第4章 给表格穿上漂亮外衣
李璐把卫生值日表做好之后，马上就通过QQ传给张新，满心希望得到主管的肯定。过了一会，张新就让李璐到他的办公室去，是好事？还是坏事？
4.1 主管不满意，后果很严重
张新看到李璐进来了，说道：“你过来。”李璐转到能看到电脑屏幕的地方，看到张新正在电脑上检查自己做的表格。
张新说：“总体来说，这张表做得还不错，基本上把我的要求都做出来了，特别是这个斜线表头做得还不错。”
李璐带着谦虚的表情说：“主管，看看还有哪里需要调整修改的？”
张新：“叫你进来，肯定就是有需要调整的地方。”
张新接着说：“首先来看第一个问题。可能你在学校时没用过打印机，你这张表打印出来的效果不行。”
李璐：“不好意思，刚才做出来我没来得及打印，就发给您了。”
张新：“查看打印效果不必打印出来，可以使用Excel的打印预览功能。在正式打印之前，最好使用打印预览功能查看一下每一页打印的外观，模拟显示各页的打印效果。预览功能可以减少打印次数，提高工作效率。在预览时，可以检查页边距、页眉、页脚及其他页面设置，并且当发现预览效果不满意时可以马上修改。”
说着，张新就开始演示打印预览功能的使用。
（1）选择要预览的工作表。
（2）在功能区中单击“文件”，打开下拉菜单，单击“打印”命令，将显示如图4-1所示的效果。这时的Excel表格被隐藏了，显示出来的是对于打印的设置，如选择打印机、设置纸张等内容，右侧的大部分区域为预览区域，显示打印预览的结果。从预览的结果可以看到，你做的这张表有几个问题：
● 打印到A4纸上时只有左上角有内容，其他地方都是空白；
● 单元格的边框线没有，打印出来后不像是一份表格，没有表格线；
● 公司打印的内容都应加页眉和页脚，用来显示公司的标识。
听着主管的建议，李璐赶快找了一张白纸把要点记了下来。
（3）在图4-1预览区域右下角有一个“缩放到页面”按钮
，单击该按钮可以查看到放大后的预览效果，如图4-2所示，可以更方便地看到我刚才说的几个问题。
图4-1 打印
图4-2 打印预览（放大）
查看了打印预览效果后，张新在功能区中单击“开始”选项卡从打印界面切换到表格显示状态，接着说：“第二个问题，将一个月的20多个工作日都排在同一列，而每一行只有3列数据，即使把每个单元格拉得比较宽，打印出来的表格看起来也比较单薄，建议你可以按周来排，像日历一样，将一周排成一行，则最多排成5行，使表格看起来比较丰满。”
等李璐停下记录的笔后，张新说：“第三个问题，卫生值日每天2个人，不分上午和下午。先按我说的这些去调整一下，尽量将内容在一张A4的纸中排满。”
主管不满意，后果很严重，赶快去改正！回到自己的位置坐下后，李璐将记录下来的问题总结了一下，主要有以下几个方面需要修改。
● 将表格调整为一周一行；
● 将字体设置大一点，使内容填充满一页A4纸；
● 给表格设置边框线；
● 设置页眉和页脚。
4.2 数据的调整
首先需要把表格中的内容调整为一周显示一行。李璐想，又要把所有的数据重新输入一遍？太费时，肯定应该有更好的解决办法。
4.2.1 选择性粘贴的妙用
现在数据是在一列，需要转到一行上。想到这里，李璐突然想起，前几天晚上在家里学习时学过的行列转置。先把位于列中的一周的数据选中，然后通过选择性粘贴转置为行。用这个方法应该能行。想到这里，李璐马上开始行动。
（1）在表格中拖动鼠标选择A3:C7单元格区域，如图4-3所示。
图4-3 选中需要转置的数据
（2）在功能区“开始”选项卡的“剪贴板”组中单击“复制”按钮
，将选择的区域复制到剪贴板。
（3）在表下方的工作表标签处单击“Sheet2”激活该工作表，单击选择A2单元格，将复制的数据转置到此处。
（4）在功能区“开始”选项卡的“剪贴板”组中，单击“粘贴”按钮下方的下拉箭头，将打开如图4-4所示的各种粘贴按钮，单击“转置”按钮
