1.1 单证的含义、种类和作用
1.1.1 单证的含义
国际贸易单证，简称单证。广义的单证是指在国际贸易中应用的单据、文件与证书，借此来处理国际货物的交收、运输、保险、商检、结算等。狭义的单证仅指单据和信用证。除非特别说明，本书采用广义单证的含义。
图1-1勾画了采用CIF合同的基本业务流程及其主要单证。以图1-1（a）信用证付款为例，其中，第1步为交易准备阶段；第2～4步为合同商定阶段，涉及的主要单据是合同；第6～44步为合同履行阶段，在以后章节中将详述的单据基本都在此阶段产生。其中，第6～9 步主要业务是进出口商申请开立信用证；第10～25 步主要业务是出口商备货装运；第26～34步主要业务为结汇、索偿与偿付；第35～44步主要业务为进口商提货。
图1-1 国际贸易基本业务流程
1.1.2 单证的种类
单证依其性质、名目、内容、用途、出具单位、出具条件等不同而种类各异（见表1-1）。
表1-1 单证的种类
从进出口业务角度来看，国际贸易涉及的主要单证及其出单、签证或提交机构如表1-2所示。
表1-2 各进出口业务环节的主要单证及其出单、签证或提交机构
续表
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注：① 通关、结汇、外汇核销、出口退税等环节，往往需要在各自业务之前由不同机构出具或签证的多种单证。
② 装箱单、重量单等属于商业发票的附属单据。
③ 5个政府认可签发来源证机构是：香港总商会、香港工业总会、香港中华厂商联合会、香港中华总商会和香港印度商会。
④ 类似内容和作用的单证有时往往名称不同，不应妄加推断，应根据当地要求和贸易习惯选用。例如，在出口托收中，出口商向出口地银行申请，委托该银行办理托收时，有的银行称为托收申请书，有的称为托收委托书。而该银行接受委托后，再缮制、交给代收行，以指示代收行行使的托收指示，有的银行称为“托收指示书”，有的称为“托收委托书”。
⑤ 单证的内容和填制要求往往会根据贸易业务和管理需要而不断更新。例如，2008年12月18日起，由外管局制定全国统一版本的电汇申请书于2008年12月18日启用，格式与之前的差异明显。
⑥ 在进出口业务中还会用到其他单证，只要注意其名称、种类、作用、使用范围、内容、申领和签证条件，就可基本掌握其应用。
相对而言，出口单证业务更加繁重，其业务流程和日程如图1-2～图1-6所示。
图1-2 签订出口合同阶段
图1-3 履行出口合同：交货阶段
图1-4 履行出口合同：结汇阶段
图1-5 履行出口合同：外汇核销及出口退税等后续阶段
图1-6 出口履约单证工作日程
1.1.3 单证的作用
1．单证是履行合同的必要手段和证明工具
国际贸易的每个环节都需要相应的单证缮制、处理、交接和传递，以满足企业、银行、保险、商检、海关等多方面的需要（见表1-3）。
表1-3 国际贸易中单证对不同当事方的作用
2．单证是贸易结算的基础和基本工具
在以信用证作为支付方式的情况下，国际贸易货物的单据化，使得商品买卖可以通过单据买卖来实现。卖方交付单据，即代表交付货物，买方付款赎取单据，即代表买到货物。在以托收或汇付作为支付方式的情况下，单据同样起着不可忽视的作用。
3．单证是经营管理的主要标志
单证工作是一项政策性很强的涉外工作，必须符合商业惯例、法令规定及实际需要，是企业经营管理的主要环节，与企业经济效益密切相关。单证质量不但关系到能否安全迅速收汇或接货，也从侧面反映出一个企业的经营管理水平和一个国家的科学文化水平。