第一章 采购询价与定价

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章前引言

询价（Request for Quotation）是指在贸易业务来往中，买方或卖方就所要购买或出售的商品询问交易条件的行为，一般由买方提出；同时，询价也是采购人员在外贸采购作业流程上的一个必要阶段。外贸采购人员在接到国外客户的订单后要积极地在已有的或新供应商中询价、定价。

第一节 海外业务国内采购询价

外贸企业在接到国外客户的询价或者订单时，外贸采购人员通常最直接的反应就是马上联络供应商。如果外贸企业从没有与某供应商有过业务往来，就要向该供应商询问，以获得来自该供应商的各种信息。如果这是老客户下的订单，并且是已经有过交易的产品，询价并不是一个大问题。但如果是一个新开发的客户，并且是新产品，询价的时候就必须要特别注意是否有向供应商提供足够的资料，来方便其报价作业。

要点01：整理、了解外贸订单的要求

国外客户下订单后，外贸业务员会在第一时间整理出中文订单（国外订单动态表，见表1-1），并分发给采购部、生产部、财务部等相关部门。采购部接到这一订单后，应该对客户的要求进行充分的研究，有不明白或模糊的问题，要及时与外贸业务员沟通、了解。采购人员只有充分地了解外贸订单的各项要求，如数量、质量、交货期等要求后，才有可能有目的地去询价。

要点02：询价的方式

采购询价的方式有口头询价和书面询价两种。

（一）口头询价

由采购人员以电话说明或当面向供应商说明采购物品的品名、规格、单位、数量、交货期限、交货地点、付款及报价期限等资料。

口头询价的方式相当便捷，可以免除以书面方式询价所需耗费的邮寄时间。不过，询价的物品应以双方经常交易且规格简单、标准化者为宜。

（二）书面询价

采购人员在询价的过程中，为使供应商不致发生报价上的错误，应附上辅助性的文件，如工程发包的规范书、物料分期运送的数量明细表；有时采购方对形状特殊且无标准规格的零件或物品，也会提供样品给供应商参考。

由于口头询价可能发生语言沟通上的错误且口说无凭，如果将来发生报价或交货规格上的差异，就容易引起交易纠纷。因此，对于规格复杂且不属于标准化的产品，最好采用书面询价。

要点03：询价的要求

采购人员在进行询价时，一定要明确物品的相关信息如品质、数量、交货期等要求，具体如表1-2所示。

要点04：询价文件的编写

为了避免日后造成采购与供应商各说各话，以及在品质认知上的差异，采购人员对于询价时所应提供资料的准备就不能马虎。因为完整、正确的询价文件，可帮助供应商在最短的时间内提出正确、有效的报价。一个完整的询价文件至少应该包括以下部分。

（一）询价项目的“品名”与“编号”

首先，询价项目的“品名”以及“编号”是询价单应必备的基本资料。供应商必须知道如何来称呼所报价的产品，即所谓的“品名”以及其所代表的“编号”。编号中一个位数的不同可能就是版本的不同，甚至可能变成另一个产品的编号。品名的书写应尽量能从其字面上可以看出产品的特性与种类为佳。

（二）询价项目的“数量”

通常供应商在报价时都需要知道买方的需求量，这是因为采购量的多寡会影响到价格的计算。数量信息的提供通常包括“年需求量”“季需求量”甚至“月需求量”；“不同等级的需求数量”，如数量为500K、1M、3M等；每一次下单的大约“订购数量”或产品“生命周期的总需求量”。

（三）规格书

规格书是一个描述采购产品品质的工具，应包括最新版本的工程图纸、测试规格、材料规格、样品、色板等有助于供应商报价的一切信息。工程图纸必须是最新版本，如果图面只能用于估价，也应一并在询价时注明。

