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第1章 Excel基础

Excel是Microsoft Office套装软件中最重要的一员，这套软件还包括Word、PowerPoint、Access、Outlook等应用软件。Microsoft公司对Office系统投入了较强的技术力量，不断扩充其新功能，使其持续不断的发展，当前的最高版本是Microsoft Office 2010。

目前，常用的Excel版本有Excel 2003、2007和2010。不同版本的Excel之间存在一些差异，高版本的Excel具有一些新功能。但对于绝大多数用户而言，这三种不同版本的Excel并无本质区别，因为即使是低版本的Excel，也具备了人们常用的功能。

本书基于Excel 2003介绍Excel在数据处理和统计应用方面的常用功能，但其内容与操作方法同样适用于较低版本或者较高版本的Excel 2007和Excel 2010。

1.1 Excel操作基础

1. Excel的启动与退出

启动Excel 2003的方法有多种，这里主要介绍在Windows XP系统中的三种常用方法：

⊙ 在“开始”菜单中选择“所有程序”|“Microsoft Office 2003”|“Microsoft Excel”，就可以启动Excel 2003。

⊙ 先创建Excel 2003的快捷方式，然后双击其快捷图标，也可以启动Excel 2003。

⊙ 双击任何一个扩展名为 .xls的Excel工作簿文件。

退出Excel 2003的常用方法有以下几种：

⊙ 单击Excel 2003窗口右上角的关闭按钮。如果文件未保存，Excel会提示用户保存，如果选择“是”，则保存文件并退出，如果选择“否”，则不保存退出，如果选择“取消”，则返回Excel 2003工作状态。

⊙ 选择“文件”菜单的“退出”命令。

⊙ 按快捷键Alt+F4。

⊙ 双击窗口左上角的控制菜单图标。

2. Excel的工作窗口

启动Excel 2003后，屏幕上就会出现Excel的工作界面，如图1.1所示。

（1）Excel的基本概念

正确理解Excel的基本概念，是用好Excel的基础。

① 工作簿。在Excel中创建的文件叫做工作簿。Excel工作簿由工作表组成，可以是一个，也可以是多个，最多可包括255个工作表。新建的工作簿，系统自动命名为“Book1”，工作簿的扩展名是 .xls。在默认情况下，一个工作簿包含3个工作表，分别是Sheet1、Sheet2、Sheet3。Excel可同时打开若干个工作簿，每个工作簿对应一个窗口。

② 工作表。工作表就是人们平常所说的电子表格，它与我们日常生活中的表格基本相同，由一些横向和纵向的网格组成，横向的称为行，纵向的称为列，在网格中可以填写不同的数据。一个工作表最多有65536行、256列。每个工作表有一个名字，体现在工作表标签上。只有一个工作表是活动工作表，刚打开一个工作簿的时候，Sheet1是活动工作表。图1.1展示的就是Sheet1工作表的界面。

图1.1 Excel 2003的工作界面

③ 行号。工作表由65536行组成，每行用一个数字进行编号。在图1.1中，左边的数字按钮1，2，3，…，65536都是行号。单击行号可选定工作表中的整行单元格，如果右击行号，将显示相应的快捷菜单。拖动行号下端的边线，可增减该行的高度。

④ 列标。一个工作表最多可包括256列，列号用字母来标识。在图1.1所示工作表上边的A、B、C、D…就是列标号。当列号超过26个字母时就用两个字母表示，如AA表示第27列，AB表示第28列……单击列标可选定该列的全部单元格，如果右击列标，将显示相应的快捷菜单。拖动列标右端的边线，可增减该列的宽度，双击列标号的右边线可自动调整该列到合适的宽度。

⑤ 单元格。Excel的工作表实际上是一个二维表格，单元格就是这个表格中的一个“格子”（见图1.1）。单元格由它所在的行、列所确定的坐标来标识和引用，在标识或引用单元格时，列标符号在前面，行号在后面，如A1表示第1列、第1行的交叉位置确定的单元格，B5表示第2列、第5行的交叉位置确定的单元格。

单元格是输入数据、处理数据和显示数据的基本单位，在Excel中输入数据或计算数据都是在单元格中进行的。单元格中的内容可以是数字，文本或计算公式等，最多可包含32000个字符。

⑥ 公式。公式是对工作表数据进行运算的表达式。公式不仅可以进行数学运算，如加法和乘法，还可以比较工作表数据或合并文本。在公式中可以引用同一工作表中的不同单元格、同一工作簿不同工作表中的单元格，或者其他工作簿中的单元格。在Excel中输入公式时，第一个输入的符号是等号。

⑦ 活动单元格。在工作表中，有时会有一个或多个单元格由粗边框包围，由粗边框包围的单元格称为活动单元格。活动单元格代表当前正在用于输入或编辑数据的单元格。图1.1中的单元格B10与其他单元格不同，它的边框线是深色的，表明它是活动单元格，从键盘输入的数据就会出现在该单元格中。