。这时，复制到剪贴板中的内容将转置到A2:E4单元格区域，如图4-5所示。从转置的结果可看出，原来位于列中的数据显示在行上，原来位于行中的数据显示在列上了。
图4-4 粘贴——转置
图4-5 转置后的数据
（5）重复上面的步骤进行转置，在“Sheet1”表中选择A8:C12数据区域进行复制，然后切换到“Sheet2”表中，在A5单元格单击鼠标右键，弹出如图4-6所示的快捷菜单，选择“选择性粘贴”命令，接着弹出粘贴的命令，从中单击选择“转置”按钮
，也可进行转置功能。
图4-6 快捷菜单进行转置
（6）经过几次转置操作之后，最后得到如图4-7所示的数据。这时的数据按周进行排列，算是达到主管的一个要求了。
图4-7 转置后的数据
4.2.2 日期的显示
数据转置完成后，李璐对得到的表格进行观察，发现年份（2011）显示在表格比较刺眼，一直重复显示这个4位数。按月份排的值日表，不显示前面的年份大家也看得懂。嗯，看来得把这个年份取消（或者不让其显示出来）。想到这里，李璐又开始以下的操作。
（1）在“Sheet2”表格中选择显示日期的单元格区域。
（2）在功能区“开始”选项卡的“数字”组中，单击右下角的按钮
打开“设置单元格格式”对话框，如图4-8所示。
图4-8 设置日期显示
（3）在“数字”选项卡中单击“日期”分类，然后在右侧“类型”中选择“3月14日”这种显示方式，如图4-8所示。
（4）单击“确定”按钮，完成日期显示的格式设置，得到如图4-9所示的结果。
图4-9 修改日期显示后的数据
（5）最后给表格添加上标题，得到如图4-10所示的表格。
图4-10 添加表头
4.3 表格排版
如图4-10所示，卫生值日表的数据都已准备好了，按主管的要求，接下来还需要对表格进行排版，使其更美观。
4.3.1 给表格画出表格线
李璐想，在制作表格时，明明单元格之间有格线分隔，可打印时却没有了。看来边框线还必须进行明确的设置才行。在做斜线表头时就用过边框线的功能，这个比较简单，李璐早就会用了。于是，李璐又开始把表格的边框线画出来。
（1）在“Sheet2”表中拖动选择A2:E16单元格区域。
（2）在功能区“开始”选项卡的“字体”组中，单击“边框”按钮
右侧的下拉箭头，将显示一个下拉列表，通过该列表中的命令可设置单元格的上、下、左、右边框线，也可以同时设置所有边框，如图4-11所示。
图4-11 边框
（3）在“边框”下拉列表中选择“所有框线”命令图标
，为所选区域绘制外部边框和内部边框线，得到的表格如图4-12所示。
图4-12 有边框的表格
（4）设置好边框后打印预览看一下效果，如图4-13所示。从预览的结果可看出，表格仍然位于纸张的左上角。
图4-13 打印预览
4.3.2 使表格填满纸张
李璐看到图4-13所示的打印预览结果，感觉不满意，数据还是位于纸张的左上角，还是很单薄，该怎么让表格达到主管说的丰满一点呢？
要让表格填满整个纸张，那就只有把字号设置大些了。于是，李璐又开始了设置字号的操作。
（1）单击选择A1单元格。
（2）在功能区“开始”选项卡的“字体”组中，单击“字号”下拉列表框右侧的箭头，列表框中将列出字号（单位为磅，数字越大表示字号越大），如图4-14所示。
图4-14 设置字号
（3）将鼠标指针移到不同的字号上，A1单元格中的文字将马上改变为对应的字号大小。选择合适的字号大小36后单击鼠标左键确定设置字号。
（4）在功能区“开始”选项卡的“字体”组中，单击“加粗”按钮
将标题设置为粗体字。
（5）拖动鼠标选择A2:E16单元格区域，在功能区“开始”选项卡的“字体”组中，单击“字号”下拉列表框右侧的箭头，从中选择字号为22。
（6）经过以上的设置，表格中的文字显示得很大了。再次打印预览看看效果，如图4-15所示。
