第21章 商品采购操作规范(2)

当然，这些指标还可以进一步细化。如采购成本可以细化为购买费用、运输成本、废弃 成本、订货成本、期限成本、仓储成本等。把这些指标一一量化，并同上一个半年的相同指标进行对比所得到的综合评价，就是业务绩效。

4．在评估完成之后，将员工划分成若干个等级，或给与晋升、奖励，或维持现状，或给与警告或辞退。可以说，这半年一次的绩效考核与员工的切身利益是紧密联系在一起的。

5．对个人素质的评价相对就会灵活一些，因为它不仅包括现有的能力评价，还包括进步的幅度和潜力。主要内容包括：谈判技巧、沟通技巧、合作能力、创新能力、决策能力等等。这些能力评价都是与业绩的评价联系在一起的，主要是针对业绩中表现不尽如人意的方面，如何进一步在个人能力上提高。为配合这些改进，那些跨国公司为员工安排了许多内部的或外部的培训课程。

6．在绩效评估结束后，安排的是职业规划设施。职业规划设施包含下一个半年的主要业务指标和为完成这些指标所需要的行动计划。这其中又有两个原则：第一是量化原则，这些业务指标能够量化的尽量予以量化，如质量事故的次数、成本量、供货量等。第二是改进原则，在大多数情况下，仅仅维持现状是不行的，必须在上一次的绩效基础上有所提高，但提高的幅度要依具体情况而定。

（第二节）商品采购执行规范

一、商品采购操作规范

1．采购人员行为规范

⑴熟悉分管商品的基本知识、质量标准、特点和市场的需求，熟练掌握商品采购的操作流程，有较扎实的商品采购基本功。

⑵善于捕捉经济信息，掌握一定的谈判技巧，能妥善协调各种公共关系，应变能力强。

⑶思想端正、作风正派，不谋私利，不徇私情，能自觉抵制不正之风。

2．货源选择规范

⑴应建立合格供应商及产品名单，优先采购名单上的产品，采购前应进行市场调研和质量分析，优先选择功能先进、设计合理、质量优良、安全可靠的产品，对采购名单外的商品应进行审查认可。

⑴采购时应优先选择货源

名、特、优产品和性能先进、质量可靠的新产品。

国家定点厂家生产的产品。

充分证明其质量优良或顾客反映好的产品。

通过国际和国家认证的产品。

权威部门推荐的产品。

按国际标准组织生产的产品。

实施生产许可证管理，并已取得生产许可证的产品。

⑶货源采购商品时应特别谨慎

不能及时提供有关合法性证明的。

不能提供一个或少数产品样品和样本来证明其产品质量的。

不能提供充分的质量证明表明其质量状况的。

⑷采购员对供应商及其产品质量不了解时，应对其进行实地重点考察。

供应商生产的合法性，查看有关执照、许可证等。

必要时，采购员还应对生产条件、设备、生产过程进行考察，查看生产流程。

索要产品标准，查其合法性，了解其水平的高低。

对产品质量检验设备进行考察，包括对检验记录规范性的验证。

了解企业产品质量体系及其运转情况。

二、商品采购合同管理规范

1．采购合同的内容

采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求具体明确、便于执行、避免发生纠纷的前提下，具备以下主要条款：

⑴商品的品种、规格和数量。商品的品种应具体，避免使用综合品名，商品的规格应规定颜色、式样、尺码和牌号等，商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。

⑵商品的质量和包装。合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准。无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订货。对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准。对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款。对商品包装材料、包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等，均应有详细规定。

⑶商品的价格和结算方式。合同中对商品价格的规定要具体，规定作价的办法和变价处理的办法，规定对副品、次品的扣价办法，规定结算方式和结算程序。

⑷交货期限、地点和发送方式。交货期限要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式。

⑸商品验收办法。合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。

⑹违约责任。签约一方不履行合同，违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：

未按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品。

未按合同中规定的商品质量标准交货。

逾期发送商品。购买者有逾期结算货款或提货、临时更改到货地点等情况，应付违约金或赔偿金。

⑺合同的变更和解除条件。在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等情况，都应在合同中予以规定。

除此之外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，更有效力。

2．采购合同签订规范

⑴采购合同签订的原则

合同的当事人必须具备法人资格。这里的法人，是指有一定的组织机构和独立支配财产，能够独立从事商品流通活动或其他经济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序成立的企业。

