第7章 会议召开(5)

明白了主持人的行为准则，其他的事情相对来说就比较容易了，比如主持人在会议中的行为礼节。只要严格遵守行为准则，行为礼节便会迎刃而解。

3.会议主持人行为原则三：行为礼节

在会议的主持过程中，有一个非常重要的问题需要解决：如何才能有礼貌的主持会议。因为会议主持人的超然地位，他应该让针对某一议题同意与否定的双方，都觉得你很公正。

主持人应该礼貌的应对双方，不能有偏见的认为，哪一方对哪一方错。我们都知道这样一种情况：当两个人发生激烈争吵之后，劝架方某一个并没有针对性的行为，可能会被其中一方或双方理解成对自己的挑衅。这就是说：当会议进程中，由于双方或各方激烈的争论，会议主持人的某种行为会被一方理解为对对方的偏袒，甚至双方都极为不满主持人的行为和言辞。因此，这就涉及到会议主持人的一个礼节问题。

陈述的礼节。在针对问题进行辩论时，应该明白什么时候应站起来辩论或陈述，什么时候坐着说就可以了。例如，如果组织有会歌或会旗的时候，所有参会人员都应该起立，正如我们听到国歌奏起的时候，看到国旗升起的时候一样。当然这也要视情况而定，如果是小规模的会议则也没有必要站起来，小规模会议的气氛在某种程度上更显得重要。但是起立这一礼节，在主持大型的审议性会议的时候，则应该必须先行确定并坚持。

礼貌地倾听。在针对问题进行辩论时，如果一名会员因为对某项问题的不理解，提出了一项不适当的动议，主持人应有礼貌地提示他什么是适当的动议，而不应该嘲笑他，同时也不能允许其他人嘲笑他。

在针对问题进行辩论时，只要发言人发言合乎次序和规则，主持人就不应该打断他。如果你打断他，就会被别人认为你有倾向性。如果你是组织的中坚人，有些人也许就会投你所好，最终会议会变成你一个人的会议。

以上这些礼节其实很容易做到，当然这要有个前提：就是你必须清清楚楚地知道行为准则是什么，并且你愿意始终贯彻如一。如果，准则和礼节对于你来说都比较容易做到，那么下面的主持人任务就更加的容易了。

4.会议主持人行为原则四：主持任务

关于主持人主持会议的任务，《罗伯特议事规则》中有一句经典的话。罗伯特说：“主席或会长的职责在于约定时间召集开会，主持一切集会，按适当次序宣布会议议程，陈述并提交会议的一切问题并使之付诸表决，维持秩序和礼节，并决定一切对之可以申诉问题的次序。”

从上面的话语中我们可以理解到如下内容：

主持人应该按照规定的程序开会和散会以及休会。本书的会议主持人并非是我们通常参加的领导讲话中遇到的那类主持人。领导讲话随机性很强，领导说累了，就意味着散会了，主持人的角色一般也仅仅是听众。但我们这里所说的会议主持人则不能这样，他必须按照规定和规则去主持会议。在整个会议中，任何参会人员的权利都是相同的，会议主持人不能让组织的领导有特殊的权利。例如组织领导也要准时开会，也要遵守议事规则。例如，组织的议事规则中就应规定：“针对议题进行辩论时，参会人员的发言时间不能超过五分钟”，会议的主持人就应该阻止领导者在辩论时的违规行为。

主持人应该按照规则程序主持会议，维持会场秩序。在会议的进行中，因为各种利益或诉求的原因，对于动议的争论会非常激烈，因此为了保证会议的正常进行，我们必须按照规则的要求，一步一步地进行，凡是有违规章制度的要求的行为都必须立刻制止，只有这样才能维护好会场秩序，更好地审议提案。例如组织的议事规则中应有这样的规定：“在进行议题辩论时，任何参会人员不能针对反对方的道德问题进行辩论”。参会人员某甲因为听到某乙对自己的动议进行了批驳，某甲勃然大怒，高举着拳头高声对某乙说：“你这个伪君子，你不要在这里高唱什么‘我是为了组织的利益’，其实你真实的意图是为了你个人的利益”。在这种情况下，某甲显然违背了规则，会议主持人应该对某甲进行批评。

主持人应该按照规则和程序的要求，承认发言人的地位。参会成员要发言时首先要经过主持人的同意，也即首先获得发言地位，拥有发言地位要求的评判不是以主持人的意志为标准，而是以应有的标准为标准，这些标准就是：是否到了发言的时间和次序等，如果到了你就必须让他发言，他的发言权利不可剥夺。会议的主持人不应该为了自己的利益，或是为了所谓的组织利益而否定正当的发言地位。

