03 输入与编辑表格数据
在掌握了一些Excel 2007的工作簿和工作表的创建与基本操作后，本章将进入输入与编辑表格数据的学习阶段。单元格是Excel工作表操作的最小单位，也是用户输入数据的容器，如何将不同类型的数据输入到单元格中？如何使用Excel提供的自动化功能提高输入效率？如何运用Excel中的撤销和恢复操作来提高工作的便捷性及执行工作表中数据的查找、替换与清除操作？本章将为您详细解答这些问题。
3.1 输入基本数据
最终文件：第3章\最终文件\产品销售收入.xlsx
用户可以根据自己的需要在Excel 2007工作表的单元格中输入各种类型的数据，如文本、日期、数字、符号等，本节在以下的内容将详细介绍各种类型的数据的输入。
3.1.1 输入文本
在默认情况下，选定任意单元格输入文本类型的数据时，输入的内容都会沿单元格左侧对齐，每个单元格最多可包含32000个字符。输入文本的常用方法有3种：选择单元格输入、在编辑栏中输入，以及在单元格中输入。本节将分别为读者进行介绍。
1.选择单元格输入
step1 直接输入文本。选择需要输入文本的单元格A1，直接输入文本“产品销售收入”，如图3-1所示。
图3-1 直接输入文本
step2跳转到下一单元格继续输入。按下“Enter”键，自动跳转到A2单元格，直接输入表格字段“销售日期”，用同样的方法在B2单元格中输入“销售地区”，如图3-2所示。
图3-2 跳转到下一单元格继续输入
2.在编辑栏中输入
step1 定位光标。选中C2单元格，然后在编辑栏中单击，将光标定位在编辑栏中，如图3-3所示。
图3-3 定位光标
step2输入文本。在编辑栏中输入文本“产品名称”，此时可以看到C2单元格中同样出现了所输入的文本内容，如图3-4所示。
图3-4 输入文本
3.在单元格中输入
step1 定位光标在单元格中。双击需要输入文本的单元格D2，将光标定位在D2单元格中，如图3-5所示。
图3-5 定位光标在单元格中
step2在单元格中输入文本。在D2单元格中输入文本“销售数量”，如图3-6所示。
图3-6 在单元格中输入文本
step3输入其他字段文本内容。按照前面任意一种输入文本的方法，将表格的字段输入完整，输入完毕后效果如图3-7所示。
图3-7 输入其他字段文本内容
温馨提示：
在默认情况下，当在一个单元格中完成输入后，按下“Enter”键，选定单元格自动下移一行，如果按下“Tab”键，则选定单元格自动右移一行。
3.1.2 输入数字
输入数字的方法与输入文本的方法类似，本节将简单介绍。在后面的章节中还将介绍如何将数字转换为不同类型的数字格式。
step1 输入整数。继上，在D列中的D3～D6单元格中按照输入文本的方法，输入销售数量，输入的数据都为整数，如图3-8所示。
图3-8 输入整数
step2输入数据超过单元格宽度。有时，在单元格中输入数字格式的数据时，单元格中会显示符号“####”，这是因为单元格中的数字的宽度超过了该单元格所在列的宽度，不能显示出完整的数据，但是如果单元格中输入的是文本数据，则它会自动跨列显示，如图3-9所示。此时如果要显示所有的数据，则必须增加列宽。
图3-9 输入数据超过单元格宽度
3.1.3 输入日期和时间
日期和时间也是常见的数据类型，在单元格中输入日期数据时，请使用斜线“/”或连字符“-”分隔日期的年、月、日各部分。
step1 输入日期。继上，要在单元格区域A3:A4中输入销售日期，既可以输入“2009-2-1”，也可以输入“2009/2/2”，如图3-10所示。
图3-10 输入日期
step2显示格式。按下“Enter”键后，A4单元格中最后显示的日期格式变为“2009-2-2”，如图3-11所示。
图3-11 显示格式
step3输入日期和时间。如果要在单元格中输入时间，则时、分、秒之间各部分使用冒号“：”间隔，如果要输入带日期的时间，则日期和时间之间可以键入一个空格，如图3-12所示。
图3-12 输入日期和时间
3.1.4 输入符号
在实际工作中处理表格时，经常需要输入各类符号，对于可以使用键盘输入的符号自不必说，但有一些符号却不能通过键盘直接输入，需要使用“符号”对话框插入。
step1 打开“符号”对话框。继上，选中需要插入符号的单元格F3，在“插入”选项卡下单击“符号”按钮，如图3-13所示。