图4-15 打印预览
从打印预览的结果可看到，这时表格中的数据不再只是位于纸张的左上角了，已基本填充满了整张纸。但是，又出了问题。还有一列数据未显示出来。数据被分成两页打印了，因上一张纸已经不够把所有数据打印出来了。
（7）如图4-16所示，将纸张改为“横向”，整个表格的行列都可在一页中打印输出了。
图4-16 横向打印
（8）图4-16的打印预览效果还是有问题，整个表格都靠纸张的左边。于是，李璐又在图4-16所示界面中找到中下部的“页面设置”链接，单击该链接打开如图4-17所示的“页面设置”对话框。
图4-17 页面设置
（9）单击“页边距”选项卡，下方有“居中方式”设置，勾选“水平”复选框，设置表格在页面中水平居中。单击“确定”按钮可看到打印预览的效果如图4-18所示。
图4-18 水平居中
4.3.3 让文字排好队
经过以上设置，打印的表格基本上符合主管的要求了。不过，细心的李璐又发现一个问题：对齐。如图4-18所示，标题离表格太近，表格中日期是靠单元格右侧对齐的，而姓名是靠单元格左侧对齐的，使表格看起来有种杂乱无章的感觉。
“领导没提出要求之前，就先做到。”李璐想着这句话，决定把表格的文字也排一下队，使表格看起来更美观。
在Excel中，文字的对齐主要是相对单元格的边框而言的，因此可针对每个单元格设置不同的对齐方式，如图4-19所示。不过，在现在这个表中，最好将单元格都设置为同一种对齐方式，看起来数据要整齐些。
图4-19 对齐方式
（1）选中A2:E16单元格区域。
（2）在功能区“开始”选项卡的“对齐方式”组中，有各种对齐方式设置命令，单击相应的按钮可快速设置单元格中的文字的对齐方式。如图4-20所示。单击“居中”按钮
，让选中的文字都在单元格中居中，得到如图4-21所示的结果。
图4-20 对齐方式
图4-21 居中对齐
（3）单击选择A1单元格，在图4-20所示功能区中单击左上角的“顶端对齐”按钮，使标题的文本靠近单元格的顶部，从而使标题与下方的表格留出一点距离。
大功告成！看着打印预览中显示的效果，李璐在内心暗暗表扬了一下自己：“姐前段时间每晚的努力也不是白费的！嘻嘻！”
4.4 用底纹分隔各行
在暗自得意之时，李璐又在想还能不能把表做得更好，顺便把前面学的知识应用一下，达到巩固的目的。
在图4-21这张表中，一共分成5周，也就是分成5个部分，但现在没有明显的分界，看起来不太方便，想个办法将每一周的数据分隔一下。
4.4.1 设置底纹
通过设置单元格的底纹，可以改变表格的视觉效果。于是，李璐决定将日期都设置为同一种底纹，这样，表格看起来就可通过日期这一行的底纹进行视觉上的分隔效果了。
（1）选择A2:E2单元格区域。
（2）在功能区“开始”选项卡上的“字体”组中，单击“填充颜色”下拉按钮，打开如图4-22所示的颜色板。
图4-22 填充颜色调色
（3）在颜色板中选择一种灰色。
（4）为了区分，在功能区“开始”选项卡的“字体”组中，单击“加粗”按钮
将A5:E5这片区域的字体设置为粗体字，得到的效果如图4-23所示。
图4-23 区域填充颜色后的效果
4.4.2 巧用格式刷提高效率
图4-23中只把第5行的数据设置为粗体、灰色底纹，在表格中还有几行需要进行同样的设置。这时，李璐又想起了学过的格式刷的功能：Excel 2010的格式刷可以将工作表中选中区域的格式（包括字体、字号、行高、列宽、底纹等格式）快速复制到其他区域。用格式刷就可以方便地进行卫生值日表的格式复制了。
（1）单击选择A2单元格。
（2）在功能区“开始”选项卡的“剪贴板”组中双击“格式刷”按钮
，这时鼠标指针变成一个空心加号带一把刷子的样式。
（3）用鼠标单击要设置为与A2单元格相同格式的单元格（或拖动一片区域）。
（4）重复第3步操作，直到将所有日期单元格都刷上同样的格式。得到如图4-24所示的表格。