主持人应该按照规则和程序的要求，接受并陈述动议。当会议的主持人接到书面的提案或口头的动议之后，会议的主持人应该全面地阐述动议的内容。如果动议的内容不准确，会议的主持人应该提醒动议人明确自己的提案或动议。会议的主持人对于某些动议可以直接要求表决而不需要附议。例如在会议召开的时候，突然发生员工某丁为了保护公司财产而与窃贼发生冲突，并受重伤的事情。参会人员某丙非常激动，举手要求发言并得到主持人同意后对主持人说：“尊敬的主持人，我动议为了表示对某丁同志的尊敬，公司应该对他进行物质和精神的双重表扬”。会议的主持人应该进一步询问，“某丙同志，你动议对某丁同志进行物质和精神的双重表扬是否应该更具体一些？”如果某丙没有准备好，会议的主持人可以拒绝这一动议，但现实生活中这种情况最好不要拒绝。主持人应该这样陈述较为合适：“对于某丁保护公司财物的行为，参会人员深受感动。某丙同志动议对某丁进行物质和精神的双重表扬，现在大会是否同意对其进行表扬？（停顿，看看有无反对意见，如果没有则继续）如果没人反对（在此以前如果有人反对，大会都将针对是否进行双重表扬而辩论），我们将讨论具体的表扬措施”。

主持人应该按照规则和程序的要求，将议案陈述并讨论和表决，宣布表决的结果。当会议的主持人把议案陈述完毕后，就会有各类辩论的发生，但并不排除因为大家基本上都同意这一议案，而出现没有辩论的环节。例如上面所举的例子。这时会议的主持人就应该宣布进行表决，在宣布表决的时候，还应该明确表决方法是举手还是投票。参会人员表决完毕后，经过清点票数，会议主持人应把表决的结果公布出来。

主持人应该按照规则和程序的要求，答复一切有关会议的质询或询问，并决定权宜问题和秩序问题。会议主持人主持一次会议的成功与否，就在于其是否合乎规矩和礼仪的解决上述问题。因此，会议主持人应该对质询和权益问题以及秩序问题有一个深刻的了解。权益问题和秩序问题本书将在第三章中具体阐述。

主持人的最后一项任务就是，签署会议记录以及有关的会议文件。当会议的议案获得通过后，并不是一次会议的结束，只有当会议的主持人签署了会议记录之后，这一次会议才能算正式的完成，如果没有这道程序，就代表程序的缺失，程序的缺失就等于这项决议没有效力，因此我们不要忘记这一“小节”。

会议的主持人往往是会员之一，他拥有各种各样的权利和义务，因此他就有对会议或组织提各种建议的权利。既然会议主持人可以允许他人表决和发言，那么是不是说：他同样可以拥有允许自己发言和表决的权利？答案是否定的。

会议主持人行为准则告诉他：处于超然的最好办法就是遵守大会的规则和程序。因此，会议主持人的发言和表决也要遵守一定的规则。

5.会议主持人行为原则五：参加表决和发言的规则

会议主持人发言和表决规则可以告诉我们在什么样的情况下可以发言和表决，如何发言和表决。

会议主持人原则上不参加表决。只有当会议主持人参加表决，可能影响到最终结果时，会议主持人才可以参加表决。之所以这样规定主要是为了避免因为主持人的特殊地位，而影响到其他人的表决决心。在大部分情况下，会议的主持人一般不参加表决。例如当要求半数以上通过时，支持与否定正好是对等；当要求三分之二票数或四分之三票数通过时，主持人的一票正好是这一标准，会议主持人则可以支持或否定。当然，会议主持人可以选择弃权，然而弃权的结果和否决在这两种情况下是相同的。

如果表决的方式是采用投票的方法，会议主持人则可以不受上述原则的约束。因为投票表决时，会议主持人和其他参会人员同样无法获知别人的表决结果。

会议主持人原则上不参加发言或讨论。同上述问题同理，会议的主持人作为参加会议的人员，同样有表达自己利益和诉求的权利。会议的主持人如果认为自己必须参与讨论时，可以让其他人先临时替代自己的角色。其他人替代主持人的地位后，原主持人就应该恢复自己作为普通参会人员的一切权利与义务，接受临时主持人的领导。例如会议的主持人如果是董事会的主席，在他发言时就应由副主席暂时代理主持人这一角色。