图3-13 单击“符号”按钮
step2选择符号类型。弹出“符号”对话框，在“符号”选项卡下，首先在“字体”下拉列表中选择所插入符号的类型，例如这里选择“Wingdings”类型，如图3-14所示。
图3-14 选择符号类型
经验之谈：
用户还可以插入特殊符号，在“插入”选项卡下单击“特殊符号”组中的“符号”按钮，在展开的库中单击“更多”选项将弹出“插入特殊符号”对话框，切换至不同的选项卡可以选择不同的符号类型。
step3选择插入符号。拖动垂直滚动条，选中需要插入的符号，然后单击“插入”按钮，如图3-15所示。
图3-15 选择插入符号
step4插入的符号效果。单击“关闭”按钮，返回工作表中，如图3-16所示为在F3单元格中插入的符号效果。
图3-16 插入的符号效果
step5完善产品销售收入表。采用相同的方法，继续为不同的产品插入等级，最后对没有填充完毕的单元格进行完善，得到的最后效果如图3-17所示。
图3-17 完善产品销售收入表
3.2 使用快速填充数据功能
在Excel 2007中，当输入相同或有规律的数据时，如果还是采用前面介绍的方法逐个输入，则既费时又费力，Excel为用户提供了快速填充数据的功能，可以很好地解决这个问题，这项功能是专门针对这类数据的输入的，可以大大提高工作效率。本节将分别介绍快速填充相同的数据、快速填充有规律的数据、使用对话框填充数据和自定义填充序列的方法。
3.2.1 快速填充相同的数据
原始文件：第3章\原始文件\学生基本信息表.xlsx
快速填充相同的数据的方法很简单，用户只需在起始单元格中输入数据，然后将鼠标指针移至该单元格右下角的填充柄上，当鼠标指针变成十字形形状时按住鼠标左键不放并拖动至所需位置，释放鼠标即可在选择的单元格区域中填充相同的数据。下面举例为读者进行介绍。
step1 输入起始数据。打开“第3章\原始文件\学生基本信息表.xlsx”，首先在D3单元格中输入“高三（一）”，然后将鼠标指针移至D3单元格右下角，此时可以看到鼠标指针呈十字形形状，如图3-18所示。
图3-18 输入起始数据
step2拖动填充柄填充数据。按住鼠标左键向下拖动填充柄，如图3-19所示。
图3-19 拖动填充柄填充数据
step3填充结果。拖曳至D10单元格后释放鼠标左键，此时可以看到D4:D10单元格中被填充了与D3单元格相同的数据，效果如图3-20所示。
图3-20 填充结果
3.2.2 快速填充有规律的数据
最终文件：第3章\最终文件\通过填充柄填充数据.xlsx
快速填充有规律的数据与上一节中快速填充相同的数据的方法类似，只是在输入起始数据时需要体现其规律性，所以一般首先都输入两个数据，从这两个数据中发现规律，系统将自动根据此规律来填充下面的数据。
step1 输入学号。继上操作，在A3和A4单元格中分别输入前两名学生的学号“58811024101”、“58811024102”，选中A3:A4单元格区域，将鼠标指针移至A4单元格右下角，其呈十字形形状，如图3-21所示。
图3-21 输入学号
step2拖动填充柄填充。按住鼠标左键向下拖曳填充柄，在拖曳的过程中可以通过旁边的一个提示条目查看当前单元格的填充内容，如图3-22所示。
图3-22 拖动填充柄填充
step3填充有规律的数据结果。拖曳至A10单元格后释放鼠标左键，得到的每名学生逐渐递增1的学号，如图3-23所示。
图3-23 填充有规律的数据结果
温馨提示：
当在表格中填充较小的数据时还体会不出快速填充的优势，而在大型的数据表格中，其优势是显而易见的。
3.2.3 使用对话框填充数据
原始文件：第3章\原始文件\年度销量规划.xlsx
最终文件：第3章\最终文件\使用对话框填充数据.xlsx
除了上述介绍的利用填充柄能够达到快速填充数据的目的外，还可以采用“序列”对话框来快速填充数据。通过“序列”对话框只需在表格中输入一个数据便可达到快速输入有规律的数据的目的。
step1 自动填充月份。打开“第3章\原始文件\年度销量规划.xlsx”，首先在B3单元格中输入“1”，选中要填充序列的单元格区域B3:B14，在“开始”选项卡下单击“填充”按钮，在展开的下拉列表中选择“系列”选项，如图3-24所示。
图3-24 自动填充月份
