第二章 重视效率，更要重视效能

英国历史学家帕金森曾经总结出这样一则定律：“事情增加是为了填满完成工作所剩余的多余时间。”而这一定律在沃顿商学院被解释为，工作效率低下，往往是因为我们给了这项任务太多的时间。“要高效率，更要高效能”是沃顿人做事时的基本要求，也恰恰是这一要求的存在，使他们在做事情时不仅追求高效，更追求高收益。

1．效能的重要性，远远大于效率

时间能够管理吗？“时间”本身根本管理不了，你可以管理的真正东西，实际上是你对不同事务的精力排序。

——日本企业家 孙正义

为了使自我时间利用率达到最大化的目的，我们中的大多数人都在全力以赴。当现实的要求超过了我们的能力时，我们开始做出权宜的选择：减少睡眠与休息，将更多的时间投入到工作中。短时间内来看，这些举动的确有利于个人效率的提升，但长时间来看，它们遗患无穷：精疲力竭成为了一种常态，个人生活已经完全超负荷——这是一种典型的、在长时间内才能看得出来的低效能式时间管理。

毕业于沃顿商学院、如今已是个人精力管理专家的利南·鲍威尔先生提出了一种时间效能论，他指出，我们能够将时间当成静止不动的东西。在看医生的时候，很多人都会有度日如年的感觉，而做自己喜欢的事情，比如与朋友一起在咖啡厅里坐上半个小时，感觉便会完全不一样了。

大多数人都感觉，自己在某些特定的时间段会非常轻松，做一些特定的工作时也有同样的感觉：鲍威尔先生本人在进行财务管理的时候总是会感觉时间过得非常快，但是在进行账目盘点的时候，他却会感觉时间过得太慢了。

通过研究，鲍威尔认为，这种感觉上的差异并非来自于时间，而是与个人精力、热情息息相关。很显然，若是遵循个人生理规律，接触那些正能量满满的任务、工作与人，那么，个人工作效率便会大大提高，同时，还可以让自己更喜欢自己的工作。

我们的每一种行为、情感甚至是思想都会对精力带来或好或坏的影响。考量个人人生的最终成果，并非我们活了多少岁，而是我们在有限的时间里，投入了多少精力，获得了多大的效能。而对于那些追求高效能的人来说，出色的表现、健康与快乐，都需要建立在有效的精力管理基础之上。

但是，我们要如何才能在不损害个人健康、幸福与生活的前提下，使自己保持高效、获得高效能呢？鲍威尔先生在对精力管理进行了多年的研究后指出，以下四点可以使我们更好地抵达以上目的。

（1）不要没有开工就泄气

前一天计划了满满一张A4纸的事项，但次日一大清早看到一张满满当当的日程表，你立即升起一种想要去撞墙的冲动——如果你有这样的冲动，就证明你的精力在开工以前便已经跑掉了一大半。

鲍威尔说，很多人都会过分高估自我效率，或者在一些看似重要但实则鸡毛蒜皮的事情上花费过多的时间。但时间管理不是战争，不能干什么都搞得如同要去打仗一般，不要对自己提出过高的要求，每天为自己安排恰当的任务量，这是使个人在次日工作时保持充沛精力的重要前提。

因此，在为自己安排任务时，我们需要注意以下几个关键点：

①我大约什么时候开始做这件事情？

你不需要精确到具体的几分几秒，实际上，因为时间管理中的事项往往是一件做完才能开始做下一件，所以，事项根本不可能精确到具体时间，但你依然需要为它安排好大致的开始时间段。

②上午/下午/今天之内，我能不能做这么多的事情？

这是对个人能力的一次粗略考量，在安排事项时，你需要问自己：“安排这些事情，我能忙得过来吗？”“忙得过来”、能够成功地完成安排的所有事项，接下来的时间管理才会更有信心去坚持下去。

