第19章 商品采购准备工作(2)

将不同供应商的服务项目和服务质量进行对比，从本身的采购需求出发选择供应商。供应商有良好的服务意识是采购者对供应商的一个比较普通的要求。在市场经济环境下，没有服务意识的供应商是无法长久生存下去的。

3. 选择供应商的基本策略

⑴稳定策略

选择综合素质较好的供应商作为合作伙伴，并不断加强双方之间的关系，以进行长期合作。采用这种策略可使企业货源稳定，产品的质量、数量、交货期等得以保证，使企业能稳定地经营。

⑵动态选择策略

企业面临的经营环境总是在不断的变化，当出现以下两种情况，企业要重新选择或开发新的供应商。

市场的需求是多变的，为了满足市场的需要，企业的产品组合要不断地进行调整，导致企业采购的物品结构也要不断地进行调整，当原来供应商的经营范围与企业的需要不适应时，需调换供应商。

与供应商建立长期稳定的关系固然重要，但一些长期老关系的供应商的信誉会发生变化。为使企业不上当吃亏，应淘汰一些不合格的供应商，选择开发更好的供应商，与之建立合作关系，也促进老供应商不断调整自己，提高自身的信用。

二、选择优秀供应商的程序

1. 筛选符合品质要求的供应商

要生产优质产品，就需要优质的原材料和外构件，优质的原材料和外购件需要优秀的供应商来提供。因此，选择合格的供应商是采购的首要工作，是进行品质管理的重要环节。如何选择合格的供应商，合格的供应商要能够提供合格的原材料和材料、按时交货、满足数量的要求、价格合理、服务周到。一般来讲，可以采用以下方法来了解供应商是否具备这些能力：

⑴根据供应商的信誉对照类似原材料供应的历史情况，对比其他用户的使用情况，再选择合适的供应商。

⑵对供应商提供的样品进行评价，进而来选择供应商。

⑶对供应商的能力进行现场调查与评估。

⑷调查供应商是否得到了品质认证机构的品质体系认证。

2. 调查供应商

⑴直接调查。要使调查结果尽可能反映实际情况，企业就需要对调查的方法和内容做认真细致的考虑。总的说来，调查方法切忌形式主义，调查的内容力求全面，调查的重点应侧重于工序能力、工序控制、员工培训和资历考核等方面，同时，调查要避免重复劳动，善于利用社会性的品质数据库。经验表明，为了做到有的放矢，心中有数，最好是事先编制调查表，寄发给被调查的供应商，要求如实填写。调查组在了解供应商提供的信息之后，再到现场进行访问、调查核实。

⑵经营管理总体情况，包括经营宗旨、品质方针、组织结构、质量职责、企业规模、生产规模、主导原材料、主要客户、合作意识等。

⑶设计，包括设计策略与方法、采取的制度、规范的品质、现代技术应用、对可靠性与安全性注意的程度、工艺变更控制、实验室或研究开发中心的发展等。

⑷生产制造，包括生产技术设备、设备管理制度、工艺策划的质量、工艺流程、工艺规范、特殊工艺、加工能力、工序能力指数、批别质量的辨认和追查能力。

⑸采购，包括采购规格品质、主要原材料以及外构件的主要来源、供应关系、程序。

⑹品质控制。品质控制方法的有效性、品质计划以及对执行计划的审查。

⑺检验与试验，包括实验室状况、检测人员和设备、特种试验工具与仪器、计量控制等。

⑻品质协作，包括协作组织、订货单分析、品质成本分析、不合格成品的处置等。

⑼资料体系，包括程序、报告、记录以及信息反馈系统的有效程度。

⑽人员，人员技术水平、培训计划、培训内容以及执行情况、群众性品质管理活动等。

⑾成果，包括品质管理方面的业绩、有声望的用户、被调查供应商的分包商的评价、通过的品质认证、获得的品质奖项、品质管理方面论文及研究成果等等。

制定填写调查表的内容应尽量全面、具体，尽量用数据或量值进行表述，同时应注意调查内容便于进行现场审核。对每一材料可同时调查若干个有合作意向的企业，并由其主要领导确认调查内容的真实性。

3. 对供应商原材料质量管理体系与品质保证能力的调查评估

要采购到优质原材料，企业必须充分掌握供应商原材料质量管理体系和品质保证能力，为此，企业可选派有经验的审核员或委托有资格的第三方审核机构对供应商进行现场审核和调查。企业应有一套完整的审核标准体系，把握住关键要素和过程，主要审核内容包括：

⑴设计资格审核。根据供应商实际出来的样品进行试验，调查其设计控制能力，以判断供应商的能力或资格。

⑵制造资格审核。主要是了解供应商是否具备承包制造原材料的能力。制造能力是管理、技术、加工方法等各种能力的综合体现。因此，制造资格审核就是到供应商现场进行调查、实地考察、查阅资料，对供应商的能力作出评价。

