文章的主题则表现在基本内容上。基本内容包括写作的原因、目的及需要解决或处理的问题、需要遵守或周知的事项，所传达的情况信息，所布置的工作任务等。请看下文：

公派留学硕士项目扩至行政机关、企事业单位及高职

9月27日国家留学基金委有关负责人就2014年国家公派出国留学选拔计划答记者问时指出，联合培养博士生选拔范围扩大至全国所有博士学位授予单位，国家公派硕士研究生项目扩大至各级行政机关、事业单位及高等职业学校。

××××年九月二十七日

这篇公告并没有提出一个基本观点，甚至连写作原因、写作目的、写作意图也没有交代，而仅仅是宣布了所决定的事项。其主题应从“事项”这一内容上去概括。

如果仅从基本观点的因素上去界定主题，就不能涵盖所有的机关、企事业单位应用文。而要涵盖所有机关、企事业单位应用文的主题，就要从基本观点和基本内容两方面去考虑。否则，有些机关、企事业单位应用文便无主题可言。

明确对机关、企事业单位应用文主题因素的认识，对掌握机关、企事业单位应用文主题的作用、要求及如何确立机关、企事业单位应用文主题是很重要的。

2.机关、企事业单位应用文主题的作用

与各类文章一样，主题在机关、企事业单位应用文中起着相当重要的作用，这就是通常所说的它是文章的“灵魂”、“统帅”、“纲”。

主题是机关、企事业单位应用文的“灵魂”。

灵魂即思想。人有思想，才有可能成为健全的人。如果没有思想，那他就只是具行尸走肉，只是个躯壳。机关、企事业单位应用文亦如此，有了主题，才有可能成为一篇好文章。否则，它就是一堆杂乱材料的罗列、堆砌，就谈不上有生命力。

主题又是机关、企事业单位应用文的“统帅”。

千军万马如何调遣，要看统帅。机关、企事业单位应用文材料如何选择，结构如何安排，语言如何遣用，标题如何拟定，也要听从统帅——主题的“调遣”，要从表现主题的需要出发，加以确定。例如，江泽民同志在中国共产党某次全国代表大会上的报告的主题是：全面建设小康社会，开创中国特色社会主义事业的新局面。这一主题，就是报告的统帅，全文10个部分内容论述的展开均在这一主题的统领之下。

主题也是机关、企事业单位应用文的“纲”。

汉代班固《白虎通·三纲六纪》云：“若罗网之有纪纲而万目张也。”同代人郑玄《诗谱序》亦云：“举一纲而万目张”。纲，是网上的总绳；目，是网上的眼。提起总绳来，一个个网眼就都张开了。在机关、企事业单位应用文的诸要素中，主题是关键，是带动目的纲。

3.对机关、企事业单位应用文主题的要求

既然主题起着“灵魂”、“统帅”、“纲”的作用，那么，如何使机关、企事业单位应用文的主题真正发挥好这样的作用呢？其主要看主题是否正确、鲜明、深刻和集中。

（1）主题要正确。

正确是对主题的基本要求，是使机关、企事业单位应用文发挥应有作用的关键所在。主题正确的标准是准确地反映客观实际，符合事物发展的客观规律，符合党和国家的政策法律。无论是何种文章，何种文件，如果思想内容不符合客观实际，违背事物发展的客观规律，那么，它的主题就不可能正确。当然，主题是否正确不能脱离一定的历史条件。在当代乃至一个相当长的历史时期，要使机关、企事业单位应用文主题正确，就必须坚持四项基本原则，坚持党的社会主义初级阶段基本路线，在马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想的指导下，从客观实际中引出正确的结论。

（2）主题要鲜明。

机关、企事业单位应用文实用性强，它要求主题必须鲜明。无论主题是基本观点、基本主张，还是主要内容，都必须清楚明白地显现出来，决不能含糊其辞、模棱两可。它与文学作品主题“贵曲忌直”的要求是迥然不同的。机关、企事业单位应用文主题如果不鲜明，就会导致机关、企事业单位、执行者、承办人就很难领会、办理和执行某事。

（3）主题要深刻。

所谓深刻，就是思想有深度，有独到见解，能透过现象看本质，开掘并反映事物的本质意义。夏衍曾阐述过这样一个观点：“建国后前30年的最大失误是没有搞好计划生育。乍听会一愣，再一想，这观点确实深刻。人一下子多出来了好几亿，谁有本事可以‘纠正’呢？从此，世世代代，后人们就得永久地背起这多了的几亿人口的包袱——后果以至于无穷了。”作为实用性的机关、企事业单位应用文，尤其是那些理论性、教育性较强的文种，主题更应当深刻。这样才能发挥其应有的作用。主题深刻，往往取决于作者对事实材料的挖掘与认识。因此，我们要多观察，努力挖掘事实材料；多思考，不断加深对事实材料的认识，正确把握事物发展的规律。

（4）主题要集中。

主题集中是说主题要单一、明确，不枝不蔓。一篇机关、企事业单位应用文应只有一个主题，各个具体观点，各种事实材料，都要集中在一个主题上。毛泽东同志在延安干部会议上的报告《改造我们的学习》堪称典范。报告开头首先明确提出主题：“我主张将我们全党的学习方法和学习制度改造一下。”接着，用三个部分加以证明：第一部分，肯定我党建党20年来所取得的成绩，从正面阐明改造我们的学习方法和学习制度的原则及意义；第二部分，分析现状，指出党内还存在着“理论和实际分离”的极坏的主观主义学风，从反面论述必须改造我们的学习方法和学习制度；第三部分，将主观主义的态度与马克思列宁主义的态度进行对比，辨明是非，进一步阐明必须改造我们的学习方法和学习制度。最后，提出改造学习方法和学习制度的三点建议。通篇紧密围绕主题进行论证，中心集中，材料充分，论证严密，逻辑性强，具有无可辩驳的说服力。

机关、企事业单位应用文中的多数文种内容比较单一，这为主题集中从客观上提供了便利条件。但有的文种内容不够单一，几方面事情，几方面工作，几方面问题在一篇文章中同时反映出来。遇到这种情况，可以在更高层次上确立主题。这样，主题也会集中。例如，某县长办公会会议纪要既要反映农业方面的内容，又要反映工业方面的内容，并要对这两方面分别提出意见、要求。这样的会议纪要就要从更高层次上，也就是现时期全县工作的指导方针和主要任务这个层面上确立主题。否则，主题就不易集中。

4.机关、企事业单位应用文主题的表现

机关、企事业单位应用文主题的表现方法概而言之就是“直述不隐”，即用清楚明白的语言直截了当地表达出来。具体方法大致有以下几种：

第一，题目（标题）揭示主题。机关、企事业单位应用文中，很多文种的题目都直接揭示主题。例如某机关单位发出的一则通知。《关于上报××农垦机关、企事业单位最新通讯录的通知》就是题目直接揭示主题的。许多机关、企事业单位公文和日常事务文书往往采用这种方法。题目揭示主题是使主题鲜明、集中的一种行之有效的好方法。

第二，开头揭示主题。这也是一种常见的表现主题的方法。一些规约性的文种，如条例、规定、规则、办法等，一般都是以写作目的表现主题，而写作目的又往往在开头部分提出。因此，这样的文种一般都是在开头部分揭示主题。机关、企事业单位应用文中的一些文种，如决定、通告、通知、报告等，很多也以写作目的为主题，这样的应用文也是开头揭示主题。如《关于我市机关、企事业单位使用新用新版退休证有关问题的通知》就是在开头通过对写作目的的阐发而揭示主题的如下文所示：

关于我市机关、事业单位使用新版退休证及有关问题的通知

各区、县人力资源和社会保障局，市委、市政府各部、委、办、局人事（干部）处，市直属各事业单位人事处：

目前我市新版职工退休证已经印制完成，现就机关、事业单位使用新版退休证的有关问题通知如下：

一、各单位人事部门可根据需要到我局公务员工资福利处领取新版退休证。原版退休证于20××年3月31日以后停止使用。

二、新版退休证中的“发证单位”是指按管理权限批准工作人员退休的单位；“申报单位”是指退休人员退休前人事关系所在单位；“出生日期”要按年、月、日填写。

三、新版退休证第二页的照片上应加盖发证单位钢印。

四、对于在使用新版退休证时遇到的问题，请及时与我局公务员工资福利处、事业单位工资福利处联系。

特此通知。

×××人力资源和社会保障局公务员工资福利处

×××人力资源和社会保障局事业单位工资福利处

××××年三月二十二日

第三，题目和开头部分一同揭示主题。有很大一部分机关、企事业单位应用文除了题目揭示主题外，又在开头部分进一步显现主题。比如，上文所举的《关于上报宁夏农垦机关、企事业单位最新通讯录的通知》，除了题目揭示主题外，又在开头部分显现主题：《关于上报宁夏农垦机关、企事业单位最新通讯录的通知》题目与开头一同揭示主题，这种方法运用较多。