（2）Excel 2003窗口组成

从图1.1可以看出，Excel的窗口主要是由菜单栏、工具栏、编辑栏、电子表格工作区、电子表格标签、任务窗格以及其他一些辅助信息区域所组成的。

① 菜单栏。Excel的菜单栏由文件、编辑、视图、插入、格式、工具、数据及窗口等多个子菜单组成，每个子菜单都是一个下拉式菜单。

“插入”菜单中提供了在工作表特定位置增加一个或多个单元格、行或列的命令。例如，用户在输入完一个表格的数据后，发现在某一单元格的前面漏掉了一个数据，这时就可利用该菜单中的命令插入一个单元格在它的前面，插入位置后面的单元格及其内容会依次后移。

“格式”菜单提供了对工作表、单元格的数据进行格式化的菜单命令，如设置小数点后的精确度，设置单元格中数据的颜色，把数据设置为人民币或美元等。

“数据”菜单是Excel用户使用最多的菜单，该菜单提供了对工作表中的数据进行排序、筛选及数据分类等多项数据处理功能。

② 编辑栏。在一个单元格中输入数据时，用户会发现输入的数据同时出现在编辑栏中。事实上，在任何时候，活动单元格中的数据都会出现在编辑栏中。

编辑栏实际上是为输入、修改活动单元格中的数据而设置的。当单元格中数据较多时，可以直接在编辑栏中输入、修改数据。

③ 全选按钮。工作表行号和列标交叉处的按钮称为全选按钮，单击它，可以选中当前工作表中的所有单元格，再次单击，则取消选择。

④ 工作表标签，主要包括工作表翻页按钮和工作表标签按钮。工作表翻页按钮用于在不同的工作表之间进行切换，工作表标签按钮（如Sheet1、Sheet2等）显示工作表的名称。双击工作表标签按钮，可改变它们的名字，Sheet1、Sheet2这样的名字不能说明工作表的内容，把它们改为“学生名单”、“成绩表”等会更有意义。单击工作表标签按钮，就可以把相应的工作表激活为当前工作表。

在默认情况下，Excel只打开3个工作表：Sheet1，Sheet2，Sheet3。

⑤ 任务窗格。Excel 2003提供了任务窗格，在其中可显示与当前操作相关的一些功能选项，便于操作。比如它会把最近曾经使用过的工作簿名称显示出来，方便查看与再次打开其中的某个工作簿。在新建工作簿时，它会显示一些可用于建立工作簿的模板，以便用户选择。

1.2 工作簿操作

工作簿是Excel管理数据的文件单位，相当于人们日常工作中的“文件夹”，它以独立的文件形式存储在磁盘上。例如，一个高校的班主任管理了2005级的五个班，他就可以为每个班建一个成绩表，Sheet1中保存一班的学生成绩，Sheet2中保存二班的学生成绩，……，Sheet5中保存五班的学生成绩，然后把这些表存放在一个工作簿——“2005级学生成绩表”中，如图1.2所示。

图1.2 工作簿与工作表

注意：磁盘上只保存工作簿，工作表只能包含于工作簿中，不能以独立的文件形式存在，工作簿的扩展名为 .xls。

（1）建立新工作簿

可以建立一个只含有几个空白工作表的工作簿，也可以基于Excel模板建立具有某种格式的工作簿，在这种工作簿中，只需进行少量的数据修改就能够建立需要的表格，如财务的资产负债表、通信录等。工作簿的建立方法分如下两种情况。

⊙ 启动Excel 2003，它就会自动建立一个名为“book1.xls”的新工作簿。

⊙ 若要根据已有模板，建立特殊的工作簿，则应选择“文件”|“新建”菜单命令。Excel 2003会自动显示出任务窗格。单击任务窗格中的“本机上的模板”，弹出如图1.3所示的“模板”对话框，从中选择需要的模板，就可建立与之相同的工作簿。

图1.3 建立新工作簿

（2）保存工作簿

保存工作簿的方法很简单，过程如下：

＜1＞选择“文件”菜单的“保存”或“另存为”命令。

＜2＞如果选择的是“另存为”命令，则在弹出的对话框中输入工作簿的名字。如果是新文件，也会弹出文件另存对话框，从中输入工作簿名称，否则将以“book1.xls”作为该工作簿的名字。

＜3＞单击“保存”按钮。

1.3 输入数据

数据输入是一项极其重要的工作，在输入一些有规律的数据时，利用Excel提供的特殊输入方法不但能够提高输入数据的效率，而且可以保障输入的数据不出差错。

1. 选择单元格及单元格区域

启动Excel或打开一个工作簿后，第一个工作表（Sheet1）是活动工作表，它的第一个单元格（即A1）是活动单元格，这时输入的数据就将出现在A1单元格中。

用鼠标单击某单元格，该单元格就会立即成为活动单元格。另外，用键盘上的方向键也可把输入光标从某个单元格移动到其他单元格。

按住Ctrl键不放，再按光标移动键，光标就会按箭头所指的方向，跳过中间所有的空白单元格直接定位到下一个非空单元格。在Excel中，PageUp键和PageDown键同样可向上、向下翻页。

如果选择的是一个连续的单元格区域，则在左上角的单元格中按住鼠标左键不放，然后拖动鼠标到该区域右下角的单元格。当然也可单击第一个单元格后，按住Shift键不放，然后单击最后一个单元格。

