第1章 初识Office 2013

Office 2013是Microsoft公司推出的Office系列集成办公软件的最新版本。与Office以前的版本相比，Office 2013无论是在用户界面（Metro）还是在功能上均有很大的改进，用户的操作也更为方便、快捷。本章将介绍Office 2013及其新增组件的功能和特点，使用户对Office 2013有个初步的认识。

1.1 Offce 2013中文版组件

Office 2013是一款集成自动化办公软件，其完整的名称是2013 Microsoft Office System。作为一款冠以System的软件，其不仅包括了诸多的客户端软件，还有强大的服务器软件，同时包括相关的服务、技术和工具。使用Office 2013，不同的企业均可以构建属于自己的核心信息平台，实现协同工作、企业内容管理以及商务智能。作为一款集成软件，Office 2013由各种功能组件构成，包括Word 2013、Excel 2013、PowerPoint 2013、Outlook 2013和Publisher 2013等。下面将首先对这些组件进行介绍。

1.1.1 Word 2013简介

Word是Office组件中使用最为广泛的软件之一，主要用于创建和编辑各种类型的文档，是一款文字处理软件，适用于家庭、文教、桌面办公和各种专业排版领域。作为Office 2013的重要组成部分，它格外引人注目。

Word 2013拥有强大的文字处理能力，使用它能够方便地创建各种图文并茂的办公文档，如企业宣传单、招投标书、各类合同以及行政公文等。同时，使用Word 2013可以对创建的各类办公文档进行排版、编辑和打印等。作为一款文字处理软件，Word 2013使用户能够随心所欲地对文字进行编辑，制作出各种文字效果。使用Word 2013，用户可以在文档中进行图形制作、艺术字编辑、各类表格和图表的绘制等操作，并可制作内容丰富的图文混排文档，如图1.1所示。

Word 2013具有很强的图像处理能力，除了能够为图表、图形、艺术字等添加三维形状、透明度和阴影等效果外，还可以快速对文字应用这些特效。通过使用“快速样式”和“文档主题”，用户可以快速更改文本、表格和图形的外观，使首选样式和配色方案相匹配，以获得良好的视觉效果。在文档中应用Word 2013自带的“华丽”主题样式并设置“表格样式”后获得的表格效果如图1.2所示。

Word 2013使用的是一种扩展名为“.docx”的文档格式，以XML格式保存文件，将文档内容与其二进制（过去的“.doc”格式）定义分开。该格式的文档短小且可靠，能同时与信息系统和外部数据源深入集成，文档的内容能够用于自动数据采集和其他用途。同时，能够方便实现Word以外的其他进程搜索和修改，如基于服务器的数据处理。这种新的Word文件格式是经过压缩和分段的文件格式，例如，将某个Word文档的扩展名由“.docx”更改为“.zip”，使用Windows资源管理器或常见的文档压缩工具软件可以查看到这种基于XML格式文档的内部结构，如图1.3所示。

为了更好地适应网络的发展，Word 2013能够方便用户实现与他人的共享。在将文档发送给他人征求意见时，Word 2013能够有效地收集和管理反馈的修订和批注。在正式发布这些文档时，Word能够保证文档中不存在任何未经处理的修订和批注。同时，在与其他用户共享文档的最终版本时，用户可以将文档标记为只读，并告知其他用户文档是最终版本，从而无法对文档进行编辑和修改，以实现对文档的保护。

保存Word 2013文档的方式和以前一样，但将文档“另存为”指定文件时却发生了很大的变化，图1.4所示是“另存为”窗口。文件另存的地点有三个选择。当选择“计算机”时，可通过右侧的“浏览”按钮，打开“另存为”对话框，这个操作与以前相同。而“SkyDrive”则属于最新的概念——云存储，此时需要登录我们原有的微软账号（如MSN账号），然后将文件联机保存，可供随时随地查看文件。