第四，结尾揭示主题。部分机关、企事业单位应用文采用这种方法。例如，批评性通报的主题常通过提出希望、要求的部分表现出来。而这部分内容均放在最后，这就是结尾揭示主题。

第五，通过各个小标题揭示主题。这种方法是把机关、企事业单位应用文的主题分布在文章的各个小标题中，用它们把整篇内容连结起来。这种形式更适合于篇幅较长的机关、企事业单位应用文。

5.机关、企事业单位应用文主题的确立

确立主题是动笔之前首先要解决的一个问题。主题确立的如何，关系到文章价值的大小。机关、企事业单位应用文主题的确立，应遵循以下几个原则：

（1）从社会生活和实践中确立主题。

毛泽东同志在《人的正确思想是从哪里来的？》一文中说：“人的正确思想，只能从社会实践中来，只能从社会的生产斗争、阶级斗争和科学实验这三项实践中来。”并说：“无数客观外界的现象通过人的眼、耳、鼻、舌、身这五个官能反映到自己的头脑中来，开始是感性认识。这种感性认识的材料积累多了，就会产生一个飞跃，变成了理性认识，这就是思想。”毛泽东同志的论述高度阐明了人的思想对社会生活和实践的依赖关系，说明了社会生活和实践是人的思想包括文章主题产生的源泉。任何脱离社会生活和实践，单凭主观臆想确立主题的方法、作风都是错误的。比如，写调查报告，首先要进行深入、细致的调查研究，只有在掌握了大量的、全面的事实材料，并对事实材料进行分析思考之后，才能确立和形成主题。反之，如果预先带着某个观点（主题）到现实中去找材料，取自己所需，不进行深入细致的调查，不掌握全面情况，这样的调查报告很可能片面，甚至会出现错误。因为这不是从客观实际出发，而是从主观臆想出发，颠倒了生活实践与思想（主题）的关系。

（2）根据党和国家的方针、政策确立主题。

机关、企事业单位应用文的内容要符合党和国家的方针、政策，并要为贯彻落实党和国家的方针、政策服务。因此，党和国家的方针、政策也是机关、企事业单位应用文确立主题的根据之一。机关、企事业单位应用文的主题应当是党和国家的方针、政策的体现，不得与党和国家的方针、政策相抵。

此外，机关、企事业单位应用文与其他类文章不同点之一是作者多数为机关、企事业单位，而不是个人（有些以个人名义发布的文件，也是代表某一机关、企事业单位）。这样的文件要反映机关、企事业单位的意志。因此，拟稿人在文件制作过程中，要了解、领会领导者意图，根据领导者的意见和指示精神确立主题。

机关、企事业单位应用文的材料

1.什么是机关、企事业单位应用文的材料

机关、企事业单位应用文的材料是作者为一定写作目的而搜集及写入文章之中的一系列事实依据和理论依据。

从材料的具体内容说，它既包括生活工作中客观存在的各种情况、生活现象等事实依据，也包括马克思主义理论，党和国家的方针、政策、文件精神，各种事理、言论、数字等理论依据。

从材料的使用范围说，它既包括写入文章之中的事实依据和理论依据，也包括虽已被搜集但未写入文章之中的事实和理论素材。

如果把主题比做人的灵魂，那么材料就是人的血肉。在机关、企事业单位应用文中，材料同样起着重要的作用。它既是主题确立的基础，又是主题得以存在的支柱。

2.机关、企事业单位应用文材料的搜集

大量地、详细地占有材料是搜集材料的基本原则。搜集材料要突出一个“多”字。只有多占有材料，才能为机关、企事业单位应用文写作提供坚实的基础。没有材料或材料不充足，再好的笔杆子也无计可施。

搜集材料不外乎两条途径：一条是直接从社会生活中搜集材料。社会生活是材料的源泉。只有社会生活才能为我们提供最丰富、最真实、最可靠、最现实、最具体的材料。要直接搜集占有材料，就必须深入实际，进行调查研究。我党历来重视调查研究，把它作为制定路线、方针、政策的基础性工作。在机关、企事业单位应用文大量文种中，不仅调查报告需要进行直接的调查，而且其他许多文种同样需要进行直接的调查。试问，当我们对下级机关、企事业单位布置工作，阐明工作活动的指导原则时，不进行调查研究，可以不了解下情行吗？当我们对重要事项或重大行动作出安排时，不进行调查研究，可以不掌握实际情况行吗？当我们向上级机关、企事业单位汇报工作，反映情况时，可以不了解和掌握本单位本部门的具体工作情况行吗？答案肯定是不行。即使是强制性的命令，也是在占有真实确凿的材料的基础上，针对实际情形而发布的。直接从社会生活中搜集材料是机关、企事业单位应用文搜集材料的根本途径。无论是观察、体验，还是个别造访、现场察问、开座谈会，还是问卷调查，都是直接搜集材料可采用的有效的调查方式。第二条途径是间接地搜集材料。直接地搜集材料固然重要，但由于各种条件的限制，我们不可能时时、处处、事事都亲自去搜集直接的材料。因此还要间接地去搜集材料。这就是通过书籍、报刊、文件、各类资料及各种新闻媒体等去搜集材料。这样的材料对我们而言是间接的，而对他人却是直接的，这并不违背马克思主义的实践第一的原理。

无论是通过直接还是间接的途径，搜集的材料主要有以下七个方面：

第一，马列主义、毛泽东思想、邓小平理论的基本原理和“三个代表”重要思想；

第二，党和国家的方针、政策及有关文件；

第三，上级机关、企事业单位所下达的计划、指标、任务、指示及具体要求和措施；

第四，有关部门和行业的情况、信息；

第五，本单位、本部门、本系统及下属单位所拟定的各种文件、材料；

第六，本单位、本部门、本系统的新情况、新信息及出现的新问题；

第七，各新闻媒体或部门报道、提供的有关情况、信息。

以上这些方面，涵盖了上下、左右、前后、正反、点面等各方面、各环节的信息，为我们搞好机关、企事业单位应用文写作提供了丰富的资料。

3.机关、企事业单位应用文材料的选择

当我们搜集占有了大量的材料之后，还有一个选择的问题。材料的选择贵在一个“严”字。如果说，搜集材料以“多”为佳，那么，选择材料则应以“严”为上。具体说，选择材料应遵循这样四条原则。

（1）根据主题需要选择材料。

主题是灵魂，是统帅。材料的选择应根据主题的需要进行，为表现主题服务。与主题有关的，能有力地表现、说明、突出主题的，选用；与主题无关或关系不密切的，舍弃。如果将与主题无关或关系不大的材料选进文章中，那么，不仅会使文章臃肿，材料累赘，而且会冲淡主题。

（2）选择典型的材料。

所谓典型材料，就是那些能够深刻反映事物本质，具有广泛的代表性和强大的说服力的材料。机关、企事业单位应用文的写作与其他文体的写作一样，在材料选择上也要以一当十，以少胜多，要善于根据主题的需要，选择最典型的材料。

（3）选择真实、准确的材料。

材料真实、准确是机关、企事业单位应用文的生命。材料只有真实、准确，受文者才能掌握真实、确切的情况和信息，机关、企事业单位应用文才能具有强大的说服力，才能发挥应有的作用。否则，就会贻误工作，甚至会给党和人民的事业造成重大损失。前些年，某些地区、某些单位出现的新的浮夸风，如根据“形势”的需要报假材料，根据上级的意图报假数字等等，都是违背真实、准确的原则的，都是与我们党的实事求是的思想路线背道而驰的。我们要从坚持党的思想路线的高度来认识选择真实、准确材料的意义，像古人说的那样，“不虚美，不隐恶”（《汉书·司马迁传》），“事信而不诞”（刘勰《文心雕龙·宗经第三》），确保材料的真实性、准确性。

（4）选择新颖的材料。

新颖的材料是指那些新鲜的、富有新意的材料。如新事实、新情况、新知识、新业绩、新成果、新政策、新观点、新提法、新精神、新经验、新途径、新办法、新举措及新问题等等。有些材料虽然是旧的，但没人用过，或虽有人用过，你若从不同的角度写出新的意义来，也算是新颖的材料。新颖的材料不但可以引起读者的注意和兴趣，而且还可以使文章有生气，增强文章的说服力。