如果选择的是不连续的单元格区域，则可单击第一个单元格后，按住Ctrl键不放，依次单击要选定的单元格。

2. 简单数据的输入

数据输入的方法很简单，其操作过程大致为：选定要输入数据的单元格，从键盘上输入数据，回车，则本列的下一单元格将成为活动单元格，也可用方向键或鼠标选择下一个要输入数据的单元格。当光标离开输入数据的单元格时，数据输入就完成了。

概括而言，Excel单元格中可以包括的数据类型有数值、文本、日期时间以及逻辑型数据4个大类。在输入数据时，要注意不同类型数据的输入方法。

（1）输入数值

数值的输入可采用普通计数法与科学计数法。例如，输入“123343”，可在单元格中直接输入123343，也可输入1.23343E5；“0.0082”可直接输入，也可输入8.2E-3或8.2e-3。其中，E或e表示以10为底的幂。

输入正数时，前面的“+”可以省略，输入负数时，前面的“-”不能省略，但可用“( )”表示负数。如输入-78，可在单元格中直接输入-78，也可输入(78)。在输入时，带“( )”的数为负数。

输入纯小数时，可省略小数点前面的0，如0.98可输入为.98。输入数值时，允许输入分节号，如可输入536,433,988。数值前可以添加“$”或“￥”符号，计算时它不影响数据值的大小。数据的后面可加“%”表示除100，如“67%”表示0.67。

数值在单元格中默认的对齐方式是靠右对齐。

（2）输入文本

文本是指包含了字母、汉字以及非数字符号的字符串。文本在单元格中的默认对齐方式是左对齐。在输入数字型的字符串时，为了不与相应的数字混在一起，需要在输入数据的前面加单引号“'”，或输入="数字串"。例如，输入邮政编码430065，则应输入 '430065或输入="430065"。

在默认情况下，一个单元格中只显示8个字符，如果输入的文本宽度超过了单元格宽度，应该接着输入，表面上它会覆盖右侧单元格中的数据，实际上它仍是本单元格的内容，不会丢失。

注意：不要因为看到输入的内容已到达该单元格的右边界了，就把后面的内容输入到右边的单元格中，这样会给单元格数据的格式化带来麻烦。

（3）日期及时间

输入日期的一般格式为：年/月/日或月/日。如输入2001年7月9日，可输入“2001/7/9”，也可输入“2001/7/9”或“2001-7-9”。输入时间的一般格式为“时:分”，如10点12分应输入“10:12”。

按Ctrl+；键，可输入当前系统日期；按Ctrl+Shift+；键，可输入当前系统时间。

注意：日期和时间在Excel中都是数字型数据，其中的整数部分表示年月日，小数部分表示时分秒。具体情况请参见本书第2章2.4节的内容。

（4）输入公式

在Excel中可以用公式对工作表的数据进行计算，在公式中不仅可以进行算术的四则混合运算：加、减、乘、除等，还可以进行大小比较等运算。

公式的输入方法：单击要输入公式的单元格，然后输入“=”，接着在等号的右边输入公式的内容。例如，在单元格B3中计算5！，方法是：单击单元格B3，然后在B3中输入“=5*4*3*2*1”，回车，在单元格B3中就会显示120，这就是该公式的计算结果。

注意：以“+”开始的输入内容也被视为公式。

（5）采用复制填充的方法输入有规律的数据

当输入有规律的数据或特殊文本时，可以采用复制的方式提高输入的效率，如输入学生的学号、连续的电话号码、月份等。例如，要建立如图1.4所示的成绩表，其中A列包括100个连续学号：32990101～32990200，在Excel中最简捷的输入方法如下：在单元格A2中输入32990101，在单元格A3中输入32990102；在A2中按下鼠标左键并向下拖动鼠标到A3，选中单元格A2和A3，如图1.5所示；把鼠标移到A3右下角的黑色小方块上，直到出现一个黑色十字形光标时按下鼠标左键，如图1.6所示；向下拖动鼠标，在拖动的过程中会发现，A4出现数据32990103，A5出现数据32990104……当发现所有的数据都产生时，释放鼠标，这样就输入了所有的学号。

图1.4 学生成绩表

图1.5 选中单元格A2和A3

图1.6 拖曳单元格

其实，这只是单元格数据复制的一种简单运用而已，在任何时候拖动单元格右下角的黑色十字小方块，其功能都是进行单元格数据的复制。反复练习这种方法，对于输入大量相同的数据或递减、递增性质的数据是大有帮助的。

（6）用填充的方法输入数据

在输入大量有规律的数据时（如相同、等比、等差数列），采用填充输入法和上面所提到的复制填充方法都很实用。它们都可以利用计算机自动输入数据，而且保障数据不会出错。

例如，某电信公司要建立结构如图1.7所示的电话用户资料表。电话号码较多（约有6000个用户号码），但它是连续编号的，这类数据的最佳输入方法是自动填充。

图1.7 一个电话用户资料表

在这个表中，真正需要逐个输入的数据只有用户姓名，其余数据都可用复制或填充方法输入。电话号码的输入方法如下：在单元格A3中输入“7821000”，如图1.7所示；选择“编辑”|“填充”|“序列”命令，弹出如图1.8所示的“序列”对话框；在“序列产生在”栏中选中“列”，在“类型”栏中选中“等差序列”，在“步长值”框中输入“1”；在“终止值”框中填写最后一个编号“7827000”；单击“确定”按钮。经过上述步骤，所有的电话号码都输入完毕。

