第4章 谈判的准备工作(3)

安排议题的具体方法

重要优先、效率主导以及程序公正是议题安排的3个重要原则，那如何就这3个原则进行合理的议题安排呢？

一、程序公正

如果就某些议题的谈判不能做到程序上的公正，那么就极容易损害某一方的利益，比如，我们在上例中（哈佛商业评论上的）讨论的极少数人的意见表达权力等。更多的时候，程序公正意味着各方都需要有表达自己意见的机会，并且，各方都可以依据自己的要求表明哪个议题应当放在哪个环节讨论，以兼顾双方的利益需求，同时也使双方在互信的情况下展开有效的谈判。

二、效率主导

有的谈判可能旷日持久，这与谈判本身的复杂性相关。再以朝鲜核问题的六方会谈为例，我们看到，这里面既有日朝关于人员绑架以及邦交正常化的议题，也有美国是否承认与尊重朝鲜主权的议题，更有一些具体的，如由谁先采取行动妥协的问题等，议题之广使得谈判极不容易展开。在谈判涉及多个议题的时候，该如何保证谈判的效率呢？那就应当对谈判的议题进行合理的流程化安排，即对第一步谈什么、第二步谈什么都要做出界定，并取得对方的认可。在这个基础上，要依据谈判环境的变化，灵活调整议题的先后顺序。

三、重要优先

哪些对你是重要的，你必须列出一个详细的清单来，以供自己谈判时用。举个例子，当你是供货方的时候，你会理所当然地认为价格是最重要的，即使是对采购方也是如此，但或许你的采购方并不认为价格是首要因素——虽然它也是一个重要因素。在你的采购方看来，只要质量好，那么即使价格高一点，他也是可以接受的。如果是这种情况，那么，你首先要与对方讨论的将不是价格，而是质量。这个情况至少可以给我们一个重要的启示：确定谈判议题的重要性时，不要只进行单方面的考虑，更多的时候，你必须站在谈判双方的立场上权衡对双方都非常重要的谈判议题。

不要粗心大意，过于粗心往往是失败的开始，有很多商务谈判并不像买卖一件日用品一样简单。比如采购一项重要的、先进的设备，或者是一项企业的合并交易，这些谈判极不容易把握谈判的核心议题。

谈判的这三个原则是相互依存的，是谈判议题安排的核心原则。当然，谈判议题的安排还应当包括详尽性要求，这一要求涉及双方是否能够把所有有关问题讨论彻底，以杜绝往后合作中可能出现的矛盾。总之，谈判应当本着最有利于双方合作发展，同时也充分考虑自身利益问题的方式进行议题安排。

5.对谈判进行可行性分析

对谈判进行可行性分析能帮助谈判者制定谈判计划，拟订谈判方案，选择更好的谈判策略，是谈判顺利进行的基础。

谈判的可行性分析是指在谈判前对可能影响谈判的主客观因素进行调查研究，预测成败得失，以确定其是否可行，为谈判选择方案奠定基础。澳大利亚的P·R·汤姆森曾经给投资谈判可行性研究下了如下定义：“对一项投资建议书的所有阶段，尽量考虑其细节的一种调查研究，考虑几个可行的选择方案。排除可行性不大的，择取可行性最大的一个，并进行更详细的调查研究。”这一定义具有普遍意义。

谈判准备阶段的可行性研究主要包括以下几个方面：

一、信息收集、整理与研究

对与谈判有关的信息资料的研究是建立在对有关信息资料的收集与整理的基础上的。掌握的信息资料越全面、分析得越充分，谈判成功的可能性就越大。

在信息的收集过程中，应坚持“快”和“多”的原则，而对它的质量和价值，则应在信息整理过程中研究。

信息对谈判者而言是一种宝贵的资源。在谈判中，即使谈判的标的和目标很明确，往往也会受到来自各方面因素的干扰。因此，收集一些必要的信息是必不可少的，这些信息主要包括：

1.政治法律环境因素

政治法律环境对于谈判的影响是全过程的，这其中既有谈判的结果，又关系到谈判协议的履行效果。

2.谈判对手的信息

主要是了解谈判对手的合作意愿、对方公司的资信状况以及谈判对手的资历、地位、谈判风格以及与我方交往的历史情况，以便于采取不同的谈判策略，控制谈判的局势。

3.谈判话题的信息

谈判人员对谈判话题需有较为专业和全面的知识，例如，交易的是商品，那么对商品的性能特点、工艺过程、原材料供应状况、质量标准、价格水平及市场供求状况等情况了如指掌。这样，不论作为卖方或买方都可以自如地介绍商品或提出质疑。

4.谈判者的自我评估

谈判者要正确评估自己的实力，了解自己的弱点，明确自己的利益目标。正确的自我评估可以使谈判者保持清醒的头脑，在谈判中做到避实就虚，以己之长补己之短。

二、方案的比较与选择

在可行性研究阶段，需要拟订出谈判的各种方案进行比较和选择，看哪一种方案更能获取最大利益，并能让对方接受，同时要研究对方可能提出的方案和这些方案对本方的利益影响以及应付方法。另外，方案的比较与选择还包括己方将派出什么人员、采取哪些手段、运用何种方法等。