材料的选择除遵循以上原则外，还要生动。生动可以使文章增强感染力，达到更好的表达效果。

4.机关、企事业单位应用文材料的使用

材料的搜集、选择等环节完成之后，还有一个使用的问题。使用材料应遵循以下两方面的原则：

（1）根据文种特点决定材料的先后顺序。

在机关、企事业单位应用文中，很多文种所运用的材料的先后顺序都带有一定的规律性。比如，机关、企事业单位公文中多数文种的主要内容都是由事由和具体事项两大部分组成。一般事由部分在前，具体事项部分在后。再比如，综合性的工作总结的主体部分一般由工作情况、经验、缺点及改进意见这几部分组成。材料应按照上述各部分的先后顺序排列。如果把这几部分材料的先后顺序打乱，那么，就会缺乏应有的逻辑联系，不符合总结的写作规律。

（2）根据表现主题的需要确定材料的详略程度。

机关、企事业单位应用文在材料安排上也不能平均使用笔墨。应有浓有淡，有轻有重，有详有略。一般说，重要的材料宜详，次要的材料宜略；点上的材料宜详，面上的材料宜略；具体的材料宜详，概括的材料宜略；典型的材料宜详，一般的材料宜略；新的材料宜详，旧的材料宜略；现实的材料宜详，历史的材料宜略。

机关、企事业单位应用文的结构

1.什么是机关、企事业单位应用文的结构

“结构”原是建筑学上的一个术语，它是指屋宇构造的式样、整体布局。后被借用过来，用以表现文章内容的组织形式和内部构造。由此可见，机关、企事业单位应用文的结构就是其内部的组织、构造。我们把主题比做人的灵魂，那么，结构就是人的骨骼。和人一样，结构在文章中起着“顶天立地”的作用。

2.机关、企事业单位应用文结构的常用形式

由于机关、企事业单位应用文与一般文章的内容有所不同，因此它的结构比较复杂，常用的表现形式主要有以下七种：

（1）分段式。

这与一般文章的结构形式相同，即一篇文章分为若干段落，有明显的开头、主体、结尾部分。这是机关、企事业单位应用文所采用的基本结构形式。

（2）篇段合一式。

这种形式是篇和段合为一体，即一篇文章只有一段。这种形式的机关、企事业单位应用文一般内容集中，篇幅简短。

（3）分列小标题式。

这种形式是把全篇分成若干部分，每部分前面列出小标题，以标明本部分的主要观点或内容。这种形式多见于内容较多，篇幅较长的机关、企事业单位应用文。

（4）分条列项式。

即一个具体事项列为一条，用数码标出，逐条排列。有时每条中又列出若干细目。规章制度类的机关、企事业单位应用文多采用这种形式。

（5）章断条连式。

全文分为若干章，每章下列若干条。条目编码不受章的限制，而是以文件为单位从头至尾连续编排。有些规章制度类的机关、企事业单位应用文采用这种形式。

（6）批转、转发、印发式。

这种形式是通过批转、转发、印发的方式把下级或上级、平级的有关文件转印给下级机关、企事业单位。这种形式主要由批语（或转发、印发语）和下级机关、企事业单位的文件（或被转发、印发的文件、材料）两大部分组成。这种形式主要用于批转、转发、印发性的通知及加有编者按语的通报、简报等。

（7）表格式。

这种形式是将各方面的内容（事项）用表格的形式逐项列出。其特点是文字简练，内容清晰、直观。有些计划、合同往往采用这种形式。

3.机关、企事业单位应用文基本结构及主要内容

上面谈的机关、企事业单位应用文结构的七种常用形式中，最基本的结构形式是分段式。这种形式的基本格局表现为开头、主体、结尾三个部分。

（1）开头。

开头是指文章最前面的一个部分。即文章内容的第一句话、第一自然段或第一结构段（可由几个自然段构成）。文章开头的写法很多，概括起来可分为两大类：一类是“开门见山”的提示；一类是“生动形象”的描述。作为实用性的机关、企事业单位应用文则采用“开门见山”的较平实的写法。譬如，同样是以反映向先进同志学习为内容的文章，文体不同，开头的写法就可能不同。

一般开头采用较艺术的写法揭示了崇高、忠诚、无私精神的力量，为下文叙写先进个人的事迹作了铺垫。作为通讯，这种开头的写法生动、新颖，较精彩。

另一种的开头则开门见山的写法：

例如：孔繁森同志是山东省进藏工作干部。他两次赴西藏工作，生前任中共西藏自治区阿里地委书记。1994年11月29日在赴新疆考察途中，因车祸不幸以身殉职。孔繁森同志事事以党和人民的利益为重，恪尽职守，勤政为民，政绩卓著，深受西藏各族人民的拥护和爱戴。他不愧是优秀的共产党员，新时期领导干部的楷模。中共中央组织部、中共中央宣传部决定，在全体共产党员和全体干部中广泛开展向孔繁森同志学习的活动。

这一开头，体现了机关应用文开头的特点——“开门见山”，直接阐明了向孔繁森同志学习的主题。

机关应用文开头部分的“开门见山”的写法主要有以下九种形式：

①原因式，即开头用情况或问题说明发文的原因。如劳动部《关于认真落实安全生产责任制的意见》的开头：

近几年来，在党中央、国务院的领导下，经过各地区、各有关部门的共同努力，我国安全生产工作取得了很大成绩，总的形式是好的。但是，今年以来重大、特大事故接连发生，给国家和人民生命财产造成巨大损失；影响经济发展和社会稳定。究其原因，一个突出的问题是安全生产责任制不落实，表现在一些单位措施不力、管理不严、规章制度不健全、违章现象严重、事故隐患得不到及时消除等。

这一开头，交代了“安全生产责任制不落实”这个造成接连发生重大、特大事故的根本原因，为下文提出改变这种状况，有效预防事故发生的意见，提供了依据。

②目的式，即开头交代发文的目的。一般用“为”、“为了”组成的介词结构作发端。如《北京市人民政府办公厅关于成立北京市迎接建国50周年重大工程建设领导小组的通知》的开头：

为加强领导和组织协调，集中力量、优质快速地建成一批能够增强首都城市功能，推进本市经济和社会发展，展示首都改革开放和现代化建设新成就的重大工程，以迎接建国50周年，市政府决定，成立北京市迎接建国50周年重大工程建设领导小组。

这一开头阐明了成立北京市迎接建国50周年重大工程建设领导小组的目的，使受文者了解了发文意图。

③根据式，即开头交代行文的根据。多以“根据”、“按照”、“遵照”、“依照”等词发语。用来作行文根据的，一般是党和国家的有关方针政策、法令法规、上级机关的文件精神或本单位本部门本系统的实际情况等。如《××市人事局××市财政局××市老干部局关于机关、事业单位离退休人员增加离退休费的通知》的开头：

根据国务院《关于机关、事业单位离退休人员增加离退休费的通知》的精神，结合我市实际情况，现就有关问题通知如下：

这一开头以国务院的通知精神为根据，使发文更具权威性。

④引文式，即开头引用有关文件或上级指示精神等，以点明主题。如《国务院办公厅关于处理某省违反国家规定收购春蚕问题的通报》的开头：

为解决浙江、江苏省今年蚕茧收购价格问题，防止“蚕茧大战”，国务院于五月五日召集两省的有关负责同志来京开了协调会议，五月二十三日国务院办公厅又发出通知，规定：“浙江省如果对茧农实行农工贸联营价外返利，在收购蚕茧时不得向农民宣布具体返利金额，也不得在蚕茧收购后即行返利，必须待年终蚕茧收购全部结束，经结算将具体返利金额和数量上报国家物价局和经贸部研究审定后执行。对于蚕茧等重要产品，绝不能各行其是，更不准采取先斩后奏的办法违反国家规定。”

这一开头就是引用国务院办公厅曾下发的通知的有关规定。有些发布、批转、转发、印发、批复性文件，把相关文件的题目引在开头。

⑤概述式，即开头对工作、情况、成绩、经验、问题等作概括性叙述和介绍。如《××县“共产党员风采”专题展览工作总结》的开头：

今年8月至10月，县委组织部与各工委、乡镇党委在县委党校联合举办了××县“共产党员风采”专题展览。这次展览有47个基层党委参加，制作展板97块。市委组织部、市委农工委组织处和参加全国十二县市党建联系会的领导及全县各基层党委、党支部的代表3000余人参观了展览。

这一开头，概括叙述了展览的组织者、参与者、展览规模、参观人数等基本情况，使读者对这篇总结的内容有个大致的了解，然后引导读者向下阅读具体内容。

⑥说理式，即在开头扼要地阐明道理或意义。这种开头多为下行文。如《中共中央国务院关于深化供销合作社改革的决定》的开头：

深化供销合作社改革，是发展社会主义市场经济的需要，是整个农村改革的重要方面，对于加强农业基础地位，建立和完善农业社会化服务体系，促进城乡经济发展，密切党和政府与农民群众的联系，巩固工农联盟，具有重要意义。

