轻松学电脑办公
上QQ阅读APP看本书,新人免费读10天
设备和账号都新为新人

第1章 电脑办公基础知识

本章要点

认识电脑办公

电脑操作基础

鼠标的使用

键盘的使用

小娟老师,为什么现在电脑办公成为了一种趋势?

老师使用电脑办公有很多好处,比如能提高用户的工作效率,能帮助用户快速做出决策。

小娟真的吗?可我不会用电脑,怎么办?

老师:没关系,我今天就会讲解一些关于电脑办公的基础知识,让你对电脑的操作有一个基本的了解。

1.1 认识电脑办公

随着现代科技的不断发展,电脑办公已成为一种趋势,并渗入到各行各业。无论是政府机关还是企业,每天都有大量的文档需要处理,如果没有一套智能化、信息化的办公系统,办公效率是非常低的。此时,利用电脑办公不仅能提高工作效率,还可使不同地域间的单位或部门进行协同办公。

1.1.1 什么是电脑办公

一般来讲,电脑办公是指用电脑进行公文编辑、制作电子表格、文件管理、档案管理、会议安排和收发电子邮件等方面的工作。它的用户群主要包括机关办公室或企业的职能部门、文秘部门的工作人员。

从广义上讲,电脑办公是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合,它面向不同层次的使用者时,就有不同的功能表现。