合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。

必须坚持平等互利，充分协商的原则签订合同。

当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签，必须要有委托证明。

采购合同应当采用书面形式。

⑵采购合同的签订程序。签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商，取得一致意见，并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤：

订约提议。订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议，也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等，以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺。

接受提议。接受提议是指提议被对方接受，双方对合同的主要内容表示同意，经过双方签署书面契约，合同即可成立，也称承诺。承诺不能附带任何条件，如果附带其他条件，应认为是拒绝要约，而提出新的要约。新的要约提出后，原要约人变成接受新的要约的人，而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人，就合同的内容反复协商的过程，就是要约→新的要约→再要约→……直到承诺的过程。

填写合同文本。

履行签约手续。

报请签证机关签证，或报请公证机关公证。

有的经济合同，法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同，双方可以协商决定是否签证或公证。

3．采购合同的管理

采购合同的管理应当做好以下几方面的工作：

⑴加强采购合同签订的管理。加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作加强管理。在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源情况，掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据本企业的购销任务，收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。二是要对签订合同过程加强管理，在签订合同时，要按照有关的合同法规规定的要求，严格审查，使签订的合同合理合法。

⑵建立合同管理机构和管理制度，以保证合同的履行。企业应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施，解决纠纷，保证合同的履行。同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的顺利实现。

⑶处理好合同纠纷。当经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。协商不成，可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接向法院起诉。

⑷信守合同。合同的履行情况好坏，不仅关系到企业经营活动的顺利进行，而且也关系到企业的声誉和形象。

三、商品验收管理规范

仓管员和理货员应对本企业所进货物严格按《商品质量验收标准》进行检验。

⑴合格证检查

检查产品是否有合格证，证上是否有检验机构和检验员签章。

⑵清点检查

重点检查商品数量、包装质量及其完好性。

⑶抽样检查

抽样应按相应验收标准，采用随机抽取法取出代表样进行检查。

⑷索取有关质量证明

按“随货同行证书的管理程序”操作，向供应商索取有关质量证明，如进口食品卫生证书、进口药品检验报告书、质量保证书等，并与采购订单的内容进行对照，检查是否一一对应，准确无误。索取证书应及时传指定分店质检员存档，按“随货同行证书的存档操作流程”进行管理。

⑸标志、包装检查

对所抽样品进行标志检查时，严格按照《商品质量验收标准》进行检查验收。检查包装是否牢固，是否可能因包装不良而使商品受损及包装本身是否受损。

⑹对有使用期限的商品进行检查

应重点检查有使用期限商品的生产日期、进货日期是否符合《商品质量验收标准》的规定。

⑺感官检查

对商品进行感官检查，根据标准或经验判定产品质量。

四、购进商品的处理规范

⑴商品通常从供应商处运送至仓库，供储存和分配，或者直接运送到客户的销售货架上。不同规模的企业有不同的处理方法：连锁经营集中采购的零售商，大部分商品由供应商首先送到中央仓库，进行必要的入库处置，选入仓库，按POS系统分配到各零售店；生鲜肉禽等鲜活易腐烂商品则由各供应商直接送到连锁经营的各门店上柜台；独立零售商的货物由供应商直接送到各门店验收。

⑵将价格和存货信息标记在商品上。价格和存货标记可通过多种方式完成，小企业可能以手工方式标价和记录存货。大型企业使用自己的计算机生成价格标签，同时依靠包装上印刷的条形码数据保持存货记录。

⑶商品陈列及现场存货数量和品种的多少取决于企业的规模大小。连锁型超市一般利用货箱和货架陈列商品，大多数存货都放置在销售现场。传统百货商店采用各种各样的场内陈列，大多数存货都放置在仓库，而不是销售现场。

⑷处理退货和损坏商品的程序也是必不可少的。特别是企业必须确定由哪方负责顾客的退货，并制定有关回收损坏商品并负责退款或换货的条款。对于这部分内容，在前面与供应商谈判时提到，要特别写进合同条款中，虽然涉及的这部分商品款和商品数量都不大，但极易产生纠纷，影响连锁企业与供应商的合作关系。

