制作出待办工作清单

制作时间管理清单非常简单，但是因此而获得的成效却往往相当好。在这方面，秘书不妨了解一下管理顾问先驱李艾维的故事，因为是他率先将清单正式用于时间管理系统中的。

1900年，时任伯利恒钢铁公司总裁的史瓦布向李艾维抱怨说，自己的时间太少，工作总是做不完，自己将大把的时间花在了应付一些细节与不重要的问题上，根本就没有时间去思考更加重要的事情。他向李艾维请教说，自己应该怎么做，才能将此困境解决。

李艾维给出的就是待办工作清单的方法，他建议史瓦布将自己明天要做的事情写下来，并在早上开始，依据重要程度，一件一件地做事。若是自己未能按时间表完成工作也不需要担心，因为在之前他已经将最重要的事情完成了。

李艾维的这一方法对于秘书人员而言同样有效，有生产力的秘书人员都有自己的时间表，同时他们也会按照时间表来做事。但根据调查，半数以上的人并没有给自己做每天的工作安排时间表。这种情况导致了他们在工作时毫无头绪，胡子眉毛一把抓。

其实，你不妨从现在开始，从最简单的待办工作清单开始，让自己入手时间管理：

1．将一天划分为几个部分

聪明的秘书应该学会将一整天的时间划分为几个部分，虽然以上午、下午做划分单位为一种不错的选择，但是，最佳的办法，是以小时为单位进行时间的划分，并在纸上写下自己每个小时之内要做的事项。

2．估算每完成一件事情大概需要的时间

想制订出一份理想的日计划，仅仅将这一天中的活动内容列举出来是远远不够的。在此基础上，我们还需要根据自己的真实情况，对每项日程安排所需要的具体时间进行进一步的估算。

初学者很可能对时间的长短没有具体的概念，因此，在进行第一次估算时，不要给自己安排太多的事情。另外，在做事时，一定要注意时间限制的重要性，将整件事情的完成时间控制在一定范围内。

一旦制订好了计划，你就应严格要求自己，遵守自己规定的时间限制。这样，你才能更有效地抵御外界的干扰，令自己在长期的实践过程中激发出更多的潜能。

3．留出一定的弹性空间

没有人知道未来会发生什么，如果你将一天的日程安排得太满，一旦出现突发事件，你就极有可能无法从容应对。所以，在制订计划时，要学着将未知的情况也纳入自己的计划中。

你可以尝试着用50%的时间应对明天已经确定下来的各类安排，再用剩下的50%的时间应对突发性事件。

4．果断地做出正确的取舍

想要让自己的日清单更有意义，你就要学会在不同的任务间进行取舍，具体应按事情的轻重缓急来安排。如果在某段时间内你的工作异常忙碌，你只需要将最重要的事情找出来，并按时完成即可。

在面对过多的待办事项时，许多秘书都会因此而对工作产生反感，“不处理”清单会让你摆脱这种“不得不做”的局面，重新找到更快乐的工作体验。

一张“不处理”清单，应该包括以下各类：

·低优先度的项目，除非你已完成所有更高优先度的事；

·可以合理授权给其他人的任何事；

·其他人——包括你的直接上司——所提的不适当或欠思虑的工作要求；

·任何即使忽略也不会有什么不良后果的差事；

·所有你替其他人做，但其实应该是他自己该做的事。

5．使用简单工具辅助

帮助你更好进行待办工作清单管理的小工具有以下几种：

·制定索引卡/即时贴法

即时贴与索引卡的好处在于，它们更加直观，同时也更便于你对工作内容进行调整。

其实施方法为：

◆将每一项工作写在一张索引卡片上；

◆把卡片摊在平面上；

◆根据重要性或必要性排出顺序；

◆根据顺序来具体做事。

·每日盘点检讨

该工具主要是对你每天所做的事情、所获得的经验教训做检讨总结，其重点在于对你每日所产生的生产力进行评估，这一方法关注的是时间管理的结果，而不是价值，而且它本身所拥有的回馈功能，将会协助你对不当行为进行改变。

◆将你一天中所做的事情写下来；

◆对它们进行各自的评估：是否值得去做？获得了怎样的结果？

◆将其中不值得做、做得不好的工作找出来，避免下次再犯同样的错误。

·名片整理

众所周知，秘书手头上往往拥有大量的名片，该工具可以帮助你更快地找到自己所需要的名片：

◆按照工作、公司等几个项目来整理名片；

◆整理名片时，不要把名片放在名片盒里，要放在名片簿中，这样较容易翻阅找寻；

◆在收到名片后，立刻在收到的名片上写“当事人”的资料；

◆与公司主管会面时，在对方名片上书写上秘书的姓名；

◆名片上除“个人资料”外，另记录其他资料以加深印象。

这几个小工具与小方法或许并不能马上让你的工作效率提升几倍，但是长期坚持下去，你会逐渐了解自己的工作模式，并会从中发现自己的每一笔时间支出，而保护自我时间，正是从支出中找出那些“时间小偷”开始的。

6．对待办工作清单的实施效果进行具体的检验

之所以制订时间清单，是为了让我们的工作更加简单，并期望以此来创造出更理想的工作秩序。因此，只有对清单的实施计划进行具体的检验，我们才能看到自己完成了哪些计划，并将那些未能完成的工作延续到明日的待办事件清单中。如此一来，你便可意识到拖延的坏处，并将自己拖延的习惯改掉。

若是你认为这种清单的做法让自己的工作受到了限制，令你无法从容应对上司所派遣的其他工作的话，你也应该坚持学习一段时间，因为只要熟悉了清单的使用方法，你便会发现，这种方法有很大的弹性。你在纸上记载得越详细，你便越不需要花力气去记那么多的东西，更不需要过分担心会遗漏某项工作。这样一来，你就能够空出更多的心思，去想想那些更重要的工作。