对于普通员工而言,可利用电脑对日常事务和业务进行处理,提高办公效率及准确度。

对于中层管理者而言,可利用电脑对信息进行管理,从而收集并提炼出有用的信息,把握业务进程,降低经营风险,提高经营效率。

对于企业领导者而言,可利用电脑结合企业内部和外部的信息,为企业的发展提供决策参考和依据。

1.1.2 电脑办公有什么优势

使用电脑进行办公,除了使工作更加轻松之外,还具有以下优势。

提高工作效率:使用电脑办公时,工作人员不必拿着各种纸质文件或单据奔跑于各部门之间等候审批、签字或盖章等事宜,这些都可在网上进行,明显提高了工作效率。

规范单位管理:使用电脑办公可把不够规范的工作流程变得井然有序,例如,公文会签、计划日志和用款报销等工作流程都可在网上进行。

增加凝聚力:使用电脑办公可方便员工与上级之间的沟通,使信息反馈更畅通,提高企业竞争力,增加员工凝聚力。

快速而科学地做出决策:高层决策不再是在不了解情况、缺乏数据的环境下“拍脑袋”的事,而是以数据和事实为依据做出科学的决策。

1.1.3 电脑办公的现状与发展优势

目前,电脑已渐渐融入日常办公活动中,办公自动化已由传统的局域网内的互联互通上升到支持移动办公、远程办公等更广阔的领域。

使用电脑进行办公是一个不断“进化”的过程,它经历了办公电脑化、办公网络化和网络程序化3个过程,并正向网络办公智能化迈进。

办公电脑化:在办公的过程中可以使用电脑制作文档、保存数据、打印文件,并使用一些单机版软件等。

办公网络化:随着网络的诞生,将电脑与互联网连接,可以实现资源共享。

网络程序化:在办公网络化的基础上,有了网络办公软件的办公平台,可以对办公文档进行轻松有序的管理。

1.2 电脑操作基础

使用电脑进行办公前,有必要了解一下电脑的组成,以及将键盘、鼠标等组件连接到电脑上的方法,并掌握电脑的开关机方法。

1.2.1 电脑的基本组成

使用电脑办公前,必须有一台合适的电脑,不管什么配置的电脑,其外观组成基本一样,即由主机、显示器、键盘、鼠标及音箱等组成。

主机:主机的外观像一个方形的箱子,主要用于连接电脑的各个部件,如显示器、鼠标和键盘等。

显示器:显示器是电脑中最重要的输出设备之一,通过它可以了解电脑操作的各种状态和输出结果,例如,显示文字、图片及视频动画等。

在主机内部还有电脑运行所需要的各种硬件设备,通常包括主板、CPU、内存、硬盘、显卡、声卡、光驱、网卡及电源等。

键盘:键盘是电脑的指令输入工具,由一组排列成阵列的按键组成,通过这些按键可以将操作指令和录入文字、符号等各种数据信息输入到电脑中。

鼠标:鼠标主要用于在屏幕上进行光标定位,通过简单的单击/双击操作,即可实现对电脑的大部分操作,例如,选定、拖曳、单击和双击等。

音箱:音箱是用来将音频信号变换为声音的一种外部设备,通过音箱主箱体或低音炮箱体内自带的功率放大器将音频信号进行放大处理,并通过音箱中的喇叭进行回放。

耳机:在公共场所使用电脑时,由于环境比较嘈杂,喜欢玩游戏、听音乐的用户通过耳机,即可轻松享受喜爱的音乐。

1.2.2 连接电脑的基本组件

如果用户购买的是台式电脑,在购买时,安装人员会将主机组装好,之后用户还需自己动手将显示器、键盘和鼠标等设备与主机连接,才能开机使用。

1.连接显示器

目前市场上的显示器主要包括CRT显示器和液晶显示器,其中以液晶显示器为主。下面以液晶显示器为例介绍显示器的连接方法。

01 连接显示器屏幕和底座

1 取出液晶显示器的屏幕与底座,然后按照说明书的操作将这两部分连接在一起。

02 连接电源接口

1 在显示器背部找到电源接口,然后将配套的电源线连接到该接口。

03 连接信号线

1 在显示器背部找到视频输出接口,将配套的显示信号线连接到该接口。

2 将接口两边的手旋螺钉拧紧。

04 连接显卡接口

1 将显示器的信号线按正确的方向连接到机箱背部的显卡接口上。

2 将接口两边的手旋螺钉拧紧即可。

2.连接鼠标和键盘

键盘和鼠标是电脑中使用最多的外部设备,目前市场上的主流键盘和鼠标采用的接口包括PS/2接口和USB接口两种。下面以连接PS/2接口的键盘和鼠标为例介绍连接方法。

01 连接键盘

1 准备好键盘和鼠标,用手捏住键盘接口(紫色连接线),将其连接到紫色插孔中。

02 连接鼠标

1 用手捏住鼠标接口,将其正确地连接到右边的绿色插孔中即可。

3.连接电脑音箱在多媒体电脑中,音箱或耳机是必不可少的外部设备。下面以2.1声道的音箱为例介绍音箱的连接方法。

01 准备好音频线

1 准备好2.1声道的音箱及其附带的双头主音频线与左右声道音频线,其中双头主音频线用于连接音箱和声卡,左右声道音频线用于连接卫星音箱。

02 连接主音频线

1 将双头主音频线按不同的颜色,分别插入低音炮的音频输入孔中。

2 扳开低音炮后的塑料卡子,将两根音频线按不同的颜色连接到低音炮的卡口中,用手指将卡扣压下,固定好音频线。

03 连接左右声道音频线

