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本书逻辑层次示意图
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前言
秘书学科理论研究如何向纵深发展?如何以科学的学科理论来指导现实层面的秘书职业行为与现实层面的秘书工作?有关专家指出,引进管理科学、行为科学、应用心理学等社会科学研究成果,重点分析秘书职业化历程中出现的新情况、新问题,是较理想的研究路径之一。在从事秘书教育与行业企业秘书职业培训过程中,笔者对此感同身受,本书就是遵循这一理念所做的初步探索与尝试。
秘书,作为具有广泛社会需求的职业岗位,不仅为每一个社会组织所必需,而且,作为该组织管理者的特别助理,承担辅助管理、庶务处理职责的职业秘书往往体现着该组织管理者的管理思想与管理思路。作为领导和主管的“外脑”与“智囊”,秘书职能地位怎样强调都不为过。而且,秘书在领导近身,锻炼、培养宏观管理眼光和综合思维能力具有得天独厚的条件,在职业行为能力达到一定层次和水准的时候,自然具有更多发展机会与更好发展前景。
但另一方面,社会上又流行一种针对秘书从业者的轻蔑,而且这种否定性评价具有几乎同样深厚的社会文化背景与现实影响力。
那么,孰是孰非呢?
我们觉得,有效化解这种负面影响力的关键就是:秘书职业从业主体如何使自己的职业行为专业化,即如何科学、有效地规范秘书职业行为、如何使秘书职业行为变得卓越而完美。这一切,不仅需要研究来自秘书行为主体的内驱力,还需要研究来自秘书行为客体、秘书行为环境等方面的外驱力。
高校开办秘书类专业已历三十余载。“三十而立”,文秘专业应该步入一个成熟或者至少是接近成熟的阶段。回顾三十年秘书教育历程,文秘专业几乎一直被视为受市场追捧的热门专业,市场对秘书类人才持续旺盛的需求量与竞争性相对较小的供需比给过我们许多乐观的遐想;国内最具人气的考试——各级国家行政机关公务员招考中,秘书类职位比例颇高亦足资佐证。但是,一个不容忽视的事实却是许多组织招聘秘书岗位新人时并不要求应聘对象为秘书类专业对口毕业生。据针对某人才招聘会展开的现场调查,招聘秘书(行政助理)类岗位时首选文秘专业毕业生对口招聘的企业约占52%,首选其他专业毕业生招聘的约占48%。尽管秘书职业本身属于复合型岗位,对于企业而言,从与企业业务对口的专业选聘秘书与从文秘专业选聘秘书具有几乎完全同等的合理性——因为用人单位为秘书新人支付的培训成本是基本一致的。
但我们仍然应该反思秘书职业行为主体条件与客观需求之间的关系,这样才有利于文秘专业建设,有利于职业秘书个体成长,有利于职业秘书群体进步,最终有利于社会整体管理水平的提高。
我们觉得,造成秘书岗位不太注重招聘文秘专业毕业生的原因还在于秘书人才培养与使用属于两个彼此游离的系统,其评价标准颇不一致。企业有其执行层面的秘书岗位职责(外企称为“岗位描述”),高校也有其学理层面的秘书人才培养标准。这种彼此分离的格局由来有自,并造成了事实上的资源浪费:一方面,许多秘书类专业毕业生专业水准难以为企业所认同;另一方面,企业不得不重起炉灶对进入该组织管理系统的秘书新人进行入门级别的秘书职业知识、业务与技能培训。高校对行业企业秘书职业行为标准缺乏足够的感知、认知,又习惯于按照学科、学理或对专业的主观理解来展开文秘专业教学;多数教师从院校到院校,少有秘书职业实践经历,高校秘书类专业人才培养标准与用人单位秘书使用标准之间就不可避免地形成了裂痕。
我们注意到,越来越多的企业开始引进世界500强企业先进的职业秘书管理经验,在企业内部创新秘书使用办法,秘书职业准入开始制度化,对秘书业务形成了培训、考核并将考核结果与职务升迁配套。这样,不仅在组织内部形成了秘书使用机制的良性循环,而且从文员、科室秘书、经理(室)秘书到董事(会)高级秘书,形成了一套有效的考核与评价机制,在企业内外产生了广泛而积极的影响。他们认为,作为行政助理的秘书不再是“办公小妹”,她们协助领导管理企业,其辅助管理水平的高下、辅助工作质量的优劣直接影响到企业整体管理水平。所以,越来越多的企业形成了对秘书职责、职能的科学认识,越来越多的企业开始从实现秘书个体价值角度关注秘书职业前景,从调动秘书现实工作积极性、提高秘书现实从业水平入手,将企业管理目标与秘书个体目标有机结合、将企业近期管理目标与稳定秘书职业人才有机结合,实现了秘书与企业的互惠、双赢。这有利于我国秘书职业化、现代化目标的实现,也有利于中国秘书融入秘书职业国际化发展潮流中。这样的企业越多,职业秘书行为管理就将越规范。
当然,我们还应明确,良好的秘书职业行为能力是从事众多职业的基础。秘书在把握与处理信息、沟通与协调职场利益关系等职能活动中得到的历练,在日常管理活动中养成的细密态度,在迎来送往中积累的人脉资源等均为任何职业所必需的。有专家指出,任何职业人士都应该懂得一些秘书职业知识,任何专业毕业生都应该具备一定的秘书职业行为能力,是颇有见地的。
所以,我们有理由相信,打造良好的秘书职业行为能力,于己有利,于团队建设有益,也能促进组织管理系统乃至全社会管理水平的提升。因此,它应该成为每一位职业秘书或准秘书的现实追求。
最后,衷心感谢湘、鄂、沪、渝、川及深圳、石家庄等地秘书学会有关领导、专家与长沙通程商业集团、深圳DNMC等有关企业秘书界人士,在笔者进行专业实践与专题调研过程中不吝赐教,为笔者提供的宝贵的第一手案例与相关资料,为我们思考现实秘书职业行为提供了生动、真切的素材。由于秘书行为学是一门崭新的领域,囿于笔者认识水平,书中错误与瑕疵在所难免,恳请专家教正。
2008年12月于长沙