这一开头，通过说理阐明了深化供销合作社改革的重要性和重要意义，以引起受文者对决定内容的重视。

⑦提问式，即以提问的形式开头，以引出下文。如某省会新闻界负责人座谈会纪要《新形势下，新闻工作者面临什么？》的开头：

怎样使建设经济强省和加快改革开放步伐的宣传搞得更有生气，更加深入、扎实？怎样用生动活泼和喜闻乐见的形式，使广大干部群众受到鼓舞和启迪？在新的形式下，新闻工作者面临着什么？省新闻工作者协会和《采·写·编》杂志社共同召开新闻宣传座谈会。省会十几家新闻单位的负责人畅谈己见，深切感到：当前新闻工作者担负着光荣的使命、繁重的任务，面临着许多新的课题。

这一开头，就是采用提问的形式，引出文章的主要内容，既新颖、别致，又能引发思考，具有吸引力，使文章中心突出。

⑧结论式，即把对情况或问题的认识、评价、结论写在开头。由国家统计局、中国经济景气监测中心副主任潘建成博士作了题为《世界和中国经济形势分析》的报告。

我国实施的宏观调控措施已初见成效，经济生活中的一些方面发生了积极变化，总体形势逐渐向好的方向转化。

这一开头，写得简洁精粹，报告指出国内投资温和回升，但主要仍靠政府投资，关注民间的投资，因为民间投资才是内生动力，但这种内生动力增长将比较缓慢，目前仍处于企稳过程中。未来国内投资增长出现分化，制造业投资仍将处于下滑态势，而农业投资，IT业投资仍处于增长状态。通过结论的形式高度概括了出来，起到了“立片言以居要”的作用。

⑨综合式，即开头将几种形式综合使用。这种形式较常见。如北京市体改委、北京市经委《关于进一步加快本市国有小企业改革的若干意见》的开头：

国有小企业改革是经济体制改革的重要组成部分，是从整体上搞活国有企业的重要战略措施。为进一步推动本市国有小企业改革，根据党中央提出的国有企业改革要“搞好大的，放活小的”的方针，结合本市实际情况，提出以下意见：

这一开头，便综合运用了说理式、目的式、根据式这几种形式。

（2）主体。

主体是机关应用文的中间部分。无论是发布命令、作出决定、公布事项、通知事情，还是汇报情况、请求指示、商洽工作及拟定计划、总结经验，都主要在这一部分完成。因此，这部分要观点鲜明、材料充实、事实准确、结构严谨、层次清楚、文字简练。

主体部分安排层次的方式各式各样，因内容不同、文种不同而异。主要有以下四种：

①横式，这种结构方式是把全部材料分成若干方面，然后按照一定的逻辑顺序分别排列出来。其特点是各层次之间为并列关系。

·按观点分类

这种方式是从全部材料中提炼出若干个观点，把能说明同一观点的材料归在一个层次中，然后排列出来。

·按性质分类

这种方式是把材料按不同性质分为若干层次排列起来。经验性的总结和调查报告等往往采用这种方式对经验进行逐条介绍。如××县委党校的经验性总结《我们是如何用马克思主义的哲学思想指导新时期党校工作的》的主体分为三部分：一是根据内因是事物发展、变化的根据观点，加强自身建设，不断提高教职工队伍的整体素质；二是运用人民群众创造历史的观点，坚持党的群众路线，充分发挥广大教职工的积极性；三是运用主观与客观的辩证关系原理，既尊重事物发展规律，又充分发挥人的主观能动性，努力开创党校工作新局面。这三个部分就是按内容的性质分类，从不同角度阐明中心的。

·按工作内容分类

这种方式是把各方面的工作排列起来，一个方面为一个层次。政府工作报告等往往采用这种方式逐层报告农业、工业、商业、教育等方面的工作情况。

·按事项分类

这种方式是把文章内容的各种事项逐条列出。一些决定、通告及规章制度等常采用这种方式。

·按问题分类

这种方式是将同一性质的材料按问题归纳为若干方面，把同属于一个方面的问题的材料放在一起，作为一个层次，然后分别列出。如河北供销社简报《供销社经营农副产品有“五难”》就是按问题分类的。简报把严重影响供销社农村商品流通主渠道作用发挥的问题归纳为“五难”：一是赋税沉重，经营难；二是设施不足，储存难；三是关卡重重，运输难；四是条件不平等，竞争难；五是“三乱”严重，生存难。每一“难”为一个层次。

②纵式，这种结构方式是按时间的先后顺序，按事物的发展阶段安排层次。部分调查报告、总结、简报有时采用这种方式。如会议简报《市政协五届五次会议隆重开幕》（郑怀义等编：《机关应用文写作》，171页）的主体部分的层次安排就是纵式结构。首先，交代会议主持人和××向大会宣读增补委员名单的情况；其次，写大会通过会议议程、日程等情况；再次，介绍×××副主席作会议报告的情况；最后，写×××副主席讲话的内容。这几层就是按照会议开幕的时间顺序安排的。

③纵横式，这种形式是把纵式和横式结合起来安排层次。一般是先纵后横，即在以纵式安排大层次的同时，各个小层次或部分小层次采用横式。

④递进式，这种方式是按逐层深入的方式安排层次，一层递进一层。它反映了人们认识事物的思维进程。或由主到次，或由简到繁，或由浅到深，或由易到难……《关于国务院机构改革和职能转变方案的说明》的主体部分就是按逐层深入的方式安排层次的：第一，改革的必要性和紧迫性；第二，改革的目标和原则；第三，国务院组成部门的改革；第四，关于组织实施。再如，国务院办公厅转发的国家税务总局《关于深化税收征管改革的方案》的主体部分也是按逐层深入的方式安排层次的：第一，深化税收征管改革的任务和原则；第二，征管改革的主要内容；第三，配套措施；第四，实施步骤。

（3）结尾。

结尾是行文的收束，内容的总结。它是文章结构的重要内容之一。结尾写得好，会给人以鼓舞，有助于主题的深化。机关、企事业单位应用文的结尾主要有以下五种方式：

①号召式，这种结尾是向有关方面发出号召，完成文中所提出的任务和要求。

②部署式，这种结尾方式用于下行文，是在结尾处对如何贯彻执行文件精神提出要求，作出部署。

③总结式，这种结尾是对文章的内容或主题进行归纳和概括，作出结论，使读者进一步加深对文章的印象。

这五种结尾，对该调查报告的主要内容，即成功经验进行了高度概括和总结。

④惯用语式，机关、企事业单位应用文在长期使用过程中，形成了具有明确意义，形式较固定的习惯结尾用语。使用这些习惯用语可以收到简洁、庄重、鲜明、准确的效果。下行文的结尾惯用语有“请遵照执行”、“请参照执行”、“请研究执行”、“特此通知”、“特此通告”、“此复”等。上行文的结尾惯用语有“请批复”、“请核示”、“请审批”、“以上意见如无不妥，请批转有关单位执行”、“以上报告如有不当，请指正”等。平行文的结尾惯用语有“请予审议”、“请审议决定”、“盼予函复”、“此复”、“特此函告”、“为盼”、“为荷”等。

⑤自然式，这种结尾是随着正文主体部分的结束而自然收尾，意尽言止，不另设结尾段落。许多机关、企事业单位应用文，尤其是一些规章制度类应用文常采用这种方式。

机关、企事业单位应用文的语言

语言是人类交际的重要工具。机关、企事业单位应用文写作实质上就是运用语言来从事处理公务的一种活动。我们把主题比做人的灵魂，材料比做人的血肉，结构比做人的骨骼，那么语言则是人的细胞。无论主题多么鲜明，材料怎样充实，结构如何严谨，如果没有与之相适应的语言去加以表现，那么，这样的应用文就很难达到写作目的，收到较好的效果。

1.机关、企事业单位应用文语言的要求

（1）准确。

各类各级机关、企事业单位的应用文都要求语言准确。否则，就会影响其作用的发挥，就会贻误工作，甚至造成严重损失。

①用词要准确，词是语言中最小的、可以自由运用的单位。每个词有每个词的意义，不可随意用其他词代替。机关、企事业单位应用文在选用词语时，必须注意各个词意义之间的差别，做到选词准确、精当。反之，会造成与想表达的语意相悖的现象。

②造句要合乎语法、逻辑、事理，与一般文章一样，机关、企事业单位应用文要准确地表达其思想内容，造句就必须合乎语法、逻辑和事理。一句话，如果词语搭配不当，结构混乱，成分残缺，或概念不准确，判断不恰当，推理荒谬，或不符合事理，不符合实际情况，就会语句不通，语意不明，或产生严重错误。

