25．养成重要文件留副本的习惯

“有备方可无患”是每个人都明白的道理，然而在如今资讯爆炸的时代，职场中人每天都需要处理大量的文件，光是从中筛选出有用的东西已经令大多数人焦头烂额，更别说让他们在极度疲惫的状态下给重要文件做一副本或备份了。

或许你每天早晨一上班，看到办公桌上堆满的报告、回信、公文等等，就产生混乱、紧张和忧虑的情绪，长期处于一种高压状态，身心疲惫。因此，你觉得能够把当天的重要文件整理出来，就已经让你松一口气了，至于要不要留副本，你觉得没什么必要，甚至你会理直气壮地说：我工作以来，从来没有重要文件丢失的现象发生。

然而，俗话说得好：“不怕一万，就怕万一。”也许有一天你正埋头于一大堆的文件里，老板突然走进你的办公室，让你拿上一份重要的策划案去参加研讨会，而你此时怎么找也找不到它，会有怎样的后果？

某公司每年都会设一个出国进修的名额以奖励优秀的员工，这是很多公司员工梦寐以求的。可名额只有一个，今年的名额最后落到了公关部赵雅的名下。

此事公布后没几天，发生了一件事，让赵雅出国进修的事泡了汤。

那天，总经理让赵雅将公司开发某一市场的策划书拿给他，结果赵雅在办公室找了半天也没找到，她又没有留副本的习惯。这让总经理大发雷霆，责令赵雅无论如何也要尽快找到策划书交给他，否则后果自负。

此时，身为赵雅部下的李云丽手里拿着一份策划书跑到总经理那儿，问这份文件是不是总经理要的。总经理一看，正是他让赵雅拿的那份策划书，他就问李云丽是从哪儿发现的，李云丽说是从走廊上捡的。

于是，赵雅因为管理失误，受到公司的通报批评，出国进修的事当然也泡了汤。

原来，李云丽对赵雅处处比自己强，早已心生敌意，这次出国的名额又落到了赵雅的头上更让李云丽无法平衡。尽管赵雅从来没有得罪过她，但李云丽总是一有机会，就有意无意地打赵雅的“小报告”，或者趁赵雅出差之际，找出各种借口频频向总经理汇报工作，以显示自己的工作能力。此次，她趁赵雅不在办公室，偷偷拿走了那份策划书，以此来报复赵雅。

事后，李云丽又装着很同情赵雅的样子解释：“赵部长，我捡到这份文件后，本来想给你送去的，可正好碰到总经理，他问我，我就顺手给他了。没想到却给你带来这么大麻烦，真对不起！”

看了上面的故事或许你会说，这跟我将重要文件留不留副本有多大关系？那是赵雅倒霉，遇到职场小人。话虽这么说，但是赵雅当初如果能够将策划书做一副本妥善保管，也就不会发生那样的事了。一个副本就能杜绝小人的可趁之机。这样，你觉得多花一点时间将重要的文件做好副本保留，值不值得？

千万不要觉得这样的事不会发生在你的身上，与你同在一个公司的同事，其中当然不乏小人，伺机陷害你一把。

如今，随着电脑科技的不断发展，职场中人的日常工作也越来越依赖于电脑，那么将储存在电脑中的重要文件留好副本的习惯就显得更为重要了。因为意外事故或人为因素造成的数据丢失和破坏都会给工作带来种种的不便，甚至造成巨大的危害。无论是凝聚了你大量心血的源程序还是公司里的重要文件资料，一旦丢失都可能造成不可估量的损失。

某公司的业务部全体工作人员都有一个共同的习惯，那就是每天不给文件备份，绝不肯下班。与客户的往来邮件、合同细则等，都一定要用U盘拷贝出来，带回家在私人电脑上备份一遍。还有些人则喜欢在C、D、E、F每个盘里都备份一遍，最厉害的一个女孩，非但在公司电脑和私人电脑里各备份一份，还定期刻成光盘作备份——一份文件变出了四份。

原来，该公司的电脑设备过于陈旧——有时候一点“保存”键，就会吱吱作响半天，足够你去趟洗手间。公司内部的软件系统就像是个危房，动不动就“轰”的一声瘫痪，来不及保存的重要文件顷刻化为乌有。

那个女孩之所以“1拖4”，就是因为遭遇过系统瘫痪。系统一旦瘫痪，请专业公司恢复数据要花几万美元。结果，她只能连续一星期加班加点，电话打到眼泪汪汪，才把丢失的重要文件整理回来。一朝被蛇咬，那女孩才多了个心眼，学会了多存备份。

虽然，现在该公司的电脑系统早已“旧貌换新颜”，但是在这个电脑病毒盛行的年代，保不准哪天你的宝贝电脑就会“死机”，因此该公司上下还是保留了爱备份的习惯，反正习惯了就不嫌麻烦，总比出了状况再疯狂加班来得好吧？

小亮是一名自由职业者，除了写一些文章在报纸、杂志上发表挣取一些稿费外，他还做了几份兼职，就是给几家文化传播公司当兼职录入员。有一天，小亮接到其中的一家公司的一篇大论文。说是大论文，其实已经赶上论证书了，字数整整15万。但因为字迹潦草，所以录入的时候，可能会有些费劲。不过也正赶上这几天小亮闲得很，所以接到这份工作时，他还是非常高兴，应允5月1日之前一定完成任务。

回到家后，小亮就迫不及待地打开电脑，马不停蹄地开始工作。越录入越高兴，正愁黄金周时没有充足的资金用来陪女友出去旅游呢！到时候拿了这笔报酬，陪女友出去好好玩玩，岂不乐哉。小亮日夜辛劳地工作，录入工作终于在第六天顺利完成。这时候，另一家公司也给小亮安排了一个3万字的文稿。小亮想，等录入完这一篇再一起给他们吧！反正他们两家公司相距不远。

在第二次录入文稿时，电脑出现了死机现象，后来又多次死机。找人来修，被诊断为电脑系统故障。当重装系统时，小亮才突然反应过来，不禁大叫一声：“我的妈呀！我的文稿全完了！”小亮的文稿全在C盘，所以一旦重装系统，C盘的东西就全没了。悔不该，没有备份文稿到D盘，也没有先用软盘备份。

后悔也解决不了问题，五一期间陪女友出去游玩的计划算是泡汤了。公司还在催稿，重新装好系统后，小亮又开始了繁忙的工作。

小亮因为没有养成给重要文件留副本的习惯，终于受到了惩罚。做什么事，我们都应该想到万一，在文件丢失前，先做好最坏的打算，及时备份存档。当然我们不是希望文件无缘无故就那么没了，只是考虑到一些不可抗拒因素的存在，我们不得不给自己留一手，防患于未然。

另外有一些重要文件，当刚拿来的时候，你会觉得在你手里非常可靠，没什么问题，可时间一长，有时连你都不知道放在哪儿了，而且有时当你找到后，或许发现那文件由于日久已经字不成字、纸不成纸了。所以，对于工作中的重要文件、学习中的重要资料、生活中的重要证件，都应该养成留副本的习惯，以防不测。平时你可能体会不到，不过一旦真的发生了丢失的情况，你便会追悔莫及。所以，养成这样一个习惯，有利于你在意外丢失发生时，能及时恢复数据，保证工作的正常进行。