三、谈判的价值构成分析

谈判价值构成是谈判者讨价还价的依据，也是研究、选择方案的基础。谈判准备阶段要研究的核心问题就是分析预测双方谈判的价值所在以及起点、界点、争执点，进而分析双方是否存在谈判的协议区，幅度多大，并由此决定谈不谈和如何谈的问题。如果谈判者不想因盲目谈判而给己方造成不良后果，就应重视对谈判价值构成的分析。

四、各种主客观情况预测

对各种可能发生的情况进行预测，从而为比较和选择方案、考虑应付的方法提供依据。从某种意义上看，情况的预测工作往往决定谈判的方案比较与选择工作的成败。

五、综合分析，做出结论

综合分析就是在信息资料的收集、方案的比较与选择、价值构成的分析和各种主客观情况预测的基础上，进行总体研究，做出结论，并确定谈判方案。这是谈判准备阶段可行性研究的归宿和结晶，但这时的结论或方案还仅仅初步的，还应随着谈判进程不断加以补充和修订。

6拟定谈判方案

良好的谈判方案是谈判成功之本。拟订谈判方案是对谈判整体规划的有力手段，是赢得谈判的一个有力工具。

制定谈判方案的基本要求

谈判方案是谈判人员在谈判前预先对谈判目标等具体内容和步骤所做的安排，是谈判者行动的指针和方向。有了谈判方案，就会使参加谈判的人员心中有数，明确努力方向，打有准备之仗。谈判方案应对各个阶段的谈判人员、议程和进度做出较周密的设想，对谈判工作进行有效的组织和控制，使谈判人员既有方向，又能灵活地左右错综复杂的谈判局势，使谈判沿着预定的方向前进。

谈判方案的形式多种多样，文字可长可短，可以是长达几十页的正式文件，也可以是一页备忘录。一般说来，谈判方案应简单明了，这样，在谈判人员照章执行过程中，可减少由于误解上级意图而造成的偏差。如果谈判方案过于详尽，则给予谈判人员的机动权就小，往往会使他们的创造性、能动性受到束缚，进而影响谈判效果。

从形式上看，谈判方案应该是书面的。一般来说，一个成功的谈判方案应该注意以下三方面的基本要求。

一、谈判方案要简明扼要

所谓简明扼要就是要尽量使谈判人员能较为容易地记住谈判方案的主要内容与基本原则，在谈判中能随时根据方案要求与对方周旋。谈判方案越是简单明了，谈判人员照此执行的可能性就越大。

谈判是一项十分复杂的业务，参加谈判的人员只有清晰地记住谈判的主题方向和方案的主要内容，在与对手交锋时才能按照既定目标自如地对付错综复杂的谈判局面，驾驭谈判局势的发展。因此，制定谈判方案时要用简单明了、高度概括的文字加以表述，以便在每一个谈判人员的头脑中留下深刻印象。

二、谈判方案要具体

方案的简明扼要不是唯一目的，它还要与谈判的具体内容相结合，以谈判的具体内容为基础，如果没有具体内容，就很难对它进一步概括，简明扼要地予以表达。谈判方案的内容虽有具体要求，但不等于把有关谈判的细节都包括在内。如果事无巨细、样样俱全，执行起来必然十分困难。

三、谈判方案要灵活

由于谈判过程千变万化，方案只是谈判前某一方的主观设想或各方简单磋商的产物，不可能把影响谈判过程的各种随机因素都估计在内。所以，谈判方案还必须具有灵活性，要考虑到一些意外事件的影响，使谈判人员能在谈判过程中根据具体情况灵活运用。例如，对可控因素和常规事宜应细致安排，对无规律可循的事项可灵活掌握。

谈判方案的主要内容

一、确定谈判目标

谈判目标是通过谈判要解决的问题。如前所述，谈判目标可以划分为最优期望目标、实际需求目标、可接受目标和最低目标四个层次，对此，谈判者事先要有所准备，做到心中有数。对于谈判目标底数要严格保密，绝不能透露给其他人。谈判目标如有重大修改，要经过商定。没有授权的谈判者要向有关领导请示，即使是有决定权的谈判者，也应当与参加谈判的有关人员协商，取得一致意见后再加以改动。

二、规定谈判期限

在谈判开始以前，应当对谈判的期限有所计划和安排。由于谈判的效率问题是评价谈判成功与否的一个重要标准，而谈判的期限直接涉及谈判的效率，因此，谈判方案的制定应将谈判期限的规定包括进去。