图4-24 用格式刷复制格式
（5）按<Esc>键取消格式刷，使鼠标指针恢复正常状态。
4.5 别忘了页眉页脚
经过再次的格式优化设置，李璐对做出的表格已经很满意，准备马上发给主管。别急，再检查一下，看看刚才记录的问题列表，还忘了一点，设置页眉页脚。看来得意就容易忘形啊，幸好检查了一下。好，那就设置页眉页脚。
4.5.1 Excel的视图
可是，什么是页眉页脚？从字面意思理解，应该是在一张纸最上面和最下面的内容。页眉页脚的设置还真没有学过，本着有困难找老师的精神，李璐又在QQ中呼叫马波老师了。
李璐：“Help，什么是页眉页脚？”
等了一会，马波的信息回过来了：“页眉就是在文档上端添加的附加信息，页脚就是在文档底端添加的附加信息。”
李璐：“文档？”
马波：“在Excel中就是每页表格嘛。在以前的版本（如Excel 2003）中，要插入页眉和页脚是很麻烦的事，不能直观地看到插入的页眉和页脚，必须要在打印预览状态才能看到页眉和页脚。从Excel2007开始，对页眉页脚功能进行了改进，用户可以在‘页面布局’视图中，直接插入和设置页眉和页脚，操作非常方便直观。”
李璐：“页面布局？视图？又是新的概念啊。”
马波：“视图是Excel工作表的界面形式，平常你工作输入表格数据用到的那个视图称为‘普通’，另外常用的还有‘页面布局’、‘分页预览’几种常用的视图格式。做页眉做脚之前，先了解一下视图的内容。”
1.普通视图
普通视图是Excel默认的视图格式。在普通视图下，可以完成对工作表的录入、格式化等常规操作。普通视图是使用最多的视图。
如果当前显示为其他视图效果，要返回普通视图，可在功能区“视图”选项卡上的“工作簿视图”组中，单击“普通”按钮，如图4-25所示。
图4-25 “普通”视图选项
2.页面布局视图
页面布局视图是从Excel 2007开始新增的一种视图模式。在此视图中，可以如同在“普通”视图中那样更改数据的布局和格式。此外，还可以使用标尺测量数据的宽度和高度，更改页面方向，添加或更改页眉和页脚，设置打印边距以及隐藏或显示行标题与列标题。
在图4-25所示的功能区“视图”选项卡上的“工作簿视图”组中，单击“页面布局”按钮，可切换到“页面布局”模式下，如图4-26所示。
图4-26 页面布局的页面格式
用户可以在“页面布局”视图中创建工作表，同时关注打印格式的显示效果。在该视图中，可以使用位于工作表中右侧的页眉、页脚和边距设置，以及将对象（如图表或形状）准确放置在所需的位置。在新的用户界面中，还可轻松访问“页面布局”选项卡上的所有页面设置选项，以便快速指定选项，如页面方向。查看每页上要打印的内容也很方便，这有助于避免多次打印尝试和在打印输出中出现截断的数据。
3.分页预览视图
在准备打印数据时，“页面布局”视图会很有用。在“分页预览”视图中可以更加轻松地调整分页符。要想准确地预览数据打印效果，可以在“打印预览”视图中预览工作表页面。
分页预览视图可以预览此文栏的打印位置，在“视图”选项卡上的“工作簿视图”组中，单击“分页预览”按钮可切换到“分页预览”视图模式下。由于卫生值日表只有一张打印内容，为了看到分页的效果，先把表在G2单元格复制一份，然后查看“分页预览”的效果如图4-27所示，工作表的实线表示页边界，虚线表示分页线。如图4-27所示表示当前表格中的内容将打印在两页中（在G列和H列之间有一条虚线）。
图4-27 分页预览视图页面格式
4.5.2 在页面布局视图中输入页眉和页脚
李璐：“视图是起这个作用的啊，原来只看到有个‘视图’选项卡，没去操作过。那么，该怎么添加页眉页脚呢？”
马波：“在‘页面布局’视图中就可以操作啊，具体操作方法如下。”
（1）单击要添加页眉/页脚（或者包含要更改的页眉或页脚）的工作表。