1 扳开卫星音箱后的塑料卡子,按照左右声道音频线的颜色将音频线连接到对应的卡口中。用手指将卡扣压下,固定好音频线。

04 连接音频输出接口

1 将双头主音频线的另一头插入声卡或主板自带的音频输出接口上。

低音炮后的音频输入孔的颜色与双头音频线应该相对应。此外,如果想要使用传声器(俗称麦克风),则可以将麦克风的插头插入粉红色的音频输入接口上。

4.连接主机电源

连接好电脑的各种外部设备后,用户还需要连接主机电源线,确认连接无误后方能进行开机操作。连接主机电源的具体操作如下。

01 准备好主机电源线

1 在机箱的包装箱中找到主机电源线,这种电源线的插头采用D型设计。

02 连接电源线

1 将主机电源线按正确的方向连接到主机电源的输入端,另一端与插座相连即可。

1.2.3 电脑的开机

若要使用电脑,必须先开机,也就是启动操作系统。打开电脑时要按照一定的顺序来操作,正确的操作方法如下。

01 打开显示器电源开关

1 连接好电脑外部设备并接通电源,按下显示器的电源开关按钮,打开显示器。

02 按下主机电源按钮

1 按下主机前面板上的电源按钮,主机面板上的指示灯会变亮,电脑开始启动。

03 开机自检

1 当听到“嘀”的一声后,屏幕上会出现开机自检画面。

04 启动成功

1 自检成功后将进入操作系统桌面,这时就可以开始电脑的操作了。

主机电源按钮通常是在主机箱前面板上一个标有“Power”或“”标记的较大的按钮,轻轻按下后松开即可。

通过上述步骤启动电脑,叫做冷启动,是常规的开机步骤。此外,在特殊情况下,我们还可以通过下面两种方式启动电脑。

热启动:是指电脑处于开机的状态下,通过“开始”菜单中的“重新启动”命令对电脑进行重新启动。

复位启动:当电脑在运行过程中出现异常而不能运行,且采用热启动失效时,可采用复位启动方式重启电脑,方法是按下主机箱上的“复位”按钮。

1.2.4 电脑的关机

使用完电脑后,需要将其关闭。电脑的关机顺序与开机顺序正好相反,即先关主机电源,然后逐一关闭外部设备的电源。遵循正确的开关机顺序可延长电脑的使用寿命。

在Windows 7操作系统中,正确的关机方法为:在系统桌面上单击“开始”按钮 ,在弹出的“开始”菜单中单击“关机”按钮,电脑将停止所有的程序并退出操作系统,接着系统将自动断开主机电源,然后依次关闭显示器、音箱等外接设备即可。

当电脑处于死机状态或因系统故障无法正常关机时,用户就无法利用“开始”菜单关闭电脑了,此时可以强制关机,方法为:按住主机电源开关不放,待主机关闭、主机电源指示灯熄灭之后松开电源开关,最后再关闭显示器和其他外部设备的电源即可。

1.3 鼠标的使用

鼠标是最常用的输入设备,它体型小巧,操作方便,只需通过简单的操作便可将用户带入神奇的电脑世界。电脑最基本的操作都是从鼠标的使用开始的,因此,在学习操作电脑之前,必须先熟悉它具体的使用方法。

1.3.1 “拿”鼠标的正确姿势

按外观样式分,鼠标可分为两键鼠标、三键鼠标和多键鼠标。目前市场上最常见的鼠标为三键鼠标,主要由左键、右键和滑轮部分构成。操作鼠标时,一般用右手握鼠标,因此,通常将鼠标放在电脑显示器的右侧,并置于鼠标垫上。

为了提高使用效率,我们应正确掌握使用鼠标时的握姿。握鼠标的正确方法为:右手食指和中指分别轻放于鼠标的左、右键上,拇指的指腹轻贴于鼠标左侧,无名指和小指轻放于鼠标右侧,整个手掌轻轻握住鼠标,掌心轻轻贴住鼠标后部,手腕自然垂放在桌面上。移动鼠标时,拇指、无名指和小指轻轻握住鼠标,同时手腕运动。

1.3.2 鼠标的基本操作

启动电脑并进入系统后,您会发现电脑桌面上有一个小箭头“”,当握住鼠标移动时,“”也会随之移动,这就是鼠标指针。

鼠标的使用就是对屏幕上指针的控制,从而实现选择各种对象或者执行各种命令的操作。鼠标的基本操作包括移动鼠标指针、指向、单击和双击等。

1.移动鼠标指针

移动鼠标指针就是握住鼠标的同时在鼠标垫上移动鼠标,使电脑屏幕上的鼠标指针跟着移动。这个操作主要用来定位鼠标指针的位置,使鼠标指针指向需要进行操作的对象。

2.指向

指向是指在不按任何鼠标按键的情况下,移动鼠标指针到某个对象(如图标、文件或按钮等),当鼠标指针在某个对象上停留1至2秒后,通常可看到相应的提示信息。

3.单击

单击是指将鼠标指针指向某个对象后,食指按一下鼠标左键,之后立即松开。单击是使用频率最高的鼠标操作,一般用于选中对象、单击按钮或在文本中定位光标等。

4.双击

双击是指将鼠标指针指向某个对象后,连续按鼠标左键两次,之后立即松开,且速度要快,动作要连贯,否则被视为两次单击。

双击一般用于启动某个程序、执行任务,以及打开某个窗口、文件或文件夹等。例如,双击系统桌面上的“网络”图标,可打开“网络”窗口。

5.右键单击

右键单击通常称为单击鼠标右键,简称右击。右键单击是指将鼠标指针指向目标位置后,中指稍微用力按下鼠标右键,并立即释放。单击鼠标右键后,通常会弹出相应的快捷菜单。例如,使用鼠标右键单击系统桌面上的“计算机”图标,将弹出一个快捷菜单,其中包括“打开”、“属性”等命令。

