第15章 商品采购管理基础(1)

（第一节）采购物流的基本内容

一、订购数量

对采购多少的控制，采购部门首先应对每一份请购单审查其请购数量是否在控制限额的范围内，其次是检查使用物品和获得劳务的部门主管，是否在采购单上签字同意。对于大宗采购必须做各种采购数量对成本影响的成本分析。内部控制制度必须对这些成本分析作出强制性的规定，并指定专人对成本分析是否实施进行监督。

下列内容是成本分析的重点：

⑴将各种请购项目进行有效地归类，然后利用经济批量法测算成本。

⑵对于请购数量不大或者零星采购的物品，采购批量的成本分析控制可参照资金预算来执行。

采购量越多，价格越便宜，但不是采购越多越好，资金的周转率、仓库储存的成本都直接影响采购成本，应根据资金的周转率、储存成本、物料需求计划等综合计算出最经济的采购量。采购量的大小取决于生产销售与资金的调度。物料采购量过大，造成过高的存货储备成本，资金积压，物料采购量过小，则采购成本提高，因此必须事先确定好采购量。

使存货总成本最低的订购量被称为经济订购量，它包括订购成本和存货储备成本。订货成本随订购量的增加而减少，包括：

⑴请购手续成本。请购所花的人工费用、用品费用、主管及有关部门的审查费用。

⑵采购成本。估价、询价、比价、议价、采购、通信联络、事务用品等所花的费用。

⑶进货验收成本。验收的人工费用、交通费用、检验仪器仪表费用等。

⑷入库成本。搬运所花费的成本。

⑸存货的保养维持需要资金的投入。投入了资金就使其他需要使用资金的地方丧失了使用这笔资金的机会，要注意这个机会成本。如果每年其他使用这笔资金的地方（如存入银行或购买股票）的投资报酬率为15%，即每年存货资金成本为这笔资金的15%。

⑹折旧及陈腐成本。存货容易发生品质破损、变异、报废、价值下跌、呆滞料等等。

⑺其他。如存货的保险费用等等。

二、采购方式

1．按采购方式分

⑴直接采购。直接向物料生产厂商进行采购。

⑵委托采购。委托某代理商或贸易公司向物料生产厂商进行采购。

⑶调拨采购。在几个分厂、合作厂商或客户之间，将过剩物料互相调拨。

2．按采购性质分

⑴公开采购和秘密采购。采购行为公开化或秘密进行。

⑵特殊采购和普通采购。采购项目特殊，采购人员事先要花很多时间进行采购情报搜集的采购行为；采购项目普通的采购行为。

⑶正常性采购和投机性采购。采购行为正常化而不带投机性质的采购行为；物料价格低廉时大量买进以期涨价时转手图利的采购行为。

投机性采购往往是某种策略行为，如1997年底，爱多动用多达四五千万元资金，采购25万套的索尼305三碟机芯。由于新科用的是单纯的索尼机芯，爱多想在上游截断新科的供应源，以达到扼制新科的目的。投机采购要动用大量资金，要使用大量的仓库空间以储存投机性采购的物资，若物料规格改变，投机性采购的物质就有报废的危险。

三、采购价格

1．采购价格要合适

⑴公开市场采购。采购人员在公开交易或拍卖时随时机动地采购，因此采购大宗物料时，价格变动会比较频繁。

⑵议价采购。采购人员与厂商经讨价还价后，议定价格进行采购，一般来说，询价、比价和议价是一起使用的，很少单独进行。

⑶询价现购。采购人员选取信用可靠的厂商将采购条件讲明，询问价格或寄出询价单并请对方报价，比较后现价采购。

⑷比价采购。采购人员请数家厂商提供价格性能、质量等比较后，从中加以选择以后，决定进行采购。

⑸订价收购。购买物料数量巨大，几家厂商无法全部提供，如纺织厂订购棉花、糖厂订购甘蔗等，或当市场上该物料短缺时，则订定价格现款收购。

⑹招标采购。将物料采购的所有条件（如物料名称、规格、品质要求、数量、交货期、付款条件、处罚规则、投标押金、投标资格等等）详细列明，进行公告。投标厂商根据公告的条件，在规定时间内，交纳投标押金，参加投标。招标采购的开标按规定必须至少有三家以上厂商从事报价投标方得开标，开标后基本以报价最低的厂商得标，但得标的报价仍高过标底时，采购人员有权宣布废标，或征得监办人员的同意，以议价方式办理。