总之，Word 2013是一款功能强大的文字处理软件。各类工作对Word的使用需求，Word 2013都能出色地完成。

1.1.2 Excel 2013简介

Excel 2013是一个用于创建电子表格并设置表格格式的工具，主要用于创建和编辑数据表格，同时可通过公式和函数对数据进行分析和管理，以获得有助于进行决策的信息。Excel 2013融合了共享技术。这种技术能够实现数据的安全共享，使用户能够更广泛且安全地与同事、客户以及业务伙伴共享各种类型的信息。通过共享电子表格，用户可以直接在Web浏览器上对数据进行导航、排序、筛选和输入，同时与数据透视表进行交互。同时，它也支持SkyDrive，可将文件进行云存储。

使用Excel 2013创建工作表是十分方便的。由于Excel 2013存在默认的表格样式，因此启动Excel 2013即可创建新的工作表，用户只需要在表中填入需要的数据即可。完成工作表的创建后，用户可以对表格中文字的字体和样式进行设置，也可设置表格的边框、底纹和数据的样式，或者在工作表中插入图形、图像和图表等对象。完成表格的创建后，还可以将其转换为各种图表，并打印出来，以便于进行数据的统计和分析。图1.5所示为在Excel 2013中创建的工作表。

通过引用主题和特定的样式，Excel 2013可以在工作表中快速设置数据格式，将样式应用到表格中的图表、数据透视表、图形或图像等对象上。同时，Excel 2013提供了大量预定义的图表样式或布局。用户可以快速应用这些外观格式，制作包括阴影、三维和透明度等在内的特殊的图表效果。图1.6所示为应用Excel 2013样式后的图表效果。

Excel 2013除了具有创建和编辑表格的功能外，还内置了大量的公式和函数，包括常用的函数、财务、统计和逻辑等多种函数，能够进行各种复杂的数据计算和数据分析工作。与以前的版本相比，Excel 2013编辑栏可以自动调整，以容纳长而复杂的公式，同时提供了在公式中应用命名区域和表格的结构化应用。通过名称管理器，还可以在一个中心位置组织和管理多个命名区域，这有助于用户理解公式和数据。图1.7所示为在编辑栏中输入公式，以获得数据统计的结果。

分析和管理数据一直是Excel的重要功能。在Excel 2013中，用户可以使用增强的筛选和排序功能快速排列工作表中的数据，以找出需要的信息，并可以按照颜色和时间来筛选数据。使用分类汇总功能，能够将数据记录根据条件进行分离，然后对指定项目进行汇总，从而帮助用户对数据进行分析和整理。图1.8所示为将成绩表按总分分类汇总的结果。

在Excel 2013中，用户可以将工作簿保存在文件的“共享”菜单中，同时指定希望其他人查看的工作表数据。这样，用户可以在浏览器中使用Microsoft Office Excel Web Access查看、分析和提取工作表数据。同时，Excel 2013能快速连接外部数据，使用“快速启动”从管理员或工作组专家提供的可用数据源列表中进行选择。同时，使用连接管理器，能够查看工作簿中所有的连接，并重新使用连接或用一种连接来替代另一种连接。所有这些都为不同用户实现工作共享提供了方便。

1.1.3 PowerPoint 2013简介

PowerPoint 2013是制作和演示幻灯片的软件，主要用于创建各种具有多种媒体要素的演示幻灯片。在使用PowerPoint创建幻灯片时，幻灯片可以包含文字、图形和图像以及各类表格等，也可以在幻灯片中插入声音、视频和各种动画。使用PowerPoint创建的幻灯片，不仅能够在计算机屏幕和投影仪上放映，还可以用于网络会议或在Web上展示。因此，PowerPoint被广泛应用到报告、演讲、各类会议和产品演示等多种领域。

使用PowerPoint 2013，用户可以在演示文稿中为形状、图表和文字等对象添加丰富的特效，包括阴影效果、反射效果、辉光效果、柔化边缘效果和3D旋转效果等。若要获得这些效果，只需要直接选择使用PowerPoint 2013自带的内置样式即可。另外，用户也可以根据自己的需要，通过对效果参数进行修改，以获得各种符合个性要求的效果。图1.9所示为添加特效的SmartArt图形对象。

