第3章 不懂和成本赛跑的企业，永远也跑不赢(2)

有时我们会发现，自己做的工作可能是其他员工已经做过的。有时查找一些资料，辛辛苦苦查找到了，结果发现另一位员工以前已经查找过了，如果当初向他咨询，就不必费这么大的劲了。将员工的工作成果共享，是一个很重要的问题。特别是对于员工较多的公司，这一点尤其显得重要。管理者可以利用部门的办公例会让大家介绍各自的工作情况。另外，对一些工作成果资料要妥善分类和保管，这些都能达到工作成果共享的目的。

4.让员工整体把握工作

让员工了解工作的全部，这将有助于员工对工作的整体把握。员工可以更好地将自己的工作与同事的工作协调一致。如果在工作中出现意外情况，员工还可以根据全局情况，做一些机动处理，从而提高工作的效率。

5.强调工作结果

管理者在对员工进行鼓励时，应该鼓励其工作结果，而不是工作过程。有些员工工作很辛苦，管理者可以表扬他的这种精神，但并不能作为其他员工学习的榜样；否则，其他员工就可能会将原本简单的工作复杂化，甚至做一些表面文章，来显示自己的辛苦，获取表扬。从公司角度而言，公司更需要那些在工作中肯动脑子的员工。所以，公司应该鼓励员工用最简单的方法来达到自己的工作目标。总之，工作结果对公司才是真正有用的。

6.充分发挥办公设备的作用

许多工作，可能是因为电话、传真机等办公设备出现故障而耽误下来。有的公司没有传真机，收发一份传真需要走很长时间的路，这样自然无法提高工作效率。

杜绝拖延、懈怠的风气

拖延和懈怠会造成时间成本的增加，因此控制成本，必须对这类情况加以控制。

员工之所以无法准时完成工作，可能不是因为不懂得如何治理时间，而是一些心理因素。要解决这类员工的问题，不是告诉他们如何有效率地运用时间，而是要了解他们内心的焦虑或是惧怕，设法帮助他们化解这些负面的感受，才能真正地达到效果。

这些员工大致可以分为三类，企业管理者可以把员工作出相应分类，"对症下药"，从而杜绝拖延、懈怠的风气。

1.单枪匹马型

这类员工非常守纪律，一般会要求自己一定要在规定的期限之前完成工作，甚至是大幅地提前完成工作。他们不喜欢团队合作，因为他们感觉团队里有太多不可控的因素，会让他们很没有安全感。他们的眼里永远只有自己，往往不顾其他人的感受或是团队的需求。不喜欢混乱、不确定或是自己无法掌控的事情，但也因此缺乏弹性。而且，提早完成工作的行为，也会引来同事的不满，认为这是他们用来邀功、拍马屁的计谋。

管理者面对这类员工，可以让他们直接面对内心对于混乱或不确定的惧怕，可以试着放权给他们，让他担任某个项目的负责人，学习怎样为他人着想、如何为别人承担责任，如何学会处理突发事件的应对能力或临时插入项目的临时处理能力，让他们变得更有弹性。

2."大胃王"型

这类员工对于别人的要求经常是来者不拒，因此严重耽误了自己的工作进度。这类型的员工缺乏自信，希望能够做得更多，赢得别人的肯定、受到喜爱。结果每当进行跨部门的项目时，这种类型的员工经常不懂得拒绝来自其他部门的要求，做了太多不是自己分内的工作。

对于该类型的员工，企业管理者必须时常注重这些人的工作情形。一旦发现上述的情形，一方面主动找其他部门的企业管理者厘清彼此的工作职责；另一方面让员工知道这样做是不必要的，他们可以拒绝这些不合理的要求，但不需要指责员工。此外，管理者也应该多多给予鼓励或是赞美，增加他们的自信心，这样他们也不需要借由做得更多，来得到他人的肯定。

3.力求完美型

这类员工总是追逐着心目中完美的目标，几乎没有哪项工作是如期完成的。而且，他们认为追求完美是理所当然的，他们非常害怕被批评，因为他们认为这是对他们个人的否定。所以一定要做到最好，才肯罢手。

管理者可以鼓励他们在完成工作之前，尽量和其他同事讨论，或随时随地做进度报告，请别人给予一些改进的建议。这样一方面让他们学会接受别人的意见，避免产生采取抗拒的心理；另一方面也可以让他们及早作出调整，以免等到最后完成时，才发现结果不符合其所要求的，反而挫折感更大。

杜绝逃避责任的风气

有些员工一直有着逃避责任的作风，寻找借口虽然可以一时推卸掉责任，但是却因影响了执行而给他人留下了不好的印象。这样他的工作能力自然得不到提高，长此以往，执行力也将大打折扣。只有迎难而上，积极应对，认真分析问题，找出解决的方法，并坚定不移地执行下去，才是正确的工作态度。企业领导者应让这些员工阅读一些相关的典籍，鼓励他们虚心向上司及有经验的同事请教，让员工在一次又一次的攻克难关的过程中，积累起丰富的实践经验，增强个人的执行力和自信心。