图1.7中的“交接箱”一列数据也是有规则的，50个电话号码在一个交接箱内，所以这一列数据可用复制的方法输入。用户类别一列数据也有规则，可把全部用户都填充成“私人”，然后把不是“私人”类型的修改过来，因为一个电信公司90%以上的都是私人电话。

（7）采用公式输入特殊数据

在上表中，用户类别和月租费存在一种相互制约的关系，只要“用户类别”为私人用户，其月租费就为14，公用电话和其他类型（如办公室、机关电话等）电话的月租费就为28。这两种数据可用前面介绍的方法输入到其中的列，如输入用户类别，另一列数据就可用公式输入，这样可减少输入的时间，而且输入后不必担心出错。

假设在图1.7中用户类型已经输入完毕，则月租费列中的数据就可以用公式进行输入，具体的做法为：在第一个电话号码所对应的单元格（E3）中输入公式“=IF(D3="私人",14,28)”，然后把此公式向下复制到该列的所有单元格中，全部月租费就输入完成。

（8）自定义填充序列

对于某些常用的数据序列，Excel把它定义成了自动填充序列，如月份、星期（中、英文）等。在输入这些数据时，只需输入第一个数据，然后用填充方式让Excel自动生成。图1.9就是用自定义序列输入数据的一个例子。请看图中的说明，掌握其中星期一到星期日的输入方法。

图1.8 “序列”对话框

图1.9 采用自定义序列输入星期

填充序列输入数据的方法虽然方便，但系统提供的序列并不多。为此，Excel允许用户定义自动填充序列。用户可把要经常输入的数据设置为自定义填充序列，在每次输入这些数据时只需输入第一个数据，其余的数据可用填充句柄复制产生。

例如，辅导员在管理学生成绩时，经常需要用到学生的名字，他就可以把学生的名字设置为自定义填充序列。以后凡是要输入该班学生名字时，他只需要输入第一个同学的名字，其余的学生名字可用填充的方式产生。

下面以在Excel的一行或一列中输入学生姓名为例，说明自定义填充序列的操作方法。如图1.10所示，在A1:A8中输入学生姓名。

＜1＞选择“工具”|“选项”菜单命令，弹出“选项”对话框，如图1.10所示。

图1.10 设置自定义序列

＜2＞凡是在“自定义序列”中出现的序列，在Excel中输入数据时都可用填充的方式自动填充输入。在该对话框的“从单元格中导入序列”文本框中输入序列所在的单元格区域，本例中输入“A1:A8”，然后单击“导入”按钮，这时单元格区域A1:A8中的内容就会出现在“输入序列”框中。最后，单击“确定”按钮。

经过上述操作后，这几个名字就被Excel保存为自动序列，以后任何时间需要输入这几个名字时，只需输入第一个名字，再拖动该名字所在单元格的填充复制句柄，就可自动填入其他学生的名字。

（9）下拉列表输入

在制作工作报表的过程中，有时会遇到比较规范的数据列：整列数据只能在几个固定的值中选择。例如，学校人事档案表中的“职称”，只能是“助教、讲师、副教授、教授、助工、工程师、高级工程师”中的一种。

Excel提供了一种称为“有效性……”的数据合法性检查措施，允许用户以下拉列表的方式输入数据。用这种方式来输入具有上述特征的数据，一方面简化了输入数据的复杂性，另一方面使数据的正确性得到了保障。

下面以建立一个职工档案表为例，简要说明这种数据输入的操作方法。

设一个职工档案表有姓名、职称、工资等数据，如图1.11所示。其中，职称只能在固定的选项中选择“助教、讲师、副教授、教授、助工、工程师、高工”。利用“有效性”规则把职称做成下拉列表，只能从中选择某职称。这样既简化了输入，又保证了输入的正确性。其操作步骤如下：

＜1＞在某列单元格区域中输入所有的职称，本例为单元格区域A2:A9，如图1.11所示。

＜2＞在职称这列数据中建立有效性数据输入。本例选中C2，然后选择“数据”|“有效性”菜单命令，弹出“数据有效性”对话框，见图1.11的右半部分。

＜3＞在“数据有效性”对话框的“允许”下拉列表中选择“序列”；在“来源”编辑框中输入列表框中的数据来源单元格区域，本例是“$A$2:$A$9”。所有的设置如图1.11所示。

＜4＞当“数据有效性”对话框中的数据设置好后，单击“确定”按钮。

＜5＞用填充句柄把单元格C2的内容向下重复复制到单元格C9。

经过上述操作之后，职称列的数据就可从下拉列表中选择输入，如图1.11所示。在输入C7单元格的职称时，选中单元格C7后，就会自动弹出一个下拉列表，单击下拉箭头，就会把所有的职称都显示出来，从中选择需要的即可。（本例中，最后可把A列数据隐藏起来，这样该表的数据就不会显得多余。）