⑶供货品质的审核。通过查阅以往供货品质情况，审核该供应商的原材料品质保证能力。具体做法是查验该供应商供应原材料的记录和有关原材料品质的记载，走访使用单位，了解原材料使用情况。

⑷供应商的品质管理体系以及品质控制能力的审核。对已经通过ISO9000标准的品质认证或其他的品质认证的供应商进行审核时，可到现场了解运行和落实情况，审查其品质管理文件，并应重点关注反映其持续改进状况的管理评审、内审、纠正(预防)措施、检验和试验等过程。在审核过程中，还应审核对方的顾客满意度、职工素质、技术装备、过程能力、服务水平、财务关系等。审核和调查应形成明确详细的审核报告和调查报告。审核结束后，企业应对供应商的合作经验、品质管理与控制能力、品质保证能力、履约能力、服务与技术能力等进行综合评估。

4. 样品的鉴定与审核

⑴样品鉴定应符合技术规范的要求，遵循有关技术标准。该标准可直接采用国际标准、国家标准或行业标准，也可与有关标准相一致，同时，该标准应在开发样品前经双方认可，应与供应商加工标准一致或相容。如供应商在原材料技术规范要求上有一定的实现难度时；供应商要参与供应竞争就必须进行品质整改。企业认证人员及品质管理人员和供应商一起研究并实施品质改进措施。企业认证部门应组织品质小组对供应商进行审核，直至达到技术规范要求为止。

⑵供应商提供样品的方式根据所要采购的原材料的形式不同而采取不同的方式。有些需要按照图纸或者特定的要求进行加工；有些是标准化的原材料，供应商只需从库房中提取样品运送过来即可。因此，企业认证部门应组织设计、工艺、品质管理部门等相关人员对供应商提供的样品及检测进行评审，目的是验证供应商的样品能否满足企业的技术和品质要求。样品评审的方法多种多样，有些样品企业本身就可以进行评审鉴定，有些样品需要花钱借助社会其他部门或企业协助鉴定。

5. 确定供应商

经过品质调查、论证、开发样品、小批量试用等过程的选择，符合企业品质要求的即为备选的供应商。但是，供应商的选择除了考虑品质要求以外，还要考虑价格、信用、管理水平等因素。另外，同一原材料的供应商数目应根据原材料的重要性程度和供应商的可靠程度而定。一般可以保持2至3个，以保证供应的可靠性和形成竞争，有利于原材料品质的持续改进和提高。

三、选择供应商的执行步骤

供应商的选择是一项非常复杂、涉及面很广的工作，要做好这项工作，可以按以下步骤进行：

⑴成立供应商评估小组。供应商的选择涉及到技术、财务、运输、仓储、生产、计划等方面，所以供应商选择的决策，不光是采购部门的事。供应商选择小组由采购部门、技术部门、质检部门、财务部门、仓储部门、运输部门、生产部门等组成。

⑵搜集供应商的名单和资料，包括已有的供应商及从各种展销会、媒体、政府有关统计调查报告、网络、招标等渠道收集的新的供应商资料，以便从较大范围内找出较好的供应商。

⑶确定评估因素及权数。列出质量、价格、服务、交货期等各评估因素，并赋予各因素一定的权数。

⑷对供应商进行调查与实地考查，逐项评估供应商的履行能力，进行量化打分。量化打分通常采用十进制，用0～10之间的数字表示。

⑸综合评价并最终确定供应商。通过加权计算，得出供应商的综合评分。综合评分高的供应商列入企业合格供应商名单。合格供应商名单由采购经理签字生效。

（（第四节））采购计划制定规范

一、采购计划管理基础

1. 编定采购计划的目的

采购计划是为了维持正常的产销活动，在某一特定时期内，制订采购物料时间、种类、数量的管理活动。采购数量计划应该达到以下目的：

⑴预计材料需用时间与数量，防止供应中断，影响产销活动。

⑵避免材料储存过多，积压资金，以及占用堆积的空间。

⑶配合企业生产计划与资金调度。

⑷使采购部门事先准备，选择有利时机购入材料。

⑸确立材料耗用标准，以便管制材料采购数量及成本。

2. 决定采购数量的资料基础

⑴生产计划

由销售预测，加上人为的判断，即可确定销售计划或目标。销售计划是表明各种产品在不同时间的预期销售数量；而生产计划即依据销售数量，加上预期的期末存货减去期初存货来拟订。

⑵供应定额

生产计划只列出产品的数量，并无法直接知道某一产品需用哪些物料，以及数量多少，因此必须借助供应定额。供应定额上由技术工艺部门制成，据此可以精确计算制造某一种产品的用料需求数量，供应定额所列的耗用量（即通称的标准用量）与实际用量相互比较作为用料管制的依据。