③标点符号使用要准确，标点符号是书面语言不可缺少的一部分。它可以使书面语言的意义更加鲜明、准确。同是一句话，标点符号不同，表达的意义就不同。有这样一个故事，某县有家商行与某市一家皮货公司签订合同时，因误用一个标点符号，竟然给一笔生意造成10多万元的经济损失。在这桩买卖中，该县这家商行作为买方，对羊皮质量的要求是：每张大小4平方尺以上，无剪刀斑痕。然而，在购销合同上却写成“每张羊皮4平方尺以上、有剪刀斑痕的不要。”这里将句中的标点误写成顿号，使这句话的意思与想表达的意思背道而驰。结果，卖方利用合同上这一标点的误用，卖给买方的都是4平方尺以下的羊皮，优劣差价10余万元。由此可见，标点符号对语意的表达和公务的处理起着十分重要的作用。

（2）简练。

各类文章都要求简洁精练。机关、企事业单位应用文的实用性特点决定了它的语言更应简洁精练。要力求用最经济的语言文字，表达最丰富的内容。梁代刘勰的“意少一字则义阙，句长一言则辞妨”（《文心雕龙·书记》）、唐代刘知几的“文约而意丰”（《史通》）、南宋姜夔的“句中无余字，篇外无长语”（《白石道人诗说》）、清代李渔的“意则期多，字则唯少”（《笠翁一家言》），说的都是这个意思。

毛泽东同志从党的建设的高度，深刻阐述了文章要简洁精粹的问题。1942年2月，毛泽东同志在延安干部会上所作的题为《反对党八股》的讲演中，曾尖锐地批评篇幅冗长而内容空洞的文章为“懒婆娘的裹脚，又长又臭”，要“赶快扔到垃圾桶里去”。强调“应该研究一下文章怎样写得短些，写得精粹些。”他十分感慨地称赞斯大林：“苏联进行那么大的反侵略战争，斯大林在七月三日发表了一篇演说，还只有我们《解放日报》一篇社论那样长。”此后，在《党委会的工作方法》中，他还强调：“讲话、演说、写文章和写决议案，都应当简明扼要。”作为文章巨擘，毛泽东的应用文章，包括他为我党起草的若干文件，语言简洁精练而内容丰富，寓意深刻，堪称典范。

要使文章语言简练，方法很多。这里略提六点。

①意尽言止，这里所说的意思既包括文章主旨，也包括文中的各层意思。文章要为表现主旨而选择使用语言，那些与主旨无关的话不得写入文章之中。文中的每层意思表达完了，语言便止，不可赘述。

②革除套话，所谓套话，指的是那些人人可说，篇篇可用，但与本文内容关系不大的语言。在有些机关、企事业单位应用文中，这样的套话太多。诸如泛滥成灾的“在……下”，层出不穷的“亲自”，言过其实的“百忙”，等等。既然这样的套话与文章关系不大，就应坚决革除掉，不能满足于照抄、照套。

③善于概括，老舍曾说过一句精辟的话：“简练需要概括”。这话更适用于机关、企事业单位应用文。《国家行政机关公文处理办法》第二条对行政机关公文定义的表述可谓机关应用文运用概括性语言的典范：

行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

这一定义仅几十字，既讲了内容，又讲了形式，从性质、特点、作用上对行政机关公文作了高度概括。

机关、企事业单位应用文写作，要学会使用概括性的语言。在运用材料时，应注意以下原则：在运用整体材料和局部材料时，对整体材料要概括；在运用一般材料和特殊材料时，对一般材料要概括；在运用面上材料和点上材料时，对面上材料要概括；在运用反映全过程的材料和重点阶段的材料时，对反映全过程的材料要概括；在运用一般矛盾材料和主要矛盾材料时，对一般矛盾材料要概括。否则，就很难做到语言简练。

④适当选用一些特殊词语：

·选用专用词语

机关、企事业单位应用文有着悠久的历史，加之它庄重、严肃的文体风格，因而在长期的实际运用过程中，自然形成了一套比较常用的言简意赅、表现力强的专用词语。如“拟于”、“业已”、“收悉”、“鉴于”、“兹有”、“呈报”、“为荷”、“为要”、“为盼”、“当否”、“可否”、“请予”、“此复”、“特此”，等等，可根据需要，适当选用。

·选用缩略语

人们在运用语言时，常把一些词组或名称简化，形成约定俗成的缩略语。如“四化”、“四项基本原则”、“两个文明建设”、“调研”、“离退休”、“出入境”以及“人大”、“政协”、“纪委”、“民盟”、“民进”等，适当运用这些词语，也可使语言简练。但不可滥用。

⑤运用图表、公式，运用图表、公式的形式表达内容，也是使语言简练的方法之一。如调查报告、总结、计划、简报等文种有时采用图表形式。运用公式形式表达内容，在许多文种的行文中也是常见的。

⑥节约用字，删繁就简，应用文写作要坚持节约用字的原则，能用一句话说明问题，不用两句话。写成之后，就要修改压缩，删繁就简。把那些与文章思想内容无关的赘余文字统统去掉，那些不必要的重复、解释性词语也应删除。

总之，文章应当力求简练。但不能为“简”而简，应以能够表达完全的语意为标准。“当无者尽无，当有者尽有”（刘熙载《艺概·文概》）。做到简而不陋，繁而不芜。

（3）风格得体。

语体风格也是机关、企事业单位应用文语言运用的一个重要方面。所谓语体风格，指的是语言的格调、特点。文种不同，对语言风格的要求就不同。这是由各种文种的作用、特点及作者和受文对象的地位所决定的。例如，命令是一种带有强制性，具有最高权威的指挥性公文。它的语言要求严肃、庄重、坚定有力。请示是向上级机关、企事业单位请求指示或批准的呈请性公文，应将呈请的原因讲清楚。这样就要运用陈述性语言。态度要谦和恳切。函是在不相隶属机关、企事业单位之间行文。用语也要谦和，要讲究分寸，讲究礼节，必要时，要用一些尊称或致意性的词语。

2.机关、企事业单位应用文的专用词语

在长期的写作实践中，机关、企事业单位应用文形成了一系列词义精确特定，用途稳定专门，出现频率较高的专用词语。这些专用词语给机关、企事业单位应用文的写作与阅读带来了便利，对提高机关、企事业单位应用文的质量和效用起到了重要的作用。下面根据具体用途介绍常用的十三种词语：

（1）称谓词语。

表示称谓关系的词语。一般性称谓用语主要有：本（厅）、我（厅）、该（厅）、你（厅）、我（单位）、你（单位）等；表示尊重和礼貌的多用于下对上或不相隶属机关、企事业单位之间，有：贵（厅）、贵（单位）等；用于称呼外籍人士或中国大陆以外的有关人士有：陛下、殿下、阁下、先生、小姐、夫人等，其中某些词语在涉外文件中亦称与大陆有关方面的工作人员。

（2）表敬词语。

对行文对象或对方表示敬重的词语，有：请、敬请、呈、呈请、承、承蒙、多蒙、荷、是荷、为荷、感荷等。

（3）领叙词语。

引导文件直接叙述根据、事实或主张的词语，有：据、根据、依照、遵照、按照、悉、收悉、已悉、欣悉、为、为了等。

（4）追叙词语。

引出被迫叙事实时所使用的词语，有：经、业经、并经、即经等。

（5）承转词语。

承接上文转入下文的关联词语，有：为此、据此、综上所述、总之、有鉴于此、由此可见等。

（6）祈请词语。

向受文者表示请求或希望的敬辞，有：请、敬请、恳请、希、希望、敬希、望等。

（7）商洽词语。

接洽商谈时所使用的带探询语气的词语，有：妥否、当否、可否、能否、有何意见等。

（8）见解词语。

用于表示对事物的认识、态度的词语，有：应、确应、应予、应将、均应、本应、准予、不予、拟于、同意、拟同意、不拟同意、认为、可行、宜等。

（9）时态词语。

表示时间状态的词语，有：兹、现、嗣后、将要、即、即将、届时、届此、值此、如期、亟待、已等。

（10）报送词语。

上报文件、物件时所运用的词语，有：呈请、呈报、呈送、报送、报请、申报、报批、送达、呈上、附上等。

（11）颁行词语。

表达文件颁发、执行方式、过程或要求的词语，有：颁布、颁发、颁行、发布、公布、批转、转发、施行、遵照执行、研究执行、参照执行等。

（12）核查词语。

表达审核、督查的方式、过程或结果的词语，有：审核、审定、审议、核定、核准、查对、查收、备查、追查、查询等。

（13）结尾词语。

置于文件正文之后表示正文结束的词语。

下行文有：此令、特此公告、特此通告、特此通知、特此通报、此复、特此批复、请贯彻执行、请参照执行等。

上行文有：特此请示、请批复、请予审核、特此报告等。

平行文有：特此函告、特此函达、盼复、望函复、请即复函、请大力协助为荷、特此复函、特此回复等。

3.修辞格的运用

修辞格又称修辞方式、修辞手法。它与选择词语、调整句式一起构成现代修辞的主要内容和手段。使用修辞格能增强语言的生动性、形象性，唤起读者的兴趣，提高语言的表现技巧和艺术水平，达到更好的语言表达效果。机关、企事业单位应用文运用修辞格以实用为目的，是通过修辞格这种富于变化和生动活泼的语言技巧，使文章内容庄重而不刻板、平实而不枯燥、简洁而不粗陋，更好地实现机关、企事业单位应用文表达的准确性、鲜明性、生动性的要求。修辞格中的比喻、排比、对偶、借代、引用、设问、反问、层递、对比、回文、顶真、反复、比拟、反语等，在机关、企事业单位应用文中都用得上，但主要运用于讲话稿等部分文种，行政机关、企事业单位公文中的各种文种用得很少。下面对机关、企事业单位应用文所运用的这些修辞格作简要介绍：

