1.1 认识电脑办公

什么是电脑办公

一般情况下，电脑办公是指用电脑对文档进行管理，这些管理包括创建、编辑、修改、复制、移动、删除、发送、打印等操作，文档的类型包括文字、表格、程序代码、图片、声音、网页和视频等。

不同的企业对电脑办公内容的要求也各不相同，但其目的和电脑操作方式是基本相同的，电脑办公的日常工作主要包括以下几个方面。

管理文件：主要体现在文件的处理、收发、审批、请示，以及汇报等流程性工作上，并按照权限保存、共享和发布文件，以及提供有效的查找和备份手段。

编辑文档：主要针对文职人员以及办公用户自身的办公需求，包括制作公文、会议记录、日程安排、产品介绍、公司简介、产品宣传、招聘启事、工作总结、工作计划、招标书和投标书等，该类工作中主要使用Office办公软件来完成。

处理图片：主要针对办公室人员及相关产品负责人员，工作内容主要是收集和处理各种产品图片、公司标记、公司宣传图片等，包括拍摄图片、导入到电脑、添加到文档和发布到网页上等。

发布通告：主要针对文秘办公人员，要求能及时快捷地编辑、打印文书，或在网络中发布各种通知和公告等公共信息。

制作报表：主要针对生产和销售型企业，用于对生产和销售情况的记录以及公司员工工资的发放与统计、公司各种财务报表的制作等。

产品演示：主要针对市场推广人员，可使用PowerPoint制作各种展示幻灯片。

安排会议：主要工作内容是通知参会人员和会议日期，以及在网络环境中安排与协调会议事项。

管理部门事务：主要工作内容是对各个部门的事务进行统一分配和管理，包括工作安排、工作计划、工作总结和部门活动等。

电脑办公有什么优势

随着信息技术的发展，除了可以通过电脑完成企业单位的日常事务处理外，还可以将电脑与网络相结合，实现网络办公和远程办公，从而实现更多办公资源的共享，构建出一个功能更为强大的办公平台。

电脑办公具有以下3个重要的优势。

高效办公：目前，办公自动化已将电脑技术、通信技术和科学管理有机地结合在一起，将传统办公中需要用大量人力完成的数据处理、资料管理等事务由电脑代替，有效提高了办公效率，大大降低了劳动强度。

有效办公：对于企业领导者和管理人员而言，通过电脑可以收集并整理企业各种数据，制作和分析各种数据报表，提炼出可供利用的信息，掌握项目进程，提高经营效率，并为企业的发展提供决策依据。

及时的信息反馈：运用电脑网络，可以第一时间获取各种市场信息和动态，及时收集反馈信息，并利用电子邮件、即时通信软件等实现面对面交流，既经济，又方便快捷。

办公电脑由哪些部分组成

在办公中使用的电脑主要有两种，即台式电脑和笔记本电脑，这两种电脑在外形上有较大的差异，其硬件组成和工作原理也有所不同，但其使用方法是基本相同的。目前办公中使用比较广泛的是台式电脑，笔记本电脑因为便于携带，主要在外出办公时使用。

台式电脑从外观上看，通常由主机、显示器、鼠标和键盘组成。下面介绍台式电脑各组成部分的作用。

主机：是电脑的主要设备，它是电脑内部硬件的一个总称，所有的内部硬件都有序地固定在主机箱里面。这样不但能够方便管理内部硬件，还便于移动主机位置。

显示器：是电脑主要的输出设备。电脑操作过程中的所有信息，包括系统界面、系统提示、程序运行状态和结果、电脑与用户间的对话等都要通过它来显示。

鼠标：是电脑的输入设备，因其外形像老鼠而得名，它通过在屏幕上的鼠标指针操作，向电脑发出各种指令，从而使电脑操作变得简单直观。

键盘：是电脑最重要的输入设备，用户可以通过键盘上的各个键输入信息和指令，表达人们的想法以及向电脑发布命令。

除了上述基本部件，还可以根据工作需要添加一些外部设备，以扩展电脑的功能。比如要打印文档可以添加打印机，要发传真可以添加传真机等。