step2设置等差序列。弹出“序列”对话框，在“序列产生在”选项组中选择“列”单选按钮，在“类型”选项组中选择“等差序列”单选按钮，输入“步长值”为“1”，“终止值”为“12”，如图3-25所示。
图3-25 设置等差序列
step3填充等比数据。C列的数据是该公司生产的沙发1月到12月计划的销量，是按照逐月递增6%的销售状况来制定规划的。首先在C3单元格中输入1月份销量为“500”，选中需要填充序列的单元格区域C3:C14，在“开始”选项卡下单击“序列”按钮，在展开的下拉列表中选择“系列”选项，如图3-26所示。
图3-26 填充等比数据
step4设置等比序列。弹出“序列”对话框，在“序列产生在”选项组中单击“列”单选按钮，在“类型”选项组中选择“等比序列”单选按钮，在“步长值”文本框中输入“1.06”，如图3-27所示。
图3-27 设置等比序列
step5填充其他产品销量。使用相同的方法，利用“序列”对话框填充其他产品的销量规划，最终得到的规划表格如图3-28所示。
图3-28 填充其他产品销量
3.2.4 自定义填充序列
原始文件：第3章\原始文件\年度销量规划.xlsx
最终文件：第3章\最终文件\自定义填充.xlsx
如果上述的自动填充方法都无法达到用户满意的填充效果，则可以采用自定义填充序列的方法，此填充方法是按照用户事先定义好的一组序列来定义填充的。可以完全达到用户的要求。例如上例中的销售产品名称，如果用户不想按照上述排列方式进行罗列，则可以采用自定义填充方法重新填充销售产品的序列。
step1打开“Excel选项”对话框。打开“第3章\原始文件\年度销量规划.xlsx”，单击
按钮，在弹出的菜单中单击“Excel选项”按钮，如图3-29所示。
图3-29 单击“Excel选项”按钮
step2启动编辑自定义序列功能。弹出“Excel选项”对话框，在“常用”选项卡下单击“编辑自定义列表”按钮，如图3-30所示。
图3-30 单击“编辑自定义列表”按钮
step3输入序列。弹出“自定义序列”对话框，在“输入序列”列表框中输入需要添加的序列，当输入完一个产品名称后，需按下“Enter”键跳入下一行继续输入，输入完毕后单击“添加”按钮，如图3-31所示。
图3-31 输入序列
step4添加成功。此时可以看到所输入的序列已经成功添加到了“自定义序列”列表框中，如图3-32所示。再连续单击两次“确定”按钮返回工作簿中即可。
图3-32 添加成功
step5填充自定义序列。在C2单元格中输入“视听柜”，按住鼠标左键向右拖动填充柄，如图3-33所示。
图3-33 填充自定义序列
step6自定义填充结果。拖曳至G2单元格后释放鼠标左键，此时可以看到C2:G2单元格区域中的数据自动按照刚才定义的序列进行了填充，效果如图3-34所示。
图3-34 自定义填充结果
3.3 使用数据有效性输入数据
原始文件：第3章\原始文件\销售利润表.xlsx
最终文件：第3章\最终文件\设置数据有效性.xlsx
在创建的许多工作表中，都涉及用户向工作表格中输入数据。因此，确保输入有效数据是一项重要的任务。用户有时可能希望将数据输入限制在某个范围内或者确保只输入某种类型的数据，当输入了无效数据时提供即时帮助以便对用户进行指导并清除相应的无效信息。这都需要设置数据的有效性。
step1 启动数据有效性功能。打开“第3章\原始文件\销售利润表.xlsx”，选中B3:B19单元格区域，在“数据”选项卡下单击“数据有效性”按钮右侧的下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“数据有效性”选项，如图3-35所示。
图3-35 选择“数据有效性”选项
step2选择允许条件。弹出“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡下，首先在“允许”下拉列表中选择允许的条件为“日期”，如图3-36所示。
图3-36 选择允许条件
step3设置有效性条件。选择“日期”条件后，激活下方的设置项，在“数据”下拉列表中选择“介于”选项，设置“开始日期”为“2009-2-2”，“结束日期”为“2009-2-6”，如图3-37所示。
图3-37 设置有效性条件
step4圈释无效数据。单击“确定”按钮，返回工作表中，在“数据”选项卡下单击“数据有效性”按钮右侧的下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“圈释无效数据”选项，如图3-38所示。