（1）比喻。

在表现事物和说明道理时，用其有相似点的他种事物或道理来打比方，这种修辞方式叫“比喻”。它可以用具体、熟悉而形象的事物或情景来比另一种抽象、陌生、深奥的事物或情景，能给人以深刻的印象，加深人们对要表达的意思的认识和理解。例如：

人民教师是培养革命后代的园丁。他们的创造性劳动，应当受到党和人民的尊重。

（邓小平《在全国科学大会开幕式上的讲话》）

这一论述采用比喻的方式，把人民教师比做“园丁”，用词形象、贴切。

（2）排比。

把内容相关、结构相同或相似、语气一致的三个或三个以上的词、词组或句子排列在一起，这种修辞方式叫“排比”。运用排比，可以使语句条理清晰，节奏明快，增强语言气势。例如：

为表彰毛任重同志的英雄事迹，公安部决定授予他“边防勇士”荣誉称号。全体公安干警和武警官兵都要学习他忠于党、忠于祖国、忠于人民的坚定立场；学习他临危不惧，机智勇敢，生死关头挺身而出的英雄气概；学习他拒腐蚀、永不沾，廉洁奉公的精神；学习他忠于职守，刻苦训练，热爱边防事业的革命精神。

（公安部《关于授予毛任重同志“边防勇士”荣誉称号的命令》）

这段话中的四个排比句式整齐、匀称，节奏感较强，较全面地概括了向毛任重同志学习的重要内容。

（3）对偶。

对偶亦称“对仗”，俗称“对子”。它是把字数相等、结构相同或相似的两个语句排列起来，表达相同（相关）或相反的意思的修辞方式。它可以借助整齐对称的形式和协调匀称的音节把意思表达得更加鲜明有力。例如：

墙上芦苇，头重脚轻根底浅；

山间竹笋，嘴尖皮厚腹中空。

（毛泽东《改造我们的学习》）

毛泽东同志引用这一对偶句，生动、形象地描画了理论脱离实际的主观主义者的形象。

（4）借代。

借代也称“换名”。它是不直接说出人或事物的本名，而是借用与之密切相关的另一个名称来代替的修辞方式。运用借代，能更加新颖、通俗、具体、生动、形象。例如：

解决人民内部矛盾，不能用咒骂，也不能用拳头，更不能用刀枪，只能用讨论的方法，说理的方法，批评和自我批评的方法，一句话，只能用民主的方法，让群众讲话的方法。

（毛泽东《在扩大的中央工作会议上的讲话》）

这段话巧妙、恰当地运用了借代的修辞方式，以“拳头”、“刀枪”借代武力，使语言更富表现力。

（5）引用。

通过援引现成语言材料来提高语言表达效果，这种修辞方式叫“引用”。引用分明引、暗引两种。引用可以使观点更为突出，更具说服力和权威性。

明引，也称正引，其标志是用引号将被引材料引出，机关、企事业单位公文还应明确地指出其出处。例如：

在党的纲领中明确提出社会主义初级阶段的科学概念，这在马克思主义历史上是第一次。邓小平在谈到建设初级阶段的社会主义时特别强调：“我们现在所干的事业，是一项新事业。马克思没有讲过，我们的前人没有做过，其他社会主义国家也没有干过，所以，没有现成的经验可学。我们只能在干中学，在实践中摸索。”这就是说，在中国，真要建设社会主义，那就只能一切从社会主义初级阶段的实际出发，而不能从主观愿望出发，不能从这样那样的外国模式出发，不能从对马克思主义著作中个别论断的教条式理解和附加到马克思名下的某些错误论点出发。

（江泽民《高举邓小平理论伟大旗帜，把建设有中国特色社会主义事业全面推向二十一世纪》）

暗引，也称意引。即援引主要意思。例如：

毛泽东同志屡次指示我们，在一切工作中要采取群众路线。

（刘少奇《论党》）

（6）设问。

采用自问自答的形式来阐明观点，这种修辞方式是“设问”。它可以起到强调重点，引人注意的作用。例如：

什么叫解放思想？我们讲解放思想，是指在马克思主义指导下打破习惯势力和主观偏见的束缚，研究新情况，解决新问题。

（邓小平《坚持党的路线，改进工作方法》）

这一设问，使解放思想的观点更为突出。

（7）反问。

反问也叫反诘。是用疑问的形式来表示确定的意思的修辞方式。它只问不答，寓答案于问句中。它可以加强语言气势，使之更强烈，更具启发性。例如：

如果一篇文章，一个演说，颠来倒去，总是那几个名词，一套“学生腔”，没有一点生动活泼的语言，这岂不是语言无味，面目可憎，像个瘪三么？

（毛泽东《反对党八股》）

这段话通过反问的形式，把语意表现得更鲜明，更强烈。

（8）层递。

按照事物的逻辑关系，连用三个或三个以上结构相似，内容递升或递降的语句，表达层层递进的意思，这种修辞方式叫“层递”。它可以使内容步步深入，意思层层推进，增强语言的说服力和感染力。例如：

这种作风，拿了律己，则害了自己；拿了教人，则害了别人；拿了指导革命，则害了革命。

（毛泽东《改革我们的学习》）

这段论述，按照层层递进的方式，说明主观主义学风对自己、对别人、对革命都是有害的。范围逐层扩大，语意逐层加重，说服力很强。

（9）对比。

将两种事物或同一事物的两个不同方面进行比较，这种修辞方式叫“对比”。它可以使语言色彩更加鲜明、突出，便于鉴别事物，认识事物的本质特征。例如：

列宁多次强调指出：工人一分钟也不会忘记自己需要知识的力量。没有知识，工人就无法自卫；有了知识，工人就有了力量。这个真理在今天更加显出它的重要性。

（邓小平《在全国教育工作会议上的讲话》）

这段话援引列宁的观点，采用对比的方式，阐明了知识的重要性，深刻、有力。

（10）回文。

用前一句的结尾做后一句的开头，又用后一句的结尾做前一句的开头，这种利用词语的循环往复来表现两事物的相互关系的修辞方式叫“回文”，也叫“回环”。它可以表现事物间的有机联系，阐明事物间的辩证关系。例如：

人民需要艺术，艺术更需要人民。

（邓小平《在中国文学艺术工作者第四次代表大会上的祝辞》）

这一论述采用回文的方式，深刻地阐明了艺术与人民之间的辩证关系。

（11）顶针。

顶针也叫“顶真”、“接字”。它是由前一语句的后面部分做后一语句的开头部分，前后语句蝉联的修辞方式。它不仅可以使语句递接紧凑，文气贯通，而且可以把事物间的关系揭示得更加清楚、明白。例如：

要改变文艺界的作风，首先要改变干部的作风；改变干部的作风首先要改变领导干部的作风；改变领导干部的作风首先从我们几个人改起。

（周恩来《在文艺工作座谈会和故事片创作会议上的讲话》）

这一论述采用顶针的方式，阐明了在“改变文艺界的作风”中，改变一般干部的作风与改变领导干部的作风、改变领导干部的作风与改变主要领导干部作风之间的相互关系。语言逐层深入，说理性强。

（12）反复。

同一词语或句子重复出现，这种修辞方式叫“反复”。它能起到突出重点，抒发感情的作用，使各层语意更加鲜明。例如：

实事求是是马克思列宁主义的精髓，是毛泽东思想的精髓，也是邓小平理论的精髓。

（江泽民《高举邓小平理论伟大旗帜，把建设有中国特色的社会主义事业全面推向二十一世纪》）

这一论述采用反复的修辞方式，有力地突出了“实事求是”在马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论中的重要地位。

（13）比拟。

比拟分为拟人和拟物两种。把物当做人来写是拟人；把人当做物，或把此物当做彼物来写是拟物。这种修辞方式可以增强形象性和语言感染力。例如：

尤其是县政府豢养的警察、警备队、差役这班恶狗，他们怕下乡，下乡也不敢再敲诈。他们看见农民的梭镖就发抖。

（毛泽东《湖南农民运动考察报告》）

“豢养”本指对动物的喂养，这里用在警察、警备队、差役这班“恶狗”身上，表现了作者的憎恶之情。

（14）反语。

故意用反面的语言表示正面的意思，或用正面的语言表示反面的意思的修辞方式是“反语”，即说反话。反语有无讽刺性反语和讽刺性反语两种。无讽刺性反语可产生幽默、含蓄的修辞效果；讽刺性反语可达到辛辣讽刺和强烈否定的修辞效果。例如：

