第1章 会计电算化概论
1.1 会计电算化基础
1.1.1 会计电算化
“会计电算化”一词是1981 年中国会计学会在长春市召开的“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”上提出来的。它是指将电子计算机技术应用到会计业务处理工作中，用计算机来辅助会计核算和管理，通过会计软件指挥计算机替代手工完成或手工很难完成的会计工作，即电子计算机在会计应用中的代名词。与此同义的还有电脑会计、EDP会计、计算机会计信息系统、会计电算化系统、会计信息化等。
会计电算化的概念广义上是指与实现会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发和应用，会计电算化人才的培训，会计电算化的宏观规划，会计电算化的制度建设，会计电算化软件市场的培育与发展等。
会计电算化在我国从启蒙到现在已经30余年，取得了较大成就，包括企业实施会计电算化的数量逐步上升，商品化通用软件产业的形成，以及政府管理机构宏观管理和调控作用的发挥等，无不体现了会计电算化带来的新思想、新方法、新作用，使会计工作的作用和地位得到了很大的加强。
1.1.2 会计电算化的作用
会计电算化的作用就是通过开展会计电算化工作后应该达到的目的，即通过信息化的手段，达到提高工作效率，提供更全面、更准确的信息，实现为管理决策服务的目标，从而促进管理水平的提高，获取更高的经济效益。其作用主要有以下几个方面：
（1）提高会计数据处理的时效性和准确性，提高会计核算的水平和质量，减轻会计人员的劳动强度。
利用计算机技术，把繁杂的记账、算账、结账工作交给高速的计算机处理，从而减轻会计人员的工作强度。同时会计软件具有很高的精确性和逻辑判断能力，可以避免手工操作产生的误差，以达到提高工作效率的目的。
（2）提高经营管理水平，使财务会计管理由事后管理向事中控制、事先预测转变，为管理信息化打下基础。
在手工情况下，会计人员长期处于繁重的手工核算工作中，没有时间和精力更好地参与管理、决策。实现会计电算化后，使会计人员从繁重的手工操作中解脱出来，有时间和精力参与企业管理与决策，为提高企业现代化管理水平和经济效益服务。
（3）推动会计技术、方法、理论创新和观念更新，促进会计工作进一步发展。
手工条件下，由于大量会计信息需要进行记录、加工、整理，会计信息的提供速度较慢，也难以全面提供管理所需要的信息，一定程度上影响了经营决策工作。会计电算化后，大量的信息都可以及时记录、汇总、分析，甚至实现实时跨地域传送，向企业管理者、股东等有关方面提供准确、及时的会计信息。
会计电算化给会计工作增添了新内容，从而要求会计人员提高自身素质，更新知识结构。第一，必须掌握会计电算化的有关知识；第二，为了参与企业管理，要更多地学习经营管理知识；第三，实现会计电算化后，会计工作由会计软件系统和会计人员共同完成，从而强化了会计规范化工作，提升了会计工作的管理水平。
会计是价值管理的主要手段，处理的信息量大，要求快捷准确。在手工记账下，会计人员主要将大量精力用于数据处理中，参与管理工作受到了极大的限制。会计电算化的目的之一就是使广大会计人员从繁重的手工操作中解脱出来，减轻劳动强度。而会计电算化的根本目的则是通过核算手段和财务管理决策手段的现代化，提高会计信息收集、整理、传输、反馈的及时性和准确度，提高会计的分析决策能力，更好地满足管理的需要，提供管理所需的会计信息，从而更好地发挥会计参与管理、参与决策的职能，为提高现代化管理水平和提高经济效益服务。由此，应认识到两点：
· 满足管理的需要、为管理服务、提高经济效益是一切会计电算化工作的出发点，是会计电算化的核心；
· 会计电算化不是单纯的数据搬家，是按管理的需要对会计工作的改革与发展，是会计管理工作的一个飞跃。
会计电算化是企业管理信息化的重要组成部分。企业管理信息化的目标和任务，就是要以现代化的方法管理企业，提高经济效益。因而，会计电算化不仅要使会计工作本身现代化，最终目标是要使企业管理信息化，达到提高企业经济效益的目的。
1.1.3 会计电算化的正确认识
开展会计电算化工作，对会计电算化要有一个正确的认识，主要体现在以下方面。
