文档的编辑

1.1 入职通知的制作方法

公司人力资源和主管层已经面试过一些应聘者，接下来会电话通知所有通过面试的人，并且以书面形式通知对方关于正式入职的事宜。

1.1.1 新建文档

制作入职通知的第一步是用Word 2016创建新文档。用户可以创建新的空白文档，也可以创建模板文档，下面就介绍具体的操作方法。

新建空白文档

（1）如果是初次启动Word 2016文档，可以单击Windows操作系统左下角的“开始”按钮，从弹出的列表中选择“所有程序”选项，单击“Microsoft Office 2016工具”，打开Word 2016文档。在弹出的页面中单击“空白文档”选项，就可以创建一个新文档。

（2）如果Word 2016已经启动，则可以在Word 2016文档中选择“文件”选项卡，在弹出的列表中选择“新建”选项，在“新建”区域单击“空白文档”选项即可。

（3）使用组合键Ctrl+N也可以创建一个新的空白文档。

新建联机模板文档

Word 2016除了自带的模板外，还有一些专业联机模板。用户可根据自己的需要创建联机模板文档。具体操作步骤如下。

步骤01 在Word 2016文档中选择“文件”选项卡，在弹出的列表中选择“新建”选项，在打开的“新建”区域中，可根据需要选择模板，也可通过搜索选择合适的模板。比如，在搜索栏中输入“通知”，会出现下图所示的界面。

步骤02 在搜索结果中单击选择一种满意的模板，在预览界面中单击“创建”按钮（如下图所示），进入下载界面，下载完毕后，用户只需要修改模板中的内容，就能直接使用。

1.1.2 保存文档

一些意外情况，诸如停电、电脑故障等，都可能使正在编辑或已编辑好的文档遭受损失。为了以防万一，应及时对文档进行保存。更为重要的是，保存文档也便于后期访问。

保存新建文档

保存新建文档的操作步骤如下。

步骤01 单击文档上的“文件”选项卡，会弹出以下界面。

步骤02 单击左侧列表中的“保存”选项。因为是首次保存文档，系统会自动打开“另存为”界面。

步骤03 单击“另存为”区域中的“浏览”选项，弹出“另存为”对话框，用户可从中设置文档的保存路径、文档名称等信息。设置完成后，点击“保存”按钮即可。

小提示：按组合键Ctrl+S可快速进入“另存为”界面。

保存已保存过的文档

对于已保存过的文档，再次对其进行编辑后，可点击“快速访问工具栏”中的“保存”按钮，或者使用Ctrl+S组合键来进行保存，且文件名、文件格式和保存路径均不变。

另存为文档

对于已保存过的文档，再次编辑之后，如果想更改其文件名称、文件格式或保存路径等，则可以使用“另存为”命令来进行保存。具体操作方法如下。

步骤01 单击“文件”选项卡，在弹出的列表中单击“另存为”选项。然后单击“另存为”界面中的“这台电脑”选项。

步骤02 弹出“另存为”对话框，在“文件名”文本框中，输入要保存的文件名，在“保存类型”下拉列表中，可选择文档格式。比如要保存为Office 2003兼容的格式，则可在“保存类型”的下拉列表中选择“Word 97-2003文档”选项，最后单击“保存”按钮即可。

设置文档自动保存时间

在文档编辑过程中，Word 2016会自动保存文档。当用户的计算机断电、死机或出现其他特殊情况时，系统会根据设置好的时间间隔，在指定时间对文档进行自动保存。这样用户电脑重启，再次打开文档后，可恢复至最近保存的状态。系统默认的保存时间间隔为10分钟，用户可根据个人的实际需要，设置自动保存时间。具体操作步骤如下。

步骤01 单击“文件”选项卡，在弹出的列表中单击“选项”选项。

步骤02 弹出“Word选项”对话框，在左侧列表中选择“保存”选项，在右侧面板“保存文档”栏下，“保存自动恢复信息时间间隔”的微调框中设置时间间隔，比如设置为“10分钟”。设置完成后，单击“确定”按钮即可。

小提示：设置Word文档自动保存时间的时候，建议不要将时间设置得太短，否则Word频繁执行保存工作，很容易死机，进而给工作带来一定的负面影响。

1.1.3 输入文本内容

在创建入职通知文档后，就可以起草文字部分。下面我们来介绍如何在Word文档中编辑中文、英文、数字以及日期等。

了解常见的输入法

汉字输入法可以分为音码输入法和形码输入法两大类。其中，音码输入法有搜狗输入法、谷歌输入法、智能ABC等，形码输入法也就是被广泛使用的五笔输入法。目前，随着科技的发展，还出现了语音输入法、手写输入法等。