图1.11 定义下拉列表输入

这种输入数据的方式在规范数据输入时很有用。

说明：可以在图1.11的“来源”编辑框中直接输入下拉表中的来源数据，各数据之间用“,”作间隔符。也就是说，本例A列中的数据可以不建立，而直接在“数据有效性”对话框的“来源”文本框中输入以下数据“讲师，副教授，教授，助工，工程师，高工，工人”。

1.4 公式

Excel的公式与日常工作中的公式非常近似，它由运算符、数值、字符串、变量和函数组成。公式必须以等号“=”开头，换句话说，在Excel的单元格中，凡是以等号开头的输入数据都被认为是公式。在等号的后面可以跟数值、运算符、变量或函数，在公式中还可以使用括号。例如，在单元格B5中输入的“=6+7*6/3+(6/5)*56”就是一个公式，该公式的计算结果将显示在B5中。

1. 运算符及其优先级

公式可以进行各种运算，包括算术运算、比较运算、文本运算及引用等。各种运算有不同的运算符和不同的运算次序。表1-1列出了各种运算符及其计算的先后次序。

表1-1 Excel的运算符及优先级

说明：① 括号运算的级别最高，在Excel的公式中只能使用小括号，没有中括号和大括号之分。小括号可以嵌套使用，当有多重小括号时，最内层的括号优先运算。同等级别的运算符从左到右依次运算。② &为字符连接运算，其作用是把它前后的两个字符串连接为一串。例如，"ADKDKD"&"DKA"的结果为“ADKDKDDKA”，"中国"&"人民"的结果为“中国人民”。③ ＞=表示大于或等于。例如，3＞=3结果是对的，因为3＞3虽然不成立，但3=3成立，所以整个表达式的结果为成立。同理理解“＜=”运算符。

2. 引用

在公式中可以使用引用，引用的意思可简单理解为：在一个单元格的公式中用到了其他单元格中的内容。

引用是通过单元格的位置或单元格的名称来实现的。在默认状态下，Excel工作表中的单元格都是采用列标号和行号来标识的，如A1、B3、C4等都唯一确定了一个单元格，把这种标识单元格的方式称为A1引用类型。

（1）相对引用

相对引用也称为相对地址，用列标号与行号直接表示单元格，如A2、B5、D8等。如果某个单元格中的公式被复制到另一个单元格中时，原单元格内公式中的地址在新单元格中需要发生相应的变化，就需要用相对引用来实现。现举一个例子来说明相对引用的意义。

有一学生成绩表如图1.12所示。从图1.12可以看出，“总分”一列的数据还没有计算出来，这列数据应该是C列、D列和E列的对应数值的总和。其计算过程如下。

在单元格F2中输入计算总分的公式“=C2+D2+E2”，如图1.12所示。输完该公式按回车键或激活其他单元格后，单元格F2中就会显示出C2、D2、E2三个单元格相加的结果值：155。

图1.12 一个学生成绩的工作表

在单元格F2的公式中用到了C2、D2、E2，它们就是相对引用。相对引用的好处就是在复制公式时，Excel能够根据被复制公式所发生的单元格位置移动，自动更新公式中的单元格引用位置，使公式能够适应发生的位置变化，找到正确的单元格引用。例如在图1.12中，将单元格F2中的公式复制到单元格F3中，公式就会自动变换成“=C3+D3+E3”，复制到单元格F4中，就会变成“=C4+D4+E4”……通过这种方法，很快就能够计算出其他人的总分了。

（2）绝对引用

在表示单元格位置的列标号与行号前面加“$”符号的单元格引用就称为绝对引用。它的最大特点是，在操作过程中，公式中的单元格地址始终保持不变，相对地址与绝对地址可以混合使用。下面的例子说明绝对引用的意义和用法。

图1.13 LG空调重庆地区各商场销售表

假设LG空调在重庆各商场的销售价格相同，重庆各商场的销售数据如图1.13所示。现在要计算各商场的销售总额，其计算方法为：在单元格E8中输入计算公式“=$C$5*C8”，C5是单价，C8是数量，这样就把沙坪坝的销售总额计算出来了；把单元格E8中的公式复制到E9，E10，…，E14中，这样就把各商场的销售总额计算出来了。

注意：如果在E8中输入公式“=C5*C8”，就不能采用复制公式的方法计算其余商场的销售总额。因为上述公式中的C5和C8相对引用，当把它复制到单元格E9中时，该公式就变成了“=C6*C9”。显然这是错误的，因为C6是一个空白单元格。而“$C$5”表示不管公式被复制到哪个单元格中，都引用单元格C5进行计算，它的位置不发生移动，这就是绝对引用的意义。

从上面两个例子可以看出，在单元格中使用公式的复制可以大大提高工作效率，减小输入量，尤其是工作表的数据量较大时。公式从源单元格复制到目标单元格后，在公式中引用单元格地址有可能发生变化。当使用相对引用时，目标单元格中的地址要发生变化，变化的规律是：目标单元格公式中单元格引用的行、列数在复制前公式中的行、列数分别加上了行增量和列增量（复制过程中公式在行、列位置上的变化量）。当使用绝对引用时，公式中单元格地址不变。

