3.2　化验室的技术档案资料管理

3.2.1　技术档案资料分类

通常化验室的技术资料分为四类：①管理性文件；②技术性文件；③检验工作日常报表；④各种仪器、设备的运行台账等设备管理资料及档案。

3.2.2　技术性文件主要内容

技术性文件的主要内容包括：①各种技术标准化、管理规范；②企业自编的《化验员手册》；③科技信息和科技书刊；④其他与检验工作有关的技术资料。

3.2.3　设备技术档案的建立

设备技术档案应该从提出申请计划的时候，就开始全面建立，并要求做到规范。设备技术档案中应包括以下几项内容。

①原始档案　包括：申请报告、订货单、合同、验收记录及随同设备附带的全部技术资料。

②使用档案　包括：使用工作日志及运行记录、设备履历卡（包括故障发生时间、现象、处理记录）、维修记录、事故记录、质量检定及精度校验记录和改装记录等资料。

3.2.4　对检测报告的要求

检测报告是检验机构检验质量优劣的基本反映，必须保证其内在和外在的质量。

①要注明试验依据的标准。

②试验结论意见要清楚，结果要与标准及要求进行比较。

③对样品要有简单的说明。

④报告单上必须包括实验室的全称、编号、委托单位和委托人、交接日期、样品名称、样品数量、分析项目、分析批号，以及实验人员、审核人员、负责人等的签字和日期、报告页数等。

⑤检测报告不允许更改。报告由实验室主任审核，在审核中发现错误应由原填写人重新填写，审核人不得自行更改。审核后的检测报告应交质量负责人签署意见，由技术负责人批准，并注明份数。

3.2.5　对事故分析报告的规定

在检测过程中发生下列情况应按事故处理：

①样品丢失、损坏、零部件丢失；

②样品生产单位提供的技术资料丢失或失密，检验报告丢失，原始记录丢失或失密；

③因人员、检测设备、仪器、检测条件不符合检测工作的要求，试验方法错误，数据差错，从而造成的检验结论错误；

④检测过程中发生仪器设备损坏、人员伤亡。

因突然停水、停电或其他外界干扰而中断检测，影响数据可靠性和正确性的属意外事故，因仪器设备老化等非人为因素所造成的后果不按事故处理。

重大事故发生后应立即采取有效措施，防止事态扩大，抢救伤亡人员并保护现场，通知有关人员处理事故。事故发生后3天内由发生事故单位填写事故报告单，上报相关部门，由相关技术负责人主持召开事故分析会并在1周内上报上级主管部门，针对问题制订相应的解决方法。

3.2.6　对技术资料的管理规定

化验室的技术质量的管理由办公室负责。

（1）应长期保存的技术资料

①国家、地区、部门有关产品质量检验工作的政策、法令、文件、法规和规定。

②产品技术标准化、相关标准、参考标准（国内外的）、检测规程、规范、大纲、细则、操作规程和方法（国外的、国内的或自编的）。

③计量检定规程、暂行校验方法，仪器说明书、计量合格证，仪器仪表及设备的验收维修、大修、使用、报废的记录。

④仪器设备明细表和台账，产品图纸、工艺文件及其他技术文件。

（2）属于定期保存的资料

①各类检验原始记录、各类检验报告。

②用户反馈意见及处理结果。

③样品入库、发放及处理登记本。

④检验报告发放登记本。

技术资料入库时应办理交接手续，统一编号，且按保存期长短分类。测试人员如需借阅资料，应办理借阅手续。原始资料未经技术负责人同意，不允许复制。资料室人员要严格为用户保守技术机密，否则以违反纪律处理。超过保管期的技术资料应分门别类，造册登记，经主管领导批准后方可销毁。