党八股也就是一种洋八股。这洋八股，鲁迅早就反对过的。我们为什么又叫它做党八股呢？这是因为它除了洋气之外，还有一点土气。也算一个创作吧！谁说我们的人一点创作也没有呢？这就是一个！（大笑）

（毛泽东《反对党八股》）

这段论述，语调诙谐，通过善意的讽刺，批评了党八股的不良文风。

运用修辞格是增强机关、企事业单位应用文表达效果的有效途径之一，但运用要审慎。具体使用哪种，要根据文种、内容、语言风格和实际需要而定。运用中要灵活、自如、贴切，不能因使用修辞格而有碍内容的表达。

机关、企事业单位应用文的表达方式

机关、企事业单位应用文的表达方式是指作者在写作过程中，把材料（事实、理论）传达给读者的方法和手段。与一般文章一样，机关、企事业单位应用文的表达方式有叙述、议论、说明、描写、抒情五种。具体运用哪种方式，是由文种特点、文章内容决定的，但主要采用叙述、议论、说明三种方式，个别文种有时也用到描写和抒情。

1.叙述

叙述就是把人物的经历、情况，事物的状况，事件的发展变化过程表述出来。这种方式在机关、企事业单位应用文中运用相当广泛，是机关、企事业单位应用文基本的表达方式之一。

（1）叙述在机关、企事业单位应用文中的作用。

①介绍事件的发生发展过程及有关情况，由于行文目的和内容表达的需要，机关应用文中有些文种需要介绍事件发生发展过程及结局，交代事件的有关情况，这就需要进行叙述。例如：

5月28日16时05分，由济南开往佳木斯的193次旅客快车，行驶至沈山线锦州铁路局管内的兴隆店车站（距沈阳43公里）时，发生颠覆重大事故，造成3名旅客死亡，143名旅客和4名列车乘务人员受伤，报废机车1台、客车4辆、守车1辆，损坏机车1台、客车5辆、货车1辆和部分线路、道岔等设备，沈山下行正线中断运输近20小时，直接经济损失达170余万元。

（《铁道局关于193次旅客快车发生重大颠覆事故的报告》）

这段叙述，介绍了193次旅客快车发生重大颠覆事故的时间、地点、过程及所造成的后果。

②介绍人物的经历、事迹，机关、企事业单位应用文中有些文种需要介绍人物的身世、地位、经历、事迹等情况，这就需要进行叙述。例如：

我国伟大的革命作家沈雁冰（茅盾）同志，青年时代就接受马克思主义，1921年就在上海先后参加共产主义小组和中国共产党，是党的最早的一批党员之一。1928年以后，他同党虽然失去了组织上的关系，仍然一直在党的领导下从事革命的文化工作，为中国人民的解放和社会主义建设事业奋斗一生，在中国现代文学运动中作出了卓越贡献。

（《中共中央关于恢复沈雁冰同志党籍的决定》）

这段文字，采用叙述的方式介绍了沈雁冰同志的有关经历和主要业绩。

③为议论说理提供论据，机关、企事业单位应用文中有时为了阐明观点，需要用事实作论据，加以说明。这就要运用叙述的方式。例如：

他们帮山河村出资出力修桥扩路、建校舍、通广播，更重要的是为山河村搞规划、出苗子，建杜仲基地、药材基地。他们出技术员和部分资金，为山河村修3500米环山渠，解决1000多亩“望天收”的问题。

（《桃源县明月村帮带山河村脱贫的调查》）

“帮当前与帮长远相结合，以帮长远为主”是湖南省桃源县明月村帮带山河村脱贫的具体做法之一。这段叙述文字为说明这一做法提供了事实依据。

（2）机关、企事业单位应用文使用叙述的特点。

①多用概括叙述，叙述有具体叙述和概括叙述之分。具体叙述是具体、细致、详尽地记述人物或事件。概括叙述则是概括、粗略、简要地进行叙述。多数情况下，机关、企事业单位应用文运用概括叙述。

②以顺叙为主，叙述的类型很多，有顺叙、倒叙、平叙、插叙等等。机关、企事业单位应用文多采用顺叙，即按照事件发生、发展、结局的自然顺序（时间顺序）进行叙述。它与事件的发展过程相一致，脉络清楚，层次分明。但有些文种有时也采用倒叙。倒叙就是把事件的结局或事件发展变化的某一阶段提到前面先行叙述，然后再按事件发生、发展的自然顺序叙述事件的全过程。它的好处在于突出重点，吸引读者。

（3）机关、企事业单位应用文叙述的要求。

①简洁明了，与文学作品不同，机关、企事业单位应用文中的各种文种都是直接为解决某一问题，达到某一目的而写作的。因此，叙述中语言要力求简洁明了。

②详略得当，机关、企事业单位应用文中的叙述，无论是介绍人物的经历、事迹，还是介绍事件的发展过程及有关情况，都是为表现主题或某一观点服务的。这就要根据需要进行叙述，详略要得当。“凫胫虽短，续之则忧；鹤胫虽长，断之则悲”（《庄子·外篇·骈拇》），需要详的地方要详，需要略的地方要略。详略要以述说清楚，能说明问题为标准。

③要素完备，叙述要做到清楚明白，还必须根据需要，把应当交代的叙述的六要素，即时间、地点、人物、事件、原因、结果适当地、灵活地交代清楚，给读者一个较全面的、清楚的了解。

④脉络清晰，脉络清晰就是条理、线索清楚。叙述的主要线索可以是时间的先后，也可以是空间的变换，还可以是作者对事物的认识过程。叙述中根据需要选用。

2.议论

议论是作者通过事实材料和逻辑推理来证明自己的观点的一种表达方式，就是讲道理，论事非。

议论也是机关、企事业单位应用文常用的表达方式之一，但对议论的要求与议论文不同。议论文使用议论的目的是为了证明论点，有一个较完整的用论据证明论点的论证过程。没有这一过程，就不能算是一篇好的议论文。机关、企事业单位应用文使用议论方式的目的主要是为了亮明观点，得出结论，一般不需要有完整的议论过程，而是用简短的语言进行表述，有的仅有一两句结论性的话（讲话稿等部分文种除外。有的讲话稿本身就是一篇规范的议论文）。机关、企事业单位应用文中使用议论主要有以下三种方式：

（1）运用简要的语句表明观点。

机关、企事业单位应用文在阐述主旨、意义、目的、特点，提出意见、办法、措施、要求，作出指示、结论时，无论是夹叙夹议、先叙后议、先议后叙，还是议论与说明等方式结合运用，都要通过议论的方式，运用简短的语句表明观点。例如：

反腐败斗争是加强党的建设和政权建设，密切党和政府与人民群众的联系，保持社会稳定，保证改革开放和经济建设顺利进行的一项重要工作。各级党委和政府必须遵循邓小平同志建设有中国特色社会主义的理论和党的十四大精神，在牢牢把握经济建设这个中心的同时，采取坚决有力的措施惩治腐败，加强党风廉政建设。反腐败斗争既是长期的、艰巨的任务，又具有现实的紧迫性；既要坚决地、持久地进行下去，又要重视抓阶段性成果，一步一步地把斗争引向深入。

（《中共中央国务院关于反腐败斗争近期抓好几项工作的决定》）

这段话通过议论的方式，阐述了反腐败斗争的意义、特点，提出了开展这项工作的意见、要求，语言简练，观点鲜明，突出体现了机关、企事业单位应用文中议论的特点。

（2）通过专门章节阐明观点。

机关、企事业单位应用文中部分文种需要通过较长篇幅，另辟章节阐明观点。这种议论形式说理性强，论证完整。江泽民同志在中国共产党第十六次全国代表大会上的报告的第二部分利用专门章节详细阐述“全面贯彻‘三个代表’重要思想”的内容，就属于这种方式。

（3）以通篇文章阐明观点。

有些机关、企事业单位应用文以通篇文章阐明观点。这个观点就是总论点（文中还会有分论点或各种具体观点）。这主要是在讲话稿等文种中使用。如邓小平同志的《精简机构是一场革命》一文就是通过全篇内容阐述一个中心观点的。

3.说明

说明是用简明的文字介绍、解说人物的经历、特点，事物的形状、特征、性质、功用，事件的成因、关系等的一种表达方式。它是机关、企事业单位应用文的基本表达方式之一。常用的说明方法，如定义、分类、比较、数字、图表、举例、引用等在机关、企事业单位应用文中都可以运用。说明在机关、企事业单位应用文中的作用主要有以下一些方面。

