第1部分 Excel基础
第1章 学习Excel 2007
Excel 2007是Microsoft出品的Office系列软件中的一员，用来制作电子表格，可以完成复杂的数据分析。
在配合相关图表进行数据分析、统计、计算等过程中，Excel函数起着举足轻重的作用。本章将主要介绍与Excel函数相关的基础知识，从而为读者查阅、学习本书后面的内容提供便利。
1.1 最佳Excel学习方法
掌握最佳学习方法，往往能达到事半功倍的效果。本节与读者分享一些学习Excel的好方法，掌握了这些方法，读者就可以独立研究、解决一些实际问题了。
1.1.1 保持乐观、积极的心态
学习Excel很容易！不要被Excel中数量不少的按钮、命令搅乱情绪。其实这些按钮或命令的分布是有规律的，Excel 2007对其进行了合理分类，所以很容易查找。再有，当您处理一个问题时，只需用到这些按钮或命令中的一个或几个就可以了，Excel 2007中命令的功能更强大，界面也更人性化。
请记住：搞定Excel 2007，小菜一碟！只要您保持自信、乐观和积极的心态，就一定能对Excel 2007应用自如，所以没有必要恐惧。
其实在实践中，只是使用了Excel 2007的某些功能解决问题，所做的并不是创造性工作。而这些问题，软件设计者或前人都已经解决过。只要参考本书中的“HOW TO”讲解和实践案例，认真体会Excel 2007的功能和使用方法，您一定能够解决遇到的问题。没有什么东西学不会，只要用心。
您是不是也有过这样的经历：刚接触一个新事物时，觉得它很神秘、很复杂，然而当您了解它之后，就觉得“不过如此”……
1.1.2 善用Excel联机帮助和即时帮助
HOW TO使用联机帮助
1 选择“开始>程序>Microsoft Office>Microsoft Office Excel 2007”命令，打开Excel后按F1键，就可打开Excel的官方联机帮助。
2 单击帮助窗口上面的“显示目录”按钮即可打开帮助目录，单击其中的帮助项就可在窗口右侧显示具体的帮助内容，如图1-1所示。
图1-1 官方帮助
随着Excel版本升级至2007，它的帮助系统也进行了相应的升级。这套帮助系统功能更强大，还支持搜索功能。可以说这是最权威、最系统的一套帮助文件。
小贴士
使用Excel联机帮助的前提是你的电脑能登录Internet。
HOW TO使用即时帮助
在实际操作过程中，Excel也尽可能做到步步有提示，比如：
1 在手动输入函数的时候，当输入完函数名和括号后，系统就会给出该函数的格式，如图1-2所示。
图1-2 手动输入函数的提示
2 在使用对话框插入函数时，“插入函数”对话框也会给出函数介绍，如图1-3所示。
图1-3 用对话框插入函数的提示
如果想进一步了解该函数的详细信息，请单击“有关该函数的帮助”链接，得到如图1-4所示的帮助窗口。
图1-4 函数的帮助窗口
1.1.3 在专业的Excel论坛中学习
Excel论坛是学习Excel的好场所。您可以在论坛中发帖子提问，还可以直接搜索相关答案。下面推荐一些好的Excel论坛网站。
微软中国网站
网址：http://www.microsoft.com/china/office/excel/prodinfo/default.mspx
语言：简体中文
微软中文新闻组Office版
网址：http://www.microsoft.com/china/community/office/default.mspx
语言：简体中文
Excel Home
语言：简体中文、繁体中文
HOW TO搜索问题的解决方案
您还可以到“百度知道”中搜索解决问题的方法。
1 打开IE，在地址栏中输入“百度知道”的地址http://zhidao.baidu.com，按Enter键。
2 在搜索文本框中输入搜索关键词，比如“Excel学习”，单击“搜索答案”按钮就会列出许多相应的答案来，如图1-5所示。这是一种非常实用的好办法。
图1-5 在“百度知道”中搜索答案
1.1.4 用好本书
本书是一部集Excel 2007操作方法、使用技巧、实用案例于一体的案例教程大全，涉及到Excel 2007的方方面面。本书在内容上争取做到全面、权威，例如还详细地介绍了Excel 2007新增的一组函数（多维数据集函数）。学好并用好这样一本大部头案例教程，您一定会受益匪浅。
HOW TO阅读本书
读者可根据需要有针对性地阅读本书，这里把读者的看书目的分为3种，针对3种目的有相对应的阅读方式，如表1-1所示。
表1-1 How TO阅读本书
读者还可根据实际情况灵活阅读本书，相信本书能为您提供详尽、有力的帮助。
1.2 Excel 2007新增功能
Excel 2007增加了一些新功能，使得操作界面更美观，使用更方便。本节先作简单介绍，让大家先睹为快。此外，也帮助具有Excel 2003基础的读者迅速习惯Excel 2007界面，以便更好地使用Excel 2007。新增功能主要有：面向结果的用户界面、更多行和列以及其他新限制、Office主题和Excel样式等。
1.2.1 面向结果的用户界面
Excel 2007一改以往的菜单式界面，向大家展示了崭新的用户界面，如图1-6所示。它将大部分命令以按钮的形式存放于选项卡中，使用户可以轻松地在Excel 2007中工作。
图1-6 Excel 2007新用户界面
以往的Excel版本中，命令和功能深藏在复杂的菜单和工具栏中。Excel 2007将这些命令和功能进行分类并整合在选项卡中，在选项卡的下拉库中显示了这些命令和功能，从而替代了以前版本中的许多对话框。现在您可以在选项卡中轻松快速地找到这些命令和功能。此外选项卡还提供了工具使用方法提示和示例预览，从而帮助您选择正确的命令选项。
1.2.2 更多行和列以及其他新限制
您可以在工作表中浏览更大量的数据了。Excel 2007每个工作表支持1,048,576行和16,384列，即171多亿个的单元格，如图1-7所示。您会惊奇地发现，现在工作表中的列以XFD而不是IV结束了。与Excel 2003相比，Excel 2007提供的可用行增加了15倍，可用列增加了63倍。
图1-7 工作表中的单元格个数
您还可以在同一个工作表中使用无限多的格式类型，而不再仅限于Excel 2003中的4,000种；并且每个单元格可引用其他单元格的数量从Excel 2003中的8,000增加到了任意数量。因此惟一的限制就是您的计算机的可用内存了！
内存管理已从Excel 2003中的1GB内存增加到Excel 2007中的2GB，因此改进后的Excel性能更优越。
Excel 2007添加了支持双处理器和多线程芯片集的技术，所以即使您处理的工作表中包含大量公式，您依然可以体验到飞快的运算速度。
Excel 2007还支持最多1600万种颜色，可以满足您对美化工作表任何苛刻的要求。
1.2.3 Office主题和Excel样式
在Excel 2007中，可以通过应用主题和使用特定样式在工作表中快速设置数据格式。普普通通的数据表经过设置后，可以变得突出、漂亮，如图1-8所示。
图1-8 应用主题、样式前后效果对比
应用主题 主题是一组预定义的颜色、字体、线条和填充效果，可应用于整个工作簿或特定项目，例如图表或表格。Excel 2007提供了许多漂亮的预定义主题，您可以自由选择。在“页面布局”选项卡中的“主题”选项中，如图1-9所示。此外您可以使用公司提供的统一的公司主题，或者自己动手，通过“颜色”、“字体”和“效果”等命令按钮来制作自己的主题。
图1-9 主题设置
使用样式 样式是基于主题的预定义格式，用于更改Excel表格、图表、数据透视表、形状或图的外观。Excel 2007提供了多种预定义样式，您可以自由选择，如图1-10所示。如果内置的预定义样式不符合您的要求，您还可以在“开始”选项卡的“单元格样式>新建单元格样式”中自定义属于自己风格的样式。
图1-10 应用样式
小贴士
对于图表来说，您只能从多个预定义样式中进行选择，不能创建自己的图表样式。主题可以与其他2007 Office版本程序（例如Microsoft Office Word和Microsoft Office PowerPoint）共享，而样式只用于更改特定于Excel的项目（如Excel表格、图表、数据透视表、形状或图）的格式。
1.2.4 丰富的条件格式
在Excel 2007版本中，您可以使用条件格式直观地注释数据以供分析和演示使用。比如将主管评分大于90的单元格以突出颜色显示，如图1-11所示。
图1-11 使用条件格式
这样，您就可以在数据中轻松地查找例外或发现重要趋势。条件格式的规则以渐变色、数据柱线和图标集的形式将可视性极强的格式应用到符合这些规则的数据。
1.2.5 轻松编写公式
Excel 2007对公式编辑功能进行了改进，您在Excel 2007中编写公式会更为轻松。
可调整的编辑栏 编辑栏会自动调整以容纳长而复杂的公式，从而避免了以往版本中公式覆盖工作表中的其他数据的现象，如图1-12所示。
图1-12 可调整的编辑栏
函数记忆式键入 使用函数记忆式键入，可以帮助您快速正确地写入函数。它不仅可以自动检测您将要使用的函数，还提供该函数的返回参数类型和范围，确保您自始至终选择和输入正确的公式。图1-13所示，输入“S”后，Excel 2007会自动列出以“S”开头的函数，您可以移动鼠标从列表中选择您需要的函数，单击该函数获得该函数返回参数的类型和信息，双击则自动将该函数输入公式栏。
图1-13 记忆式键入
结构化引用 在Excel 2007中，您不仅可以在公式中引用单元格（例如A1和R1C1），还可以在公式中引用命名区域和表格（例如表1）。
1.2.6 改进的排序和筛选功能
Excel 2007增强了筛选和排序功能（见图1-14）。利用该功能可快速按照您的要求排列工作表数据，以便您找出所需的信息。在Excel 2007中，您不仅可以按颜色和3个以上（最多为64个）级别来对数据排序，还可以按颜色或日期筛选数据。
图1-14 筛选功能
1.2.7 Excel表格的增强功能
在Excel 2007中，您可以使用新用户界面快速创建、格式化和扩展Excel表格（在Excel 2003中称为Excel列表），从而使组织和操控工作表上的数据空前方便。Excel 2007中针对表格的新功能或改进功能如下：
表格标题行 在Excel 2007中，当在长表格中滚动时，表格标题会替代工作表标题，从而使表格标题始终与表列中的数据出现在一起，以便您分析数据。按照图1-15步骤创建一个表格，然后向下滑动鼠标，您会惊奇地发现表格标题“姓名 性别 语文”取代了工作表标题“B C D”。
图1-15 表格标题行
计算列 当您在一个单元格输入公式后，Excel 2007中的计算列功能能够自动将此公式扩展到每一行，如图1-16所示。Excel 2007中的计算列功能使得您只需输入公式一次，而无须使用“填充”或“复制”命令。
图1-16 计算列
自动筛选 默认情况下，表中会启用“自动筛选”以支持强大的表格数据排序和筛选功能。选择“数据”选项卡中的“筛选”命令，进入筛选状态，取消勾选不需要的项目，Excel 2007则会自动筛选数据。
汇总行 在Excel 2007的汇总行中，您可以使用自定义公式和文本。
表样式 您可以选择Excel 2007为您提供的大量设计师水平的表样式，通过使用这些表样式，您可以迅速地使表格焕然一新。