一台电脑上往往会安装多种输入法，因此，在输入汉字或英文、日期等信息时，需要切换输入法。

单击Windows操作系统下的任务栏上的键盘图标，即可实现中英文切换。

小提示：按Shift键可切换中英文输入，按组合键Ctrl+Shift可快速切换输入法。

输入文字内容

打开原始文件“入职通知”，然后切换到合适的汉字输入法状态，敲击键盘，即可实现文字录入。比如输入“入职通知”标题，然后按下Enter键，光标会移至下一行的行首。接着再输入入职通知的主要内容。

输入数字、日期和时间

在编辑文档的过程中，如果需要输入数字，可以直接按键盘上的数字键来输入。

如果需要在文档中输入当前的日期和时间，可以使用Word自带的插入日期和时间的功能，具体操作步骤如下。

步骤01 将光标定位于文档中涉及“日期”处，切换到“插入”选项卡，单击“文本”选项组中的“日期与时间”按钮。

步骤02 在弹出的“日期和时间”对话框里选择一种日期或时间格式。单击“确定”按钮，当前日期就插入了Word文档里。

小提示：在插入日期后，如果不希望其中的日期和时间随着系统的变化而变化，就按下Ctrl+Shift+F9组合键来解除域的链接。

编辑符号和特殊符号

编辑文档文字时，当需要键入一些常见的符号时，直接通过键盘输入就可以。如果某符号是键盘上没有的特殊符号，可以单击“插入”选项卡下“符号”选项组中的“符号”按钮，在弹出的下拉列表中用鼠标点击需要的符号即可快速插入。

1.1.4 编辑文本内容

在录入完入职通知的内容之后，需要对它进一步进行编辑整理。一般来说，编辑文本包括这些方面：选择文本、删除文本、复制文本、查找和替换文本等。

选择文本

对文档进行编辑前，首先要选择需要编辑的文本。这里介绍三种选择文本的方法。

（1）使用鼠标选择文本。选择连续文本时，用户需要将光标放在被选择编辑文档的起始位置，按住鼠标左键，持续拖动，直至移动到被选择文档的结尾位置，释放鼠标即可。

如果需要选中个别词语，则可以将鼠标光标放于词语的任意位置，双击就能选中这个词。比如我们选择“入职通知”这几个字，效果见下图。

选择段落文本时，在要选择的段落位置中，三次点击鼠标左键，就能选中整个段落。

选择矩形文本时，按住Alt键，同时拖动鼠标，就能选中相应的矩形文本。

选择分散的字词或段落时，可以先用鼠标选中一个文本，然后按Ctrl键，依次选择其他文本，这样就可以选择任意分散的文本了。

（2）功能区选择法。切换至“开始”选项卡，单击“编辑”选项组中的“选择”按钮，出现一个下拉列表。如果想选中整篇文档，点击“全选”选项；如果想选择在文本中插入的多个形状图形，点击“选择对象”选项；如果要选择文档中格式相似的文本，则点击“选定所有格式类似的文本（无数据）”选项。

（3）使用快捷键来选择文本也是一种非常有效的方法。

删除文本

删除文本时，如果要删的内容不多，可以直接按Delete键和Backspace键来删除；如果删除的内容较多，则要先选中需要删除的部分，再进行删除。

小提示：用户在删除文本的时候，还可以先选择文本，然后按下Ctrl+X组合键，文本就会立即被删除。

移动和复制文本

在编辑文档的过程中，如果发现有些内容在文档中所处的位置不合适或者需要多次重复出现，这时可以使用文档的移动和复制功能。下面就来介绍这两方面内容。

1．移动文本

如何移动文档的内容，以此来调整文档结构呢？这里给大家介绍两种方法。

（1）拖动鼠标来移动文本。先用鼠标选中要移动的文本，然后按住鼠标左键不放，拖动选中的文本至恰当位置时再松开鼠标，此时选中的文本已经移至新的位置。

（2）使用“剪切”命令来移动文本。选中要移动的文本，点击鼠标右键，在弹出的菜单中单击“剪切”命令。找到目标位置，单击鼠标右键，在弹出的菜单里单击“粘贴”命令即可。

2．复制文本

复制文本，指将文档中的部分或全部内容拷贝一份，放到其他位置，而被拷贝的内容仍然保留在原来的位置。复制文本是最为常见的操作，复制文本的方法大致有以下几种。

（1）使用功能键来复制文本。打开文档，选中要复制的文本，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“复制”命令，在目标位置点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“粘贴”命令来完成文本复制。