（1）阐明事物的本质。

用简明的语言，把事物的本质概括出来，使人们加深对事物的认识。譬如，毛泽东同志在《改造我们的学习》中对“实事求是”的阐释：

“实事”就是客观存在着的一切事物，“是”就是客观事物的内部联系，即规律性，“求”就是我们去研究。

这句话运用说明的方式，以简洁的语言，深刻阐明了“实事求是”的内涵。

（2）说明事物的类别。

用分类说明的方式，按照一定的标准把事物划分成若干类别，依次列出，使之眉目清楚。譬如《国家行政机关、企事业单位公文处理办法》按文种的用途把公文分为13种，然后分别对其用途进行具体说明。

（3）说明事物的范围。

从某个角度、某个方面把事物的范围交代清楚。例如：

国家发改委决定，自10月8日零时起将汽柴油出厂价格每吨上调350元，全国平均93号汽油和0号柴油每升分别提高0.28元和0.30元。

这一决定，十分清楚地规定了汽柴油价格的涨幅。

（4）说明事物的程度。

指事物发展变化所达到的程度，形成的状况。例如：

大力推动自主创新。中央财政用于科技的投入五年累计8729亿元，年均增长超过18%。全社会研究与试验发展经费支出占国内生产总值的比例由2007年的1.4%提高到2012年的1.97%，企业研发活动支出占比超过74%。出台深化科技体制改革加快国家创新体系建设的意见。深入实施国家技术创新工程和知识创新工程，扎实推进国家科技重大专项，新建一批国家工程中心、重点实验室和企业技术中心。加强基础研究和前沿探索，突破一批关键核心技术，填补了多项重大产品和装备的空白。

这段话说明了自主创新增加，科技水平提高的状况。

（5）介绍背景材料。

介绍与事物有关的背景材料，为文章阐明观点、意见、主张提供客观依据。例如：

红叶斋商店地处百望山公园范围，距颐和园北宫门两公里，门前有三条公共线路通过，是北京西部往返八达岭和十三陵的必经之路。该商店主要经营各种玉器、瓷器、字画、文房四宝及各种旅游工艺品。

（《北京市林业局关于将红叶斋列为旅游定点商店的函》）

这段背景材料，为申请将红叶斋商店定为旅游定点商店提供了客观依据和理由。

（6）介绍人物的经历、情况。

介绍与表现文章主题有关的人物的经历和情况，使读者对人物有基本的了解。例如：

郭明义，男，1958年12月生，成人本科学历。“雷锋传人”，辽宁鞍山人，1982年复员到齐大山铁矿工作。1996年至今，任齐大山铁矿生产技术室采场公路管理员。

30多年来，郭明义始终坚定理想信念，忠诚于党和人民，自觉践行党的根本宗旨，爱岗敬业、无私奉献、助人为乐、促进和谐，在平凡的岗位上做出了不平凡的业绩。曾被部队评为“学雷锋标兵”。先后获部队学雷锋标兵、鞍钢劳动模范、鞍山市特等劳动模范、全国无偿献血奉献奖金奖、中央企业优秀共产党员、全国“五一劳动奖章”等荣誉称号，是鞍山市无偿献血形象代言人。

这段文字简要地介绍了郭明义同志的经历和基本情况，为下文叙述他在先进事迹提供了有关材料。

此外，说明在机关、企事业单位应用文中还有表明观点、意见等的作用。

4.描写、抒情

（1）描写。

描写是用生动、形象的语言把人物、事物、景物的形态和特征具体地描绘出来的表达方式。从描写对象看，描写可分为人物描写、环境描写、场面描写、细节描写等。通过描写能使读者产生如见其人，如闻其声，如睹其物，如临其境的感觉，以增强文章的生动性和感染力。因此，描写多用于文学作品和记叙类的文章。机关、企事业单位应用文运用描写较少，通报、简报、调查报告、讲话稿等文种有时用到，但多采用白描手法（文字简练单纯，不加渲染烘托的写法），并且与其他表达方式一起综合运用。尽管如此，描写在机关、企事业单位应用文中还可以起到再现与人物和事件有关的环境，突出人物形象，更好地表现人物的思想、精神、品质、作风、性格的作用。例如：

李桂敏同志是我县青山乡沙坪小学教师。今年7月6日下午，突然天降暴雨，道路泥泞，河水猛涨。她为了学生的安全，五点半放学时，披上雨衣，护送住在二马河河西的学生回家。当他们来到段家桥时，只见二马河里水急浪大。李桂敏同志让学生在桥东河岸上排好队，然后扶着学生一个个走过狭窄的小桥，送到河西去。当她拉着学生张昌平刚走到桥西头时，还在桥东的学生冯二牛急于回家，自个儿走到桥上。这时雨急风大，冯二牛不小心脚下一滑，跌下桥去。两岸的学生见状大叫：“冯二牛掉到河里了！”李桂敏把张昌平送上西岸转头一看，只见冯二牛被汹涌的河水向下游卷去。她毫不犹豫地冲下河岸，跳入水中，向冯二牛扑去。她追上冯二牛，把他向岸边推，但是水猛力弱，推不上去，二人被水流冲走了几十米，附近群众闻讯赶来，才把他们救上岸。这时李桂敏同志因吃水过多，已经窒息。

（《××县教育委员会关于表彰李桂敏同志奋勇抢救落水学生事迹的通报》）

这段文字，综合运用了描写、叙述、说明的表达方式。而描写当中又有环境描写和人物语言、人物行动、人物细节描写等。“今年7月6日下午，突然天降暴雨，道路泥泞，河水猛涨。”是环境描写；“两岸的学生见状大叫：‘冯二牛掉到河里了！’”是人物语言描写；“她毫不犹豫地冲下河岸，跳入水中，向冯二牛扑去。”是人物行动描写；“她追上冯二牛，把他向岸边推”是人物细节描写。通过这些描写，李桂敏同志临危不惧，冒险救学生的先进事迹更逼真、更鲜明，她崇高的思想、品质和形象更突出。

描写是机关、企事业单位应用文表现内容的一种手段，但运用要谨慎、要恰当，不可多用，更不可滥用。首先，要为表现主题服务。表现主题需要运用时才可运用。第二，要与文体相适应。机关、企事业单位应用文除通报、调查报告、讲话稿等文种外，一般不用描写。第三，要善于抓住人物或事物的特征，以极为简洁的文字去描写，去表现。第四，要真切、实在。描写失实是机关、企事业单位应用文的大忌。机关、企事业单位应用文的描写对象必须是人或事物的客观实在或表现，绝不可凭空虚构，以保证机关、企事业单位应用文的真实性和严肃性。

（2）抒情。

抒情是文章中抒发和表现主观情感的一种表达方式。它能以情感人，使文章具有感染力。它是文学作品和以感人为手段的文章的主要表达方式之一。在以事实和道理说服人的机关、企事业单位应用文中，抒情方式运用较少，有时运用也多见于讲话稿，通报、调查报告次之。与其他文章一样，机关、企事业单位应用文的抒情方法也主要是直接抒情和间接抒情两种。

①直接抒情，不借助外物，而用语言直接表达作者的感情是直接抒情。这种抒情一般是在叙述、描写、议论过程中插入，或在文章结尾进行。如：

我们有充分的信心，克服一切艰难困苦，将我国建设成为一个伟大的社会主义共和国。

我们正在前进。

我们正在做我们的前人从来没有做过的极其光荣伟大的事业。

我们的目的一定要达到。

我们的目的一定能够达到。

全中国六万万人团结起来，为我们的共同事业而努力奋斗！

我们的伟大的祖国万岁！

（毛泽东《为建设一个伟大的社会主义国家而奋斗》）

这铿锵有力，充满炽烈激情的语言，直接表达了作者坚信我国一定能够成为社会主义强国的信心，振奋人心，感染力强。

②间接抒情，间接抒情是借助于叙述、描写、议论、说明来抒发感情。也就是依附于事物、景物、事理等，间接地抒发作者的主观情感。如：

同志们！我们相信，经过我们的工作，知识分子将更进一步地团结在党的周围，并且在伟大的社会主义事业中更积极地贡献他们的力量。全国工人、农民、知识分子在社会主义事业中所形成的联盟，将随着我们的工作的发展，而一天比一天更巩固，更强大。依靠这个联盟，我们一定可以在不很长的时间内，把我们的国家建设成为一个完全现代化的、富强的社会主义工业大国，一定可以在不很长的时间内，实现毛泽东同志的伟大号召——“我们将以一个具有高度文化的民族出现于世界”。

（周恩来《关于知识分子问题的报告》）

这段文字，运用抒情与议论相结合的方式，通过对知识分子和包括知识分子在内的工农联盟作用的肯定，展示了我们国家发展的美好前景，具有强烈的感召力。