图3-38 圈释无效数据
温馨提示：
用户还可以切换至“输入信息”、“出错警告”选项卡下分别设置输入时的提示信息和出错时的警告信息。
step5圈释无效数据效果。此时，可以看到B列中没有在2009-2-2至2009-2-6之间的日期都被圈释了起来，效果如图3-39所示。
图3-39 圈释无效数据效果
step6设置销量的有效性。同样选择D3:D19单元格区域，打开“数据有效性”对话框，在“允许”下拉列表中选择“整数”选项，在“数据”下拉列表中选择“大于或等于”选项，设置“最小值”为“5”，如图3-40所示。
图3-40 设置销量的有效性
step7圈释无效销量。单击“确定”按钮，由于此时已经启动了圈释功能，因此系统自动将D列中销量小于5的数据圈释出来，效果如图3-41所示。
图3-41 圈释无效销量
温馨提示：
利用数据有效性功能创建下拉列表，可以快速地从下拉列表中选择序列。创建下拉列表只需在“数据有效性”对话框中的“设置”选项卡下，在“允许”下拉列表中选择“序列”选项，然后在“来源”文本框中输入数据需要在下拉列表中显示的序列，切忌输入序列时中间需要用逗号分隔开，并且是在英文状态下输入的逗号。
3.4 编辑表格中的数据
前面介绍了如何在单元格中输入各种各样的数据及快速填充数据的方法，但如果用户填充的数据出现错误应该如何解决呢？此时就需要修改数据，在录入数据的过程中，为了节省时间，对于相同的数据还可以采用复制、粘贴的方式进行填充。本节将为读者介绍如何编辑表格中的数据。
3.4.1 修改数据
原始文件：第3章\原始文件\学生基本信息表1.xlsx
在单元格中录入不同的数据时，难免会出现输入错误的情况，此时就需要对其进行修改。相对于录入数据有3种方法，同样修改数据也有3种方法。本节分别对其进行介绍。
1.在编辑栏中修改数据
step1 定位光标在编辑栏中。打开“第3章\原始文件\学生基本信息表1.xlsx”，选中B4单元格，然后单击编辑栏，将光标定位在编辑栏中，如图3-42所示。
图3-42 定位光标在编辑栏中
step2更改数据。按下键盘上的“Delete”键，删除姓名中的“娜”，然后重新输入“纳”，得到的效果如图3-43所示。
图3-43 更改数据
2.在单元格中修改数据
step1 定位光标在单元格中。双击B10单元格，将光标定位在该单元格中，如图3-44所示。
图3-44 定位光标在单元格中
step2更改数据。按下“Delete”键，删除姓名中的“燕”，重新输入“艳”，此时可以看到编辑栏中同样也更改为了“艳”，效果如图3-45所示。
图3-45 更改数据
温馨提示：
若在修改数据后，单元格的宽度容纳不了所有数据，可将文本插入点定位到数据需换行的位置，然后按下“Alt+Enter”组合键即可。
3.选择单元格修改全部数据
step1选中需要修改的单元格。当某个单元格中的全部数据均需要修改时，只需选中该单元格，例如选中D3单元格，如图3-46所示。
图3-46 选中需要修改的单元格
step2修改全部数据。直接输入“301”，按下“Enter”键即可快速完成修改，如图3-47所示。
图3-47 修改全部数据
3.4.2 清除数据格式
原始文件：第3章\原始文件\年度销量规划1.xlsx
有时候工作表中的内容含有不同的数据格式，为了使单元格中的数据恢复为原有的格式，可采用Excel 2007中的清除数据格式功能。
step1 启动清除格式功能。打开“第3章\原始文件\年度销量规划1.xlsx”，选中需要清除格式的单元格区域A2:G2，在“开始”选项卡下单击“清除”按钮，在展开的下拉列表中选择“清除格式”选项，如图3-48所示。
图3-48 启动清除格式功能
step2 清除格式后的效果。清除格式后A2:G2单元格区域的效果如图3-49所示。
图3-49 清除格式后的效果
3.4.3 删除数据内容
原始文件：第3章\原始文件\年度销量规划1.xlsx
当遇到表格中有不需要的数据时可以将其删除。删除数据与删除单元格在Excel中是两个完全不同的概念，前者是删除单元格中的数据但保留单元格，而后者是将单元格和其中的数据一并删除。