（2）使用“复制”按钮来复制文本。选中要复制的文档，切换到“开始”选项卡，点击“剪贴板”选项组中的“复制”按钮，然后在目标位置单击“粘贴”按钮即可。

（3）使用组合键来复制文本。选中要复制的文本，按Ctrl+C组合键来复制文本，然后在目标位置按Ctrl+V组合键来粘贴文本。

查找和替换文本

在编辑文档时，用户经常需要查找或替换一些内容。这种情况下，使用查找和替换功能能节约不少时间。下面就来介绍下这方面的内容。

1．查找文本

打开“入职通知”原始文件，单击“开始”选项卡下“编辑”选项组中的“查找”按钮，或者直接使用快捷键Ctrl+F来调出“导航”对话框。在“搜索”文本框中，输入要查找的内容，就能显示查询结果。比如，我们查找“公司职业介绍”，结果如下图所示。

2．替换文本

如果用户想要替换相关文本，可以单击“开始”选项卡“编辑”选项组中的“替换”按钮，或者按Ctrl+H快捷键来打开“查找与替换”对话框。在“查找内容”文本框中输入需要被替换掉的内容（如“你好”），在“替换为”文本框中输入替换后的内容（如“您好”），单击“替换”按钮即可。如果需要将全部相同的内容都替换掉，则点击“全部替换”按钮。

改写文本

改写文档内容时，首先用鼠标选中要改写的文本内容，然后输入需要的文本。这时候，新输入的内容就会自动替换被选中的文本。

1.1.5 文档视图

Word 2016为用户提供了五种视图模式以满足用户的不同需求。这五种视图模式分别为：阅读视图、页面视图、大纲视图、Web版式视图、草稿。

阅读视图

阅读视图是专为方便阅读所设计的视图方式。在这种视图模式下，不能编辑文档。下图为阅读视图模式。

页面视图

页面视图可以显示Word 2016文档的打印外观，包括页眉、页脚、页边距、分栏设置、图形对象等元素。下图为页面视图模式。

大纲视图

以大纲的形式来显示整篇文档，可迅速了解文档的结构和内容梗概。在这种视图模式下，可以在文档中创建标题和移动整个段落。下图为大纲视图模式。

Web版式视图

Web版式视图是以网页的形式显示文档，这种文档方式适合发送电子邮件和创建网页。下图为Web版式视图模式。

草稿

在草稿模式下，页边距、分栏、页眉、页脚等都被取消，仅仅显示标题和正文，使得文本内容更加突出，便于用户进行快捷编辑。

1.2 公司日常考勤制度的制作方法

公司日常考勤制度是为了维护公司的正常工作秩序，提高员工的办事效率而制定的，也是考核员工和支付员工工资的依据。接下来，我们介绍日常考勤制度的详细制作方法。

1.2.1 设置字体

用户将公司日常考勤制度的具体内容输入文档中后，接下来，可以根据需要规范文档内容，对文档中的字体进行设置。在Word 2016中，字体默认为宋体、五号、黑色，用户可以根据自己的需要对其进行修改。

设置字体格式

设置字体格式的方法主要有以下三种。

（1）根据需要，单击文档“开始”选项卡下“字体”选项组中的相应按钮来改变字体格式。

（2）单击“开始”选项卡下“字体”选项组右下角的“对话框启动器”按钮，在弹出的“字体”对话框中对字体格式进行编辑，最后点击“确定”按钮即可。

（3）用浮动工具栏设置字体格式。当用户选中要设置的文本时，所选文本的右上角会弹出一个浮动工具栏。用户可根据需要，单击对应的按钮来设置字体格式。

设置字符间距

字符间距主要是指文档中字与字之间的距离。通过设置文档中的字符间距，可以使文档的页面布局更符合实际要求。其具体操作步骤是：选中需要编辑的文字部分，打开“字体”对话框，切换到“高级”选项卡，在“字符间距”一栏下，可以根据需要设置字体的“缩放”“间距”和“位置”等。