1.2.8 新的图表外观
Excel 2007中的图表工具，可使得图表更美观、更专业，便于与其他人更有效地交流信息。这些图表外观包含很多特殊效果，例如三维、透明和柔和阴影。Excel 2007还提供了大量的预定义图表样式和布局，如图1-17所示。您可以轻松浏览可用的图表类型，为数据创建合适图表。
图1-17 图表样式和布局
可视图表元素选取器Excel 2007中，设置和修改图表更加人性化。只需单击几下鼠标，即可添加或删除标题、图例、数据标签、趋势线和其他图表元素，如图1-18所示。
图1-18 设置和修改图表
外观新颖的艺术字 在Excel 2007中，您可以像操作艺术字形状一样操作图表及其元素，因为Excel 2007中图表是用艺术字绘制的。您可以添加柔和阴影或倾斜效果，也可以使用透明效果，还可以使用逼真的三维效果。
清晰的线条和字体 在Excel 2007中，图表的线条减轻了锯齿现象，文本使用了ClearType字体，所以您会发现图表中的线条和字体更清晰了。
比以前更多的颜色 在Excel 2007中，您可以轻松地从预定义主题颜色中进行选择和改变其颜色强度。Excel 2007提供了1600万种颜色，您可以从中选择来添加自己的颜色，如图1-19所示。
图1-19 更多的颜色选择
图表模板 使用Excel2007“设计”选项卡中的“另存为模板”命令，可以轻松地将喜爱的图表另存为图表模板。
1.2.9 共享的图表
2007 Office版本中，图表可在Excel、Word和PowerPoint之间共享。您可以轻松地在文档之间复制和粘贴图表，或将图表从一个程序复制和粘贴到另一个程序。此外，在PowerPoint中，您可以使用动画设置引用的Excel 2007的图表，使整个图表或图例项和轴标签具有动画效果。
1.2.10 易于使用的数据透视表
在Excel 2007中，数据透视表比在Excel的早期版本中更易于使用。在数据透视表用户界面中，现在您只需在新的数据透视表字段列表中选择要查看的字段，要查看的数据信息即可显示，而不再需要将数据拖到不易于定位的目标拖放区域。
此外，在Excel 2007新的用户界面中创建数据透视图也像创建数据透视表一样容易。
HOW TO创建数据透视表
1 选择工作表中数据，选择“插入”选项卡中的“数据透视表”命令，弹出“创建数据透视表”对话框，单击“确定”按钮，如图1-20所示。
图1-20 创建数据透视表对话框
2 勾选“数据透视表字段列表”中字段，在数据簿中自动显示Excel 2007创建的数据透视表，如图1-21所示。
图1-21 快速创建数据透视表
3 在“数据透视表字段列表”中，拖拽相应字段，可以显示二维数据透视表，如图1-22所示。
图1-22 设置数据透视表
小贴士
Excel 2007允许在数据透视表和数据透视图中使用撤销功能。现在，您可以撤销创建或重排数据透视表和数据透视图所执行的大多数操作。
1.2.11 快速连接到外部数据
您可以使用“快速启动”从管理员或工作组专家提供的可用数据源列表中选择。Excel中的连接管理器使您可查看工作簿中的所有连接，并且重新使用或替代连接更加容易，如图1-23所示。
图1-23 连接到外部数据
小贴士
在Excel 2007中，即使您不知道公司数据源的服务器名称或数据库名称，也可以连接到外部数据。
1.2.12 新的文件格式
1. 基于XML的文件格式 在2007 Microsoft Office system中，Microsoft为Word、Excel和PowerPoint引入了新的文件格式，称为“Office Open XML格式”。这些新文件格式不仅使得Excel 2007便于与外部数据源结合，还改进了数据恢复功能，减小了文件大小。在Excel 2007中，文件格式有以下几种：
基于Office Excel 2007 XML的文件格式 (.xlsx)。这也是Excel 2007工作簿的默认格式。
基于Office Excel 2007 XML和启用了宏的文件格式 (.xlsm)。
用于Excel模板的Office Excel 2007文件格式 (.xltx)。
用于Excel模板的Office Excel 2007启用了宏的文件格式 (.xltm)。
2. Excel 2007二进制文件格式Excel 2007还引入了二进制文件格式 (.xls)。这种文件格式可用于大型或复杂工作簿的分段压缩，也能满足向后兼容的要求。
1.2.13 更佳的打印体验
Excel 2007提供了“页面”视图和PDF以及XPS保存格式。
小贴士
只有安装了加载项后，才能在Excel中将文件另存为PDF或XPS文件。
在Excel 2007提供的“页面”视图中，您可以创建工作表，同时也可以观察打印效果。在该视图中，可以设置工作表中的页眉、页脚和边距，以及将对象（图表或形状）放置到准确位置，如图1-24所示。
图1-24 “页面”视图
小贴士
使用“页面”视图，您可以方便地查看每页上要打印的内容，从而避免打印时输出数据被截断的现象。
1.2.14 共享工作的新方法
如果您能够访问Excel Services，您就可以与其他人共享您的Excel 2007工作表数据了。首先要在Excel 2007中将工作簿保存到Excel Services，然后指定希望其他人可以查看的工作表数据。这样，他们可以：
在浏览器中使用Microsoft Office Excel Web Access查看、分析、打印和提取这些工作表数据；
定期或根据需要来创建静态的数据快照；
使用Office Excel Web Access轻松地执行操作，如滚动、筛选、排序、查看图表以及在数据透视表中查看明细。
如果其他人向您提供批注和更新的信息，您可以通过共享工作簿以收集所需的信息（操作与Excel早期版本相同），然后将其保存到Excel Services。
小贴士
浏览器：一种解释HTML文件、将其格式设置为网页并显示它们的软件。Web浏览器（如Windows Internet Explorer）可跟踪超链接、传输文件并播放嵌入网页中的音频和视频文件。
另外，Excel Services可以与文档管理服务器集成，围绕Excel报表和工作簿计算工作流操作创建验证过程。
1.2.15 快速访问更多模板
在Excel 2007中，您不仅可以使用您计算机中的Excel模板（安装Excel 2007时已经添加到您的计算机），也可以在Microsoft Office Online网站上快速访问和下载模板。
1.3 Excel文件转换和兼容性
Microsoft Office开发过程中考虑了软件向前兼容的问题，即新版本的软件可以打开低版本格式的文件。然而，工作中会遇到这样的问题：低版本软件无法打开新版本格式的文件或者部分功能无法实现。在这一节将重点解决这一类问题。
1.3.1 Excel支持的文件格式
选择“Microsoft Office>另存为”命令，可以看到Excel 2007支持的文件格式。“另存为”命令右侧显示了多种文件格式，如图1-25所示。
图1-25 Excel 2007支持的文件格式
小贴士
将文件另存为另一种文件格式时，它的某些格式、数据和功能可能会丢失。
选择“Microsoft Office>打开”命令，可以从新弹出的“打开”对话框下方的“文件类型”下拉列表中看到Excel 2007可以打开的文件格式，如图1-26所示。
图1-26 Excel 2007可打开的文件格式
系统通常会提示您将以Office Excel 2007格式保存该文件，除非您打开的是共享工作簿。
1.3.2 检查工作簿与Excel早期版本的兼容性
Excel 2007提供了一个兼容性检查器，可以用来检测Excel 2007工作簿在Excel的低版本中出现的兼容性问题，如：导致重大功能损失或轻微保真损失等。兼容性检查器会找出任何潜在的兼容性问题，并创建一个报告来帮您解决这些问题。
小贴士
如果以兼容模式编辑工作簿，并且该工作簿是Excel 97-2003文件格式，而不是新的Excel 2007文件格式 (.xlsx)，兼容性检查器会在保存工作簿时自动运行。
HOW TO检查兼容性
1 选择“Microsoft Office>打开”命令。
2 在“查找范围”列表中，单击包含要打开工作簿的驱动器、文件夹或Internet位置。在文件夹列表中，找到并打开包含该工作簿的文件夹，如图1-27所示。
图1-27 “打开”对话框
3 单击该工作簿，然后单击“打开”按钮，打开Excel 97-2003文件格式的工作簿，如图1-28所示。
图1-28 打开Excel97-2003文件格式的工作簿
4 选择“Microsoft Office>准备>运行兼容性检查器”命令，如图1-29所示。
图1-29 运行兼容性检查器
要在每次保存工作簿时检查其兼容性，请选中“保存此工作簿时检查兼容性”复选框，如图1-30所示。
图1-30 兼容性检查器
此时如果您单击“复制到新表”，Excel会新建一个工作表并写入在“摘要”框中列出的所有问题的报告。这时如果“修复”功能可用，您可以单击“修复”来解决在低版本的Excel中打开Excel 2007工作簿出现的一些简单问题。
您可以在Excel 2007中保存一个向下完全兼容的副本，以确保可以在Excel 97-2003、Excel 5.0/95低版本中打开Excel 2007中保存的工作簿。
HOW TO保存为Excel 97-2003版本文件
1 在Excel 2007中，打开要保存为Excel 97-2003格式的工作簿。
2 选择“Microsoft Office>另存为>Excel 97-2003工作簿”命令,如图1-31所示。
图1-31 文件另存为Excel97-2003工作簿
3 在弹出的“另存为”对话框中，单击“保存”。
小贴士
文件将以Excel 97-2003文件格式保存，因此能够在Excel 97-2003的版本中打开它。
HOW TO保存为Excel 5.0/95版本文件
1 选择“Microsoft Office>另存为”命令，弹出“另存为”对话框，如图1-32所示。
图1-32 “另存为”对话框
2 在弹出的“另存为”对话框中，单击“保存类型”下拉按钮，选择“Microsoft Excel 5.0/95工作簿”，单击“保存”，如图1-32所示。
这样保存得到的文件就可以在Excel 5.0/95中打开了，同时此文件中不再保留Excel 2007格式和功能。
HOW TO在旧版本Excel中打开Excel 2007格式的文件
1 从Microsoft Office下载中心网站下载适用于Office 2007 Excel文件格式的Microsoft Office兼容包。
2 安装打开Excel 2007工作簿所需的更新和转换器。
3 在旧版本Excel中打开Excel 2007格式的工作簿，这时您会发现Excel已经自动进行了格式转换。
小贴士
Excel 2007中的一些新功能和格式在Excel的低版本中打开时可能不会显示，但是当保存该工作簿并在Excel 2007中重新打开时，仍然可用这些功能和格式。
如果尚未安装更新和转换器，系统将会出现如图1-33所示对话框，提示不能打开文件。
图1-33 未安装更新和转换器的警告
1.3.3 将Excel 2007 与旧版本的Excel一起使用
1. 在Excel 2007中使用兼容模式