step1 启动清除内容功能。打开“第3章\原始文件\年度销量规划1.xlsx”，选中需要清除内容的单元格区域B8:G8，在“开始”选项卡下单击“清除”按钮，在展开的下拉列表中选择“清除内容”选项，如图3-50所示。
图3-50 启动清除内容功能
step2 清除内容后的效果。可以看到B8:G8单元格区域中的数据已经被删除，效果如图3-51所示。
图3-51 清除内容后的效果
3.4.4 移动/复制数据
原始文件：第3章\原始文件\文件发放记录.xlsx
最终文件：第3章\最终文件\移动和复制数据.xlsx
在制作表格时，可利用Excel提供的移动或复制功能快速修改数据，以提高工作效率。用户可以通过“剪贴板”移动和复制单元格数据，也可以使用拖动法移动和复制单元格数据。
1.使用“剪贴板”移动和复制单元格数据
step1 复制单元格数据。打开“第3章\原始文件\文件发放记录.xlsx”，选中需要复制的单元格F4，在“开始”选项卡下单击“复制”按钮，如图3-52所示。此时可以看到F4周围出现了虚线框。
图3-52 复制单元格数据
step2 启动粘贴功能。选中需要粘贴的单元格或单元格区域，例如选中F5单元格，在“开始”选项卡下单击“粘贴”按钮，在展开的下拉列表中选择“粘贴”选项，如图3-53所示。
图3-53 启动粘贴功能
step3 选择粘贴选项。此时可以看到F4单元格中的内容已经被粘贴到了F5单元格中，并出现一个“粘贴选项”按钮，单击该按钮右侧的下三角按钮，在展开的下拉列表中用户可以更改粘贴选项，如图3-54所示。
图3-54 选择粘贴选项
step4 剪切单元格数据。如果只是要移动某个单元格，则选定该单元格，例如选中F4单元格，单击“剪贴板”组中的“剪切”按钮，如图3-55所示。
图3-55 剪切单元格数据
step5 剪切后的效果。选中目标单元格或单元格区域，例如选中F6单元格，直接按下“Enter”键或者是单击“粘贴”按钮完成移动操作。如图3-56所示，与复制单元格不同的是原单元格中的内容不再保留。
图3-56 剪切后的效果
经验之谈：
用户还可以使用快捷键完成移动和复制单元格数据的操作，按下“Ctrl+X”组合键完成剪切操作；按下“Ctrl+C”组合键完成复制操作；按下“Ctrl+V”组合键完成粘贴操作。
2.使用拖动法复制和移动单元格
step1 拖动移动单元格。用户可以直接用鼠标拖动完成单元格的复制和移动操作。如果要移动单元格，则选定原单元格F4，然后直接拖动鼠标到目标单元格即可，如图3-57所示。
图3-57 拖动移动单元格
step2 移动后的效果。拖曳至F6单元格后释放鼠标左键，此时可以看到F4单元格中的内容已经被移动到了F6单元格中，效果如图3-58所示。
图3-58 移动后的效果
温馨提示：
如果要使用拖动法完成复制和粘贴的操作，则可在拖动鼠标的同时按下“Ctrl”键复制原单元格的内容。
3.4.5 撤销与恢复操作
在Excel 2007中，用户可以撤销和恢复多达100项操作。正是考虑到撤销与恢复操作可能频繁地发生，Excel 2007将它们单独放在了最显著的位置，更加方便用户使用。
如果要撤销最近一次的操作，则可单击“快速访问”工具栏中的“撤销”按钮
，如果要撤销前面多次的操作，则请单击“撤销”按钮
旁边的下三角按钮，在展开的下拉列表中选择需要撤销的操作，如图3-59所示。
图3-59 撤销操作
要恢复撤销的操作，则单击“快速访问”工具栏中的“恢复”按钮
，如果要恢复多个撤销的操作，则可单击该按钮旁的下三角按钮，从展开的下拉列表中选择需要恢复的操作。
经验之谈：
用户可以使用“Ctrl+Z”组合键来完成撤销操作，使用“Ctrl+Y”组合键来完成恢复操作。另外并不是所有的操作都可以撤销，例如“保存”操作是不能撤销的，当所执行的操作不能被撤销时，“撤销”按钮会显示为灰色，表示无法撤销。
3.5 查找和替换
Excel 2007的查找和替换功能可快速定位到满足查找条件的单元格，并能方便地将单元格中的内容替换。用户不仅可以查找和替换单元格中的数据，还可以查找和替换单元格中的格式。本节将分别为读者进行介绍。
3.5.1 查找和替换数据
原始文件：第3章\原始文件\公务员招考职务表.xlsx
最终文件：第3章\最终文件\查找和替换数据.xlsx
在一个大型的表格中查找数据是非常困难的，此时就可以利用Excel提供的查找替换功能。