PowerPoint 2013提供了丰富的内置主题、版式和快捷样式，为用户提供了更多的选择。当使用以前版本的PowerPoint创建演示文稿时，若要设计幻灯片主题，需要考虑幻灯片中各个元素的颜色和样式，以保证它们搭配合理。这是一件既消耗时间和精力，又需要用户专业素养的工作。PowerPoint 2013提供的内置主题简化了这一过程。用户只需要选择合适的主题，PowerPoint 2013便能够给出最为合适的颜色样式方案，使用户的幻灯片达到最佳的视觉效果。PowerPoint 2013提供的主题样式如图1.10所示。

PowerPoint 2013提供了多种对演示文稿进行保护的方法，用户能够向文档添加数字签名、隐藏作者姓名、限制访问者权限等。例如，单击“保护演示文稿”按钮，在打开的列表中选择“标记为最终状态”命令，可以将文档设置为只读状态，避免文档被任意修改，如图1.11所示。

与过去的版本相比，PowerPoint 2013为多用户共享信息提供了方便。PowerPoint 2013引入了网络幻灯片库的概念，演示文稿可以存储在运行Office SharePoint的服务器上的幻灯片库中，用户既可以将幻灯片发布到这个幻灯片库中，也可以从幻灯片库中将合作伙伴的幻灯片添加到自己的演示文稿中。插入演示文稿的幻灯片可以与服务器上的幻灯片关联，对演示文稿中相应幻灯片的修改都能在服务器上及时更新，服务器上幻灯片的修改也会给用户及时的提示。另外，PowerPoint 2013能自动记住幻灯片库的位置，以方便用户查找。

PowerPoint 2013除了具有PowerPoint 2003所拥有的功能强大的文档打包发布功能外，还能够以加载项的形式将文档发布为PDF格式（可移植文档格式）和XPS格式（XML纸张规范格式）。这两种文档格式能够保留文档中的各种格式信息，能保证文档中的数据在传播过程中不会轻易更改。

1.1.4 Access 2013简介

Access 2013是一个数据库管理系统。利用Access 2013，用户可以将信息保存在数据库中，也可以对数据进行统计、查询并生成报告。作为Office 2013的一个组件，Access 2013可以方便地与Word 2013和Excel 2013等组件进行数据交换。Access 2013数据库系统适用于小型商务活动，能够方便地对商业活动中的各类数据进行存储和管理。其不仅可以创建数据库，而且具有强大的数据库管理功能，可以方便地利用数据源来生成表单、报表和应用程序等。

Access数据库由6个对象组成，分别是表、查询、窗体、报表、宏和模块。表是数据库的基本对象，由记录组成，而记录由字段组成。表用来存储数据库中的数据，因此它也称为数据表；查询可以按索引快速查找到需要的记录，按要求筛选记录，并能连接若干个表的字段组成新表；窗体也称为表单，其提供了一个方便浏览、输入和更改数据的窗口，还可以创建子窗体显示相关联的表的内容；报表的功能是将数据库中的数据分类汇总以便于分析；宏是用于自动执行一系列操作的命令；模块的功能与宏类似，其定义和操作比宏更为精细和复杂，使用模块可以编写程序。图1.12所示为Access 2013数据库中打开的表。

1.1.5 Outlook 2013简介

Outlook 2013是一款用于邮件传送和业务协作的客户端程序，其集成了日历、联系人和任务管理等多种功能，可以帮助用户对通信和信息进行访问、确定优先级以及处理。使用Outlook 2013，用户可以有效地安排时间，轻松管理和接收越来越多的电子邮件。

Outlook能够帮助用户方便、高效地读取、组织、跟踪和查找电子邮件。Outlook 2013的窗口版式能够一次在屏幕上显示更多的信息，邮件列表能够更加智能地利用空间；用户可以减少列表滚动时间，提高工作效率。图1.13所示为使用Outlook 2013查收电子邮件。

