1.1 认识电脑办公

问题1 办公人员为什么要学习电脑

电脑是计算机的俗称，它具有运算速度快、准确、高效等特点，可以满足绝大多数企业和政府机关在处理日常事务时的要求。办公自动化是指在办公的过程中通过操作电脑软件来完成文档制作、数据计算和文件打印等操作。

随着信息技术的发展，除了可以通过电脑完成企事业单位的日常事务处理外，还可以将电脑与网络相结合，实现网络办公和远程办公，从而实现更多办公资源的共享，构建出一个功能更为强大的办公平台。

电脑办公具有以下3个显著的特点。

高效办公：目前，办公自动化已将电脑技术、通信技术和科学管理有机地结合在一起，将传统办公中需要用大量人力完成的数据处理、资料管理等事务用电脑代替，有效提高了办公效率，大大降低了劳动强度。

有效办公：对于企业领导者和管理人员而言，通过电脑可以搜集并整理企业各种数据，制作和分析各种数据报表，提炼出可供利用的信息，掌握项目进程，提高经营效率，并为企业的发展提供决策依据。

及时的信息反馈：运用电脑网络，可以第一时间获取各种市场信息和动态，及时收集反馈信息，并利用电子邮件、即时通信软件等实现面对面交流，既经济，又方便快捷。

电脑在办公方面的应用已经相当广泛，因此，掌握电脑办公技术是对广大办公用户的基本要求，同时也是各单位在招聘和培训员工时的一项重要指标。

问题2 电脑能帮我们完成哪些办公工作

一般情况下的电脑办公是指用电脑对文档进行管理，这些管理包括创建、编辑、修改、复制、移动、删除、发送、打印等操作，文档的类型包括文字、表格、程序代码、图片、声音、网页及视频等。

不同的企业对电脑办公内容的要求也各不相同，但其目的和电脑操作方式是基本相同的，电脑办公的日常工作主要包括以下几个方面。

管理文件：主要体现在文件的处理、收发、审批、请示以及汇报等流程性工作上，并按照权限保存、共享以及发布文件，以及提供有效的查找和备份手段。该项工作内容可以使工作流程更为规范，提高协同工作效率。

编辑文档：主要针对文职人员以及办公用户自身的办公需求，包括制作公文、制作会议记录、制作日程安排、制作产品介绍、制作公司简介、制作产品宣传、制作招聘启事、制作工作总结、制作工作计划、制作招标书和投标书等，该类工作主要使用Office办公软件来完成。

处理图片：主要针对办公室人员及相关产品负责人员，工作内容主要是收集和处理各种产品图片、公司标记、公司宣传图片等，包括图片拍摄、导入到电脑、添加到文档、发布到网页上等。

发布通告：主要针对文秘办公人员，要求能及时快捷地编辑、打印张贴，或在网络中发布各种通知、公告等公共信息。

制作报表：主要针对生产和销售型企业，用于生产和销售情况的记录以及公司员工工资的发放与统计、公司各种财务报表的制作等。

产品演示：主要针对市场推广人员，可使用PowerPoint制作各种展示幻灯片。

安排会议：主要工作内容是通知参会人员和会议日期，以及在网络环境中安排与协调会议事项。

管理部门事务：主要工作内容是对各个部门的事务进行统一分配和管理，包括工作安排、工作计划、工作总结以及部门活动等。

联系客户：主要工作内容是收发和处理各种电子邮件，利用网络与客户实现即时交流，传送和接收文件，以及解决客户问题等。

问题3 一台办公电脑由哪几部分组成

目前，在办公中使用的电脑主要有两种，即台式电脑和笔记本电脑。这两种电脑在外形上有较大的差异，其硬件组成和工作原理也有所不同，但其使用方法是基本相同的。目前办公中使用较广泛的是台式电脑，笔记本电脑因为便于携带，主要在外出办公时使用。

下面将介绍台式电脑各组成部分的作用。

1.显示器

显示器是电脑的输出设备，用于输出并显示操作结果。目前办公中常用的显示器有两种，分别是纯平显示器和液晶显示器。在显示器下方或侧面有一排按钮，主要是显示器的电源开关和亮度调节等按钮。

2.主机

主机是由外面的机箱及内部的电子元件和电源设备等硬件组成的，主机内放置了电脑的主要硬件部分，包括CPU、主板、电源、光驱、硬盘及显卡等。主机机箱的前面有一些按钮，主要包括主机电源按钮、复位按钮及光盘驱动器的相应按钮等。

3.鼠标

鼠标是电脑的输入设备之一，通过鼠标便可以指挥电脑进行操作。鼠标包含左键、右键和滚轮3个控制键，其中，单击鼠标左键可以选中文件、打开文件和应用程序等，单击鼠标右键将弹出对象的快捷菜单，滚动鼠标滚轮可以滚动屏幕以查看窗口中的内容。

4.键盘

键盘也是电脑重要的输入设备之一，作用是输入各种字符。目前办公中常用的键盘是107键键盘，键盘上的按键主要包括字母键、数字键、符号键和控制键几种。

提个醒

显示器、鼠标、主机和键盘等称为电脑的硬件，根据工作需要，用户还可配置其他设备，如办公中常用的打印机、扫描仪、音箱和U盘等。