step1 启动查找功能。打开“第3章\原始文件\公务员招考职务表.xlsx”，在“开始”选项卡下单击“查找和选择”按钮，在展开的下拉列表中选择“查找”选项，如图3-60所示。
图3-60 启动查找功能
step2 设置查找内容。弹出“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入需要查找的内容，例如输入“中专以上”，此时可以单击“查找下一个”按钮一个一个地在工作表中查找，也可以单击“查找全部”按钮显示所有的查找结果，如图3-61所示。
图3-61 设置查找内容
经验之谈：
按下“Ctrl+F”组合键，同样可以打开“查找和替换”对话框。
step3 查找全部。如果单击“查找全部”按钮，则可以看到在下方的列表框中显示出了所有查找出来的内容，包括工作表名称、单元格等内容，如图3-62所示。
图3-62 查找全部
step4 替换数据。切换至“替换”选项卡，在“替换为”文本框中输入需要替换为的文本为“大专以上”，然后单击“全部替换”按钮，如图3-63所示。
图3-63 替换数据
step5 提示替换的处数。系统字段将工作表中的“中专以上”替换为了“大专以上”，替换完成后系统自动弹出一个提示框，提示用户替换的处数，如图3-64所示替换了55处。
图3-64 提示替换的处数
step6 替换后效果。单击“确定”按钮，返回工作表中，此时可以看到H列中的“中专以上”全部替换为了“大专以上”，效果如图3-65所示。
图3-65 替换后效果
3.5.2 查找和替换格式
原始文件：第3章\原始文件\公务员招考职务表.xlsx
最终文件：第3章\最终文件\查找和替换格式.xlsx
除了可以对单元格的内容进行查找与替换外，还可以对单元格的格式进行查找与替换，也可以对某种特定格式的内容进行查找与替换。
step1 展开更多选项。打开“第3章\原始文件\公务员招考职务表.xlsx”，按下“Ctrl+F”组合键，打开“查找和替换”对话框，单击“选项”按钮，如图3-66所示。
图3-66 展开更多选项
step2 查找选项设置。弹出“查找和替换”对话框，单击“格式”按钮右侧的下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“从单元格选择格式”选项，如图3-67所示。
图3-67 查找选项设置
step3 在单元格中选择查找格式。返回工作表中，此时，注意观察鼠标指针的变化，移动鼠标单击需要查找的格式所在的单元格，例如单击单元格E3，如图3-68所示。
图3-68 在单元格中选择查找格式
step4 预览查找格式。选定E3单元格后，返回“查找和替换”对话框中，此时可以看到“查找内容”右侧的“预览”二字已经更改为了需要查找的格式效果，单击“查找全部”按钮查找出符合格式的全部单元格，如图3-69所示。
图3-69 预览查找格式
step5 查找结果。系统按照所设置的单元格格式自动搜索出工作表中符合该格式的单元格，搜索完毕后，将符合要求的单元格罗列在下方的列表框中，如图3-70所示。
图3-70 查找结果
step6 启动设置替换格式功能。切换至“替换”选项卡，单击“替换为”右侧的“格式”按钮旁的下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“格式”选项，如图3-71所示。
图3-71 启动设置替换格式功能
step7 设置替换的字体。弹出“替换格式”对话框，用户可设置替换的数字格式、对齐方式、字体格式、边框样式和填充样式等内容。切换至“字体”选项卡，在“字体”下拉列表中选择“华文隶书”选项，如图3-72所示。
图3-72 设置替换的字体
step8 设置字形和字号。在“字形”列表框中选择字形为“加粗”，在“字号”列表框中选择字号为“12”，如图3-73所示。
图3-73 设置字形和字号
step9 设置填充色。切换至“填充”选项卡，在“背景色”选项组中设置所替换的填充色为“白色背景1，深色25%”，如图3-74所示。
图3-74 设置填充色
step10 预览替换格式。设置完毕后单击“确定”按钮，返回到“查找和替换”对话框，此时可以预览替换后的格式效果，单击“全部替换”按钮，如图3-75所示。
图3-75 预览替换格式