⑸由于偷窃行为的存在，监视和减少货物失窃成了商品处置过程的一个重要方面，而且其重要性正在急速上升。在目前的中国，由于法律的原因，以及人们的素质还不是普遍很高，加上商店的商品大部分实行开架销售，如果增加检验装置和加派防损人员就要增加零售企业的营运支出，而在处置偷窃商品行为时，由于受现场管理和防损人员的水平和素质所限，又极易造成对企业的负面影响甚至导致诉讼。因此，越来越多的企业已采取积极的防窃行动来解决这个问题。

⑹商品控制包括估计收入、利润、周转率、存货短缺、季节性及连锁企业经营的每一种或每一件商品／服务的成本。为了达到控制商品的目的，企业需建立和保持书面的存货数据、定期清点实物存货、核对书面商品存货数字的准确性。

五、再次购买与商品评估操作规范

1．再次购买

对那些不止一次要采购的商品，再次购买的计划是必需的。制定这种计划时，有四个因素是关键的：订货和送货时间、存货周转率、财务支出、存货／订货成本。

⑴订货和送货时间

对于企业而言，发出一份订单到供应商响应直到商品出现在货架和柜台上，需要多少时间是应明确规定的。提前送到，增加仓库的压力和管理费用；延迟送到，则出现断档缺货，影响企业的信誉。

⑵存货周转率

存货周转率是每种商品从订单开始到销售出去所需的时间，它是制定再订货商品的基础。采用计算机管理系统的大型企业可以自动生成。

⑶财务支出

一般而言，一次大量的采购可获得较大的折扣，但它同时带来仓库费用支出的上升，因而单纯为获得高折扣而大量采购是不明智的做法，关于这部分内容，在后面的仓库管理中会有更加详细的分析。

⑷存货／订货成本

从存货成本看，它属于仓库管理部分，在后面的仓库管理部分有详细介绍；而订货成本，则在采购环节出现。大型企业采用POS系统加EDI的订货方式，与小型企业的派采购员前往供应商处采购相比，具有高效、快捷、费用低廉的特点。

2．商品评估

⑴建立评估机制

企业采用切实可行的方式，对经营商品进行分类、排名。最有效和简便的方法，是将POS系统设置商品销售的排名功能，每日的销售报表、月终的销售报表都可生成各类商品的销售排名，提供给市场部和采购部，供决策时使用。

⑵排名分析

POS系统从销售数字中生成的销售商品排名，用来供市场部和采购部对再订购与经营政策进行分析。如设定对最末5位的商品进行分析，是产品线太长、定价太高、市场不接受、功能不清楚、质量问题、太超前、已是产品生命末期，进行各项定量分析，找出真实的原因，并在找出原因的基础上，进行决策。

⑶做出对策

对于排名末位商品，一般情况下应淘汰；产品线过长的，增加消费者的选择难度，使之难以作出购买决定；价格、质量、功能方面的问题，连锁企业一般无能为力；对超前的商品和处于商品生命末期的商品，无法改变商品的命运；也可以选择淘汰。

自然淘汰：减少进货量，直到市场无消费意愿时再停止进货。

即刻淘汰：将所售商品从卖场撤下，退还给供应商，并不再进货。

捐赠：对采用经销方式进货的末位商品，在商品还有使用价值时，捐赠给社会慈善机构、社会贫困人士，让商品的使用价值得以发挥，避免给零售商造成降价的负面影响。

（第三节）商品验收规范

一、食品原料原料验收规范

1. 肉类

⑴表皮应盖有政府完税证明章。

⑵确定新鲜度及所要的部位。部位不同，价格相差很多。

2．家禽类

⑴越老，味道越差。

⑵注意新鲜度。

3．海鲜

⑴鱼类应挑选眼睛明亮，鱼鳃鲜红，虾类头脱落或贝类打开者均不新鲜。

⑵鱼鳞紧，有弹性。

⑶除鱼的腥味外，不应有腐败味。

4．蛋

⑴蛋皮略粗，具有光泽。

⑵手摇无声。

⑶放入水中沉下者为佳。

⑷向光线成透明者为佳。

5．干货类

有特殊品质、特殊香味或味道，包装完整。

6．罐头食物

凸起或裂开者不宜。

7．冷冻食物

送来时应保持冰冻状态，若已解冻可拒收。

8．蔬菜

⑴叶绿鲜美完整。

⑵茎直无断结实。

⑶洋芋无芽为佳。

9．生奶

⑴A级牛奶每立方厘米生菌数不得超过3万个以上。

⑵B级牛奶每立方厘米生菌数不得超过5万个以上。