当在Excel 2007中打开在旧版本中创建的工作簿时，Excel 2007会自动在兼容模式下打开它，并且会在Excel标题栏（标题栏：窗口、对话框或工具栏顶端的水平栏，显示文档、程序或工具栏的名称。）中文件名旁边的方括号内显示“兼容模式”，如图1-34所示。
图1-34 兼容模式
小贴士
如果在兼容模式下使用工作簿，Excel 2007中新增或增强的功能都将不可用。这样就保证了在早期版本的Excel中打开工此作簿时，数据不会丢失。所以，工作簿将使用旧版本的文件格式，而不是使用Excel 2007的文件格式保存。
2. 在Excel早期版本中使用文件转换器打开Excel 2007工作簿
小贴士
Microsoft Office Online上提供了特定更新和文件转换器，使得Excel早期版本（Excel 97-2003）能够打开Excel 2007创建的文件。
3. 将工作簿升级到Excel 2007文件格式
当打开早期版本的Excel工作簿时，如果不再希望任何人在早期版本中使用它，可以选择将该工作簿升级到Excel 2007文件格式。升级到Excel 2007后，就可以使用Excel 2007提供的所有新增功能，并且文件也会变小。
HOW TO升级转换工作簿公式：
1 打开要转换为当前文件格式的工作簿。
2 选择“Microsoft Office>转换”命令，如图1-35所示。
图1-35 转换文件格式
3 如果收到一条有关转换工作簿的消息，请单击“确定”，如图1-36所示。
图1-36 转换文件格式消息
小贴士
如果您不希望显示这条有关转换工作簿的消息，请选中“不再询问是否转换工作簿”。
4 要使用当前文件格式，请单击“是”，然后重新打开工作簿，如图1-37所示。
图1-37 转换文件格式提示框
1.3.4 以其他文件格式保存工作簿
如果以其他文件格式保存Excel工作簿，则Microsoft Office Excel独有的格式和功能将会丢失。
HOW TO以其他文件格式保存工作簿
1 打开要保存以便用于其他程序中的工作簿。
2 选择“Microsoft Office>另存为”命令，弹出“另存为”对话框。
3 在“另存为”对话框中，为工作簿输入一个新名称。
4 在“保存类型”下拉列表中，选择您希望的文件格式，单击“保存”。
默认情况下，有些文件格式仅保存活动的工作表，而有些文件格式（例如网页格式）则会保存工作簿中的所有工作表。如果您只希望保存特定的工作表，可以隐藏不需要保存的工作表。
小贴士
若要隐藏活动的工作表，请右击屏幕底部的该工作表标签，然后单击“隐藏”。如图1-38所示。
图1-38 隐藏工作表
1.4 Excel模板
模板是一个做其他事情的基础模型。Excel模板就是基本元素已经设计好的Excel工作表或者工作簿。使用Excel模板可以在很大程度上简化工作。如果Excel内建的模板不能满足您的要求，还可以自己动手创建满足要求并拥有自己风格的Excel模板。
1.4.1 使用Excel模板
在Excel 2007中，有一些已经设计好的模板，如账单、零用金报销单、销售报表等。这些模板在安装Excel 2007时已经安装到您的计算机上了。
HOW TO使用Excel模板（见图1-39）
图1-39 使用Excel模板新建Excel工作簿
1 选择“Microsoft Office>新建”命令。
2 在弹出的“新建工作簿”对话框左侧，选择“已安装的模板”。
3 在“已安装的模板”下方的模板缩略图中，选择适宜类型。
4 单击“创建”按钮。
小贴士
除了可以使用Excel 2007中“已安装的模板”外，您还可以连接到“Microsoft Office Online”，下载其中的Excel模板。
1.4.2 创建模板
创建模板本质上就是创建一个常规工作簿，在其中可以使用Excel中的所有功能，例如创建图、表、公式和宏。一般来说，创建模板的目的是使日常的重复工作简单化。创建模板以后，仅需输入一些数据就能立刻得到结果。
HOW TO创建一个求职简历模板
1 选择“Microsoft Office>新建>空白文档和最近使用的文档”命令，单击“创建”，如图1-40所示。
图1-40 新建空白文档
2 在新建的工作簿中，设置格式，创建工作简历，格式如图1-41所示。
图1-41 工作简历格式
3 选择“Microsoft Office>另存为>其他格式”命令，如图1-42所示。
图1-42 准备另存
4 在弹出的“另存为”对话框下方“文件名”中输入模板名称，在“文件类型”下拉列表中选择“Excel模板”，如图1-43所示。
图1-43 另存为对话框
5 单击“保存”。
以后，您就可以通过这个Excel模板来创建更多类似的简历了。
1.4.3 修改模板
1. 修改默认模板
当您使用“Ctrl+N”或者使用图1-44中“新建”命令按钮新建一个工作簿时，Excel 2007为您打开一个默认格式的工作簿。例如，工作簿的工作表拥有网格线，文本使用的是11号宋体，输入的数值显示为常规数字格式等。
图1-44 新建Excel 2007 默认的工作簿
更改Excel 2007的默认工作簿设置非常简单。Excel 2007提供了两种修改默认工作簿的方法。一种仅对默认工作簿的网格和字体等作简单修改；另一种可以按照自己的要求作详细修改。
HOW TO简单修改Excel默认工作簿模板
1 单击“Microsoft Office>Excel选项”命令，如图1-45所示。
图1-45 Excel选项
2 在新弹出的“Excel选项”对话框中，在“常用>新建工作簿时”下重新设置字体、字号、默认视图和工作表个数，如图1-46所示。
图1-46 设置默认工作簿格式
3 重新启动Excel 2007。使用“Ctrl+N”或者使用图1-44中“新建”命令按钮新建一个工作簿，您会发现，Excel 2007按照您的设置新建了工作簿。
HOW TO详细修改Excel默认工作簿模板
1 使用“Ctrl+N”或者使用图1-44中“新建”命令按钮新建一个工作簿。
2 调整工作簿中工作表个数，设置表格样式和单元格格式等，如图1-47所示。
图1-47 设置Excel默认工作簿模板
3 单击“Microsoft Office>另存为”命令，在弹出的“另存为”对话框中，指定保存地址、输入文件名并选择文件格式为 “Excel模板”，单击“保存”，如图1-48所示。
图1-48 保存Excel默认工作簿模板
4 选择“Microsoft Office>Excel选项”命令，在“Excel选项”对话框中选择“高级”，在“启动时打开此目录中的所有文件”文本框中输入Excel模板保存的地址。单击“确定”，如图1-49所示。
图1-49 设置Excel选项
5 重新启动Excel 2007。使用“Ctrl+N”或者使用图1-44中“新建”命令按钮新建一个工作簿，您会发现，Excel 2007按照您的设置新建了工作簿。
2. 修改自定义模板
如果需要修改自定义模板，选择“Microsoft Office>打开”命令，打开并编辑自定义模板即可。
第2章 管理工作簿
Excel 2007是Microsoft Office 2007移动办公套装软件的一个重要组成部分，它可以进行各种数据处理、统计分析和辅助决策操作，广泛应用于管理、统计、人事、财政以及金融等众多领域。
本章管理工作簿带领大家全面接触Excel 2007，从工作簿的创建到保存到最后的打印都作了一个详细的讲解，本章的重点是“修复受损的工作簿”。希望大家掌握管理工作簿的基本操作，为后面几章的学习打下坚实的基础。
2.1 用以致学：通过模板来创建工作簿
大家对于考勤卡并不陌生吧！凡是上班的人在日常工作中都会有考勤记录，如图2-1所示。那么如何又快又好地完成一个考勤卡呢？下面我将教大家在Excel 2007中利用模板来创建一个简单漂亮的考勤卡。
图2-1 考勤卡
HOW TO利用模板创建“考勤卡”
1 选择“Microsoft Office>新建”命令，如图2-2所示。
图2-2 单击“新建”
2 单击“新建”后，弹出“新建工作簿”对话框，如图2-3所示。选中“模板”下的“已安装的模板”，然后在右窗格中的“已安装的模板”下双击“考勤卡”。这样一个考勤卡工作簿就被打开了。
图2-3 新建考勤卡
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你也可以单击“考勤卡”，然后单击“创建”按钮，同样可以创建一个新的考勤卡。
打开考勤卡工作簿后，如图2-1所示。里面的各个项都是现成的，你只需往里填充数据就可以了。这里先告诉大家一个小窍门。我们可以在此时复制“考勤卡”到下一个“Sheet”表。因为公司里肯定不止一个员工，有几个员工我们就可以复制几个。
3 右击“考勤卡”，选择“移动或复制工作表”，如图2-4所示。
图2-4 复制考勤卡
4 弹出“移动或复制工作表”对话框，选中“建立副本”复选框，如图2-4所示。然后单击“确定”按钮。
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在“移动或复制工作表”对话框中，还有对工作簿的选择。因为此时我只打开了一个工作簿TimeCard1，就是正在用的这个工作簿，所以我们不必选择。而且默认情况下移动或复制工作表，都是在当前的工作簿中。如果此时我又打开了一个工作簿，例如打开名为“练习”的工作簿，此时我再次选择工作簿时，“练习”就出现在选择的范围里了。大家可以通过图2-5作一个比较。通过这个小贴士，我想告诉大家，我们可以移动或复制工作表到当前或另一个工作簿中。
图2-5 比较
5 单击“确定”后，考勤卡工作表就被复制到当前工作簿中了，如图2-6所示。
图2-6 考勤卡被复制到当前工作簿中
6 下面我们回到考勤表中，进行数据填充。首先是基本信息的填写，如图2-7所示。
图2-7 基本信息的填写
7 然后是对一周工作情况的具体记录，如图2-8所示。
图2-8 一周工作情况
8 比如我填写了周末日期2007-9-16，我们可以利用函数直接填充星期一到星期日的具体日期，关于函数公式的编写如图2-9所示。
图2-9 利用函数填充日期
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周末日期在单元格C11，星期天在单元格C20，这里是利用一个简单的函数使单元格C20的内容=单元格C11的内容。函数表达形式就是=IF($C$11=0,"",$C$11)。星期六比周末少一天，函数表达形式就是=IF($C$11=0,"",$C$11-1)。剩下的日期周五到周一依此类推，如果大家在看到这里的填充日期函数看不懂或不明白时，也不用担心。因为我们主要是套用模板来实现这个功能，这里只是给大家简单介绍一下，所以目的是为体现利用模板建立工作簿的好处，如果对这里的函数有感兴趣的同学可以参考本书的第十三章“日期和时间函数”，里面有对日期和时间函数的具体介绍。
9 下面的“总工时”和“工资总额”就是利用简单的求和函数，如图2-8所示。
10 做好一个人的考勤卡后，别忘了修改工作表的名称。比如我这张表纪录的是“王红”一周的考勤记录，那么我就把工作表“考勤卡”改为“考勤卡王红”，如图2-10所示。
图2-10 修改工作表名称
