0.2 办公自动化系统的功能和组成

0.2.1 办公自动化系统的功能

在新的时期，基于多年办公自动化建设经验和互联网技术的发展，人们对办公自动化的认识也越来越清楚，从网络的性质来看，办公自动化应定位于内部网（Intranet），从办公性质来看，办公自动化应定位于数字化办公，从信息化建设的角度来看，办公自动化应是信息化建设的基础。

办公自动化建设的本质是以提高决策效能为目的的。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最终实现提高决策效能的目的。

办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累。技术只是办公自动化的手段。只有对管理及管理业务有着深刻的理解，才会使办公自动化有用武之地，只有将办公过程中生成的信息进行有序化积累、沉淀，办公自动化才能发挥作用。

办公自动化的灵魂是软件，硬件只是实现办公自动化的环境保障。数字化办公的两个明显特征是授权和开放，通过授权确保信息的安全和分层使用，使得数字化办公系统有可以启用的前提，通过开放，使得信息共享成为现实。

办公自动化建设与现阶段政府上网工程、国家信息化建设（信息高速公路）之间的关系非常密切。政府上网工程是由于互联网的普及，政府部门把一些政务信息发布到Internet上，进而在网上建立与老百姓沟通的渠道，以实现政务公开和政府行为接受监督的目的。从实际效果来看，很多政府部门只是在网上存放一些静态的政府信息，实质性的工作却非常少。并且，在很多情况下，很多人将办公自动化和政府上网混为一谈。这种现象导致很多部门重上网工程轻办公自动化工程。甚至把上网工程误认为是办公自动化工程。实际上，从网络划分的角度，政府上网工程是外网建设，办公自动化工程是内网建设，办公自动化工程是政府信息化建设的基础，政府上网工程是政府信息化的对外表现形式，办公自动化工程在政府信息化建设中所占的比重远高于政府上网工程。只有办公自动化工程的建设并运转成功，政府上网才会有源源不断的信息发布，政府上网才有意义，否则政府上网工程就会变成无源之水。当然，政府上网工程的宣传对国家信息化建设也起了一定的推动作用。

我国的OA经过从20世纪80年代末起步发展至今，已从最初提供面向单机的辅助办公产品，发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。办公自动化利用信息技术把办公过程电子化、数字化，就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。

具体来说，办公自动化系统主要实现下面七个方面的功能：

（1）建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。

（2）建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。

（3）实现工作流程的自动化。这牵涉流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。

（4）实现文档管理的自动化。可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因此，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外，在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。文档多了，需要什么东西不能及时找到，甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等，只要身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。

（5）实现辅助办公。牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公。

（6）实现信息集成。每一个单位，都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统，企业的信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该与这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。

（7）实现分布式办公。这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。

OA系统、信息管理级OA系统和决策支持级OA系统是广义的或完整的OA系统构成中的三个功能层次。三个功能层次间的相互联系可以由程序模块的调用和计算机数据网络通信手段实现。一体化的OA系统的含义是利用现代化的计算机网络通信系统把三个层次的OA系统集成为一个完整的OA系统，使办公信息的流通更为合理，减少许多不必要的重复输入信息的环节，以期提高整个办公系统的效率。

一体化、网络化的OA系统的优点是，不仅在本单位内可以使办公信息的运转更为紧凑有效，而且也有利于和外界的信息沟通，使信息通信的范围更广，更方便、快捷地建立远距离的办公机构间的信息通信，并且有可能融入世界范围内的信息资源共享。

按照问题的结构化程度来划分，可以分为三种类型：结构化（Structured）决策问题；半结构化（Semi-structured）决策问题；非结构化（Unstructured）决策问题。决策问题的结构化程度是可以改变的。通常认为，管理信息系统主要解决结构化的决策问题，而决策支持系统（Decision Support Systems，DSS）则以支持半结构化和非结构化问题为目的。这个论点早期由Gorry和Scott Morton提出，他们把DSS定义为“一个在非结构或半结构环境下支持管理决策者的系统”。在这个定义中，“结构”和“支持”是两个关键概念。“支持”意味着在决策过程中帮助决策者而不是替代决策者。结构的含义是问题简明，可以完全由计算机予以自动处理。非结构有两个方面的含义：一是问题无结构。这意味着从理论上讲问题本身是不可判定的，但实际中很少遇到此类问题。二是问题在一定意义下有结构而人们至今尚未找到恰当的结构。半结构问题指问题的局部可以结构化而不能全部结构化，需要人的判断来完成。

办公自动化系统是由办公硬件系统和办公软件系统组成，同时又分为三个功能层次。下面分别介绍各个功能层次的功能和组成。