③我要先做哪件事？后做哪件事？

这是事件的排序问题，而具体的排序，需要根据事件对个人目标的贡献程度、其本身的轻重缓急程度来决定——这一问题在随后会谈到。

④今天做不完的事情，安排在明天什么时候完成？

哪怕你再谨慎地估量自己的精力，你也有可能遭遇意外事件的插入，导致事件未能完成的情况发生。在这种情况下，你就要考虑如何将这些未完成的事项插入次日了。

遵循上述四个关键点来安排日程表，就多半不会让你“一看到就泄气”了。

（2）给自己减减压

鲍威尔指出，若个人所在的工作环境压力很大，或者官场气十足的话，便很难做到给自己减压。然而，我们的大脑、身体与灵魂的承受力都非常有限，逼太紧的话便会出事。因此，我们必须要在情绪、体能、思想与精神四方面，让自己保持良好的状态。

①情绪

有关情绪，我们需要正视以下三个事实：

● 不管外部压力有多大，只要我们能够控制好自己的情绪，便可以使精力获得极大提高；

● 当你处于情绪愉快状态下时，往往就是绩效最高的时候；

● 养成三个简单而有效的习惯，可以使个人保持较好的情绪：深呼吸放松自己、向他人表达赞赏、换一种积极的方式来讲述个人生活中发生的事情。

②体能

身体是奋斗的本钱：

● 一个健康的身体可以产生更多的能量；

● 随着体能的增强，个人工作效率也会有所提升。

③思想

思想决定着行动的效率：

● 工作状态下，思想必须集中；

● 个人可以制定一些习惯，来减少科技给工作与生活带来的无情干扰；

● 集中注意力，可以使自己的精力不被分散，我们便可以在较短的时间内完成较多的工作量。

④精神

精神往往与工作效率呈正比状态：

● 当我们的日常工作和生活与个人最珍视、最能够赋予他们意义感与目的感的东西相一致时，他们的精神能量便可以发挥作用；

● 我们需要理清优先事项，并此为准，在以下三方面制定习惯。

1）做自己最擅长和最喜欢的工作；

2）有意识地为生活中最重要的领域分配时间和精力，认真工作，关心家庭、健康和他人；

3）在日常行为中奉行自己的核心价值观。

在情绪、体能、思想与精神四大方面做好这些内容，不仅个人压力会大大减小，接下来的工作效率也会获得提高。

（3）留意精力充沛的时段

有些人知道自己在什么时间段精力最充沛，比如，有些人在早上刚起来时思维最活跃，但有些人要到晚上才会出现创意四射的状态。

如果你对自己的状况不太了解，那便花费一两周的时间将自己的状态记录下来。记下自己在哪些时间段效率最高、精力最充沛；哪些时间段没有心思工作，想要休息一下或者想喝一杯咖啡放松一下。

鲍威尔认为，根据个人精力周期，对全天时间段进行细分是找出精力充沛时间段的一个不错的方法。

我们必须要承认的是，在不同的时间段，人的精力水平是不一样的。你首先要做的，是划分出自己的“优质、中质、低质”时间段，之后才可能将不同难度的事情安排到不同精力水平的时间段中去。

“Dictator时间”是鲍威尔教授从自己的民族文化——犹太人的时间管理方法中借取到的时间管理办法，意为“不被他人打扰的专属时间”，该时间段内可以完全集中精力去处理那些最重要的事情，而且不允许他人电话、邮件、来访的打扰。可以说，Dictator时间是个人专属的计划与思考的时间，在该时间段内，集中精力安排当天的工作内容，对一些复杂的问题进行思考，计划接下来几天内需要的资源等——哪怕不进行具体的执行性事务，它也可以对时间管理与个人效率提升产生重要的作用。

好好利用个人精力充沛的时间段，将这些时间用来做一些必须要在最佳状态才能够完成的工作，还有一些你不喜欢但非常重要的工作（鲍威尔最不喜欢的是账目盘点）。在效率最高的时候做这些事情，往往能够以最快的速度将它们完成。

遵循以上三条建议，我们便能够在保证个人休闲时间的基础上，做到更有精力地去面对工作与生活。也只有在有精力的基础上，我们才有可能获得个人时间管理的高效能。