3. 在公式中引用其他工作表中的单元格

在公式中可以直接引用另一个工作表中的单元格，Excel对这种情况的标记方法是“工作表标签名！单元格引用”。比如，在Sheet1的单元格A1中输入公式“=Sheet2！B3+5”，其中的B3是指Sheet2工作表中的单元格B3。而公式“=B3+5”中的B3就是当前工作表中的单元格B3。

4. 在公式中引用另一个工作簿中的单元格

在一个工作簿中可以引用另一个工作簿中的单元格，这种单元格的标记方法是“[工作簿名]工作表名！单元格引用”。比如，在Book1.xls工作簿的Sheet1工作表的单元格A3中输入公式“=[Book2]Sheet1！$A$1”，这里的“$A$1”是另一个工作簿Book2.xls的Sheet1工作表中的单元格A1。

1.5 工作表

工作表实际上就是日常工作中表格的电子化，在Excel中操作数据主要是通过工作表进行的。一个Excel 2003的工作簿在默认情况下包括3个工作表。

1.5.1 多表切换与数据复制

不同工作表之间的数据可能有某些关系，这就需要在不同的工作表之间切换或传递数据。

（1）工作表的切换

在一个打开的工作簿中有工作表标签按钮，可以看出，Sheet2与另外两个标签不同，表示活动工作表是Sheet2，如果要在Sheet1中输入数据，只需单击Sheet1标签就行了。在不同的工作表之间切换就是通过单击工作表标签来完成的，被单击的标签所代表的工作表就会成为活动工作表。

（2）插入工作表

Excel在默认情况下只显示出3个工作表，有时需要处理的工作表不只3个，如前面提到的一个班主任要管理5个班的成绩，如果另建一个工作簿，显然不方便，也不便于成绩的统一管理。最好是在该工作簿中插入两个新工作表，插入工作表的方法是：选择“插入”|“工作表”菜单命令，Excel就会在当前工作表的前面插入一个新工作表。

（3）删除工作表

其操作步骤为：单击要删除的工作表标签，选择“编辑”|“删除工作表”菜单命令。

（4）移动工作表

其操作步骤为：单击要移动的工作表标签，并按下鼠标左键，这时鼠标指针所指示的位置会出现一个图标，拖动鼠标指针到目标位置释放，就可把该标签所对应的工作表移到相应位置。

例如，在四个工作表中，要把Sheet3移动到Sheet2与Sheet4之间，只需用鼠标把Sheet3标签拖放到的前面就行了。

（5）单元格数据的复制

不同工作表中如有相同的数据可以采用复制的方法产生，如前面所提到的5个班的成绩表问题。由于每个班所开的课程都一样，所以只需为一班建立一个成绩表头就行了，如图1.14所示。其余班级的成绩表头可以复制产生，如图1.15所示。建立5个班的成绩表结构的操作步骤如下：

图1.14 一班的成绩表

图1.15 从一班复制过来的表头

＜1＞建立一班的成绩表，然后选中一班成绩表的表头（即选中A1:E5区域），见图1.14。

＜2＞单击常用工具栏上的“复制”按钮，或选择“编辑”|“复制”菜单命令。

＜3＞单击二班的工作表标签，切换到二班的工作表中，并选择单元格A1，然后单击常用工具栏上的“粘贴”按钮，或选择“编辑”|“粘贴”菜单命令，结果见图1.15。

（6）工作表标签改名

在上例中，工作表的标签开始为Sheet1、Sheet2、Sheet3，其中Sheet1存放的是一班的成绩表，Sheet2存放的是二班的成绩表……意义不明确，不如改名为：一班，二班……

操作方法是：双击Sheet1标签，然后删除已有标签名，输入新的标签名字。

1.5.2 工作表行、列及单元格操作

1. 工作表行、列操作

（1）选择行、列

选择单行的操作方法为：单击要选择的行号就可以选择该行。选择连续多行的操作方法为：在最前面的行上单击鼠标左键，并拖动鼠标到最后的行号上，这样鼠标拖过的行都会被选中。

图1.16选择了第二、三行，其操作方法是：把鼠标移动到行号2上按下左键，并拖动到行号3上释放，在拖动的过程中会出现一个较粗的十字形光标。

连续行的选择还可以先用鼠标选中第一行，然后按下Shift键，再单击要选择的最后一行。不连续行的选择是按Ctrl键，再依次单击要选择的行号。

列的选择方法与行的选择方法大致相同，请参照图1.17执行。

图1.16 行选择

图1.17 列选择

（2）删除行、列

其操作步骤为：选中要删除的行或列，选择“编辑”|“删除”菜单命令。

（3）插入行、列

有时用户在表中输入数据时，中间少输入了一行数据，这时就可在相应位置加一行数据。插入一行或一列数据的方法是：选中要插入行（或列）的下一行（或列），选择“插入”|“行”（或列）菜单命令，则系统将在选中行（或列）前增加一新行（或列）。

