2.3　与时俱进，运用各种工具收集数据

2.3.1　用Adobe Acrebat制作PDF问卷收集数据

Miss陈：当我们需要通过问卷调查来收集数据的时候，通常我们会编制问卷，然后发给相关单位或人员，填写后回收整理，是吗？

老梁：是的，不过问卷调研比较麻烦，因为收集和整理数据要花很多时间。

Miss陈：一般是怎么做的？

老梁：我会用Word先设计问卷，用Excel发布问卷和统计数据。相对来说Excel问卷的数据比较好收集和汇总。不过也挺花时间的，当回收的问卷达到几百份的时候，打开每个文件进行复制、粘贴的操作要花不少时间，是个体力活。

比如，图2-8所示的问卷，左边是Word版本，右边是Excel版本，就是我每次进行问卷调查做的样式。

Miss陈：除了Word和Excel，其实还有一种可以用来做问卷调查的文件类型，能够高效地进行问卷数据的收集。你知道PDF格式的文件类型吗？

老梁：知道啊，我们OA的公文都是PDF格式的。难道PDF格式的文件可以做成问卷吗？这种文件好像只能浏览，不能编辑啊！

Miss陈：普通的PDF文件的确不能编辑，但是如果在里面添加一些可以编辑的元素，那就不一样了，就成了可以编辑的PDF。还记得你去年申请澳大利亚签证时填写的申请表吗？看看是不是如图2-9所示。

老梁：哦，想起来了，当时填的旅游申请表的确是一个PDF文件，里面有些内容的确可以输入文字或者进行选择，那时候还觉得挺神奇呢。不过，在PDF中设计这种可编辑的内容有什么意义呢？为什么不直接用Word或Excel来填写呢？如果用PDF文件来填写，提取数据的时候也会有大量的复制、粘贴操作啊。

Miss陈：主要有三个原因。

（1）防止改变整个文档的设计和格式。PDF文档整体不可编辑，文档的内容、排版、格式是固定的，这样能最大限度防止别人改动文档，保持文档的原始外貌，打印出来的文档排版和格式都是统一的。Word和Excel格式的文档如果不做特别限定，整体都是可以编辑的，格式和排版都不受控制，往往导致回收的问卷样式各异。

（2）限制填写的内容和格式。PDF文档中添加的可编辑元素，可以提供下拉菜单限制选择，可以限定文本框中只能填入数字或者日期、限定填写字数、限定单选或多选，通过这些方式可以最大限度地规范填报的信息，节省后期数据整理的时间。

（3）快速收集填写的数据。PDF文档中填写的内容可以一次性批量导出到Excel，并且能保证导出的格式规范、统一。用这种方式汇总数据准确、快速，比Excel或者Word的复制、粘贴操作强了很多，能大量节省数据整理的时间。

老梁：Word确实不好控制版面和格式，每次发下去，等收回来的时候格式都被改得乱七八糟，填写的数据也很难汇总，复制、粘贴累死人。但是，PDF文档中的这些可以编辑的区域是怎么做出来的，又如何快速地收集数据呢？

Miss陈：其实做起来很简单，这需要用到Acrobat软件。你可能知道，PDF是Adobe公司设计发明的一种跨平台的文件类型。查看PDF的软件是Acrobat Reader，而编辑PDF的软件就是Acrobat。它们都是Adobe公司的产品。

老梁：Adobe公司我听说过，大名鼎鼎的photoshop就是Adobe公司的产品。Acrobat Reader也在用，但是Acrobat就没用过。

Miss陈：要编辑PDF就要用到Acrobat。装好Acrobat之后，就可以制作可填写内容的PDF文件了。简单来说，只需要两步即可。

第一步：在Word中设计问卷，保存为PDF格式。在Word中设计问卷，并排好版。排版要尽量规范，需要别人填写的内容加一条下划线，需要单选的在选项前添加“○”，需要复选的在选项前添加“□”。然后将文件另存为PDF格式文档。Word 2007及以上版本都可以将文档直接保存为PDF格式。

第二步：在Acrobat中打开PDF文档，使用表单工具创建表单。Acrobat将自动识别文件中需要填写的内容，如各种下划线，○、□等符号，自动将它们转化为可以填写的表单域。Acrobat中的表单域如图2-10所示。

经过以上两步，一个简单的可以填写的PDF文档就制作完成了。看看效果吧，如图2-11所示。

老梁：看上去很方便啊！用Word设计好问卷并另存为PDF格式，然后在Acrobat中利用表单工具就可以自动生成可填写的PDF文档。

Miss陈：是的，在实际应用的时候，还可以添加一些小工具来规范输入的内容，这些小工具在Acrobat中叫作表单域。包括文本域、复选框、单选钮、列表框、下拉菜单、按钮、数字签名、条形码，等等。灵活运用这些表单域，就能制作满足我们需要的PDF文档了。

老梁：原来PDF还可以添加表单域啊。这些表单域看上去很像html网页中的控件，Word的开发工具中也有类似的控件，倒不算陌生。

经理，您刚才说可以通过PDF快速收集填写的数据，这是真的吗？

Miss陈：是真的。当我们将PDF问卷回收后，可将所有回收的PDF文件放到一个文件夹中，然后打开Acrobat，用表单选项中的“合并数据文件到电子表格”选项，就可以一次性批量将数百乃至上千个PDF文档中的填写数据输出到一个Excel文件中。

在输出的Excel文件中，第一行是表单域的名称，从第二行开始就是每个文件填写的内容，数据排量相当规范，与数据库中的数据表类似。

老梁：太方便了，不得不说，用PDF制作问卷来收集数据实在是一个非常方便快捷的方式啊，以前怎么没发现这个工具呢？

2.3.2　利用互联网、手机微信进行问卷调查

Miss陈：如果问卷内容的涉密程度不是很高，还可以利用互联网进行问卷调查。

老梁：您是说我们建立一个服务器，然后把问卷发布到网上吗？

Miss陈：不是，这样成本会很高。网上已经有不少在线问卷发布网站，提供了平台，我们只需要把问卷导入这类平台，就可以发布问卷了。这类平台通常收费较低，有些甚至是免费的。

但是由于问卷内容和填报的数据都放到了网上，信息泄露的概率升高，所以通常仅适用于涉密程度不是很高的问卷调查。

老梁：还有免费的啊？会不会功能上有限制呢？比如有些题型不能添加，或者数据达到一定程度就要收费，等等。

Miss陈：这类网站形形色色，你可以搜索一下，逐个试试看，看看各有什么特点。这里推荐使用问卷网（www.wenjuan.com），理由如下。

（1）基本功能完全免费，不限制问卷数量、题型、答题人数，无广告。

（2）统计分析、报表功能完善，原始数据可以随时下载。

（3）问卷类型多样，排版简洁、干净。

（4）与手机微信衔接很好，可以通过微信发布、填写问卷，问卷提交后可以给微信发送实时提醒，如图2-12所示。

老梁：还能和微信联系起来，太好了，这样员工不用打开电脑，直接在手机上就可以填写问卷了，这种形式符合现在移动互联网的发展形势，很有创意啊。我得赶快去试试。