浪费时间典型七问题
相同的时间内，高效率的秘书可能会完成更多的事情，低效率的秘书很可能只能完成极少量的事情。在时间管理中，有多项因素会对时间的有效利用形成干扰，个人能否做好时间管理，更有效、更有序地处理这些因素，是时间管理能否成功的关键。
某日，秘书小优约好与同部门的芦美下班后一起去看电影。
下班之后，芦美将手头的文件整理好后，便开始等小优。但是，桌子那头，小优还在不断地应付着某位客户打来的纠缠电话。芦美记得，在半个小时之前，小优就已经在处理这通电话了。
趁着等小优的空当，芦美打量了一下小优的工作间：整个桌子上面堆满了各种各样的文件，杂乱无章的空间摆设让芦美感到压抑不已。在小优的电脑上，还贴了一张自我勉励的纸条：尽可能多地做事！
等了十几分钟以后，小优终于挂掉了电话，她抱歉地说：“芦美，对不起，我今天很可能去不了了。”
芦美有些惊讶：“怎么了？电话不是已经处理完了吗？”
“不是，早上经理派给我一份总结，我还没有写完。”
芦美想起，今天经理让暂时没有工作的秘书去帮助财务部门进行月底结算，小优是第一个报名的。
芦美终于知道，为什么小优每天看似很忙碌，但总是成为因为未完成工作而受到批评的那个人了。
小优浪费了过多的时间在电话上，同时造成了大量的文件积累，又期望做更多的事情，承担起了不属于职责范围内的工作，在没有时间管理的情况下，小优的工作显得如此无序。下面，就让我们来看一下，哪些因素让秘书的时间在无形中流失了。
1．电话干扰
因为电话在秘书工作中是必需工具，所以，不管你是否承认电话对你正常的工作形成了干扰，你都无法将其彻底地赶出自己的生活。因此，电话是浪费时间的重要因素。
平日里，电话干扰主要体现在以下几个方面：
·喜欢与同事或是各部门进行直接的电话沟通，对来电无法做到必要时主动挂电话；
·遇事总期望与上级、下属及时沟通，对细节或者小事非常感兴趣；
·依赖性过强，总是不断地向上级进行请示与汇报，不厌其烦地请求指导和帮助；
·接打电话时未能进行时间限制，事实不完备，未明确讨论项目，谈话内容过于广泛、不着边际；
·缺乏自我约束，生怕会得罪与冒犯他人，因而无法及时结束电话。
2．无法合理计划
秘书工作要求个人做事具有极强的条理性，对于一个缺乏计划性的秘书而言，个人不良的时间管理必会影响到工作效率。无法合理计划自我工作的原因主要有：
·不明白每一件事情的重要性；
·做事未建立系统，条理不清晰；
·缺乏自律行为；
·害怕许下明确的承诺；
·没有工作优先顺序，试图将所有的工作都排上，并想一一完成；
·认为计划赶不上变化，并判断计划没有用，或者几天就能完成任务，没有必要进行计划的拟订。
3．想干的事情太多
一个期望到达优秀的秘书与一个真正优秀的秘书之间的差距在于：前者会不切实际地想要做完所有事；后者会在可能的时间里尽可能地多做事。虽然工作努力是秘书赢得赞赏的重要因素，但是，想干的事情过多，只会让你的时间管理陷入混乱之中：
·每天都给自己安排过多的事项，认为自己能干、想干的事情有许多；
·每天的工作大多都在应付领导的指派与外界的干扰之中，或是承担了过多的工作；
·愿意为上级做原本不属于自己的事情，认为借此可以让上级感觉自己能干。
4．无法有效沟通
秘书的工作内容之一就是进行有效沟通，无法有效沟通，工作势必会陷入困境之中：
·沟通时目的不明确，令对方一头雾水；
·沟通时内容不明确，方式与方法不恰当，措辞会引发歧义；
·不懂得选择恰当时机与环境，总是选择在他人不便时进行沟通。
5．文件使用不当
在工作时，秘书往往会用到各种各样的资料，但若个人不懂得有效利用文件，这些文件也极有可能会阻碍工作进程：
·文件管理与使用不系统，不知道需要何种资料以及这些资料的可靠性，资料不全的情况下，便很难完成原有工作计划；
·文件过度积压，不懂得及时处理；
·处理文件过程中，总是被打扰，或是一边处理文件，一边做其他工作；
·对每一份工作都力求体现自我风格与美感。
6．责权混淆
秘书有着自己的职责，虽然其工作内容主要是为辅助上级领导，但是，将责权混淆的工作方法势必会造成工作效率低下：
·区分不清自己的职责，经常承担不属于自己的任务；
·工作缺乏职务说明书，机构内部不存在职责标准，经常与其他部门的工作重复或互相扯皮；
·未能将自我职责与个人目标、公司发展挂钩，认识不到职责不清的危害性。
7．经常“救火”
虽然秘书工作中总会出现各种各样的突发事件，但是，若是将自己的时间大部分用在处理该类事件上的话，工作效率便会可想而知。
·不了解“救火”与“预防火灾”的区别，不了解经常“救火”的危害及严重性。
·缺乏“救火”的计划与策略，一旦处理，只是在应急，从不预测和估算未来可能出现的“火灾”，导致个人总是盲目处理；
·每日工作安排过满，结果没有时间与精力去处理危机与变化；
·经常拖延工作，导致重要工作没有时间去做，而形成紧急事项和救火对象。
现在，我们已经了解了秘书人员在时间管理过程中的主要问题本质。接下来该考虑的，就是如何使用时间管理，尽可能地做到在规避干扰的同时，让自己做好本职工作了。