step11 提示替换的处数。替换完毕后，系统自动弹出如图3-76所示的提示框，提示替换的处数为5处，单击“确定”按钮即可。
图3-76 提示替换的处数
step12 替换后的效果。返回工作表中，此时可以看到表头字段中的部分数据格式已经发生了改变，效果如图3-77所示。
图3-77 替换后的效果
温馨提示：
为什么这里没有替换F3:J4单元格的格式呢？由于所查找的格式为符合E3单元格的格式，而F3:J4单元格区域虽然字体与E3单元格相同，但单元格格式不同，所以不能替换。
3.6 实例进阶——创建材料入库日报表
最终文件：第3章\最终文件\材料入库日报表.xlsx
公司每天都会有大量的材料出库入库，严格的管理可以节省大量的材料。本节将利用本章所学的知识创建材料入库的日报表。
step1 输入标题和表头字段。新建一个工作簿，将其保存并命名为“材料入库日报表.xlsx”，在Sheet1工作表中输入标题和表头字段，输入完毕后效果如图3-78所示。
图3-78 输入标题和表头字段
step2 输入日期。在B2单元格中输入制表的日期“2009/2/5”，如图3-79所示。
图3-79 输入日期
step3 自动填充收货部门。在A4单元格中输入“材料库（2）”，然后将A4单元格右下角的填充柄向下拖动，如图3-80所示。
图3-80 自动填充收货部门
step4 选择自动填充选项。拖曳至A6单元格后释放鼠标左键，将出现一个“自动填充选项”图标，单击该图标右侧的下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“复制单元格”单选按钮，如图3-81所示。
图3-81 选择自动填充选项
step5 自动填充数据。选中A6单元格，向下拖动A6单元格右下角的填充柄，如图3-82所示。
图3-82 自动填充数据
step6 复制单元格数据。拖曳至A7单元格，释放鼠标左键，此时A7单元格的内容变为“材料库（3）”，然后选中A7单元格，按下“Ctrl+C”组合键，复制A7单元格的内容，再选中A8:A10单元格区域，按下“Ctrl+V”组合键粘贴复制的内容，如图3-83所示。
图3-83 复制单元格内容
step7 自动填充材料编号。在B4和B5单元格中分别输入材料编号“B-02035”和“B-02036”，然后选中B4:B5单元格区域，将B5单元格右下角的填充柄向下拖动，如图3-84所示。
图3-84 自动填充材料编号
step8 自动填充材料名称。拖曳至B15单元格后释放鼠标左键，接着在C4单元格中输入“钢筋”，然后向下拖动C4单元格右下角的填充柄，如图3-85所示。
图3-85 自动填充材料名称
step9 自动填充单位。使用相同的方法，利用自动填充功能将“单位”列数据填充完毕，效果如图3-86所示。
图3-86 自动填充单位
step10 选择货币格式。继续输入“领用数量”、“材料单价”和“金额”列数据，然后选中H4:I15单元格区域，在“开始”选项卡下单击“数字格式”右侧的下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“货币”选项，如图3-87所示。
图3-87 选择货币格式
step11 插入特殊符号。选中E4单元格，在“插入”选项卡下单击“特殊符号”组中的“符号”按钮，在展开的库中选择“更多”选项，如图3-88所示。
图3-88 插入特殊符号
step12 选择特殊符号。弹出“插入特殊符号”对话框，切换至“特殊符号”选项卡，这里选择如图3-89所示的五星符号，选中之后单击“确定”按钮。
图3-89 选择特殊符号
step13 插入特殊符号效果。返回工作表中，此时在E4单元格中插入了所选择的五星符号，效果如图3-90所示。
图3-90 插入特殊符号效果
step14 完善日报表。使用相同的方法，为不同规格的钢筋插入不同的等级符号，最后将标题所在单元格区域A1:I1合并居中，得到的效果如图3-91所示。
图3-91 完善日报表
3.7 本章技巧荟萃——输入“0”开头的数字
用户可以发现，当在Excel单元格中输入以“0”开头的数据时，按下回车键后“0”将不显示，那么采用什么方法才能将前面的“0”显示出来呢？下面就来为读者介绍。
step1 输入以“0”开头的数字。在A1单元格中首先输入“’”，该单引号是在英文状态下输入的，接着再输入以“0”开头的数字“010”，如图3-92所示。