（2）在功能区“插入”选项卡上的“文本”组中，单击“页眉和页脚”按钮，如图4-28所示。
图4-28 插入页眉和页脚
（3）如果在“页面布局”视图模式下，可以直接双击页眉文字。
（4）进入页眉和页脚设置状态，功能区将增加“设计”选项卡，如图4-29所示。
图4-29 页眉页脚工具栏
（5）单击工作表页面顶部或底部的左、中或右页眉或页脚文本框，添加页眉，如图4-30所示。也可单击页面底部的“单击可添加页脚”文字，添加页脚内容。
图4-30 添加页眉
（6）在页眉文本框中可直接输入文本，也可在“设计”工具栏的“页眉页脚元素”组中，单击如页码、页数、当前日期、当前时间等设定项。
（7）如果要更改页眉或页脚，单击工作表页面顶部或底部的包含页眉或页脚文本的页眉或页脚文本框，选择需要更改的文本。
（8）要在页眉或页脚文本框中换行，直接按回车键。
（9）如果要删除页眉或页脚的一部分，在页眉或页脚文本框中选中要删除的部分，按<Delete>键或<Backspace>键。
李璐：“我知道了，在‘页面布局’视图中，页眉页脚部分就会显示出来，成了工作区域中的一部分，然后就可以在里面输入想要的内容了。”
很快，李璐根据马波介绍的方法添加好页眉和页脚。
4.6 领导满意我高兴
李璐再一次检查制作好的卫生值日报，并将对照笔记重点检查了主管要求修改的地方，一切OK，这次真的可以交差了。
发给主管之后，一会主管就发信息过来：“OK，做得非常好，小姑娘把Excel玩得比较熟练了啊。”
李璐：“哪里哪里，主要是领导指导有方！”
张新：“肉麻的话就别说，把这张表打印出来，贴到公布栏中，随便也通知其他3位同事，下个月按这个表做卫生值日。”
李璐：“得令，老大！”得到主管的肯定，李璐心理放松下，说话也就比较活泼了。
接着，李璐就开始打印操作了。
（1）在功能区单击“文件”打开下拉菜单，选择“打印”命令，出现打印设置和打印预览界面，如图4-31所示。
图4-31 打印设置
（2）在图4-31所示界面上方的“份数”右侧输入2（或单击上下按钮调整打印份数）。
（3）单击“打印”按钮，即可开始打印文档内容。
打印好之后，李璐送了一份到主管办公室，在公布栏张贴了一份，终于完成了领导交办的任务。
领导满意我高兴！
4.7 高效设置格式——自动套用格式
白天上班忙了一下午的格式设置，晚上李璐又打开Excel来研究格式设置的相关内容。这一研究还真有发现：发现Excel 2010提供了一个自动套用格式功能。使用在自动套用格式中，可以快速的设置选定区域的格式。
在功能区“开始”选项卡的“样式”组中，有一个“套用表格格式”按钮，单击该按钮下拉出如图4-32所示的很多表格格式。应用这些表格格式，可以快速为表格设置统一的格式。
图4-32 套用表格格式
李璐决定试试这个功能好不好用。
（1）在工作表上，选择要快速套用格式的单元格区域，如图4-33所示。
图4-33 选择设置表格式的区域
（2）在功能区“开始”选项卡上的“样式”组中，单击“套用表格格式”按钮，单击选择 “表样式中等深浅色 24”图标。这时，选中表格区域周围出现流图框，同时弹出一个“套用表格式”的对话框，在数据来源区中输入需要套用格式的单元格区域，如图4-34所示。
图4-34 表格式数据来源的对话框
（3）勾选“套用表格格式”对话框中的“表包含标题”复选框，单击“确定”按钮，选择区域格式设置如图4-35所示。从图中可看到，套用的样式中系统自动将第一行作为表头，而A2、B2单元格为空，因此Excel自动添加了一个表头内容，显示“列1”、“列2”。同时，表中的格式也自动套用了不同的底纹。
图4-35 套用表格式显示
经过试用，李璐发现这种套用表格格式的功能还不错，可以快速地设置选定区域各单元格的格式，非常方便，可提高设置表格格式的效率。