⑶库存量

若材料有库存数量，则材料采购数量也不一定要等于根据供应定额所计算的材料需用量。因此必须建立物料的存量管制卡，以表明某一物料目前的库存状况；再依据供应定额计算的数量，并考虑购料的作业时间和安全存量标准，算出正确的采购数量。

3. 采购数量的计算与订购方法

综合前面所述，生产计划、供应定额、库存量为决定采购数量的主要依据；因此，

本期应购数量==本期生产需用材料数+本期末预定库存量-前期已购未入库数量。

采购数量只表示某一物料在某时期应予订购的总量，至于某一物料在某时期应如何订购，下面做进一步的说明：

⑴定期订购法（定期不定量）

进口的物料以及少数价值很高的国内采购物料，且企业经常需用的物品，可以选择每季、每月或每周订购一次（即按预先确定的订货间隔期间进行补充库存的一种库存管理方式），这称为定期订购法。这种方法在使用上必须对物料未来的需求数量能做出正确的估计，以避免存货过多，造成资金积压。具体在以后专门论述。

⑵定量订购法（定量不定期）

对于价格低廉、临时性需求及非直接生产用途的物料，比较适合采用定量订购法，也就是按照订购点来决定采购点（而每次订购批量不变）。具体在以后专门论述。

二、采购计划制定的基本流程

目前公认的采购计划的主要环节有：准备认证计划、评估认证需求、计算认证容量、制定认证计划、准备订单计划、评估订单需求、计算订单容量、制定订单计划。下面将分别来阐述这八个环节。

1. 准备认证计划

认证是对供应商的研发技术水平、生产供应能力、质量保证程度等的能力确认。准备认证计划是制定采购计划的第一步，其包括四个方面：

⑴发现需求、寻找供应。根据企业的发展需要，初步确定各种物品的供应商和其供应量。

⑵估计供应缺口。根据企业发展和预估供应风险，初步确定企业将面临的供应缺口。

⑶准备认证环境资料。采购环境的内容包括认证环境和订单环境两个部分。认证环境是指供应商的供货种类和供货能力；订单环境是指供应商在某一时期能供应某种货物的数量。摸清满足企业的有效供应市场。

⑷制定认证计划说明书。其主要内容包括：认证计划说明书（物料项目名称、需求数量、认证周期等），同时附有寻找供应、估计供应缺口、认证环境等资料。

2. 评估认证需求

评估认证需求是采购计划的第二个步骤，其主要是对认证计划说明书的评价，包括以下三方面：分析“发现需求、寻找供应”、分析“估计供应缺口”、确定认证需求。

3. 计算认证容量

计算认证容量是采购计划的第三个步骤，它主要包括四个方面内容：分析项目认证资料、计算总体认证容量、计算承接认证量、确定剩余认证容量。

⑴分析项目认证资料。对于企业许多种类物品需要进行分类、分项目分析认证资料，以确保需要量计算的正确性。

⑵计算总体认证容量。确定能供应同类物品的供应商供应总量。

⑶计算承接认证量。确定供应商能已签订合同供应某类物品的数量。

⑷确定剩余认证容量。确定计划期内供应商还能供应某类物品的数量。

4. 制定认证计划

制定认证计划是采购计划的第四个步骤，它的主要内容包括：对比需求与容量、综合平衡、确定余量认证计划、制定认证计划。

5. 准备订单计划

准备订单计划主要分为四个内容：估计市场需求、估计生产需求、准备订单环境资料、制定订单计划说明书。

⑴估计市场需求。估计计划期内不同阶段内市场对本企业产品的需求量，

⑵估计生产需求。通过MRP系统，预估各阶段内各种物料及各个规格物料净需求量。

⑶准备订单环境资料。明确每张订单的供应商、供应周期、包装要求等。

⑷制定订单计划说明书。

6. 评估订单需求

评估订单需求是采购计划中非常重要的一个环节，只有订单需求进行准确评估，才能为计算订单容量提供参考依据，以便制定出订单计划。它主要是对准备订单计划进行评估。

7. 计算订单容量

计算订单容量主要有四个方面的内容：分析项目供应资料、计算总体订单容量、计算承接订单量、确定剩余订单容量。

1.分析项目供应资料。充分了解各种物品供应市场的采购风险，使订单下达准确、合适。

2.计算总体订单容量。总体订单容量一般包括两方面内容：一是可供给的物料数量，另一方面是可供给物料的交货时间。

3.计算已签订单容量。已签订单量是指某供应商在指定的时间内已经签下的订单量。 4.确定剩余订单容量。物料剩余订单容量等于物料供应商群体总体订单容量与已承接订

单量之差。

8. 制定订单计划

制定订单计划是采购计划的最后一个环节，也是最重要的环节。它主要包括四个方面的内容：对比需求与容量、综合平衡、确定余量认证计划、制定订单计划。