在Windows操作系统中,在很多位置单击鼠标右键,都会弹出相应的右键菜单。

6.拖动

拖动是指用食指按住鼠标左键不放,同时移动鼠标,以达到移动对象位置或框选多个对象的目的。

如果要移动某个对象的位置,先将其选中,然后按住鼠标左键不放并移动鼠标,当移动到目标位置后松开鼠标左键即可。

如果要框选多个对象,拖动鼠标时会出现一个以鼠标起点和终点为对角线的虚线方框,松开鼠标左键后,方框内的对象将被全部选中。

1.3.3 鼠标指针的含义

鼠标指针除了默认的箭头形状外,在不同情况下还会变为其他形状。不同形状的鼠标指针代表电脑当前的运行状态或用户可执行的操作,下面分别对这些鼠标指针形状所代表的含义进行介绍。

:正常操作,鼠标指针进行选择的基本形状。

:后台运行,系统正在执行某操作,要求用户等待。

:系统忙,要求用户等待。

:可进行链接选择。

:不可用,当前操作非法。

:文本选择或插入光标。

1.4 键盘的使用

在操作电脑的过程中,键盘也是经常使用的输入设备之一,它是用户与电脑交流的主要工具,主要用来输入文本、数据信息,以及发布系统控制命令。目前,市面上常见的键盘分为104键键盘和107键键盘,本书以104键键盘为例介绍键盘的结构及操作方法。

1.4.1 熟悉键盘的分区

键盘上有许多按键,按照各按键的功能和排列位置,可将键盘划分为主键盘区、编辑控制键区、数字小键盘区、功能键区和状态指示灯区5个部分。

1.主键盘区

主键盘区也称打字键区,是键盘的基本区域,也是使用最频繁的一个区域,由字母键“A”~“Z”、数字与符号键,以及一些特殊控制键组成。该区域主要用于英文、汉字、数字和符号的输入。其输入方法是:按下相应的字母键可输入对应的小写英文字母;若要输入大写字母,可在按住“Shift”键的同时按下相应的字母键或按下“Caps Lock”键后,再按字母键;若要输入汉字,就需要借助输入法,关于输入法的使用,将在第4章进行讲解。

在数字键与符号键的键面上有上下两种字符,这类按键又称为双字符键,上面的符号称为上挡字符,下面的符号称为下挡字符。如果直接按下数字与符号键,会输入相应键的下挡字符;如果按住“Shift”键的同时再按下数字与符号键,会输入上挡字符。

2.编辑控制键区

编辑控制键区位于主键盘区右侧,集合了所有对光标进行操作的键位及一些页面操作功能键,用于在进行文字处理时控制光标的位置。

3.数字小键盘区

数字小键盘区位于编辑控制键区的右边,主要用来输入数字和算术符号,适合银行职员、财会人员等经常接触大量数据信息的专业用户使用。数字小键盘区中有一个“Num Lock”键,称为数字锁定键,用于控制数字键区上下挡的切换。默认情况下,按下数字键区中的数字键,即可直接输入相应的数字(此时上挡键位有效);当按下“Num Lock”键时,则表示数字键区处于光标控制状态(此时下挡键位有效),此时无法输入数字。再次按下该键,便可返回到数字状态。

4.功能键区

功能键区位于键盘的最上方,包括“Esc”键和“F1”~“F12”键,其作用是实现一些特殊的功能。

强行退出键“Esc”:其主要功能是取消输入的指令、退出当前环境、返回原菜单。

“F1”~“F12”键:在不同的程序软件中,“F1”~“F12”各个键的功能有所不同,其中“F1”键常用于获取软件的使用帮助信息。

5.状态指示灯区

状态指示灯区位于功能键区的右侧,共有“Num Lock”、“Caps Lock”和“Scroll Lock”3个指示灯,主要用于提示键盘的工作状态。

“Num Lock”指示灯:由数字小键盘区的“Num Lock”键控制,该灯亮时,表示数字小键盘区处于数字输入状态。

“Caps Lock”指示灯:由主键盘区的“Caps Lock”键控制,该灯亮时,表示字母键处于大写状态。

“Scroll Lock”指示灯:由编辑控制键区的“Scroll Lock”键控制,该灯亮时,表示屏幕被锁定。

1.4.2 手指的键位分工

手指的键位分工是指将主键盘区的各个按键合理分配给10个手指,掌握正确的手指分工是提高信息录入速度的关键。操作键盘时,每个手指都有具体的分工,初学者一定要严格按照正确的键盘指法进行数据输入,否则一旦养成错误的击键习惯,就很难纠正。