小提示：用户也可以通过快捷键Ctrl+D来打开“字体”对话框，对文档进行编辑。另外，用户可以通过在“磅值”微调框中选择合适的数值来改变字符间距。

设置文字效果

选中要设置的文本，单击“开始”选项卡下“字体”选项组中的“文本效果和版式”按钮，在弹出的列表中，选择合适的文本效果。

1.2.2 设置段落格式

用户为文档文本设置了字体格式后，还可以为文本设置段落格式。设置文档段落格式主要包括：设置段落的对齐方式、设置段落的缩进、设置行间距和段落间距等。

设置段落的对齐方式

对齐方式就是段落中文本的排列方式。Word中的对齐方式有5种，分别是左对齐、右对齐、居中对齐、两端对齐和分散对齐。设置对齐方式的方法有以下几种。

（1）用户可以通过工具栏中“段落”选项组中的各种对齐方式按钮来设置对齐方式。

（2）选中文档中需要编辑的文字，单击“开始”选项卡下“段落”选项组右下角的“对话框启动器”按钮，打开“段落”对话框，选择“缩进和间距”选项卡，在“常规”一栏中点击“对齐方式”右侧的下拉按钮，在弹出的列表中选择需要的对齐方式。

设置段落的缩进

段落缩进是指文档中段落的首行缩进、悬挂缩进、段落的左右边界缩进等。我们以设置首行缩进为例来讲解设置段落缩进的方法。单击“开始”选项卡下“段落”选项组右下角的“对话框启动器”按钮，弹出“段落”对话框，切换到“缩进和间距”选项卡，单击“缩进”栏下“特殊格式”文本框的下拉按钮，在弹出的列表中选择“首行缩进”选项，在“缩进值”文本框中输入“2字符”，最后单击“确定”按钮即可。

设置段落的行间距

段落的行间距包括段落与段落之间的距离、段落中行与行之间的距离。用户可以用以下方法来设置文档的段落行间距。

（1）选中需要编辑的文本，单击“段落”选项组右下角的“对话框启动器”按钮，弹出“段落”对话框，切换到“缩进和间距”选项卡，在“间距”一栏的“段前”和“段后”微调框中分别设置合适的值，比如可设置“段前”“段后”为“0.5行”，在“行距”的下拉列表中选择“1.5倍行距”选项。最后单击“确定”按钮即可。

（2）选中要编辑的文本，在工具栏“段落”选项组中单击“行和段落间距”按钮，弹出一个下拉列表，从中选择合适的数值，比如选择1.5，随后文本行距就变成了1.5倍行距。

小提示：用户还可以使用“布局”选项卡来设置段落的行间距。先切换到“布局”选项卡，在“段落”选项组的“段前”和“段后”文本框中设置间距调整值即可。

添加项目符号和编号

合理添加项目符号和编号能美化文档，使文档的结构层级更有条理，更方便阅读。

1．添加项目符号

打开需要编辑的文档“公司日常考勤制度”，选中需要编辑的文本，切换到“开始”选项卡，单击“段落”选项组中“项目符号”右侧的下拉按钮，从弹出的下拉列表中选择可添加的项目符号（比如选择“圆形”），文本中就插入了这种项目符号。

2．添加项目编号

用户如果需要为文档添加项目编号，则需单击“段落”选项组中“添加项目编号”右侧的下拉按钮，从下拉列表中选择合适的项目编号即可。

小提示：用户还可以通过选中需要编辑的文本内容，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“添加项目符号和编号”命令来设置。

1.2.3 添加边框与底纹

边框是指在一组字符或句子周围添加应用框，底纹是指为选中的文本部分添加底纹背景。在文档中设置边框和底纹，可以使相关内容更加醒目，提升阅读效果。

设置文字边框

步骤01 选中需要添加边框的文字，单击“开始”选项卡下“段落”选项组中“下边框”右侧按钮，在弹出的下拉列表中选择“边框和底纹”选项。

步骤02 弹出“边框和底纹”对话框，切换到“边框”选项卡，在“设置”列表中选择“方框”选项，在“样式”列表框中选择合适的样式。另外，还可以在“颜色”“宽度”文本框中设置合适的颜色和宽度，最后单击“确定”按钮即可。

小提示：用户也可以根据实际需要，在“下边框”的下拉列表中，选择“下框线”“上框线”“左框线”等选项来进行设置。

设置底纹

添加底纹与添加边框不同，底纹只适合对文字、段落的添加，而不能对页面进行添加。设置底纹的方法有以下两种。

（1）使用“底纹”按钮添加底纹。选中要添加底纹的文本，单击“开始”选项卡下“段落”选项组中“底纹”的右侧按钮，在弹出的“主题颜色”列表中选择需要的颜色，就能为文字添加底纹。

（2）使用“字符底纹”按钮来添加底纹。单击“开始”选项卡下“字体”选项组中的“字符底纹”按钮，可迅速为文字添加底纹。但这个按钮有一定的局限性，它能为文字添加的底纹只有灰色一种，且灰度为15%。