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双击工作表名“考勤卡”，待工作表名称出现黑色背景黄色文字显示时，如图2-10所示，就可重新输入工作表名“考勤卡王红”。
11 做完考勤卡后，别忘了保存工作簿。选择“Microsoft Office>保存”命令，由于我们刚才一直沿用的是模板，还没有保存过，所以会出现“另存为”对话框。选择合适的“保存位置”，并给文件重新命名，比如命名为“XX公司考勤卡”。
12 保存后，文件名发生了改变，不再是以前的模板，如图2-11所示。
图2-11 公司考勤卡
13 由于有“员工签名”，和“经理签名”，还需要把工作簿打印出来。选择“Microsoft Office>打印>打印预览”命令。待预览合适后就可以打印该考勤卡，如图2-12所示。
图2-12 打印预览
至此我们就通过模板把一个考勤卡完全建好了。从最初的“建立”到“保存”然后到最后的“打印”，都给大家作了一个简单的介绍。通过这些，大家可以看到Excel 2007的强大功能。这里有些地方讲得比较笼统，比如在打印时，怎样打印连续的工作表，或者连续打印不同的工作簿。大家可以通过下面的几小节来进一步领会和学习。
2.2 创建工作簿
Microsoft Office Excel工作簿是包含一个或多个工作表的文件，您可以用其中的工作表来组织各种相关信息。要创建新工作簿，可以打开一个空白工作簿，也可以基于现有工作簿、默认工作簿模板或任何其他模板创建新工作簿。下面我们将教大家如何在Excel中创建一个新的工作簿。
2.2.1 打开新的空白工作簿
下面我们将教大家采用传统的最常见的方式打开一个新的空白工作簿。
HOW TO打开新空白工作簿
1 选择“Microsoft Office>新建”命令，如图2-13所示。
图2-13 单击新建
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注意啦！这里也可以用键盘快捷方式按Ctrl+N来进行新建空白工作簿，而且使用快捷键也非常方便，易于操作。
2 单击“新建”后，弹出“新建工作簿”对话框，如图2-14所示。选中“模板”下的“空白文档和最近使用的文档”，然后在右窗格中的“空白文档和最近使用的文档”下双击“空工作簿”，这样一个新的空白工作簿就被打开了。
图2-14 双击“空工作簿”
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我们也可以单击“空工作簿”，然后单击“创建”。
2.2.2 基于现有工作簿创建新工作簿
我们还可以基于现有的工作簿来创建新工作簿，用这种方式创建的工作簿会跟原来的工作簿拥有相同的内容，只是文件名发生了改变而已。
HOW TO基于现有工作簿创建新工作簿
1 选择“Microsoft Office>新建”命令。也可以使用键盘快捷方式按Ctrl+N，如图2-13所示。
2 选择“根据现有内容新建”命令，如图2-15所示。
图2-15 单击“根据现有内容新建”
3 单击后弹出“根据现有工作簿新建”对话框，如图2-16所示。浏览至包含要打开的工作簿的驱动器、文件夹或Internet位置，选择合适的工作簿。
图2-16 根据现有工作簿新建
4 单击该工作簿，然后单击“新建”。比如我单击文件“副本第二章”，文件名蓝底反白显示。基于现有的工作簿就创建了新的工作簿，此时打开的文件名变成了“副本第二章1”，如图2-17所示。
图2-17 “副本第二章1”工作表
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注意啦！采用此种方式创建新的工作簿，你所采用的现有的工作簿在下一次新建时，会成为“最近使用过的模板”，如图2-18所示。
图2-18 最近使用过的模板
2.2.3 基于模板创建新工作簿
基于模板创建新的工作簿，非常地方便。相信大家通过前面的“用以致学”，利用模板创建“考勤卡”已深刻体会了它的优势。
HOW TO基于模板创建新工作簿
1 选择“Microsoft Office>新建”命令。也可以按Ctrl+N快捷键。
2 在“模板”下，单击“已安装的模板”或“我的模板”。
3 若要使用已安装的模板，请在“已安装的模板”下，单击需要的模板，然后单击“创建”，如图2-19所示。大家可以看到在“已安装的模板”下有很多不同类型的模板，例如“账单”、“血压监测”、“零用金报销单”、“贷款分期付款”等。用这种方式创建新工作簿非常方便。
图2-19 已安装的模板
若要使用您自己的模板，请在“我的模板”选项卡上，双击需要的模板。若以前没有创建过自己的模板，现在还可创建自己的模板，如图2-20所示。若要将模板添加到“我的模板”中，请选择“Microsoft Office>另存为>受信任模板”命令。
图2-20 新建我的模板
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“我的模板”选项卡列出了已创建的模板。如果看不到要使用的模板，请确保它已位于正确的文件夹中。自定义模板一般存储在Templates文件夹中，该文件夹通常位于：C:\Documents and Settings\user_name\Application Data\Microsoft\Templates（在Microsoft Windows XP中）和C:\Users\user_name\Application Data\Microsoft\Templates（在Microsoft Windows Vista中）。要获得更多工作簿模板，可以从Microsoft Office Online下载它们。在“新建工作簿”对话框中的“Microsoft Office Online”下，依次单击特定的模板类别、要下载的模板和“下载”。
2.3 打开工作簿
在Microsoft Office中打开文件时，关于文件的打开方式，有多个选项可供选择。可以为编辑而打开原始文件，也可以打开副本，还可以将文件以只读方式打开（这会使您无法保存文件，除非使用另一个名称保存它）。
2.3.1 打开文件
下面将以传统的方式打开一个原始文件。
HOW TO打开文件
1 选择“Microsoft Office>打开”命令。要通过键盘快捷键方式显示“打开”对话框，请按Ctrl+O。
2 在“查找范围”列表中，单击要打开的文件所在的文件夹、驱动器或Internet位置，如图2-21所示。
图2-21 选择查找范围
3 在文件夹列表中，找到并打开包含此文件的文件夹。
小贴士
默认情况下，在“打开”对话框中看见的文件只是由正在使用的程序所创建的文件。例如，如果正在使用Microsoft Office Excel，那么，除非单击“文件类型”框中为“所有文件”，否则不会看见使用Microsoft Office Word创建的文件。
4 单击该文件，然后单击“打开”按钮，如图2-22所示。
图2-22 单击文件名
2.3.2 以副本方式打开文件
以副本方式打开文件时，程序将创建文件的副本，并且您查看的是副本。您所做的任何更改将保存到该副本中。程序为副本提供新名称。默认情况下是在文件名的开头添加“副本 (1)”。
HOW TO以副本方式打开文件
1 选择“Microsoft Office>打开”命令。要通过键盘快捷键方式显示“打开”对话框，请按Ctrl+O。
2 在“查找范围”列表中，单击要打开的文件所在的文件夹、驱动器或Internet位置，如图2-21所示。方法同2.3.1打开文件（如图2-21所示）。
3 在文件夹列表中，找到并打开包含此文件的文件夹。
4 选择要以副本方式打开的文件。单击“打开”按钮旁边的箭头，然后单击“以副本方式打开”，如图2-23所示。
图2-23 单击“以副本方式打开”
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以副本方式打开文件时，将在包含原始文件的文件夹中创建文件的一个新副本。
2.3.3 以只读方式打开文件
将文件以只读方式打开时，我们看到的是原始文件，但无法保存对它的更改。
HOW TO以只读方式打开文件
1 选择“Microsoft Office>打开”。要通过键盘快捷键方式显示“打开”对话框，请按Ctrl+O。
2 在“查找范围”列表中，单击要打开的文件所在的文件夹、驱动器或Internet位置，如图2-21所示。方法同2.3.1打开文件（如图2-21所示）。
3 在文件夹列表中，找到并打开包含此文件的文件夹。
4 选择要以只读方式打开的文件。单击“打开”按钮旁边的箭头，然后单击“以只读方式打开”，如图2-24所示。
图2-24 单击“以只读方式打开”
若要为网络文件服务器或Web服务器上的文件夹创建快捷方式，请使用“打开”对话框中的“我的位置”栏上的“网上邻居”。
当单击“MicrosoftOffice”
时显示的“最近使用的文档”列表中将显示最后打开的几个文件的列表。单击文件名即可打开相应的文件。
“打开”对话框中的“我最近的文档”文件夹列出了以前打开过的文件和文件夹。
2.4 保存工作簿
保存文件时，可以将文件保存到硬盘驱动器上的文件夹、网络位置、磁盘、CD、桌面或其他存储位置。需要在“保存位置”列表中标识目标位置。否则，不管选择了什么位置，保存过程都是相同的。
2.4.1 保存文件
保存文件时，可以保存原始文件，也可以保存文件的副本，或者是以其他格式保存文件。这里我们先给大家介绍传统的保存方式，保存原始文件。
HOW TO保存文件
1 选择“Microsoft Office>保存”命令。要通过键盘快捷键方式保存文件，按Ctrl+S，如图2-25所示。
图2-25 单击“保存”
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如果是第一次保存该文件，系统将要求您为其命名，如图2-26所示，在“文件名”处输入您所保存的工作簿的文件名，并且为文件选择合适的“保存位置”。
图2-26 保存文件
2.4.2 保存文件的副本
我们还可以为文件保存它的副本，这样可以在原始文件被毁坏或出现问题时，还有原始文件的副本存在。
HOW TO保存文件的副本
1 选择“Microsoft Office>另存为”命令，如图2-27所示。
图2-27 单击“另存为”
通过图2-27我们可以发现，当单击“另存为”保存文档副本时，共有6种保存形式：
选择“Excel工作簿”，是以默认文件格式保存工作簿。选择此种方式保存副本，副本文件的内容和原始文件的内容是一样的。
选择“启用宏的Excel工作簿”，是将工作簿保存为基于XML且启用宏的文件格式。
选择“Excel二进制工作簿”，是将工作簿保存为优化的二进制文件格式，以提高加载和保存速度。
选择“Excel 97-2003工作簿”，是将工作簿保存为一个与Excel 97-2003完全兼容的工作簿。
选择“查找其他文件格式的加载项”，是为了启用其他文件格式，如PDF和XPS。在很多情况下，需要以容易共享和打印而不易修改的固定版式格式保存文件，例如简历、法律文档、新闻稿和用于阅读和打印的其他文件。2007 Microsoft Office System提供了一个免费加载项来保存或导出这种类型的文件，但必须首先安装该加载项才能使用它。也可以使用其他第三方产品将Microsoft Office Excel文件导出为固定版式文档。