Outlook 2013方便了日常事务的管理。例如，使用“待办事项列表”能够将任务、带后续标志的电子邮件、近期约会和日历信息集中放在一个方便查看的位置。通过为邮件添加快速标志创建一个后续工作项，然后便可在“待办事项列表”、“收件箱”或“日历”中跟踪该项目。通过使用计划功能，用户能够轻松省时地安排会议。图1.14所示为Outlook 2013中的“待办事项列表”窗格。

1.1.6 Publisher 2013简介

Publisher 2013可用于设计、创建和发布各种专业的出版物，如各种宣传册、新闻稿、明信片和CD/DVD标签等。使用Publisher 2013创建的出版物可用于桌面打印、商业印刷、电子邮件分发以及Web页查看等。

使用Publisher 2013，企业能够快速创建各种专业出版物。Publisher 2013的操作方便快捷，即使是初学者也能完成这些本应由专业设计师才能完成的出版物创建工作。用户可以使用经过专业设计的Publisher模板来创建自己的出版物，然后根据需要对模板进行自定义，将一种类型的出版物变成另一种类型的出版物。图1.15所示为使用Publisher 2013模板创建出版物。

Publisher 2013包括带有帮助的提示和工具，可以用来以印刷品、普通邮件、电子邮件以及Web出版物的形式来开展营销业务，并跟踪营销效果。例如，创建一个体育用品店，需要以电子邮件的形式邮寄和发送传单和新闻稿，此时，可以通过使用Publisher合并工具合并来自Access 2013、Excel 2013、Outlook 2013及Publisher 2013的多个客户列表，再使用Business Contact Manager跟踪发送的营销材料并接收回复。

当使用Publisher 2013创建出版物时，可以自定义和重复使用设计元素和信息，用户能够方便地一次性创建内容，并在许多不同出版物中重复使用这些内容。例如，首先使用某个经过专业设计的模板创建出版物，然后添加企业颜色、徽标和相关的信息，这些内容可以存储并在下次工作中使用。这个模板在应用之前，可以自定义其中的字体和其他元素，以满足企业的个性化需求。

Publisher 2013提供了简化的打印方式，可以最大限度地减少打印意外。同时，Publisher 2013可以使用邮件合并功能有效地实现通信，帮助用户创建从客户列表中选择的营销出版物，定制普通邮件出版物或电子邮件出版物，并且跟踪客户响应电子邮件的方式。另外，用户还可以使用Business Contact Manager组合并编辑来自各种来源的客户列表，实现对客户列表的高效管理。

1.2 安装Offce 2013中文版

要使用Office 2013，首先需要在计算机中安装该软件。Office 2013的安装比较简单，用户不需要对计算机知识了解很多，根据安装向导的提示即可实现正确安装。同时，安装完成后的Office 2013还可以根据需要对组件进行增加和删减。

需要读者注意的是，Office 2013只能运行在Windows 7以上版本的操作系统中，这也就意味着广大Windows XP和Windows Vista用户不能安装Office 2013。因此，在安装Office 2013前，用户需要确保操作系统必须是Windows 7或Windows 8系列。

1.2.1 安装Offce 2013

要想充分发挥Office 2013的功能，必须对软件进行正确安装。以Office 2013 Professional版的安装为例，具体的安装过程如下所述。

（1）启动Office 2013安装程序，首先显示Microsoft软件安装协议，勾选“我接受此协议的条款”复选框后，单击“继续”按钮开始程序的安装，如图1.16所示。

（2）此时，安装程序会提示用户选择安装类型。单击“升级”按钮将会直接将旧版本的Office升级为Office 2013，而单击“自定义”按钮将允许用户对安装进行自定义，如图1.17所示。这里单击“自定义”按钮选择自定义安装。