在主键盘区的正中央有8个基准键位,包括“A”、“S”、“D”、“F”、“J”、“K”、“L”和“;”,其中,“A”、“S”、“D”、“F”和“J”键为左手的基准键位,“J”、“K”、“L”和“;”为右手的基准键位。

基准键位的正确指法为:开始打字前,先将左手食指轻放在“F”键上,右手食指轻放在“J”键上,然后将左手的小指、无名指和中指依次放在“A”、“S”和“D”键上,右手的中指、无名指和小指依次放在“K”、“L”和“;”键上,最后将双手的大拇指轻放在空格键上。

基准键位中的“F”键和“J”键键面上各有一个突起的小横杠或小圆点,这是两个定位点。操作者在不看键盘的情况下,可凭借手指触觉迅速定位左右手食指,从而寻找到基准键位。

除了已经分配的8个基本键位外,主键盘区中的其他按键都有相应的手指分工。在记忆键位分工时,用户可采用与8个基准键位相对应的位置(简称相对位置)来记忆。

左手小指:“1”、“Q”、“A”、“Z”及其左边的所有键。

左手无名指:“2”、“W”、“S”、“X”。

左手中指:“3”、“E”、“D”、“C”。

左手食指:“4”、“5”、“R”、“T”、“F”、“G”、“V”、“B”。

左、右拇指:空格键。

右手食指:“6”、“7”、“Y”、“U”、“H”、“J”、“N”、“M”。

右手中指:“8”、“I”、“K”、“,”。

右手无名指:“9”、“O”、“L”、“.”。

右手小指:“0”、“P”、“;”、“/”及其右边的所有键。

1.4.3 操作键盘的正确姿势

无论是娱乐还是办公,用户在操作键盘时都应该保持正确的坐姿,这样能减轻使用电脑的疲劳,防止长期使用电脑对身体造成的危害,并能提高击键速度和准确性。

掌握正确的操作姿势,要做到以下几点。

身体正对键盘,腰背挺直,双脚自然落地,身体距离键盘20cm左右。

两臂放松自然下垂,两肘轻贴于体侧,与身体保持5~10cm距离,两肘关节接近垂直弯曲,敲打键盘时,手腕与键盘下边框保持1cm左右的距离。

椅子高度适当,眼睛稍向下俯视显示器,应在水平视线以下15°~20°的位置,尽量使用标准的电脑桌椅。

将键盘空格键对准身体正中间,手指保持弯曲、形成勺状放于键盘的基本键位上,左右手的拇指则轻放在空格键上,然后稳、快、准地击键,力求实现“盲打”。

将文稿稍斜放于电脑桌的左边,使文稿与视线处于平行,打字时眼观文稿,身体不要倾斜。

1.5 答疑解惑

我在使用鼠标时,指针怎么老是不听“使唤”?

对于初学者来说,往往觉得鼠标不好使用,总是不听“使唤”,其实只要多加练习就可以解决该问题。例如,通过移动鼠标选择对象,拖动鼠标移动桌面图标位置,以及通过单击、双击或鼠标右键单击文件图标等,通过这些方式练习操作鼠标,相信很快就会熟

能生巧,让鼠标的使用更为灵活。

104键键盘和107键键盘有什么区别?

104键键盘和107键键盘相比,大部分键位及其功能都是相同的,只是为了方便控制电脑,在107键键盘的光标控制区上方还设计了Power、Sleep和Wake Up 3个电源控制键。

“Wake Up”键:称为睡眠唤醒键,按下该键可使电脑从睡眠状态恢复到初始状态。

“Sleep”键:称为睡眠键,按下该键可使电脑进入睡眠状态。

“Power”键:称为关机键,按下该键可关闭电脑电源。

数字小键盘区中有一个“Del”键,它的作用与编辑控制键区中的“Delete”键相同吗?

数字小键盘区中有一个“Del”键,它是为了方便输入数字出错时删除数字而设计的,其作用与编辑控制键区中的“Delete”键完全一样。