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PDF是一种固定版式的电子文件格式，可以保留文档格式并支持文件共享。PDF格式可确保在联机查看或打印文件时，文件可以完全保持预期格式，并且文件中的数据不会轻易地被更改。此外，PDF格式对于使用专业印刷方法进行复制的文档十分有用。XPS是一种固定版式的电子文件格式，可以保留文档格式并支持文件共享。XPS格式可确保在联机查看或打印文件时，文件可以完全保持预期格式，并且文件中的数据不会轻易地被更改。
选择“其它格式”可打开“另存为”对话框，从所有可用文件类型中进行选择。
2 默认情况下单击“另存为”是以“Excel工作簿”保存文档副本。在“保存位置”列表中，单击要保存文件的文件夹或驱动器。
小贴士
要将副本保存到其他文件夹中，请在“保存位置”表中单击其他驱动器，或者在文件夹列表中单击其他文件夹。要将副本保存在新文件夹中，请单击“新建文件夹”
。
3 在“文件名”框中，输入文件的新名称。
4 单击“保存”按钮。
2.4.3 以其他格式保存文件
我们在保存Excel工作簿时，还可以选择以其他格式保存文件，比如“网页”、“SYLK”等类型。这里需要提醒大家的是：如果以其他文件格式保存Excel工作簿，则Microsoft Office Excel独有的格式和功能将会丢失。
HOW TO将Excel数据保存到静态网页
1 选择“Microsoft Office>另存为”命令，如图2-27所示。
2 要保存至网页并创建支持文件和文件夹，请选择“网页”。要保存为单个文件网页（支持文件嵌入到网页内），请选择“单个文件网页”，如图2-28所示。
图2-28 单击“保存类型”列表
3 如果我们已经选择了要保存的项目，请单击“保存”，操作结束。否则，请按照下列步骤继续操作。
4 要保存整个工作簿（包括用于浏览工作簿内每个工作表的标签），请单击“整个工作簿”。要保存工作表上的当前选定内容，请单击“选择：工作表”。然后单击“发布”，如图2-29所示。
图2-29 选择整个工作簿或工作表
5 弹出“发布为网页”对话框，如图2-30所示。单击“更改”可以改变发布网页的标题，标题将居中出现在发布内容的上方。单击“浏览”可以改变文件发布的位置。复选“在每次保存工作簿时自动重新发布”和“在浏览器中打开已发布的网页”。
图2-30 发布为网页
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复选“在每次保存工作簿时自动重新发布”，可以保证在我们修改原始工作簿并对它进行保存时，以“网页”保存的文件也随着自动重新发布。
6 待全部设定好后，最后单击“发布”，如图2-30所示。这样原本的Excel文件就发布成了网页，如图2-31所示。
图2-31 Excel文件发布成网页
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仔细观察图2-30和图2-31我们可以发现，图2-30中的“文件名”和图2-31中的“地址”是一样的。
7 保存为“网页”形式的Excel文件，其文件名的显示形式也发生了变化，如图2-32所示。通过比较我们发现，两个文件的后缀名发生了明显的改变。
图2-32 普通Excel文件和保存为网页形式的Excel文件
2.4.4 自动保存“自动恢复”信息
如果您启用了“自动恢复”或“自动保存”，那么您的文件将按照所需的频率自动保存。因此，如果您已经工作很长时间但忘记了保存文件，或者如果发生了断电问题，则您一直在处理的文件将包含自您上次保存该文件以来所完成的全部工作或至少部分工作。所以建议大家开启“自动保存”或“自动恢复”选项。
HOW TO在Excel 2007中启用和调整“自动恢复”和自动保存
1 选择“Microsoft Office>Excel选项”命令。
2 弹出“Excel选项”对话框，单击“保存”选项，如图2-33所示。
图2-33 设置自动恢复和自动保存对话框
3 选中“保存自动恢复信息时间间隔x分钟”复选框，如图2-33所示。
4 在“分钟”列表中，指定您希望保存数据和程序状态的频率。
小贴士
恢复文件所包含的新信息量取决于Microsoft Office程序保存恢复文件的频率。例如，如果每隔15分钟才保存恢复文件，则恢复文件将不包含在发生电源故障或其他问题之前所做的工作。
5 在Microsoft Office Excel中，您还可以更改程序自动保存您所处理的某个文件版本的位置（在“自动恢复文件位置”框中指定）。
这里需要告诉大家的是：自动恢复不能代替定期保存文件。如果选择在打开文件之后不保存恢复文件，则该文件会被删除，并且未保存的更改会丢失。如果保存恢复文件，则它将替换原始文件（除非指定新文件名）。如果频繁地保存文件，那么当文件处于打开状态时发生断电或其他问题后，就可以恢复更多信息。
2.5 修复受损的工作簿
如果一个Excel文件部分受损，不能正常打开，该怎么办呢？这里向大家介绍几种修复受损工作簿的常见方法。
2.5.1 手动修复损坏的工作簿
有些Excel的受损文件是可以手动修复的，有些则不能。下面我们将举例说明如何手动修复损坏的工作簿。
如图2-34所示为一个正常的Excel数据文件。
图2-34 正常的Excel数据文件
如果对Excel数据文件进行了不正常的操作或者是文件中了病毒，这时数据文件就可能打不开了，会出现如图2-35所示的情况。
图2-35 提示文件损坏
此时单击“确定”按钮，文章出现乱码；单击“取消”文章不显示；单击“帮助”，会获得Excel的相关帮助。
小贴士
这里需要告诉大家的是，如图2-35所示提示框及单击后出现的结果是在Excel 2003中显现出的情况。本书中介绍的修复受损工作簿的方法，是针对Excel 2007版本的。有些方法在Excel 2003中无法实现，因为Excel2003没有相应的功能键按钮
。所以建议大家在看到本小节时不要迷惑，只要在Excel 2007中按照本书中所示的方法，便可恢复受损的工作簿。
下面我们将教大家在Excel 2007中恢复受损工作簿的方法。
HOW TO在Excel 2007中手动修复受损的工作簿
1 选择“Microsoft Office>打开”命令，弹出“打开”对话框。
2 在“打开”对话框中，选择要打开的损坏工作簿，如图2-36所示。
图2-36 选择工作簿
小贴士
在“文件名”中单击你要修复的文件，切记不要双击，文件名蓝底反白显示说明你已选定；文件类型选“所有Excel文件”。
3 单击“打开”按钮旁边的箭头，然后单击“打开并修复”，如图2-37所示。
图2-37 单击“打开并修复”
小贴士
注意啦！有些读者以为是标题栏上的“打开”，结果找了半天边没有找到本书中说的箭头。其实是如图2-37所示的下面的“打开”旁边的箭头。
4 单击“打开并修复”后，出现如图2-38所示的对话框。
图2-38 恢复文件选择找开并修复对话框
5 如果要尽量多地恢复工作簿中的数据，请单击“修复”。单击修复后，出现如图2-39所示的对话框。
图2-39 提示打开文件
6 单击“是”，出现“文本导入向导”对话框，如图2-40所示。
图2-40 文本导入步骤一
HOW TO将文本导入
1 文本导入分为三个步骤，图2-40为步骤一。在文件类型中可以选择“分隔符号”或者“固定宽度”。“分隔字符”用来分隔每个字段，“固定宽度”可以使每列字段加空格对齐。
“导入起始行”可单击
上下箭头选择导入的起始行。然后单击“文件原始格式”右边箭头的下拉列表按钮，如图2-41所示。选择与文件相适应的中文格式。全部选好后，单击“下一步”进入步骤二。
图2-41 选择文件相应的格式
小贴士
注意啦！有些读者可能会问，这里有很多中文格式，比如简体中文GB18030、简体中文GB2312等，那么我们到底该选择哪一种格式呢？其实GB18030和GB2312都是汉字的编码方式，GB 18030不仅包含GB2312所具有的全部功能，还包含我国少数民族文字编码以及古汉语文字编码。但是目前我国大部分计算机系统仍然采用简体中文GB 2312编码，所以这里建议大家选择简体中文GB2312。
2 步骤二是用来设置字段宽度的。可以通过移动分列线（有箭头的垂直线为分列线）的位置来设置字段宽度。如果要建立分列线，请在要建立分列线处单击；要清除分列线，请双击分列线；要移动分列线的位置，请按住分列线并拖拽至指定位置，如图2-42所示。设置好字段宽度单击“下一步”进入步骤三。
图2-42 文本导入步骤二
3 步骤三用来选择各列，并设置其数据格式，如图2-43所示。数据格式可选择“常规”、“文本”、“日期”及“不导入此列”。“常规”数据格式将数值转换成数字，日期值会转换成日期，其余数据则转换成文本。单击“日期”右边的下拉箭头可选择年月日。“YMD”代表“年月日”，“Y”是Year的第一个字母，“M”是Month的第一个字母，“D”是Day的第一个字母。
图2-43 文本导入步骤三
4 单击“高级”按钮可进行“高级文本导入设置”，如图2-44所示。单击“小数分隔符”右边的下拉箭头，选择“,”或者“.”进行小数分割，通常我们选择“.”。单击“千分位分隔符”右边的下拉箭头，选择“,”或者“.”进行千分位分割，通常我们选择“,”。在复选框按钮中选中
来“按负号跟踪负数”，当然你也可以单击“重新设置”按钮来进行重新设置。
图2-44 高级文本导入设置
5 全部设置好后，单击“确定”按钮，如图2-44所示。
此时回到如图2-43所示的对话框，单击“完成”按钮。整个文本就被导入了。
小贴士
这里需要告诉大家的是，导入文本后并不意味着工作簿的数据就被恢复了！也有可能出现如图2-45所示的情况，显示“文件未完全加载”！此时我们可以单击
按钮，获得相应的帮助，查找文件未完全加载的原因。
图2-45 文件未完全加载提示
通常有以下两种情况会导致文件未完全加载：
● 文件所含行列数超过了1,048,576行或16,384列。若要解决此问题，请使用文本编辑器（如Microsoft Office Word）打开源文件。将源文件另存为若干个较小的文件，使其符合上述行数和列数限制，然后在Microsoft Office Excel中打开这些较小的文件。如果无法在文本编辑器中打开源数据，请尝试将数据导入Microsoft Office Access，然后将数据分批从Access导出到Excel中。
● 试图用于粘贴制表符分隔数据的区域太小。若要解决此问题，请在工作表中选择一个足 够大的区域，以容纳每个分隔项。
小贴士
请大家注意，Excel的行列数不能超过1,048,576行和16,384列的限制。默认情况下，Excel在一个工作簿文件中放置三个工作表。每个工作表可以包含1,048,576行和16,384列的数据。如果您的计算机有足够的内存支持增加的数据，工作簿可以包含三个以上工作表。
6 如果在尝试“修复”工作簿时失败，可以从工作簿中提取值和公式，在图2-38中单击“提取数据”。此时出现如图2-46所示对话框，你可以选择“转换到值”或者“恢复公式”来提取工作簿中的数值和公式。
图2-46 选择“转换到值”或者“恢复公式”
此时损坏的工作簿便恢复了，以上就是“手动修复损坏的工作簿”的具体方法。当然我们也可以采用“从损坏的工作簿恢复数据”的方法，下一节我们将给大家具体介绍7种不同的从损坏的工作簿中恢复数据的方法。
2.5.2 从损坏的工作簿恢复数据