谈判的期限是指从谈判的准备阶段到谈判的终局阶段。在商务谈判中的期限通常指从谈判者着手准备谈判到报价的有效期结束之时为止。买卖双方都规定了一定的期限，超过这个期限后即使履行了协议，也可能带来一定的损失，如圣诞礼品在圣诞节后市价将会大跌，因此必须赶在圣诞节期间销售。除去时间限制的影响，谈判的时间拖得越久，谈判双方耗费的人力、物力和财力也越多。因而，应在谈判之前对谈判的时间做出精确计算和适当安排，最后规定一个谈判期限。

谈判期限的规定可长可短，但要具体、明确，同时又要有伸缩性，能够适应谈判过程中的情况变化。

三、拟订谈判议程

在确定谈判方案的目标、谈判对象和谈判期限之后，即可拟订谈判议程。谈判议程即议事日程，它的确定和安排对谈判双方来讲非常重要，议事日程本身就是一种谈判战术，谈判高手都很重视这项工作。

四、安排谈判人员

谈判是谈判主体间一系列的行为互动过程，谈判人员的素质和能力直接影响到谈判的成败得失。因此，欲使谈判获得成功，获得预期的经济效益和社会效益，除了靠产品的质量、企业的信誉外，在谈判方案中，对谈判班子的组成和谈判人员的分工做出恰当的安排是一项十分重要的内容。此内容在第三章中有较详细的介绍，这里不再赘述。

五、选择谈判地点

谈判场所对谈判效果也具有一定的影响作用，谈判者应当对此十分重视并加以利用。通常，对于日常谈判活动，最好能争取在自己的办公室和会议室等自己熟悉的地方举行。在己方所在单位与对方谈判，具有许多好处和优势，如向上级请示、查找资料和数据等比较方便，在生活方面能保持正常等。当然，在对方单位谈判也有一定好处，如便于观察和研究某些情况，有利于与对方上司和其他人士接触，较容易寻找借口等。

值得注意的是，谈判方案虽然是主管领导拟订的，但它必须为谈判负责人和谈判人员所接受，特别是在谈判目标及各主要交易条件方面，应给谈判负责人一定的机动余地。因此，主管领导在制定谈判方案时，应吸收谈判人员参加，谈判人员加入到谈判方案的拟订工作中，对上级的要求和意图也就了解得更清楚、更透彻。古语云“上下同欲者胜”，吸收谈判人员参与谈判方案的拟订，有利于发挥这一优势。

不管采取何种方式，谈判方案应明确以下事项：谈判目标、谈判时间、谈判地点、谈判班子、谈判过程中的通信方式及汇报制度。

制定替代方案，做到有备无患

人们在谈判时，总是希望能够按照预期设想达成协议，但是在大多数情况下，可能无法实现自己希望达到的所有目标。很多人往往只是在事情进展不顺利时才会想到自己的替代方案，这无疑是个典型的错误。其实，在制定谈判计划时，对这个问题做出回答就很有必要——“什么样的协议，即使算不上十全十美，却能基本满足我的基本利益，让我感到相对满意呢？”事先明确自己的替代方案，就能确保成功实现自己的切身利益。

一、确定自己的最佳替代方案

制定最佳替代方案时，需要考虑下面三种类型的替代方案：

1.考虑一下，要实现自身利益，单凭自己的力量能够做到什么。如果处在购买商的角度，最简单的选择就是找到另外一家供应商；反之，如果处在销售商的角度，就需要找到另外一位顾客。

2.考虑一下，要让对方尊重你的利益，需要做哪些工作。

3.需要仔细思考一下，在目前的形势下，怎样才能让第三方加入到谈判中来，从而更好地满足自身利益呢？这种“第三方”式的替代方案，可以通过第三方的调解、仲裁或诉讼等形式来实现。

二、筹划、落实自己的最佳替代方案

最佳替代方案通常并不是现成的，要得到适宜的方案，就需要进行仔细筹划。如果最佳替代方案还不是那么充实完善，就需要采取改进措施。

三、决定是否继续进行谈判

一旦形成了自己的最佳替代方案，就应该反思一下：“还有必要继续谈判吗？”要知道，谈判过程本身也是有成本的，需要投入大量的时间和精力。

需要牢记在心的是，人们往往很容易高估自己的最佳替代方案。许多企业领导往往喜欢听取一些自负的律师的建议，避开谈判，径直把纠纷带到法庭，到头来却发现自己已经处在糟糕透顶的财务困境中。任何诉讼、罢工，都会让参与的一方——当然，更常见的是参与的双方——认识到自己的最佳替代方案并非像原先想象的那样完美。如果事先知道最佳替代方案并非完美无缺，就会促使自己加倍努力，争取达成协议。

制定谈判计划

谈判之前的准备，除了客观证据的收集、谈判信息的获悉外，还应该对谈判对手仔细研究，并保证积累的资料一定要具有高度的准确性。除这些以外，谈判前的准备还包括制定好谈判计划，做好实战演习。只有各方面都准备到，才足以应付各种突发情况。而是否制定了细致严密的谈判计划，则是检验自己的准备是否到位的一块试金石。