2．决定一个合适的价格的步骤

⑴多渠道询价。全方位探听市场行情，包括市场最高价、最低价、一般价格等。

⑵比价。要分析各供应商提供材料的性能、品质要求、规格、用量等才能建立比价标准。

⑶自行估价。自己组成由采购员、技术员、成本会计构成的估价小组，在品质合格的条件下，估算出准确的底价。

⑷议价。根据底价的资料，市场的行情，供应商用料的不同，采购量的大小，付款期的长短等等与供应商议定出一个双方都能合理接受的价格。

四、采购时间

⑴采购计划的制定要非常准确，该进的物料不依时间进来，将造成停工待料，增加管理费用，影响销售量和信誉度；太早采购囤积物料，又会造成资金的积压、场地的浪费、物料的变质。所以依据生产计划制定采购计划，按采购计划适时地进料，既能保证生产、销售顺畅，又可以节约成本，提高市场竞争力。什么时候发出购货订单，既要防止正常的生产线待料停工，严重影响产销的顺利进行，又要防止过早地使现金闲置在存货资产上，一般采用分析最低存货点和经济批量法进行控制。但当请购单已经提出，完善的采购内部控制制度应按规定及时处理请购单，并应将这些请购单的处理结果及时通知仓储和生产部门。

⑵购置准备时间是从请购单到采购材料入库之间的时间。购置准备时间包括：请购单的核准、呈请时间；处理订购单的时间；供应商制造备货的时间；运输交货的时间；验货的时间；入库时间。在存货控制的情况下，则按照存量控制的方法来决定采购时间，在定量订购制下，每隔一定时期，即进行采购。适当采购时间根据不同的采购方式来决定。在现用现购物料的情况下，要从物料需用日期起，推算出合理的购置准备时间，以决定适当的采购时间；计算时还要考虑到成本最小化问题。

五、采购单位

⑴采购中有一个原则就是“适地”原则，即供应商离自己公司越近，运输费用就越低，机动性就越高，协调沟通就越方便，成本自然就越低了。供应商的选择要靠相应的内部控制制度：首先，采购部门在正式填制购货订单前，必须向不同的供应商（通常要求两家以上）索取供应物品的价格、质量指标、折扣和付款条件以及交货时间等资料。然后，根据这些资料，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商；这里所指的成本并非是由供应商的价格唯一决定，而要综合考虑各种因素。

⑵选择好供应商以后，采购部门应及时填制购货订单。由于购货订单是授权执行并记录经济业务的，因而对它的控制相当重要。购货订单的控制制度包括：

⑶由专人复查订单的编制过程和内容，包括复查有关供应商的主要文件资料、价格数量和金额的计算等等。其中价格须根据过去经验确定的标准或平均价格相比照，以保证购货订单的正确性。如果购货订单的金额较小，此项复查可以简略一些。订购手续办完后，应即填写订单一式三联，让请购人证实订货单内容，把第一、二联送给他们作登记用，交验收部门以便他们在收到货物时，有验收的标准。预先应对每份订单进行编号，保证日后订单能被完整的保存，并能够在会计上对所有购货订单进行处理。在订单向供应商发出前，必须由专人检查该订单是否得到授权人的签字，以及是否经请购部门主管批准的请购单作为支持凭证，以确保购货订单的有效性。

（第二节）采购中应注意的问题

一、财务、审计控制

控制采购活动要实现下列目标：保证采购业务合法有效；保证所购材料尽可能质优价廉；保证采购成本核算正确；保证采购记录真实完整。

1．控制关键点

⑴控制关键点

为实现上述控制目标，企业应建立以采购申请、经济合同、结算凭证和入库单据为载体的控制系统，并在该系统中设置下列控制点和关键控制点：审批、签约、登记、承付、验收、审核、记账。其中，“承付”、“验收”和“审核”为关键控制点，如表7-1所示。

控制点控 制 目 标控 制 措 施

审批保证经济业务在授权下进行供应部门提出采购计划，主管计划的负责人审批采购计划，并签章

签约保证供货按约定的条件执行采购人员根据授权按计划签订合同，大额、大宗材料的重要合同经内部审计部门审核

登记保证及时正确地处理托收承付事项财务部门收到供货方从银行转来的托收凭证后，立即进行登记，并及时转送采购部门，以备承付时核查

承付保证货款支付正确、适当供应部门检查托收凭证及有关合同，是否承付

验收保证材料的品种、数量、质量等符合要求仓储部门验收材料的品种、数量，填写入库单，并在入库单上签署意见

审核保证材料采购的有效性、完整性和合理性财务部门审核托收凭证，承付意见书及入库单等凭证，无误后作为结算、记账的依据

记账保证会计核算资料真实完整会计人员根据原始凭证，编制记账证明，及时登记有关账簿

⑵控制注意事项

付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务。

货物的采购人不能同时担任货物的验收工作。

货物的采购、储存和使用人不能担任账目的记录工作。

接受各种劳务的部门或主管这些业务的人应适当地同账务记录人分离。

审核付款的人应同付款人职务分离。

记录应付账款的人不能同时担任付款业务。

2．防止采购舞弊

在采购中，常见的舞弊方法有押金抵物、虚列采购、有单无货、涂改货物单价等。

⑴押金抵物

是指会计人员利用材料核算和管理上的可乘之机，把应向客户收回的保证金(如向客户借用包装物等所交纳的押金等)抵作材料采购入账，并将其款项侵吞为己有的一种贪污技巧。

审计对策：审查材料采购的计账依据是否真实、合法，以落实是否将押金收据作为入账依据；审查材料的采购价格是否合理，以落实是否将应退的包装物价格一并计入的情况；审查押金核算的账务处理是否正确，检查是否存在其它往来交易科目变为采购账目支出；向客户有关部门及人员进行询证以落实押金是否退回，是否被直接侵吞等。

