1.3 单证操作和管理的趋势

1.3.1 单证操作和管理电子化

随着科技发展，单证逐步规范化、国际化，单证制作和传递逐步电子化。

把单证内容的各项资料编好程序，输入计算机系统，利用计算机制单，辅以复印机填印副本，这一方法已迅速普及。有的外贸公司还在信用证分析、信用证管理、交单日期的预报、运输数据的储存等方面实现了电子化。

现代化通信手段的发展给单证传递提供了便利，无纸单据（Paperless Documentation）的设想有了实现的可能。例如，一些银行采用ATP（Accelerated Trade Payment，加速贸易付款）付款方法，银行与公司之间设有电信联机，使用相互约定的密押，通过电信手段把单证内容传到对方，对方既可从屏幕上看到传来的单证内容，也可打印出文字式单证。

1.3.2 单证操作和管理规范化、简化

为了实现单证简化和规范化，减少单证争执，促进贸易发展，国际社会做了大量工作。

1．制单设计的可标准化

每种单据尽管用途不一，但就其内容而言，约有80%相同，如货物名称、数量、收货人、发货人、启运地、目的地等。这些相同的内容，在每缮制一种单据时，就需重复地进行核对，如有填错、写错，又需要逐一更正。如此操作，不仅费时费力，而且极易出差错。按《联合国贸易单据设计样式》拟制一种“套合一致”的标准单证格式，可减少各种单证相同内容的重复缮打、审核，从而精确内容、节省时间和避免差错。

2．推广使用国际标准或代码

（1）联合国设计推荐使用下列国际标准化代号和代码：运输标志（唛头）代码，由收货人简称、参考号、目的地和件号四部分组成；国家和地区代码，由两个英文字母组成，如中国为CN，美国为US；货币代号，由三个英文字母组成，前两个字母代表国名，后一个字母代表货币，如人民币为CNY，美元为USD；地名代码，由五个英文字母组成，前两个字母代表国名，后三个字母代表地名，如上海为CNSHG，纽约为USNYC；用数字表示的日期代码，如2008年9月10日为20080910。

（2）国际商会为单证的标准化、规范化做了近70年的努力，从最基本的贸易术语做起，到合约，再到保险、运输、银行、无证托收、单证制作直到审单结算，至今已制定了一系列规章及惯例。以信用证为例，它原来是一封长信的体裁，从“Dear Sirs”开始，直至开证行签章结束，多是从句和复合句，令人费解。现在，国际商会已将其标准化、格式化了，其416号出版物明确规定了信开信用证的格式、长宽尺寸，以及开证申请书的格式等，使之简明扼要，一目了然。就制单工作而言，国际商会设计了各种标准化单据，使之表格化，同时建议减少单证份数、精简单证内容。例如，精简提单正本份数；取消领事签证发票；用商业发票代替海关发票；使用正面无船公司名称、背后无详细条款的简式提单，这样出口商就不必保存不同船名的各种提单，在使用时，只要打上船公司的名称即可。

（3）许多国家的商会或其他机构设立单据委员会或单证标准化组织，在探究单证制作的法律和技术问题方面取得了不小的成果。

1.3.3 单证操作和管理专业化

单证操作和管理日趋专业化。进出口业务流程与从业人员构成如图1-7所示。

图1-7 进出口业务流程与从业人员构成

与之相适应，外销员（国家商务部）、跟单员（国家商务部）、单证员（国家商务部）、报关员（国家海关总署）、报检员（国家商检局）和货代员（中国货代协会）资格考试等外经贸专业人才从业资格认证工作发展较快。