1．会计核算的电算化是会计电算化工作的基础
会计电算化的最终目的是为管理、决策服务，达到这个目标的手段不外乎以下几个方面：一是利用计算机计算准确、处理数据量大的特点处理会计业务，从而更全面、更准确地提供管理、决策所需的财务信息；二是利用计算机处理数据速度快的特点处理会计业务，从而更快捷地提供各种管理、决策所需的财务信息；三是利用计算机能快速分类整理数据的优势，按管理的需要，对会计核算数据进行各种加工、处理，从而筛选出管理所需的信息；四是使会计人员从繁杂的手工核算工作中解脱出来，利用他们懂财务、了解情况的优势，参与分析、参与管理、参与决策。要达到这四方面的要求，首先就要实现会计核算工作的电算化。会计核算工作的电算化是一切会计电算化工作的基础。
2．会计电算化工作是一项循序渐进的工作
会计电算化工作是一项系统工程。在开展这项工作之前，需要做好各种规划工作，考虑到问题的方方面面，做好各项安排，为会计电算化工作的全面开展、实现全面信息化打下基础。
（1）我国各单位的现实条件及会计电算化的实践证明，想一步到位，一次就建立一个完整的会计信息系统或管理信息系统，成功的概率较小。多数成功的单位往往是搞好规划工作，从急需的一项或几项业务的电算化开始，最终建立一个完整的电算化会计系统。
（2）会计电算化有单项业务的电算化、多项业务的电算化、整个会计核算业务的电算化、整个会计信息系统的电算化之分。在采用商品化会计软件的情况下，也需要逐步渐进地进行。
3．会计电算化是一项系统工程
会计电算化涉及具体的会计管理工作、会计软件、计算机和操作使用人员，它是涉及方方面面的一项系统工程。
（1）会计电算化不仅包括建立电算化会计系统的过程，还包括电算化会计系统的使用、维护、管理以及其他有关的会计电算化工作，如计算机审计、会计电算化宏观管理等。从宏观到微观，各项会计电算化工作都是相互联系的。无论是宏观的会计电算化管理，还是微观的单位会计电算化工作，各项工作都是紧密联系在一起的，而且需要有步骤、有计划地进行。
（2）会计电算化是整个信息化的组成部分，电算化会计系统是整个管理信息系统的子系统。会计部门的电算化工作与其他部门的信息化工作是有机地联系在一起的，会计电算化工作的开展应搞好与其他部门的协调工作，使电算化会计系统成为整个管理信息系统的有机组成部分。
（3）会计工作本身是一个相对独立的信息系统，各项会计业务之间是有机联系在一起的。开展一项会计业务的电算化工作，应考虑到与其他业务的关系以及对其他会计业务的影响，为全面开展会计电算化工作打下基础，为最终形成一个完整的会计信息系统铺好基石。
4．会计电算化后，重要的是电算化会计系统的应用工作
会计电算化的最终目的是利用计算机更好地完成会计工作的任务，提高会计信息收集、整理、反馈的灵敏度与准确度，更好地发挥会计参与管理的职能，为提高管理水平和经济效益服务，因此电算化会计系统的建立仅仅是会计电算化工作的开始，更重要的是在电算化系统建立后的组织管理、系统的运行和维护等工作。这些工作是直接为达到会计电算化目标服务的，是长期实现会计电算化目标的保证，是实现会计电算化后会计的本职工作。
1.1.4 会计电算化的管理体制
我国会计电算化的管理体制是：财政部管理全国的会计电算化工作，地方各级财政部门管理本地区的会计电算化工作，各单位在遵循国家统一的会计制度和财政部门会计电算化发展规划的前提下，结合本单位具体情况，具体组织实施本单位的会计电算化工作。
财政部门管理会计电算化的基本任务是：制定会计电算化发展规划并组织实施；制定会计电算化法规制度，对会计核算软件及生成的会计资料符合国家统一的会计制度情况实施监督；促进各单位逐步实现会计电算化，提高会计工作水平；组织开展会计电算化人才培训。
1.1.5 我国会计电算化的发展过程
在历史上，随着生产的发展和生产规模的逐步社会化，会计也随之发展变化。经人们长期实践，会计逐步由简单到复杂，经历了手工操作、机械化和信息化几个阶段，逐步形成了一门独立的新兴科学，在会计工作中发挥着重要作用。
我国会计信息化的发展主要分为以下几个阶段。
1．探索发展阶段（1979—1988年）