图3-92 输入以“0”开头的数字
step2 输入完毕后的效果。按下“Enter”键确认输入，此时可以看到输入的结果为“010”，其左上角出现了一个绿色的倒三角形，表示该数据为文本形式，如图3-93所示。
图3-93 输入完毕后的效果
经验之谈：
用户在输入以“0”开头的数据时，可以首先将单元格的数字格式设置为“文本”形式，然后再输入以“0”开头的数据，此时将显示出“0”。
3.8 本章技巧荟萃——在默认状态下输入分数
如果用户在Excel单元格中直接输入分数，例如输入“3/4”，则按下“Enter”键后，将出现“3月4日”，那么如何在Excel的默认状态下输入分数呢？本节将为读者答这个问题。
step1 输入分数。如果用户需要输入3/4，则可在A1单元格中输入“0 3/4”，即以“整数+空格+分数”的形式进行输入，如图3-94所示。
图3-94 输入分数
step2 显示结果。按下“Enter”键，此时可以看到在A1单元格中显示的分数结果，如图3-95所示。
图3-95 显示结果
step3 输入分数。如果要输入2.75，即二又四分之三，则可以在A2单元格中输入“2 3/4”，如图3-96所示。
图3-96 输入分数
step4 显示结果。按下“Enter”键，此时可以发现A2单元格中的数据为2 3/4，即2.75，如图3-97所示。
图3-97 显示结果
3.9 本章技巧荟萃——输入具有自动设置小数点的数字
在Excel中输入带小数的数字时，通过设置自动插入小数点，用户在输入时不需要输入小数点，由系统自动插入小数点，可以提高输入速度。例如，现需要输入某温度测试站的数据，该数据均要求小数点后面保留3位。
step1 设置自动插入小数点位数。单击 按钮，在弹出的菜单中单击“Excel选项”按钮，弹出“Excel选项”对话框，切换至“高级”选项卡，在“编辑选项”选项组中勾选“自动插入小数点”复选框，然后在“位数”文本框中输入“3”，如图3-98所示。
图3-98 设置自动插入小数点位数
step2 输入测试的温度值。单击“确定”按钮，返回工作表中，在A2单元格中输入测试的温度值，在输入时无须输入小数点，直接输入一个5位的整数，如图3-99所示。
图3-99 输入测试的温度值
step3 确认输入。按下“Enter”键，此时可以看到系统自动将所输入的数据保留3位小数，如图3-100所示。
图3-100 确认输入
step4 输入其他数据。使用相同的方法，输入其他的温度测试结果，无论用户输入多么大或多么小的数据，系统都将自动保留3位小数，如图3-101所示。
图3-101 输入其他数据
3.10 本章技巧荟萃——同时在多个单元格中输入相同的数据
如果需要在多个单元格中输入相同的数据，还采用逐个输入的方法，则既费时又费力，当然也可以采用复制粘贴的方法来完成，下面为读者介绍另外一种更加简单的方法进行输入。
step1 选中单元格区域。选定需要输入相同数据的单元格区域，选定的单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的，如图3-102所示选择A1:C3单元格区域。
图3-102 选中单元格区域
step2 输入数据。将光标定位在A1单元格中，输入“销售部”，如图3-103所示。
图3-103 输入数据
step3 输入效果。按下“Ctrl+Enter”组合键，便可将数据“销售部”同时输入到选定的单元格中，如图3-104所示。
图3-104 输入效果
3.11 本章技巧荟萃——同时在多张工作表中输入相同的数据
在选定了一组工作表后，在活动工作表中的选定区域进行的任何改动都将反映到所有其他工作表中对应的单元格中，具体的方法如下。
step1 选定多个工作表。在按住“Ctrl”键的同时，选定多个工作表，如图3-105所示。
图3-105 选定多个工作表
step2 在单元格中输入数据。在任意选定的工作表的单元格中输入数据，例如在A3单元格中输入“林邦科技股份有限公司”，如图3-106所示。
图3-106 在单元格中输入数据
step3 查看其他工作表中输入的数据。按下“Enter”键，Excel将自动在所有选定的相应单元格中输入相同的数据，如图3-107所示为另外一个工作表中的数据。
图3-107 查看其他工作表中输入的数据