（3）“自定义Microsoft Office程序的运行方式”列表列出了所有可安装的Office组件和工具。单击列表中的按钮，将选项展开，这时可以看到每个组件包含的程序选项。单击候选项左侧的按钮，可弹出一个菜单，使用菜单命令可设置程序组件安装的方式，如图1.18所示。

（4）完成安装选项设置后，单击“文件位置”标签，指定文件安装的目录，这里安装程序默认的安装路径为系统磁盘的Program Files\Microsoft Office文件夹。在对话框的文本框中输入安装路径，完成文件安装位置的设置，如图1.19所示。

（5）单击“用户信息”标签，在选项卡下的文本框中输入用户信息，如图1.20所示。完成设置后，单击“立即安装”按钮开始程序的安装。

（6）此时，安装程序会复制程序文件到指定位置，并设置软件的运行环境，在安装窗口中可以看到安装进度，如图1.21所示。

（7）安装完成后，程序会弹出安装结束的提示窗口，如图1.22所示。单击“关闭”按钮关闭该窗口，退出安装程序，完成Office 2013的安装。

1.2.2 添加和删除Offce 2013组件

完成Office 2013的安装后，可以使用安装程序添加新的未安装的组件或Office自带的实用工具，同时可以将已安装的组件删除。下面以添加Office公式编辑器为例介绍具体的操作方法。

（1）将Office 2013安装程序光盘放置于光盘驱动器中，双击“setup.exe”文件启动安装向导。在打开的安装对话框中选中“添加或删除功能”单选按钮，单击“继续”按钮进入下一步操作，如图1.23所示。

（2）在对话框的“安装选项”选项卡下选择需要添加或删除的对象，单击左侧的按钮，在弹出的菜单中选择需要的操作，如图1.24所示。如果选择“不可用”选项，则安装程序将把该工具或组件删除。

（3）单击“继续”按钮，Office 2013安装程序将执行选定的操作，添加或删除选择的组件，同时显示配置进度，如图1.25所示。配置完成后，安装程序将提示重新启动任何打开的Office程序，如图1.26所示。

1.2.3 卸载Offce 2013

安装在计算机中的Office 2013，可以完全卸载。卸载并不是仅仅删除所有安装的程序文件，还包括去除使用软件所需要的注册表信息和系统文件夹内的相关配置文件。下面介绍卸载Office 2013的方法。

（1）单击Windows桌面左下角的“开始”按钮，选择“控制面板”命令，打开“所有控制面板项”窗口。在窗口中双击“程序和功能”图标，如图1.27所示。

（2）此时打开“程序和功能”对话框，在对话框中选择“Microsoft Office Professional Plus 2013”选项，然后右击该项，选择“卸载”命令，如图1.28所示。

（3）此时启动Office 2013安装向导，向导将首先提示是否确定删除程序，如图1.29所示。单击对话框中的“是”按钮，程序将开始执行Office 2013的卸载操作。

1.3 Offce 2013的帮助

使用Office 2013时往往会遇到很多问题，如找不到命令按钮的位置，不确定某个效果需使用什么方法来实现，有时可能不知道如何设置某个设置项。此时，可以使用Office 2013的帮助服务查询遇到的问题。

Office 2013具有强大而高效的帮助服务，用户可以在学习和使用软件的过程中，随时对疑难问题进行查询。下面介绍使用Office 2013帮助服务的方法。

（1）启动Office 2013后，按F1键，或者单击程序窗口右上角的“Microsoft Office帮助”按钮，即可打开相应组件的帮助文档窗口，如图1.30所示。

（2）在搜索框内输入要搜索的内容，帮助程序会在Office网站进行查找。搜索结果如图1.31所示。

（3）默认情况下，帮助文档来源于Microsoft的“Office.com”站点。当用户使用帮助文件时，可以选择帮助文件的来源。单击“Word帮助”右侧的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“来自您计算机的Word帮助”命令，则帮助程序将只显示计算机上存在的帮助内容，如图1.32所示。