1979年财政部拨款500万元，用于长春第一汽车制造厂进行会计电算化试点工作。1981年8月在财政部、机械工业部、中国会计学会的支持下，中国人民大学和第一汽车制造厂联合召开了“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”。以此为标志，1979年是中国会计信息化的起点。
在1979—1988年期间，会计信息化从无到有，在中国开始生根发芽。行政部门包括财政部、机械工业部、铁道部、兵器工业部等，纷纷在全国各地做探索性的试点，全国高等院校也加入到研究的行列，这个阶段属于探索阶段。但从整个国家来讲，基本上是各自为政，国家各职能部门都在摸着石头过河，摸索能够适应自身需要的解决方案。这个阶段的中国会计信息化水平不高，功能单一且不通用，还没有形成大规模的商品化会计软件公司与市场。
1988年，中国会计学会首届会计电算化学术讨论会在吉林召开。在这次会议上，与会专家达成共识：发展通用会计软件和引入市场机制是中国会计信息化发展的出路。同年，财政部在上海召开会议，对制定各省计算机应用规划、实施对财务软件的评审工作做了统一部署。
2．政府推动发展阶段（1989—1998年）
1989—1998年期间，会计软件逐步通用化、商品化，市场上成立了数百家财务软件公司。这个时期的中国会计信息化发展非常迅速，会计软件依托DOS平台，功能上也基本属于核算型。从1994年开始，Windows会计软件才逐步引起重视，但真正普及是在1998年后。
在这10年中，在财政部及各省财政厅（局）的推动下，商品化会计软件逐步走向成熟，市场竞争机制逐步完善，通过市场竞争机制使会计软件生产厂家从几百家逐渐向十来家集中。
3．市场化发展阶段（1999年以来）
1998年，财政部撤掉了全国性的会计电算化管理部门——会计电算化处，这是我国会计信息化发展第三阶段即市场化阶段开始的标志。当时的大背景是，国家机关进行机构改革，部分地转变职能，将属于市场的交给市场，行业性的管理逐步转向行业协会。在财政部强有力的推动与管理下，中国会计信息化开始不断发展壮大并走向成熟，会计信息化应用已经逐渐普及，行政推广已经没有必要，会计软件评审等工作已经逐渐失去意义。会计信息化的发展、市场机制的自发调节已经趋于完善，会计信息化管理开始由政府管理转向行业协会自律。这个时期的会计软件逐步转向管理型，大型的财务软件公司开始向ERP转型。
1998年后，行业协会开始逐步发挥作用。在理论研究方面，中国会计学会会计信息化专业委员会成了组织者和实施者。在市场方面，中国软件行业协会财务及企业管理软件分会也在逐步发挥作用。财政部继续发挥着宏观管理会计信息化的作用。在会计核算软件数据接口方面，审计署、国家标准委员会的介入，使整个管理更加宏观和长远化。
2008年11月，财政部牵头，会同工业和信息化部、人民银行、审计署、国资委、国税总局、银监会、证监会、保监会等共同成立会计信息化委员会，旨在为推进我国会计信息化建设提供组织保障、协调机制和智力支持。
2010 年10 月，国家标准化管理委员会和财政部在京发布可扩展商业报告语言（XBRL）技术规范系列国家标准和企业会计准则通用分类标准。XBRL有效增强了信息的准确性和及时性，有利于从不同角度和不同层次对信息进行深加工和精细化处理，大幅提高了信息利用的广度、深度和精度，不仅在财会领域单一应用，更可以不断拓展到财政管理、税务管理、金融监管、国有资产管理、企业风险管理与内部控制的众多方面。
1.1.6 我国会计电算化的发展趋势
我国的会计电算化事业经过了30年的历程，已经基本普及。但由于会计管理要求的提高、技术的进步、管理信息化的发展等因素的影响，会计电算化还在不断向前推进，会计电算化有以下发展趋势。
1．向“管理一体化”方向扩展
“管理一体化”是指从整个单位的角度开展计算机在管理中的应用工作。会计电算化工作只是整个管理信息化的一个有机组成部分，需要其他部门电算化的支持，同时也给其他部门提供支持和提出要求。如今许多单位的会计电算化工作已有了一定的基础，具备了向其他部门扩展的条件。网络、数据库等计算机技术的发展也在技术上提供了向管理一体化发展的可能。从发展趋势来看，会计电算化工作将逐步与其他业务部门的信息化工作结合起来，由单纯的会计业务工作的信息化向建立财务、统计信息综合数据库，综合利用会计信息的方向发展。