这7种方法分别是：将工作簿恢复到最后一次保存的版本；以SYLK（符号链接）格式保存工作簿；使用超文本标记语言 (HTML) 格式保存工作簿；将Excel中的计算选项设置为“手动”；使用外部引用链接到损坏的工作簿；在Microsoft Office Word中打开损坏的工作簿；使用第三方软件修复损坏的工作簿。这些方法可以帮助大家回收可能会丢失的数据，如果一种方法失败，请尝试用另一种方法。
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注意啦！如果是由于磁盘错误或网络错误而导致无法打开工作簿，请先将该工作簿移至不同的硬盘驱动器上或者从网络移动到本地磁盘上，然后再花时间尝试使用下列恢复选项。
方法一：将工作簿恢复到最后一次保存的版本
如果在您编辑工作表并且保存更改之前工作簿损坏，则可以通过将工作表恢复到最后一次保存的版本来恢复原始工作表。
HOW TO将工作簿恢复到最后一次保存的版本
1 选择“Microsoft Office>打开”命令。
2 双击在Excel中打开的工作簿的名称，如图2-47所示。
图2-47 双击在Excel中打开的工作簿的名称
3 双击后出现如图2-48所示对话框，单击“是”重新打开该工作簿。单击“是”后出现“文本导入向导”对话框。关于导入文本的具体操作详见HOW TO将文本导入，在2.5.1中我们已作详细讲解，这里不再赘述。
图2-48 双击后弹出的对话框
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注意啦！该工作簿会恢复为最后一次保存的工作簿版本。可能会导致工作簿受损的所有更改均会被放弃。也就是说工作簿虽然被打开了，但有些数据会丢失，不过整个工作簿不会被破坏。鱼与熊掌不可兼得！为了能得到整个数据，只能损失一小部分的数据啦！
方法二：以SYLK（符号链接）格式保存工作簿
通过使用SYLK格式保存工作簿，可以将损坏的元素筛选出来。SYLK格式通常用于解决打印机损坏问题。
HOW TO使用SYLK格式保存工作簿
1 首先大家把受损的工作簿打开，打开后选择“Microsoft Office>另存为”命令，如图2-49所示。
图2-49 受损的工作簿
2 在“保存类型”列表中，单击“SYLK（符号链接）”，然后单击“保存”按钮，如图2-50所示。
图2-50 单击“SYLK（符号链接）”
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用SYLK文件格式将只保存工作簿中活动的工作表。
3 如果出现一条消息，提示您所选择的文件类型不支持包含多个工作表的工作簿，请单击“确定”，只保存活动的工作表。
4 如果出现一条如图2-51所示消息，提示您工作簿可能包含与SYLK格式不兼容的功能，请单击“是”按钮。
图2-51 单击“是”按钮
5 此时选择“Microsoft Office>关闭”命令，如图2-52所示。
图2-52 单击“关闭”命令
6 如果出现一条如图2-53所示消息，提示您是否保存所作出的更改，请单击“是”按钮。
图2-53 单击“是”按钮
7 完成上述操作后，选择“Microsoft Office>打开”命令。
8 选择所保存的.slk文件，然后单击“打开”按钮，如图2-55所示。
图2-55 单击文件名
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单击打开后，单击该文件名，文件名蓝底反白显示，“打开”按钮可选，如图2-55所示。若没有单击该文件名，“打开”按钮呈灰色不可选，如图2-54所示。大家可以通过图2-54和图2-55作一个比较。要查看“ .slk ”文件，可能需要在“文件类型”列表中单击“所有文件”或“SYLK文件”。
图2-54 没有单击文件名
9 打开文件后选择“Microsoft Office>另存为”命令旁边的箭头。
10 在“保存类型”框中，单击“Excel工作簿”，如图2-56所示。
图2-56 单击“Excel工作簿”
11 在“文件名”框中，为工作簿键入一个新名称以在不替换原始工作簿的情况下创建副本，然后单击“保存”，如图2-56所示。
小贴士
由于此格式仅保存工作簿中的活动工作表，因此您必须重复打开损坏的工作簿并单独保存每个工作表。
方法三：使用超文本标记语言 (HTML) 格式保存工作簿
通过使用HTML格式保存工作簿，也许能够将损坏的元素筛选出来。
HOW TO使用HTML格式保存工作簿
1 选择“Microsoft Office>另存为”命令旁边的箭头，具体操作见方法二中的图2-49。
2 在“保存类型”列表中，单击“网页”，如图2-57所示。
图2-57 单击“发布”按钮
3 然后单击“发布”按钮。此“发布”按钮在“更改标题”按钮的下面，如图2-57所示。
4 弹出“发布为网页”对话框，在“发布内容”的“选择”框中，单击“整个工作簿”，然后单击“发布”，如图2-58所示。
图2-58 “发布为网页”对话框
5 然后选择“Microsoft Office>关闭”命令。
6 关闭文件后重新选择“Microsoft Office>打开”命令。
7 选择所保存的HTML文档，然后单击“打开”命令。
小贴士
要查看所有HTML文档，可能需要单击“文件类型”列表中的“所有文件”或“所有网页”。
8 选择“Microsoft Office>另存为”旁边的箭头。
9 在“保存类型”列表中，单击“Excel工作簿”。
10 在“文件名”框中，为工作簿键入一个新名称以在不替换原始工作簿的情况下创建副本，然后单击“保存”。
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以HTML格式保存工作簿时可能会丢失某些功能。
以上第5步到第10步的操作见方法二的第5步到第11步的具体操作，具体步骤是相似的，只是选择的内容不同而已。这里不再给大家一一演示。
方法四：将Excel中的计算选项设置为“手动”
要打开工作簿，请尝试将“计算选项”从“自动”更改为“手动”。因为不会重新计算工作簿，所以它可能会打开。
HOW TO将Excel中的“计算选项”设置为“手动”
1 首先确保在Excel中打开新的空白工作簿。如果未打开新的空白工作簿，请执行以下操作。
2 选择“Microsoft Office>新建”命令。
3 在“空白文档和最近使用的文档”下，单击“空工作簿”。然后单击“创建”。
4 选择“Microsoft Office>Excel选项”命令，如图2-59所示。
图2-59 单击Excel选项按钮
5 弹出“Excel选项”对话框，选择“公式>手动重算”命令，如图2-60所示。
图2-60 “Excel选项”对话框
6 待选定“手动重算”后单击“确定”按钮，如图2-60所示。
7 选择“Microsoft Office>打开”命令。
8 选择损坏的工作簿，然后单击“打开”按钮。
方法五：使用外部引用链接到损坏的工作簿
如果只想检索数据而不检索工作簿中的公式或值，可以使用外部引用链接到损坏的工作簿。
HOW TO使用外部引用链接到损坏的工作簿
1 选择“Microsoft Office>打开”命令。
2 在“查找范围”框中，选择包含损坏的工作簿的文件夹，然后单击“取消”，如图2-61所示。在文件夹“例子”中有两个损坏的工作簿“第二章”和“损坏”，此时我们单击“取消”按钮。
图2-61 选择包含损坏的工作簿的文件夹然后单击取消
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也许大家在进行这一步操作时会感到迷惑，为什么我们选择打开文件后又单击取消。其实这样做的目的是让Excel找到文件的路径。
3 选择“Microsoft Office>新建”命令。
4 在“新建工作簿”下，双击“空工作簿”。
5 在新工作簿的单元格A1中，输入“=第二章!A1”，其中文件名是损坏的工作簿的名称，然后按Enter键，如图2-62所示。
图2-62 引用文件
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注意啦！在键入文件名时必须只输入工作簿的名称，而不要键入扩展名。Excel会自动得出路径XXXX。
6 按Enter键后有可能弹出如图2-63所示对话框，此时我们可以单击“数据”选项卡上的“编辑链接”打开所有的链接源文件，更新这些链接，如图2-64所示。如若没有弹出如图2-63所示对话框，则继续下面的操作。
图2-63 提示更新链接
图2-64 编辑链接
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弹出如图2-63所示的对话框，是因为原始文件中有链接的部分。由于文件被损坏了，连带的文件中的链接也被毁坏了。当我们试图恢复受损的文件时，这部分链接也会被修复，就会弹出提示更新链接对话框。如果受损的文件中没有链接，就不会弹出如图2-63所示的对话框。
7 单击该工作簿，然后单击“确定”。
8 如果显示“选择工作表”对话框，请选择适当的工作表，单击“确定”。
9 选择单元格A1。
10 选择“开始”选项卡中的“剪贴板”组，单击“复制”，也可以通过键盘快捷方式按Ctrl+C，如图2-65所示。
图2-65 复制粘贴选项卡
11 选择大小与损坏的工作簿中包含数据的单元格区域大致相同的区域。
12 选择“开始”选项卡中的“剪贴板”组，单击“粘贴”，也可以通过键盘快捷方式按Ctrl+V，如图2-65所示。
13 选中单元格区域后，在“开始”选项卡中的“剪贴板”组中，再次单击“复制”。
14 选择“开始”选项卡中的“剪贴板”组，单击“粘贴”旁边的箭头，然后单击“选择性粘贴”，如图2-66所示。
图2-66 单击“选择性粘贴”
15 弹出“选择性粘贴”对话框，在“粘贴”下，选择“数值”，然后单击“确定”，如图2-67所示。
图2-67 选择数值
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注意啦！粘贴“数值”可删除指向损坏的工作簿的链接，只保留数据。
方法六：在Microsoft Office Word中打开损坏的工作簿
我们还可以选择在Word中打开损坏的工作簿。
HOW TO在Microsoft Office Word中打开损坏的工作簿
1 进入Word，选择 “文件>打开”命令，弹出“打开”对话框，如图2-68所示。“文件类型”选“所有文件”，然后单击要修复的.xls文件。
图2-68 打开对话框
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“文件类型”选择“所有文件”，是因为我们要在Word里打开受损的Excel文件，默认情况下，在Word里打开的都是Word文件。
2 单击“打开”旁边的箭头，选择“打开并修复”，如图2-68所示。
3 打开后的Excel文件如图2-69所示。
图2-69 损坏的Excel工作簿在Word中被打开
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注意啦！Excel文件在Word里是以文本的形式被打开的。
4 选定该文本，执行“表格>转换>文本转换成表格”命令，如图2-70所示。
图2-70 文本转换为表格