（四）品质要求

采购人员很难单独使用一种方式，便能完整表达出对产品或服务的品质要求，应该依照产品或服务的不同特性，综合使用数种方式来进行，具体内容如表1-3所示。

要点05：询价的技巧

采购人员在询价时应注意以下技巧。

（一）最大程度地公开询价信息

参照公开招标做法，对于金额较大或技术复杂的询价项目，应扩大询价信息的知晓率，信息发布要保证时效性，让供应商有足够的响应时间，询价结果也应及时公布。通过公开信息从源头上减少“消息迟滞型”“不速之客”现象的出现。

（二）更多地邀请符合条件的供应商参加询价

被询价对象确定要由询价小组集体确定。询价小组应根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中，确定不少于三家的供应商，被询价对象的数量不能仅满足三家的要求。力求让更多的符合条件的供应商参与到询价活动中来，以增加询价竞争的激烈程度。询价小组还应推行网上询价、传真报价、电话询价等多种询价方式，让路途较远不便来现场的供应商也能参加询价。

（三）实质响应的供应商并非要拘泥于“三家以上”

前来参加并对询价文件做实质响应的供应商并非要人为硬性地达到三家，但是起码要有两家以上。询价采购由于项目较小往往让大牌供应商提不起兴趣。如果非要达到三家，询价极可能陷入“僵局”。

（四）不得定牌采购

指定品牌询价是询价采购中的最大弊病，可能由此带来操控市场价格和货源等一系列连锁反应，在询价采购中定项目、定配置、定质量、定服务而不定品牌，真正引入品牌竞争，将沉重打击陪询串标行为，让“木偶型”“不速之客”绝迹于询价采购活动，让采购人员真正享受到市场采购带来的质优价廉。

（五）不单纯以价格取舍供应商

根据《中华人民共和国政府采购法》，采购人员根据采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，这是询价采购成交供应商确定的基本原则。过低的价格是以牺牲可靠的产品质量和良好的售后服务为条件的，无论是采购人还是供应商都应理性地对待价格问题。

下面提供几份某外贸企业的采购询价单的样本。仅供读者参考。

【实战范本1-01】询价单

【实战范本1-02】采购询价单

一、本次询价为单项询价、比价、传真报价，也可密封报价。报价单所列内容必须齐全，并附必要质量说明及质量证明文件。在3C认证内必须报有3C认证的产品。

二、质量责任：

1.中标方送货必须确保为100%合格产品，带标准文本，我方将按标准验收；

2.所送产品规格型号必须与合同完全一致，不一致视为质量问题；

3.实物外观完好无缺陷，不得有砂眼，不得有铸造及加工缺陷；

4. 合格证、说明书、报关单（进口产品）、检验报告（如需要）等资料齐全，不齐全视为质量问题；

5. 出现质量问题将按我公司制度对送货单位进行处罚（扣分及罚款），出现重大质量问题可能取消此类产品的供货资格。

三、包装完好，满足行业及运输要求，运输过程中损坏视为质量问题。

四、报价为不含税、含运费的包干价格，承兑汇票结算，无预付款。其他方式另注明。

五、本报价单须加盖公章，严禁涂改，否则，视为无效报价。

电话：

联系人：

传真：

第二节 供应商报价分析与确定

对于供应商提供的报价，采购人员要正确、有效地进行回应，并掌握相应的回复技巧。

步骤01：审查供应商的报价单

采购人员在收到报价单后，应及时进行审查，具体如表1-4所示。

步骤02：分析报价单

采购人员在接到各供应商的报价单后，应分析各供应商价格的高低、交货期的长短、付款条件的宽紧、交货地点是否适合等，以便于选择恰当的供应商。采购人员可以设计一些标准化的表格，以便于比较、分析，具体内容如表1-5和表1-6所示。

步骤03：采购价格确定

通常采购基本是遵循质量第一、服务第二、价格第三、其余第四的原则。价格确定是采购谈判的一个核心，也是采购谈判中最活跃的因素。通常在采购中有以下几种价格确定方法，具体内容如表1-7所示。