⑵虚列采购

是指会计人员或采购人员利用材料采购业务管理及核算上的漏洞。伪造材料采购的业务事项，达到支取贷款、中饱私囊的目的。其主要舞弊手法是：

会计员、保管员、采购员相互勾结开具假发票和假入库单入账，共同分赃。

会计人员无证记账、虚支货款，即只编制记账凭证，不附原始凭证。

涂改以前年份的采购发票在本期支取贷款的入账。

伪造原始凭证，用自制凭证代替购货发票以支取货款。

本单位人员与客户有关人员内外勾结，以假发票、假进货进行舞弊。

在审计时应注意从下面几个方面进行审查：审查采购业务原始凭证的真实性，以落实是否采取伪造或涂改凭证的手法进行舞弊；审查采购业务原始凭证的合法性，落实假发票存在与否；审查采购业务，计账依据的完备性，以落实是否采取无证计账的手法进行舞弊；审查采购业务处理的正确性，以落实是否利用账务处理技巧套取现金或挪动公款等。

⑶有单无货

是指采购员（或会计员、保管员）相互勾结利用采购管理上的漏洞与可乘之机，以正式的采购单据报账结算，但却将实物窃为己有的一种贪污方法。这种舞弊方法大都发生在内部控制不完善、材料验收入库及报账制度（不附入库单）不严密的单位，在内部控制较为严密的单位则表现为合伙舞弊、即采购员与验收员（保管员）或会计员相互勾结，开假入库单报假账。

在审计时应注意从下述几个方面进行审查：审查采购业务计算各商品需求量。采购单可由单笔或多笔商品组成，且允许有不同进货日期。

⑷涂改发票单价

是指采购员或货物购买人员利用经营或经办购买货物业务的职务便利条件，将供货方开具的发票的单价及金额擅自涂改为大数，然后采取虚报货款的手段骗取会计部门的信任，侵吞会计部门的多付货款为己有的一种舞弊技巧。

审计对策：鉴别发票的真实性，看其数字有无涂改痕迹；了解市场价格，看其货物价格是否合理；向供货客户调查询证，核查发票价格的真实和经营业务的实情。

采购物品抵达后，接着就是入库作业，其处理系统包括预定入库数据处理和实际入库作业。预定入库数据处理为入库月台调度、入库人力资源及机器设备资源分配提供参考。数据来源为：采购单上的预定入库日期、入库商品、入库数量等；供应商预先通告的进货日期、商品及入库数量。可打印定期入库数据报表。实际入库作业则发生在厂商交货时，输入数据包括采购单号、厂商名称、商品名称、商品数量等。可输入采购单号来查询商品名称、内容及数量是否符合采购内容并用来确定入库月台，然后由仓管人员指定卸货地点及摆放方式并将商品叠于托盘上，仓管人员检验后将修正入库数据输入，包括修正采购单并转入库存入库数据库并调整库存数据库。退货入库的商品也需检验，可用品方可入库。这种入库数据既是订单数据库、出货配送数据库、应收账款数据库的减项，还是入库数据库及库存数据库的加项。

商品入库后有两种处理方式：立即出库或上架出库。对于立即出库的状况，入库系统需具备待出库数据查询并连接派车计划及出货配送系统，当入库数据输入后即访问订单数据库取出该商品待出货数据，将该数据转入出货配送数据库，并修正库存可调用量。采用上架入库再出库的话，入库系统需具备货位指定功能或货位管理功能。货位指定功能是指当入库数据输入时就启动货位指定系统，由货位数据库、产品明细数据库来计划入库商品所需货位大小，根据商品特性及货位储存状况来指定最佳货位，货位的判断可根据诸如最短搬运距离、最佳储运分类等法则来选用。货位管理系统则主要完成商品货位登记、商品跟踪并提供现行使用货位报表、空货位报表等，作为货位分配的参考。也可以不使用货位指示系统，人工先行将商品入库，然后将储存位置登入货位数据库，以便商品出库及商品跟踪。货位跟踪时可将商品编码或入库编码输入货位数据库来查询商品所在货位，输出的报表包括货位指示单、商品货位报表、可用货位报表、各时间段入库一览表、入库统计数据等。货位指定系统还需具备人工操作的功能，以方便仓管人员调整货位，还能根据多个特性查询入库数据。