【实战练习】

1.选一选

（1）下面哪句话应该是会议主席应该说的话？

A.先生，你说的话代表你是个野蛮的人，你怎么能这样说！

B.你停下来，STOP！

C.尊敬的朋友，请你注意你的言词。

D.每个人都有自己的想法，但并不意味着什么愚蠢的想法都可以说出来。

（）

（2）哪个问题是会议主席应该考虑的？

A.我的这个想法能否被最有权势的人接受？

B.我应该严格保护我同意的决议获得通过？

C.这个人实在是讨厌，我应该想办法不让他发言。

D.我怎样才能把会议和谐的顺利召开完毕呢？

（3）我们应该严格避免怎样的想法出现？

A.会议在进行无味的辩论，这些人都太幼稚了，我必须禁止他们。

B.某一个人长时期的发言，但他的发言很合我的想法，我不纠正他。

C.我不知她说的是什么，所以我不回答她。沈默是金。

D.维持市场秩序，严格按照程序走。

（4）当一个决议的通过必须要有三分之二赞成票数时，会议的计票结果是：29通过：15不通过。会议主席作为其中一票将决定着这个决议的命运，他该如何？

A.不投票B.投票c.太激烈了，我还是溜之大吉吧D.放弃这次表决

（5）当会议主持人因为各种事情不能出现的情况下，会议该如何进行？

A.我授权某某作为会议的主持人。B.谁都可以当临时主持人。

C.让秘书作为临时主持人。D.如果第一副会长在由他主持。

2.想一想

（1）在开会的时候我们应该严格要求按照会议的进程和规则，但是这是否是没有丝毫回旋余地的问题呢？有时候如果太严格了，反而造成很多不必要的争吵。请问，你同意这种想法吗？

3思考

（2）许多会议的主持人因为身份特殊，如他本身就是董事长或会长，往往在别人发言的时候，粗暴的打断他。请问在这种情况下，会有什么事情发生？

3.提升训练

任何组织都会出现这样一种情况，“三五一群”“五六成党”等组织内的小组织。中国历史上也曾出现过这种“党锢祸国”的事情发生，在现代社会的日本自民党内各种各样的派别很多。例如“桥本派”“竹下派”等等。组织的规模是不同的，有多数派和少数派。同理，在国会内这样的情况更是如此，美国有两大党，英国有三大党等等，联合国更不要说了，一百九十多个会员，各种派别更多。请问如果你是会议的主持人，你该如何处理少数反对派对多数派议案的反对？

参考答案

选一选CDDBD

想一想（1）基本同意这一观点，但要注意在大型的复杂的会议上，这种思想是危险的。小型简单的会议则是更好的想法。规则不能代替主持人的机智和常识，目的只有把会议开好而不是规则。（2）因为会议主持人的特殊身份，往往造成会员不敢说话发言，会议无法进行。会员因为这种情况，日后会渐渐的不愿意参加会议。会议往往出现一边倒的情况，如此以往会造成组织的分裂。

提升训练（1）会议的主持人应该清楚的意识到任何组织中都会出现这样的情况：当两种对立观点出现后，如果参会人员基本分为少数派和多数派，中间派基本没有的情况下。如果议题涉及核心利益，那么参加会议的少数派的目的就是给多数派制造麻烦，延缓表决的时间，等待某种时机的到来。（2）如果这种情况发生，我们应该拒绝少数排在细微问题上的反复纠缠。他们如果申诉，主持人则可以直接拒绝而不必经过表决。（3）如果少数派没有这个目的而是正常的进行会议，会议主持人应该正常履行职责，按照程序去做。

第六（节）开会的程序

关键词程序严格理顺

学习作用在本章中我们将对会议的程序进行详细地解释，不但会议的领导者和主持人应该详尽的理解它，所有的会员都应该熟悉它。

思想来源散见《罗伯特议事规则》各条节

记住开会程序可以使我们按部就班的研究如何保证团体的和自己的利益，如果不熟悉这些，那么当有人违反程序，损害自己的利益时候，我们却认为他这样做是正当的。

【深入理解】

任何事情都需要有程序和规则，开会更是这样，如果没有程序和规则，那么所有人都可以谈自己关心的事情，所有人都可以随便插言等等，那么会议该如何进行呢？会议的程序和规则是有明确规定的，我们就将按照程序的先后逐一介绍。好的议程有助于讨论的问题走上正轨，可以较好的处理小的琐碎问题。不好的议程也同样会因为过多的讨论琐碎的问题而脱离正轨。比较好的会议议程应该遵循下面所谈的顺序。

1.第一项工作：由主持人报告出席人数并宣布开会

如果是临时性集会或者是永久性会议的第一次会议，会议上进行的第一项工作就是选举会议的主持人，再由主持人进行下面的工作。

如果会议的性质不是临时性的集会或第一次会议就应该有固定的主持人，或者是上届的主持人宣布开会，并宣读会议名称及会次以及开会的时间地点，出席人的姓名及人数，列席人员的姓名。如果参加会议的人员比较多，就可以省去念会议人员姓名的环节。有些公司会制作公司歌曲或旗帜等，宣布人数后就要升旗帜奏歌曲。没有的一般会宣读企业章程作为替代。这之后如果是第一次会议则进入说明议题环节，如果不是第一次会议，就要进行上次会议回顾。

2.第二项工作：会议回顾

上次会议回顾主要是说清上次会议的成果。包括确认上次会议的会议记录以及上次会议的决议和决议的执行情况。如果上次会议中还有委员会，那么委员会应该报告交给委员会要求书写的报告或执行（或监督）大会决议执行的情况。最后是报告其他应该报告的情况。