1.2.4 设置页面背景

打开Word文档，面对黑白单一的文档样式，不免觉得枯燥乏味。用户如果能添加各种丰富多样的页面背景，比如设置页面颜色、设置填充效果、插入图片或添加水印等，就能使文档变得更加美观，更有吸引力。

设置页面颜色

Word 2016文档的页面颜色，除了默认的白色，还可以根据需要设置为其他颜色。操作步骤如下。

步骤01 打开文档“公司日常考勤制度”，切换到“设计”选项卡，单击“页面背景”选项组中的“页面颜色”下拉按钮，在弹出的颜色列表中选择需要的颜色。

步骤02 用户还可以在弹出的列表中选择“其他颜色”选项，可获得更多的填充颜色。在弹出的“颜色”对话框中，切换到“自定义”选项卡，在颜色面板上选择合适的颜色，再单击“确定”按钮即可。

设置填充效果

用户可以通过单击“设计”选项卡下“页面背景”选项组中的“页面颜色”下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“填充效果”选项，在弹出的“填充效果”对话框中来进行设置。下面就以对话框中的“渐变”选项为例，对其操作方法做下介绍。

步骤01 切换到“渐变”选项卡，在“颜色”选项区域中勾选“单色”单选框，单击“颜色”文本框右侧按钮，在下拉列表中选择需要的颜色。选好颜色后，滑动控制颜色深浅的滑块至最浅的位置。在“底纹样式”选项区域选择“中心辐射”单选框。

步骤02 单击“确定”按钮，最后的填充效果图如下。

插入图片

在Word文档中插入图片，可以使文档看上去更生动形象。在Word文档中插入的图片主要包括本地图片和联机图片。那么，用户应该如何来操作呢？

1．插入本地图片

步骤01 打开Word文档“公司日常考核制度”，将光标放在需要插入图片的位置，单击“插入”选项卡下“插图”选项组里的“图片”按钮。

步骤02 在弹出的“插入图片”对话框中选择需要插入的图片，单击“插入”按钮，或者直接双击需要插入的图片，图片就会被插入到文档中光标所在处。

步骤03 如果客户想更改图片样式，可选中插入的图片，单击“图片工具—格式”选项卡，从“图片样式”列表中选择满意的选项，即可改变图片样式。

2．插入联机图片

步骤01 将光标放于需要插入联机图片的位置，切换到“插入”选项卡，单击“插图”选项组中的“联机图片”按钮。

步骤02 弹出“插入图片”对话框，在“必应图像搜索”文本框中输入要搜索图片的内容，比如输入“向日葵”，单击“搜索”按钮。

步骤03 待结果显示后，选择合适的图片，双击图片或单击图片，再点击“插入”按钮即可。

1.2.5 打印文档

在办公过程中，打印操作是必不可少的。用户在编辑完文档后，可以进行简单的页面设置，从而使打印的文档页面更加美观。

设置页面大小

设置页面大小的方法有以下两种。

（1）用“页面设置”选项组进行设置。

步骤01 将文档切换到“布局”选项卡，单击“页面设置”选项组中“纸张方向”的下拉按钮，在下拉列表中选“纵向”或“横向”。

步骤02 单击“页面设置”选项组中“纸张大小”的下拉按钮，在下拉列表中选择合适的纸张尺寸。

步骤03 单击“页面设置”选项组中“页边距”的下拉按钮，在下拉列表中选择合适的页边距方案，单击即可快速设置页边距。

（2）用“页面设置”对话框进行设置。

步骤01 单击“页面设置”选项组右下角的“对话框启动器”按钮，弹出“页面设置”对话框，默认打开的是“页边距”选项卡，用户可根据文档的实际情况，设置页边距。

步骤02 切换到“纸张”选项卡，在“纸张大小”下拉列表中选择合适的纸张大小。

步骤03 切换到“版式”选项卡，可设置页眉、页脚的边距大小以及显示方式等。

步骤04 切换到“文档网格”选项卡，可对文字的排列方向、网格的显示形式、每行的字符数、每页的行数等进行设置。最后单击“确定”按钮关闭对话框。

打印预览与打印

1．打印预览

将文档切换至“文件”选项卡，在弹出的下拉列表中选择“打印”选项，在面板右侧的预览区域，可以查看打印效果。

2．打印

打印预览页面效果正常的话，就可以进行打印设置。首先，在“份数”微调框中输入要打印的份数，在“打印机”下拉列表中选择自己所使用的打印机。然后，在“设置”下拉列表中选择打印范围，用户也可以自定义打印范围。最后，点击“打印”按钮即可进行打印输出。