5 单击“文本转换成表格”后，弹出“将文字转换成表格”对话框，如图2-71所示。在“‘自动调整’操作”下，选择“根据内容调整表格”。“文字分隔位置”选择“制表符”。待全部选好后，单击“确定”按钮。
图2-71 文字转换成表格对话框
6 文本转换成表格后如图2-72所示。
图2-72 文本转换成表格
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注意啦！采用此种方式恢复受损的工作簿时，无法恢复模块工作表、对话框表、图表工作表、宏表或任何嵌入图表，也无法恢复单元格公式。只可以恢复当前显示在损坏的工作簿的单元格中的那些公式的结果。
这种修复的方法利用Word直接读取Excel文件的功能实现，该方法在文件头没有损坏，而只是文件内容有损坏的情况下比较有效，对文件头已经损坏的Excel文件，此方法可能不成功，如图2-72所示，恢复后的文件仍旧是乱码，此时我们就必须借助其他方法，如第三方软件。
方法七：使用第三方软件修复损坏的工作簿
如果在尝试以上方法后均不能恢复受损的工作簿，我们还可以采用第三方软件。Concept Data公司提供了一个专门用于修复Excel损坏文件的修复工具ExcelRecovery，该软件的下载网址是http://www.excelrecovery.com。
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这里需要提醒大家的是，这些修复Office文档的软件可都不是免费的，如图2-73所示。里面有修复Word、Excel、PowerPoint、Access、OneNote、Publisher、OutLook等文档的软件，相应的价钱也有所不同。
图2-73 下载修复软件
下载该软件安装后，可以自动将Excel的修复程序安装在Excel应用程序中，在文件菜单下，多出一项Recover选项，如图2-74所示，若有损坏的文件，可以用该选项进行修复。
图2-74 Recover选项
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图2-74是Recover选项在Excel 2003版本中显示的样子，由于该软件是付费的，笔者没有在Excel 2007中使用该软件，有兴趣的读者可以尝试一下。
HOW TO使用Recover选项修复损坏的工作簿
1 打开受损的Excel文件。
2 选择“文件>Recover”命令，弹出Excel Recovery对话框。
3 单击要修复的Excel文件，然后单击“Recover”按钮。
4 自动修复可能需要一定的时间，我们需耐心地等一会儿。
5 此时修复的文件将被打开。
6 把打开的文件另存为一个新的文件名，即可完成文件的修复工作。
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该版本只能修复普通文件，不能修复带Visual Basic代码、图表以及包含口令的Excel文件，如果需要修复这些文件，请进行注册。应该注意的是，保存在软盘中的文件极易损坏，损坏后可用以上方法修复，但如果保存文件的磁盘零磁道损坏或不能正确读写等，就必须先修复磁盘和文件，再用上述方法修复Excel文件。
其实大家可以看到，虽然本节介绍了很多种从损毁工作簿恢复数据的方法，但是并不是所有的方法都能切实有效地进行。受损的工作簿恢复起来可能有一定的困难，有的甚至要借助第三方软件。为了避免等文件发生损坏后我们再去想办法恢复这种情况发生，我们可以主动地生成“备份”文件。下一节我们将给大家具体介绍。
2.5.3 自动保存工作簿的备份副本
为了避免等文件发生损坏时，我们再去想办法恢复，而且恢复的最终效果也存在一定的风险。我们可以在保存文件时，同时保存文件的副本。
HOW TO自动保存工作簿的备份副本
1 选择“Microsoft Office>另存为”命令。
2 弹出“另存为”对话框。单击“工具”旁边的箭头，然后单击“常规选项”，如图2-75所示。
图2-75 单击常规选项
3 选中“生成备份文件”复选框，如图2-76所示。然后单击“确定”，这样在保存文件的同时它的备份文件也生成了。
图2-76 常规选项对话框
2.5.4 以特定间隔自动创建恢复文件
我们还可以设置“以特定间隔自动创建恢复文件”，这样即使原始文件发生了毁坏，还可以利用此功能来自动恢复。
HOW TO以特定间隔自动创建恢复文件
1 选择“Microsoft Office>Excel选项”命令。
2 在“保存”类别中的“保存工作簿”下，选中“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，然后输入分钟数，如图2-77所示。
图2-77 “Excel选项”对话框
3 在“自动恢复文件位置”框中，输入要用于保存恢复文件的位置，如图2-77所示。
4 一定不要选中“仅禁用此工作簿的自动恢复”复选框，如图2-77所示。
5 单击“确定”按钮，如图2-77所示。
2.6 打印工作簿或工作表
我们在打印工作簿或工作表时，可以打印整个或部分工作表和工作簿，也可以一次打印一个或一次打印几个。如果要打印的数据在Microsoft Office Excel表格中，可以只打印该Excel表格。也可以将工作簿打印到文件而不是打印到打印机，此操作非常有用。
2.6.1 打印预览
在打印工作簿或工作表前，可以先预览一下整个页面，对不合适的地方作一个调整。这样可以避免打印完才发现不合适的地方，浪费纸张。
HOW TO在打印前预览工作表页
1 首先在打印工作表之前，单击要预览的工作表。
2 选择“Microsoft Office>打印>打印预览”命令。您也可以通过键盘快捷方式按Ctrl+F2，如图2-78所示。
3 在如图2-79所示“打印预览”选项卡上，要预览下一页和上一页，可以在“预览”组中单击“下一页”和“上一页”。要查看页边距，可以在“预览”组中复选“显示边距”复选框。
左图2-78 打印预览 右图2-79 打印预览选项卡
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选中“显示边距”复选框，这会在“打印预览”视图中显示页边距。要更改页边距，可将页边距拖至所需的高度和宽度。还可以通过拖动打印预览页顶部的控点来更改列宽。
4 预览的文件如图2-80所示。
图2-80 预览工作表
2.6.2 页面设置
（1）要更改页面设置，选择“打印预览”选项卡上的“页面设置”命令，如图2-79所示。
（2）弹出“页面设置”对话框，在“页面”、“页边距”、“页眉/页脚”或“工作表”选项卡上选择所需的选项，如图2-81所示。
图2-81 页面设置
2.6.3 纵向、横向打印
您可以在工作表中直接更改工作表页面的方向，以便在编辑工作表时查看其打印效果，也可以在准备好打印后在“打印机属性”对话框中选择工作表页面的方向。
HOW TO在编辑工作表时更改工作表的页面方向
1 选择要更改其页面方向的一个或多个工作表。
2 选择“页面布局”选项卡上的“页面设置”。
3 弹出“页面设置”对话框，在“方向”下单击“纵向”或“横向”，如图2-81所示。
HOW TO在“打印机属性”对话框中更改页面方向
1 要打印部分工作表，先单击该工作表，然后选择要打印的数据区域进行预览；要打印整个工作表，先单击该工作表以激活它；要打印工作簿，可单击其中的任一工作表。
2 选择“Microsoft Office>打印>打印”命令。也可以通过键盘快捷方式按Ctrl+P。
3 弹出“打印内容”对话框，在“打印机”下，单击“属性”，如图2-82所示。
图2-82 打印内容
4 在“布局”选项卡上的“方向”下，单击“纵向”或“横向”，可以更改页面的方向，如图2-83所示。
图2-83 在“方向”下单击“纵向”或“横向”
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显示方向选项的对话框的名称会因所使用的打印机而有所不同。
5 单击“确定”按钮，如图2-83所示。
6 回到“打印内容”对话框中，选择所需的任何其他选项，再单击“确定”按钮，如图2-82所示。
2.6.4 打印部分或整个工作表或工作簿
打印文件时我们有时会按照需要要选择打印部分或整个的工作表或者是工作簿。
HOW TO打印部分或整个工作表或工作簿
1 如果要打印部分工作表，请单击该工作表，然后选择要打印的数据区域；如果要打印整个工作表，请单击该工作表以激活它；要打印工作簿，请单击其中的任一工作表。
2 选择好要打印的文件后，选择“Microsoft Office>打印”命令。也可以按Ctrl+P快捷键。
3 在“打印内容”下，选择相应的选项来打印选定区域、活动工作表、多个工作表或整个工作簿，如图2-84所示。
图2-84 选择打印内容
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如果工作表已经定义了打印区域，Excel将只打印该打印区域。如果不想打印定义的打印区域，请选中“忽略打印区域”复选框。
2.6.5 一次打印多个工作表
选择要打印的多个工作表。
关于如何选择多个工作表如表2-1所示。
表2-1 选择多个工作表
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在选定多张工作表时，将在工作表顶部的标题栏中显示“[工作组]”字样。要取消选择工作簿中的多张工作表，请单击任意未选定的工作表。如果看不到未选定的工作表，请右击选定工作表的标签，然后单击快捷菜单上的“取消组合工作表”。
选择“Microsoft Office>打印”命令。也可以通过键盘快捷方式按Ctrl+P。
2.6.6 一次打印多个工作簿
按住Ctrl键并单击要打印的每个工作簿的名称，如图2-85所示。
图2-85 一次打印多个工作簿
待选好要打印的工作簿后，右击，然后单击“打印”，如图2-85所示。
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这里需要告诉大家的是，要想一次打印多个工作簿，必须保证所有要打印的工作簿存放在同一个文件夹中。
2.6.7 打印Excel表格
单击表格中的一个单元格来激活表格。
选择“Microsoft Office>打印”命令。也可以通过键盘快捷方式按Ctrl+P。
在“打印内容”下，选择“表”，如图2-84所示。
2.6.8 将工作簿打印到文件
选择“Microsoft Office>打印”命令。也可以通过键盘快捷方式按Ctrl+P。
在“名称”框中，选择打印文件要使用的打印机，如图2-86所示。
选中“打印到文件”复选框，然后单击“确定”，如图2-86所示。
在“打印到文件”对话框中的“输出文件名”下，键入要打印到的文件的名称，如图2-87所示。
左图2-86 选中“打印到文件”复选框 右图2-87 打印到文件
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将工作簿打印到文件后，以后就能够在与最初用于打印文档的打印机类型不同的打印机上打印文件，但文档中的分页符和字体间距可能会发生改变。
2.6.9 取消打印
在Microsoft Windows XP中执行以下操作：
单击“开始”按钮
，然后单击“打印机和传真”，如图2-88所示。