2．软件技术与管理组织措施日趋结合
会计电算化是一个人机系统，仅有一个良好的软件是不够的，必须有一套与之紧密结合的组织措施，才能充分发挥其效用，并保证会计信息的安全与可靠。在会计电算化的初期，工作重点主要放在软件的开发与应用上。随着会计电算化工作的进一步深入，与会计电算化应用相适应的管理制度在实践中得到了逐步提高和完善。
3．会计电算化的开展与管理将向规范化、标准化方向发展
2004年，国家标准化管理委员会发布了GB/T 19581—2004《信息技术 会计核算软件数据接口》标准，2010年又发布了新一版的标准《财经信息技术 会计核算软件数据接口 第1部分：企业》（GB/T 24589.1—2010）、《财经信息技术 会计核算软件数据接口 第2部分：行政事业单位》（GB/T 24589.2—2010），2010年，国家标准化管理委员会和财政部又相继发布了XBRL的相关标准，从2011年开始执行。
这些标准的贯彻执行，将力图解决各种会计软件之间及其他相关软件之间的数据接口问题，以实现会计信息的相互规范传递、会计工作电算化后的审计，从而为更充分和更广泛地利用会计信息服务。会计电算化的宏观管理将向规范化和标准化过渡。规范化的软件开发、验收规范，标准化的文档、管理制度、数据接口将逐步形成和完善。
4．会计软件技术发展趋势
（1）支持跨平台运行。就是同一套程序编码可以在多种硬件平台和操作系统上运行，以便企业可以根据业务需要和投资能力选择最合适的平台，并且帮助企业顺利实现不同应用水平阶段的平稳过渡。在企业建设管理系统初期，可能选择普通的PC网络，投资相对较低，但随着应用规模的扩大，需要更大处理能力的硬件环境，如选择中小型机、服务器等。这样一来，跨平台的软件系统显示出很好的优势，也能充分保护用户的投资。
（2）支持多种应用系统数据交换。不少企业已经建立了各自的应用系统。在电子商务时代，企业将会要求新系统能与原有系统进行数据交换和集成，从而有效利用已有投资。例如，已经采用会计软件的用户，希望整个销售和生产管理系统也能与目前的信息化会计系统进行数据共享。企业间（特别是企业与供应商之间、企业与客户之间）的数据交换将帮助企业有效提升整个供应链的竞争力。
（3）系统高度集成。进入系统的数据要能根据事先的设定以及管理工作的内在规律和内在联系，传递到相关的功能模块中，达到数据高度共享和系统的高度集成。
（4）分布式应用。新一代的会计信息系统是超大规模的，它将不再是集中在同一局域网络服务器上的系统，因此支持分布式应用和分布式数据库是会计软件的一个重要特征。
（5）多语种支持及个性化用户界面。跨国企业的管理和企业的跨国交易必然带来对会计软件多语种支持的需求。一套应用系统应当可以按照用户的设定，在不同的用户端显示不同语种的应用界面。由此还可以引申出另一种功能，即可以由用户来自行设定应用系统输出界面上使用的术语和界面格局，形成个性化的用户界面，不同行业的用户也可以使用专业性更强的界面。
（6）高可靠性和安全性。大规模的系统、分布式应用、广泛的网络连接需要系统具有更高的可靠性和更强的安全控制。远程通信线路故障、多用户操作冲突、共享数据的大量分发与传递，需要会计信息系统有很强的稳定性，并能够对出现的各种意外情况做出正确处理。黑客入侵、越权操作等现象需要会计信息系统有健全的安全防线。对系统内部数据记录的存取及删改权限的管理、系统操作日志的建立等，都是必不可少的安全措施。
（7）面向电子商务应用。随着电子商务技术的发展，企业各种对外的业务活动已经延伸到了Internet上，实现网络经营。所以，新的系统要能从企业的实际出发来设计电子商务工作模式，实现财务、电子商务一体化。
5．计算机审计将由绕过计算机审计向穿透计算机审计发展
随着信息化管理体系的逐步形成，复合型会计电算化人才的不断涌现，计算机审计技术的不断发展，我国的计算机审计工作将由绕过计算机审计向穿透计算机审计发展，从而更充分地保证会计信息的真实可靠，保护单位和国家的经济利益。