别说过程,说结论
佳苗:“关于您交代给我的报告书……”
上司(男性):“你这样一说我倒想起来了,今天是最后期限了吧。”
佳苗:“这一段时间我也一直在忙别的工作,而且为了按时交报告书,我前天和昨天还加了两天班,后来还麻烦小A帮忙……”
上司:“然后呢?”
佳苗:“我突然发现有一部分需要修改……”
上司:“那么,你到底想说什么?完成了,还是没有完成?”
佳苗:“虽然完成了,但还有一些不确定的地方。”
上司:“也就是说,你今天想把那些不确定的地方确认一下,而其他的都做好了,是吧?”
佳苗:“嗯,是的,就是这个意思。”
上司:(早点说结果不就好了吗,为什么要花这么长时间……)
佳苗:(我想向他说明一下事情的原委,可是上司为什么总是催着我说结论呢?听听事情的来龙去脉不是更容易理解吗?)
你究竟想说什么
佳苗向男上司做工作汇报,但是上司听着听着就突然失去耐心了。
佳苗想把事情的来龙去脉全部汇报给上司,但是上司却用一句“你到底想说什么”打断了她,想让她总结一下她的话。
这样一来,汇报工作的一方就会畏畏缩缩地更加说不下去了。那么,为什么上司还故意用这样不耐烦的责问口气说话呢?
直接给男人结论就好
在倾听佳苗的工作汇报时,上司的头脑已经变得很混乱了,他不清楚佳苗要说什么,所以他就会突然变得很着急、很没有耐心了。
之所以他会变得头脑混乱,是因为男性都是一边预测“结论”,一边在听别人说话的。
对于这样的男性来说,如果听到“虽然已经完成了,但是……”这样的汇报,就会想:“咦,刚才一副OK的样子,难道是又出了什么差错?”因此,他的头脑不出现一片混乱才怪呢!如果这种状况持续下去,他就会变得急躁,甚至会忍不住责问“那么,结论是什么”,或者“你到底想说什么啊”。
接下来,让我们转换一下视角,从佳苗的立场出发。
佳苗肯定是一边整理自己的思绪,一边汇报的。为了清楚地整理出自己的思绪,她会按顺序汇报事情的来龙去脉。按顺序说事情的原委和背景,对于说话者来说的确最轻松。一般来说,用这种说话方式可以很好地把自己的想法和情绪传达给对方。因此,佳苗的汇报方法在一定的时间和场合还是很有效的。
但是,如果对方是男性,那么这种方法是行不通的。为什么呢?前面我们也说了,因为男性一般是一边预测结论,一边倾听对方的诉说,所以如果他们看不到结论就会产生一种无形的压力。
话虽如此,但如果被对方一责问“那么,结论是”,谈话就很难再顺利地进行下去了。因此,为了不让谈话被“腰斩”,还是让我们来探讨一种既能让说话者顺利诉说,又能让听者完全没有压力的说话方法吧!
事实上,方法只有一种,那就是先说“结论”。
如果是男上司,那么他们通常比较想知道“完成了还是没有完成”、“选哪一个比较好”或是“这个方案好还是不好”等像这样具有结论性的答案。所以,在汇报时要先说“结论”。
虽然这种“从结论说起”的方法看起来挺简单,但实际做起来却很难。
为什么说难呢?因为如果没有事先整理清楚自己的想法思路,就很难得出结论。所谓的“结论”就是,需要经过种种过程才得到的东西。
单纯回答“做完了”或者“还没有做完”这种情况还好,但是如果遇上“选哪一个方案比较好”的情况,那么你还必须说出自己的理由。
关于附带理由的问题,人们总是思考好理由然后再得出结论,即“考虑理由→说出结论”的思考模式。因此,人们总是不由自主地想先从理由说起。
准备好结论再汇报
因为要从结论开始汇报,所以事先一定要做好准备。
所谓“准备”就是,把想汇报的情况事先在头脑中构思整理一下。只有提前在头脑中想好该说什么,然后再向上司汇报,才能使汇报顺利进行。
在这里需要切记的一点就是,要从上司的立场出发。
作为上司,他每天都要听很多人的汇报。如果他只有一个下属,那么他还有可能耐心地听你长篇大论,但是如果他每天悠闲地听5个甚至10个人的工作汇报,那么他恐怕连自己的工作都做不了了。因此,上司在听工作汇报时非常在意结论。
在汇报工作时,请怀着“要减轻上司的负担”的想法,事先在头脑中总结好结论再汇报。
如果能从结论开始汇报,男上司就会判断出哪里不太清楚而想再问问你,使得话题紧凑、自然,气氛友好。
结论一定要事先总结好
要是从结论说起,上司就会很容易理解。
如果很难将要汇报的工作在头脑中整理出来,那么不妨先把你想汇报的内容、过程、理由等统统写在纸上。如果在最后能用一句话概括,那么这句话就是你应该说的。虽然也许你还有其他要说的,但请试试先只说这一句话。
虽然汇报前的准备有点麻烦,但在习惯以后只要几秒钟就可以了。一定要试试看!
小贴士
上司想知道的不是“过程”,而是“结论”。所以,在汇报前请先想好“结论是什么”。