（4）调整行高

在默认情况下，所有行高都是一样的，但有的表中需要不同高度的表格，如有的表头就比表中其余的表格要高。在Excel中改变行高的方法是：选中要调整行高的行中任一单元格，选择“格式”|“行”|“行高”菜单命令，在弹出的对话框中输入新的行高数值。

还有一种更为直观的方法：把鼠标移向要调整行高的行号下边的表格线附近，当鼠标指针变成一个黑色十字形时，按下左键并拖动，这样就可增加或减少该行的行高，如图1.18所示。

图1.18 调整行高

（5）调整列宽

单元格预设8字符的宽度，当输入的字符超过8个时，多余的符号不会显示，但不会丢失，可以调整单元格的列宽，以显示出单元格的所有内容。调整列宽的方法与调整行高的方法相似，可参照执行。此外，双击要改变列宽的列的右边线，Excel会自动调整该列的宽度以适应该列最宽的数据单元格。

2. 单元格操作

（1）选择单元格

选择一个单元格很简单，单击要选择的单元格即可。选择连续的多个单元格的方法是：在选择区域的左上角第一个单元格中按下左键，然后拖动鼠标到右下角的最后一个单元格释放即可；也可单击左上角第一个单元格后，按住Shift键，然后单击最后一个单元格。选择不连续的多个单元格的方法是：按住Ctrl键，然后依次单击所有要选择的单元格。

（2）清除单元格内容

如发现单元格的内容不再需要或有错误时，可先选中这些单元格，然后按Delete键，就可清除选中单元格中的内容。也可选中单元格之后，选择“编辑”|“清除”菜单命令。

（3）删除单元格

删除单元格或单元格区域与清除是不同的，清除仅仅是把原单元格中的内容去掉，而删除则把内容与单元格本身都要去掉，去掉后原单元格就不复存在了，它所在的位置由它的下边（或上边）或者右边（左边）的邻近单元格移过来代替它，如图1.19所示。

在图1.19中，从李四海那里成绩就错位了，他的成绩应是45分，其余人的成绩应依次前移。解决的方法是把李四海所对应的高等数学成绩的单元格删掉，后面的单元格依次前移。操作步骤为：单击单元格B4，选择“编辑”|“删除”菜单命令，弹出“删除”对话框，如图1.20所示，选择其中的“下方单元格上移”，然后单击“确定”按钮。

图1.19 删除单元格

图1.20 “删除”对话框

（4）插入单元格

有时候需要在某个单元格位置插入一个单元格。如在前面所举的例子中，把李四海的成绩掉了，而把滕海霞的成绩输成了他的成绩；滕海霞的成绩又是小草的成绩，以后的依次类推。可见，只要在李四海的成绩处插入一新的单元格，其余的依次下移就对了。操作方法是：选中李四海的高等数学成绩，然后选择“编辑”|“插入”菜单命令，出现如图1.21所示的“插入”对话框，选择其中的“活动单元格下移”。

（5）移动单元格

移动单元格的操作步骤为：选中要移动的单元格或单元格区域，单击“剪切”按钮，把鼠标指针移到目标单元格位置，单击“粘贴”按钮。当然，也可通过“编辑”菜单的“剪切”和“粘贴”命令来进行单元格或单元格区域的移动。

最直接的方法是：选中要移动的单元格，把鼠标指针移到选中单元格中的任何位置，按下左键并拖动到目标位置，释放即可。

（6）复制单元格

Excel之所以能够高效地工作，表格及单元格的复制也是一个重要原因。在介绍相对引用时所举的例子其实就是单元格复制的例子。下面再举两个单元格复制的例子。

【例1.1】产生相同的数据。

图1.22中的单位都相同，可通过复制产生，操作方法是：在单元格B3中输入“管理系”，将鼠标指针指向单元格B3黑色边框右下角的黑色小十方块，当出现一个黑色十字光标时，按下并拖动鼠标到单元格B12；释放鼠标后，发现鼠标所拖过的单元格中都出现了“管理系”几个字。

图1.21 “插入”对话框

图1.22 工资明细表

【例1.2】复制公式。图1.22中的总额一列数据还没有计算，可用复制公式的方法产生。其操作方法简述为：在单元格G3中输入公式“=C3+D3-E3-F3”，回车，G3中的总额就计算出来了。采用例1.1的方法复制该公式到下边的G4，G5，…，这样所有人的总额就计算出来了。

（7）合并单元格（跨列居中）

并非所有的表格都是由长短相同的横、竖网格线所组成的，有时需要大小不同的网格构成日常工作表，比如图1.22中的标题就是一个较大的单元格。在Excel中，这样的表格可以通过单元格的合并或拆分构成。合并单元格就是指把两个或多个单元格组合成一个单元格，经过合并后的单元格自然就比其余单元格宽了。