图2-88 单击打印机和传真
在“打印机和传真”对话框中，双击相应打印机的图标以打开当前使用的打印机。
在Microsoft Windows Vista中执行以下操作：
单击“开始”按钮
，然后单击“控制面板”。
在“控制面板”中，双击“打印机”。
在“打印机”对话框中，双击相应打印机的图标以打开当前使用的打印机。
单击要取消的打印作业。
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若看不到列出的打印作业，说明打印作业已清除打印机队列。可以取消打印机上的打印作业，具体取决于所使用的打印机类型。
在“文档”菜单上，单击“取消”。
2.6.10 打印批注
如果您的工作表包含批注，您可以将批注按工作表上的样子打印出来，也可以将批注打印在工作表的末尾。
单击要打印的批注所在的工作表。
要在工作表上的原位打印批注，执行下列操作之一以显示批注：
要显示单个批注，请单击包含批注的单元格，然后在“审阅”选项卡上的“批注”组中，选择“显示/隐藏批注”命令，如图2-89所示。
图2-89 单击“显示所有批注”
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您也可以右击单元格，然后单击快捷菜单上的“显示/隐藏批注”。
要显示所有批注，请在“审阅”选项卡上的“批注”组中单击“显示所有批注”，如图2-89所示。
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您可以移动任何重叠的批注并调整其大小。
HOW TO移动批注或调整批注的大小
1 单击批注框的边框，会显示尺寸控点，如图2-90所示。拖动这些尺寸控点可以更改对象的大小。
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尺寸控点是指出现在选定对象各角和各边上的小圆点或小方点
2 若要移动批注，请拖动批注框的边框。
3 若要更改批注框的大小，请拖动批注框边上或角上的尺寸控点。
4 在“页面布局”选项卡上的“页面设置”组中，单击“页面设置”旁边的对话框启动器 
，如图2-91所示。
左图2-90 尺寸控点 右图2-91 页面设置
5 弹出“页面设置”对话框，单击“工作表”，选择“批注”命令右边的下拉列表，如图2-92所示。如果要在工作表的末尾打印批注，选择“工作表末尾”；如果要在工作表中打印批注，选择“如同工作表中的显示”。
图2-92 选择批注打印位置
6 单击“打印”按钮。
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在单击“打印”按钮前，建议先单击一下“打印预览”按钮，查看文件的批注打印位置是否合适。
2.7 学以致用：不同工作簿间的数据导入
相信大家通过上面的学习已经完全掌握了对工作簿的管理，下面我们将学以致用，教大家在不同工作簿间导入数据。
如图2-93所示为一个公司的“员工信息表”。表中包含公司各个部门名称、员工姓名、身份证号码、职称、学历、专业、毕业时间、从事岗位等。比如现在公司又成立了一个新的部门“产品研发部”，此部门的员工信息建在了另一个工作簿中，如图2-94所示。
图2-93 员工信息表
图2-94 产品研发部
如果我想把“产品研发部”的信息导入到“员工信息表”中，不是采用单纯的复制粘贴方法。我们可以采用数据导入建立一个连接。
下面我们将详细讲解如何在工作簿“公司员工信息表”中，导入外部工作簿“产品研发部”的数据。
1 在“第二章.xls”中的“员工信息表”工作表中单击“数据>现有连接”，如图2-95所示。
图2-95 数据现有连接
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在导入工作簿“产品研发部”的数据前，先在员工信息表中选中导入的位置。右击要导入数据的“单元格”，如图2-96所示。
图2-96 选中单元格
2 弹出“现有连接”对话框，如图2-97所示。在“显示”右边的下拉列表中，选择“所有连接”。然后单击“浏览更多”按钮。弹出“选取数据源”对话框。
图2-97 现有连接
3 在“选取数据源”对话框中，单击“查找范围”右边的下拉列表按钮选择导入工作簿的所在位置。
4 选好工作簿所在的磁盘位置后，选择导入工作簿的“文件类型”。在“文件类型”右边的下拉列表中选择“所有数据源”，如图2-98所示。
图2-98 选择文件类型
5 选好“文件类型”后，单击导入工作簿的名字“产品研发部”。然后单击“打开”，如图2-99所示。
图2-99 单击导入工作簿的名字
6 单击“打开”后，弹出“选择表格”对话框。此时可以看到在工作簿“产品研发部”中，共有三个工作表“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”。单击选中“Sheet1”表，复选“数据首行包含列标题”，然后单击“确定”，如图2-100所示。
图2-100 单击选中Sheet1
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因为在“产品研发部”工作簿中，我们知道只有“Sheet1”有数据，故我们单击选中Sheet1。
7 弹出“导入数据”对话框，数据在工作簿中的显示方式选择
，数据放置位置选择
，如图2-101所示。然后单击“确定”。
图2-101 导入数据
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我们这里选择导入数据在工作簿的显示方式为“表”，因为这只是单纯的数据导入，所以没必要选择“数据透视表”或“数据透视图和数据透视表”，如果读者有进一步的需求可以选择以下两种显示方式。关于数据的放置位置我们选择“现有工作表”，因为我们的目的就是把其中一个工作簿的一个工作表导入另一个工作簿中的现有工作表中。大家如果仔细观察的话，现有工作表下的
中的“A64”就是我们在开始时选中导入数据的单元格A64的位置，如图2-96所示。
8 单击“确定”后，“产品研发部”的数据就被导入到“公司员工信息表”中了，如图2-102所示。大家通过比较可以看到：在“公司员工信息表”单元格A64中显示的是“产品研发部”工作表Sheet1的单元格A1中的内容“序号”；“员工信息表”单元格B64中显示的是“产品研发部”工作表Sheet1的单元格B1中的内容“部门名称”；“员工信息表”单元格C64中显示的是“产品研发部”工作表Sheet1的单元格C1中的内容“姓名”；“员工信息表”单元格D64中显示的是“产品研发部”工作表Sheet1的单元格D1中的内容“职称”；“员工信息表”单元格E64中显示的是“产品研发部”工作表Sheet1的单元格E1中的内容“学历”；“员工信息表”单元格F64中显示的是“产品研发部”工作表Sheet1的单元格F1中的内容“专业”；“员工信息表”单元格G64中显示的是“产品研发部”工作表Sheet1的单元格G1中的内容“毕业时间”；“员工信息表”单元格H64中显示的是“产品研发部”工作表Sheet1的单元格H1中的内容“从事岗位”。
图2-102 “产品研发部”的数据被导入到“公司员工信息表”中
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因为当初在导入数据时复选“数据首行包含列标题”，所以“产品研发部”的列标题就被导入到“公司员工信息表”中了。导入列标题的目的是为了跟上面的数据有一个区别标志，方便我们后面的操作。
9 为了保持数据的延续性，可以把插入的列标题删除。此时你会发现无法进行删除操作，如图2-103所示。
图2-103 无法进行删除操作
10 此时我们选择“表工具>设计”命令，如图2-104所示。
图2-104 表工具设计比较
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注意啦！有的同学反映找不到“表工具>设计”，这里有个小窍门告诉大家。只有把鼠标选中在导入的数据单元格中，“表工具>设计”才会出现。如果你把鼠标选中在原始的数据单元格中，“表工具>设计”就不会出现。大家可以通过图2-104作一个比较。
11 单击“设计”后，如下图所示，在“设计”下，复选了“标题行”和“镶边行”。所以我们才无法删除插入的列标题行。取消复选，列标题行自动删除，镶边行也自动取消了。大家可以通过图2-105中的两个图作一个比较。
图2-105 取消“标题行”和“镶边行”前后效果对比
12 删除第64空白行，下面导入的数据上移。选中原始数据的任意行，然后单击格式刷，如图2-106所示，刷新导入的数据。
图2-106 单击格式刷
13 把“序号”重新排列，这样工作簿“产品研发部”的信息就全部被导入到“员工信息表”中了，如图2-107所示。
图2-107 数据完全导入
2.8 学以致用：导入文本数据
通过上面的例子，相信大家已经完全掌握了在不同工作簿间的数据导入。下面我们还是以上面的员工信息表为例，教大家如何导入文本数据。
如图2-108所示，公司再次增加了一个部门“产品服务中心”，该部门的员工信息是以“记事本”文本文件的形式记录的。
图2-108 产品服务中心
HOW TO导入文本数据
1 在“公司员工信息表”中选中单元格A64，单击“数据>自文本”，如图2-109所示。
图2-109 单击“数据>自文本”
2 弹出“导入文本文件”对话框，在“查找范围”中选择导入文件所在的位置，文件类型默认为“文本文件”，单击文件名，然后单击“导入”，如图2-110所示。
图2-110 导入文本文件
3 弹出“文本导入向导”对话框，如图2-111所示。文件类型选择“分隔符号”，文件原始格式选择“简体中文”，然后点击“下一步”。
图2-111 文本导入向导
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文本导入分为三个步骤，其具体操作我们在2.5小节中的“HOW TO将文本导入”作了详细的介绍。
4 “文本导入向导”步骤二，单击“下一步”，如图2-112所示。
图2-112 步骤二
5 “文本导入向导”步骤三，单击“完成”，如图2-113所示。
图2-113 步骤三
6 弹出“导入数据”对话框，如图2-114所示。单击“确定”。
图2-114 “导入数据”对话框
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同样的，导入的起始单元格是A64。
7 “产品服务中心”的文本数据导入到了“员工信息表”中，如图2-115所示。
图2-115 “产品服务中心”的文本数据导入到“员工信息表”
8 选中原始数据的任意行，然后单击格式刷，刷新导入的文本数据。这样整个文本数据就被导入到工作簿中了，如图2-116所示。
图2-116 刷新导入的文本数据
在这一节，我们介绍了在两个不同的工作簿间如何进行数据导入，以及如何在Excel工作表中导入文本文件。采用导入数据的方法，可以避免单纯的复制、粘贴数据的繁杂和错误，易于操作。这里我们只是通过简单的两个表中的数据来导入，如果是多数据的工作簿之间互相导入，就会体现出它的强大优势。
本章讲解的是工作簿的管理，通过本章的具体学习，相信大家已经掌握了管理工作簿的具体方法。关于数据的内部操作和整理，我们会在下一章具体介绍。