还有一种人，为了逃避责任，在问题面前不做任何决定，事事请教领导。一旦出现差错，他们就会理直气壮地说，是领导让我这么做的，言外之意，他们是服从领导、绝对执行的好员工，一切责任都应该由领导负责，至少也应该由领导负主要责任。持有这种观点的人是非常可笑的，再自以为是付诸实施就是可悲的了。对于这样的员工，管理者要向员工讲解在所谓的服从领导、绝对执行的背后，就是能力低下和缺乏主动工作的精神。要让他们明白没有一个领导喜欢这样的员工，管理者应当鼓励员工不耻下问，对于员工的不耻下问，要不厌其烦地进行指导；但是当遇到同一问题重复请教时，就要进行批评教育。因为老是事事请教，会浪费领导的时间和精力，打乱领导的工作安排，也会滋生逃避责任的风气。

当企业管理者遇到员工把责任往其头上推时，就要抓住这个典型，惩一儆百，压住这股逃避责任的邪气。让这样的员工为其不负责任的行为付出沉重的代价。巴顿将军为此说过："自以为是而忘了自己责任的人，一文不值，遇到这种军官，我会马上调换他的职务。一个人一旦自以为是，不负责任，就会远离前线作战，这是一种典型的胆小鬼的表现。唯有负责任的人，才会为自己从事的事业心甘情愿地献身！"

逃避责任，会葬送了一个公司。其实，一个人在工作中犯错是很正常的事情。工作一时出现差错并不可怕，可怕的是不敢承认错误，找借口推卸责任。一个人惧怕承担责任，就不会有勇气提高自己的工作能力，积极寻找解决问题的方法，从而改正错误并更好地完成任务。殊不知，承认错误并改正错误，也是负责的表现。管理者要学会及时澄清一汪浊水，压住逃避责任的风气。

杜绝浪费企业的一分一毫

作为一个小企业的经营者，往往是白手起家，苦心打拼才开拓出了一片事业。因此，企业的一点一滴都是逐步积累的，对于这些财富，没有理由不去珍惜。

企业每天都在花钱，可是，你想过如何花钱才是最节省的办法吗？如果你仅仅关注的是企业如何挣钱，如何发展，而对每天的花费开支毫不在意，甚至大手大脚地花钱，那么再多的收入也会被支出所抵销。更重要的是，一点点财产的浪费，不仅损失了财富本身，还给企业的整体凝聚力和战斗力带来致命的打击。

任何资金的浪费都可能会带来如下后果：它会损害企业的财富，造成企业健康资产的流失；它会破坏企业的制度；它会打击团队的凝聚力，容易使员工如一盘散沙；它会使计划因散漫而不能正确执行；它会使员工敬业爱岗的精神面临一次挑战。

珍惜财富的最好方法是杜绝浪费。对于企业的每一笔开支，支出前你不妨自问：这笔钱究竟用在什么地方？不用可以吗？能用得了这么多吗？能否通过借助分期付款或信贷等方式来实现？能否通过建立规章制度来减少开支？如果经常思考这些问题，资金的利用效率会大大增加。

为了避免浪费，经营者可以采取以下几点措施：

（1）可以把不必要做的事情彻底地减掉。

（2）制定相应奖惩分明的制度规范，并且严格地加以执行。

（3）设置财务监督部门和人员。

（4）重新设计某些设备的操作，确保浪费被降到最低。

（5）更新生产技术，减少资金和人员的投入。

（6）精确测定原料需求量，进而避免采购环节的浪费。

（7）削减企业高额的交通费与招待费。

（8）不要让机器设备长期闲置不用。

（9）办公室的空调、电脑、电灯等无人时确保关闭。

作为小企业的经营者要身体力行，以实际行动感召公司员工，要让员工感觉到公司中的一切都是在花他们自己的钱。这样的话，全体员工都会自觉地避免浪费。要知道，成千上万的日常的微不足道的小节省，汇集起来会对控制成本、减少开销具有重大的意义。

国外的一项行之有效的措施是推行职工持股计划。职工持股大概可以说是避免浪费的最好方法，因为员工持有企业的股份的话，每个人都是企业的小老板、小股东，他们就会像珍惜自己的财富一样珍惜公司的财富，浪费现象就会被降低到最低水平。

在避免大手大脚花费的同时，经营者也要防止另一个极端：缩手缩脚，不敢花钱，特别是一些必要的开销也去处处节省。

通常来看，在一定时期内，公司拥有的资本量是一个既定的量。经营者如果将这部分钱用在这一用途上，便不可能将它再用在另一种用途上。因此，必须确保这部分钱用于该用途的收益一定要大于所放弃用途的收益；否则，就是不划算的。

从这个意义上来说，经营者必须学会花钱，要认真地筛选投资项目，确保每一分投资都是用于获利最高的项目；同时，学会用净现值等方法测算项目收益，比较项目投资价值。在支出之前，必须确定的是这笔钱的确有支出的必要。

总之，节约并非"一刀切"，该省的省，该花的花，对企业有利的，投资上百万元也值得，对企业有害的，多花一分也是浪费。将有限的资金用在最佳的项目上，把钱花在刀刃上，就是最好的花费方法。