图1.22所示的表头可通过单元格的合并来完成，操作方法如下：

＜1＞在单元格A1中输入表头文字“管理系职工工资明细表”。

＜2＞选中单元格区域A1:G1，即选中单元格A1、B1、C1、D1、E1、F1、G1。

＜3＞单击格式工具栏中的“跨列居中”按钮，或者选择“格式”|“单元格”菜单命令，弹出如图1.23所示的对话框，在“文本控制”中选中“合并单元格”。

图1.23 设置单元格的格式

＜4＞在如图1.23所示的对话框中，在“垂直对齐”下拉列表中选择“居中”。

＜5＞设置单元格A2中的字体为小四、加粗。

说明：如果要把已合并的单元格还原，请看图1.23，当一个单元格是由多个单元格合并而来时，该单元格的“文本控制”栏的“合并单元格”复选框中将有一个“√”。要取消单元格的合并，只需要选择该单元格，然后将图1.23中“合并单元格”复选框中的“√”取消就行了。

在Excel 2003中，选中已合并的单元格，再单击跨列居中按钮，Excel就会取消合并，将它还原成合并前的状态。

1.6 函数

函数实际上是Excel已经定义好了的一些特殊公式，可以对一个或多个数据进行计算，然后把计算的结果存放在某个单元格中。Excel提供了许多类型的函数，运用好这些函数可大大简化工作表中的计算量。

从大类上讲，Excel提供的函数类型有工作表函数、财务函数、日期函数、时间函数、数学与三角函数、统计类函数、数据库管理函数、文本函数及信息类函数等。这里介绍几个常用函数，在第3章将对函数作较为详细的分析。

（1）SUM函数和AVERAGE函数

SUM函数是求和函数，其调用形式为“=SUM(单元格区域)”。AVERAGE是求平均值函数，其调用形式是“=AVERAGE(单元格区域)”。

SUM函数对指定单元格区域中的所有单元格中的数据求总和，AVERAGE求指定区域中所有数据的平均值。

假设要计算图1.22中的基本工资、奖金、水费、电费、总额的总数与平均数，如图1.24所示。

在图1.24中，计算基本工资的“总计”时，在单元格中C8输入“=SUM(C4:C7)”，这里的C4:C7表示一个单元格区域，包括单元格C4、C5、C6、C7。在计算奖金总额时，只需要把C8单元格中的公式复制到D8中就行了。其余的计算方法请读者分析。

单元格区域不仅可以是一列的单元格，而且可以是一行的单元格，还可以是一个矩形单元格区域。例如，要计算所有人的基本工资和奖金总额，则可输入公式“=SUM(C4:D7)”，计算李青春的总额可以使用公式“=SUM(C4:D4)-SUM(E4:F4)”。

图1.24 SUM函数与AVERAGE函数的运算

（2）MAX函数和MIN函数

MAX函数的用法是“=MAX(单元格区域)”，其功能是找出指定区域中的最大数。MIN函数的用法是“=MIN(单元格区域)”，其功能是找出指定单元格区域中的最小数。

（3）COUNT函数和COUNTIF函数

COUNT函数的用法是“=COUNT(单元格区域)”，用于统计指定单元格区域中的数字个数。COUNTIF函数的用法是“=COUNTIF(单元格区域, 条件)”，用于统计满足条件的单元格个数。

（4）IF函数

IF函数非常有用，其用法是“=IF(条件, 表达式1, 表达式2)”。其功能是：当条件成立时计算出表达式1的值；当条件不成立时，计算出表达式2的值。

现举一个例子综合说明MAX、MIN、COUNT、COUNTIF及IF函数的应用。设有学生考试成绩表如图1.25的单元格区域A1:G10所示。

现要统计参考人数、最高总分、最低总分、不及格人次，在有补考的同学的总分后边加一个“*”表示有补考。按图1.25的标识在J列的相应单元格中输入公式，结果如图1.25所示。

图1.25补考一列显示的“*”用到了IF函数的嵌套，在单元格H3中输入公式“=IF(C3＜60,"*", (IF(D3＜60,"*",IF(E3＜60,"*",IF(F3＜60,"*","")))))”，然后把此公式复制到H4，H5，…。读者可按IF函数的解释理解其用法。

图1.25 函数运用举例

小结

用Excel建立的表格文件以工作簿的形式存放在磁盘上，工作簿由一个或多个工作表组成，一个工作表可以保存人们日常工作中的一个表格。工作表的最小组成单位是单元格，数据都存放在单元格中。单元格中的数据输入方法较多，特别要注意公式及函数的输入方法，以及单元格的填充复制方法。相对引用和绝对引用是Excel单元格的两种基本引用方式，它们对单元格公式的填充复制有很大的影响。通过对单元格的合并、拆分、插入、删除，以及行、列宽度的调整可以做出美观实用的工作表。

习题1

1.1 对单元格的操作有哪些？如何调整单元格的行列宽度？

1.2 理解绝对引用和相对引用的区别，注意它们各自的用途。

事实上，在Excel中除了绝对引用和相对引用之外，还有混合引用。所谓混合引用，就是在对一个单元格的引用中，列标采用相对引用，而行号采用绝对引用，如“A$2”；或者列标采用绝对引用，而行号采用相对引用，如“$A2”，不外乎这两种形式。如图1.26所示的工作表包括对3种引用的应用，按要求完成表中的计算。